Với tổng số cán bộ công chức đến năm 2017 là 13 ngƣời. Cơ cấu tổ chức KBNN An Lão gồm: Ban giám đốc ( Giám đốc và Phó Giám đốc) và 02 Tổ nghiệp vụ: Tổ Tổng hợp - hành chính và Tổ Kế toán nhà nƣớc. Tại mỗi Tổ nghiệp vụ có Tổ trƣởng và Tổ phó.
Chú thích: : quan hệ chỉ đạo, lãnh đạo
: quan hệ phối hợp
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nƣớc An Lão
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước cấp huyện
- Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc cấp tỉnh và trƣớc pháp luật về: thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn; quản lý tiền, tài sản, hồ sơ, tài liệu, công chức, lao động của đơn vị.
- Phó Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện và trƣớc pháp luật về lĩnh vực công tác đƣợc phân công.
Tổ Tổng hợp - hành chính
Tổ (phòng) Tổng hợp - Hành chính là đơn vị tham mƣu, giúp Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác và tổ chức thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác đã đƣợc phê duyệt.
- Thực hiện kiểm soát chi vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc, vốn chƣơng trình mục tiêu và các nguồn vốn khác đƣợc giao quản lý theo sự phân công của Kho bạc Nhà nƣớc cấp tỉnh.
- Thực hiện quyết toán vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc, vốn chƣơng trình mục tiêu và các nguồn vốn khác đƣợc giao quản lý.
- Thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết đơn thƣ khiếu nại, tố cáo theo quy định tại Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện. Phối hợp với tổ (phòng) Kế toán nhà nƣớc trong việc đối chiếu xác nhận số thanh toán vốn đầu tƣ của dự án do tổ (phòng) Tổng hợp - Hành chính trực tiếp kiểm soát, thanh toán.
- Triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính tại đơn vị.
- Thực hiện công tác hành chính, quản trị: quản lý tài sản, tài chính nội bộ, hành chính, quản trị, văn thƣ, lƣu trữ, quản lý con dấu, bảo vệ tại Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện giao.
Tổ kế toán
Tổ (phòng) Kế toán nhà nƣớc là đơn vị tham mƣu, giúp Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nƣớc trên địa bàn, điều tiết các khoản thu cho các cấp ngân sách.
- Kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên của ngân sách nhà nƣớc theo quy định; kiểm soát thanh toán vốn sự nghiệp không có tính chất đầu tƣ.
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán về thu, chi ngân sách nhà nƣớc, các khoản vay nợ, trả nợ của Chính phủ, chính quyền địa phƣơng và các hoạt động nghiệp vụ kho bạc; lập báo cáo, tổng hợp, đối chiếu tình hình thu, chi ngân sách nhà nƣớc và các hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện cho cơ quan tài chính cùng cấp và cơ quan nhà nƣớc có liên quan theo quy định của pháp luật.
- Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản đối với các tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch với Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện.
- Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản của Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện tại ngân hàng thƣơng mại trên cùng địa bàn để thực hiện các nghiệp vụ thu, chi, thanh toán theo chế độ quy định.
- Thực hiện thanh toán, đối chiếu, quyết toán thanh toán liên kho bạc theo quy định.
- Thực hiện công tác thống kê tổng hợp, phân tích số liệu về thu, chi ngân sách nhà nƣớc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành ngân sách nhà nƣớc của cấp có thẩm quyền; thực hiện chế độ báo cáo hoạt động nghiệp vụ kho bạc nhà nƣớc theo quy định.
- Bảo quản an toàn tiền mặt, ấn chỉ có giá, ấn chỉ đặc biệt do Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện quản lý, các tài sản tạm thu, tạm giữ, tạm gửi và tịch thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
- Thực hiện phát hành và thanh toán trái phiếu Chính phủ tại Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện theo quy định.
- Thực hiện giao dịch thu, chi tiền mặt; quản lý kho, quỹ tại Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện.
- Thực hiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện.
- Quản lý các điểm giao dịch thuộc Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc cấp huyện giao.
2.2.Thực trạng công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão
2.2.1. Nguyên tắc kiểm soát, thanh toán và điều kiện chi các khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão
2.2.1.1. Nguyên tắc kiểm soát, thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão
- Tất cả các khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã phải đƣợc kiểm tra, kiểm soát trong quá trình chi trả, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán ngân sách nhà nƣớc đƣợc giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định và đã đƣợc thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền quyết định chi.
- Mọi khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã đƣợc hạch toán bằng đồng Việt Nam theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục ngân sách nhà nƣớc. Các khoản chi ngân sách nhà nƣớc bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động đƣợc quy đổi và hạch toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định.
- Việc thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho ngƣời hƣởng lƣơng, trợ cấp xã hội và ngƣời cung cấp hàng hóa dịch vụ; trƣờng hợp chƣa thực hiện đƣợc việc thanh toán trực tiếp, KBNN An Lão thực hiện thanh toán qua đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc.
- Trong quá trình kiểm soát, thanh toán, quyết toán chi ngân sách xã các khoản chi sai phải thu hồi giảm chi hoặc nộp ngân sách. Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền, KBNN thực hiện việc thu hồi cho ngân sách nhà nƣớc theo đúng trình tự quy định.
2.2.1.2. Điều kiện chi các khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão
KBNN An Lão chỉ thực hiện thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã khi có đủ các điều kiện sau:
- Đã có trong dự toán chi ngân sách nhà nƣớc đƣợc giao, trừ các trƣờng hợp sau:
a) Tạm cấp kinh phí theo quy định.
b) Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán đƣợc giao theo quy định c) Chi ứng trƣớc dự toán ngân sách nhà nƣớc năm sau theo quyết định của cấp có thẩm quyền quy định .
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền qui định.
- Đã đƣợc thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền quyết định chi đƣợc thể hiện dƣới hình thức văn bản hoặc thông qua việc phê duyệt trên chứng từ và các hồ sơ thanh toán gửi KBNN kèm theo.
- Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định.
Ngoài các điều kiện quy định trên, trƣờng hợp sử dụng kinh phí ngân sách nhà nƣớc để mua sắm trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc và các công việc khác thuộc phạm vi phải đấu thầu thì phải có đầy đủ quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
2.2.2. Các hình thức và phương thức chi trả các khoản chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão
2.2.2.1. Các hình thức chi trả các khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão
Chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão có hai hình thức là chi bằng dự toán và chi bằng lệnh chi tiền:
- Chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN: Các khoản chi thƣờng xuyên nằm trong dự toán đƣợc HĐND xã thông qua. Khi có nhu cầu chi,
ĐVSDNS lập giấy rút dự toán NSNN kèm theo hồ sơ, chứng từ có liên quan gửi đến KBNN An Lão. Cán bộ đƣợc phân công kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã sẽ kiểm tra, kiểm soát nếu đủ điều kiện sẽ thực hiện thanh toán.
- Chi bằng hình thức lệnh chi tiền: Đối với ngân sách cấp xã hình thức chi bằng lệnh chi tiền sử dụng cho các khoản chi hỗ trợ, viện trợ đột xuất, đƣợc cấp vào tài khoản tiền gửi khác của ĐVSDNS cấp xã. Với hình thức cấp phát này, trách nhiệm thuộc về cơ quan Tài chính. Phòng Tài chính huyện chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất và kiểm soát chứng từ của từng khoản chi, đảm bảo các điều kiện cấp phát theo chế độ hiện hành. KBNN An Lão chỉ thực hiện xuất quỹ ngân sách và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung, số tiền ghi trên lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính.
2.2.2.2. Các phƣơng thức chi trả các khoản chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão
Thực hiện việc chi trả kinh phí NSNN cho các ĐVSDNS trong đó có NSNN cấp xã theo nguyên tắc thanh toán trực tiếp. Các khoản lƣơng, phụ cấp, thanh toán cá nhân hay chi trả cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ đƣợc thanh toán trực tiếp cho ngƣời thụ hƣởng. Các phƣơng thức chi trả bao gồm:
* Tạm ứng:
Tạm ứng là việc chi trả các khoản chi thƣờng xuyên NSNN cho ĐVSDNS trong trƣờng hợp khoản chi NSNN của ĐVSDNS chƣa đủ chứng từ thanh toán theo quy định do công việc chƣa hoàn thành. Đối với ngân sách cấp xã việc tạm ứng chi thƣờng xuyên đƣợc thực hiện qua tài khoản 1531- Tạm ứng không kiểm soát dự toán. Nhƣng số tiền đƣợc tạm ứng không đƣợc vƣợt quá tồn quỹ dùng để chi thƣờng xuyên.
Đối tƣợng đƣợc tạm ứng: chi hành chính, chi mua sắm tài sản, sửa chữa nhỏ chƣa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp hoặc các khoản chi hoạt động tại xã nhƣng chƣa đầy đủ chứng từ để thanh toán.
Trình tự, thủ tục tạm ứng: đơn vị gửi đến KBNN An Lão giấy rút DTNS kèm theo các hồ sơ chứng từ có liên quan, ghi rõ nội dung tạm ứng. KBNN kiểm tra, kiểm soát các nội dung hồ sơ, tài liệu, nếu đúng quy định thì cấp tạm ứng cho đơn vị. Đối với các khoản tạm ứng bằng tiền mặt: nội dung đƣợc tạm ứng bao gồm các khoản chi quy định tại Điều 6 Thông tƣ số 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính quy định về việc quản lý thu chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN. Đối với các khoản tạm ứng bằng chuyển khoản: bao gồm những khoản chi hội nghị, chi mua vật tƣ văn phòng, chi thuê mƣớn, chi hoạt động nghiệp vụ của từng ngành…, một số khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động bộ máy của các ĐVSDNS.
Mức tạm ứng: Đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên, mức tạm ứng theo quy định tại hợp đồng đã ký kết của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhƣng tối đa không vƣợt quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết, và không vƣợt quá dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt cho khoản chi đó, trừ trƣờng hợp sau:
+ Thanh toán hàng hóa nhập khẩu, thiết bị chuyên dùng do đơn vị sử dụng Ngân sách nhà nƣớc phải nhập khẩu trực tiếp từ nƣớc ngoài (hoặc thông qua một đơn vị nhập khẩu ủy thác) phải mở L/C tại ngân hàng và trong hợp đồng nhà cung cấp yêu cầu phải tạm ứng lớn hơn.
+ Các trƣờng hợp đặc thù khác có hƣớng dẫn riêng của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền, việc thanh toán đƣợc thực hiện trong phạm vi dự toán
đƣợc giao, theo hợp đồng ký kết giữa đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc và nhà cung cấp và theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
Đối với những khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị hợp đồng dƣới 20 triệu đồng: Mức tạm ứng theo tiến độ thực hiện và theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách.
Thanh toán tạm ứng: Thanh toán tạm ứng là chuyển từ tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đã hoàn thành, có đủ hồ sơ chứng từ để thanh toán.
Đối với những khoản chi tạm ứng bằng tiền mặt đã hoàn thành và đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, các ĐVSDNS phải thanh toán tạm ứng với KBNN An Lão chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau.
Đối với những khoản chi tạm ứng bằng chuyển khoản: các khoản chi không có hợp đồng đã hoàn thành và đủ hồ sơ chứng từ thanh toán, các ĐVSDNS cấp xã phải thanh toán tạm ứng với KBNN An Lão chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau. Đối với những khoản chi có hợp đồng, ngay sau khi thanh toán lần cuối hợp đồng và kết thúc hợp đồng, các ĐVSDNS cấp xã phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng với KBNN.
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị sử dụng NSNN có trách nhiệm gửi đến KBNN An Lão giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm theo các hồ sơ, chứng từ tƣơng ứng có liên quan để KBNN An Lão kiểm soát, thanh toán.
Trƣờng hợp đủ điều kiện quy định, thì KBNN An Lão thực hiện thanh toán tạm ứng cho ĐVSDNS.
*Thanh toán trực tiếp: Thanh toán trực tiếp là phƣơng thức chi trả ngân sách trực tiếp cho ĐVSDNS hoặc ngƣời cung cấp hàng hóa dịch vụ khi công việc đã hoàn thành, có đủ các hồ sơ chứng từ thanh toán trực tiếp và các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ điều kiện chi ngân sách theo quy định.
Nội dung chi thanh toán trực tiếp:
- Các khoản chi tiền lƣơng; chi thanh toán cá nhân; chi trả dịch vụ công (tiền điện, tiền nƣớc, tiền điện thoại, tiền vệ sinh…).
- Các khoản chi có đủ hồ sơ chứng từ chi NSNN theo quy định về hồ sơ thanh toán trực tiếp theo quy định.
- Mức thanh toán: mức thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, trong phạm vi dự toán NSNN đƣợc giao, còn đủ số dƣ dự toán để thực hiện thanh toán và đảm bảo không chi âm tồn quỹ.
- Trình tự, thủ tục thanh toán trực tiếp:
+ĐVSDNS gửi KBNN An Lão hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng khoản chi kèm theo giấy rút dự toán NSNN (thanh toán), trong đó ghi rõ nội dung thanh toán để KBNN có căn cứ giải quyết và hạch toán kế toán.
+KBNN An Lão kiểm soát, nếu đảm bảo theo quy định thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hóa hoặc qua ĐVSDNS.
2.2.3. Hồ sơ, nội dung kiểm soát hồ sơ và quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão
2.2.3.1. Hồ sơ kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN An Lão: Đối với các Khoản chi theo hình thức rút dự toán tại KBNN: đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc ( UBND xã) gửi đến KBNN An Lão các tài liệu, chứng từ dƣới đây:
* Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao;
- Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với Khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mƣơi triệu đồng trở lên); Trƣờng hợp Khoản chi phải thực hiện