c. Nguyên nhân của những hạn chế
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯƠC KHU VỰC NGHĨA BÌNH
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Để hoàn thiện môi trường kiểm soát, cần tập trung vào một số giải pháp sau: - Nâng cao nhận thức của các nhà quản lý về mục tiêu, vai trò và các bộ phận
cấu thành của KSNB: Quan điểm, nhận thức và thái độ hành động của các nhà quản lý trong bộ phận, chi cục ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập và vận hành KSNB hữu hiệu. Một trong những nguyên nhân dẫn đến KSNB tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình kém hiệu quả là do nhận thức của các quản lý, cán bộ nghiệp vụ, thủ kho của đơn vị KSNB không đầy đủ, chưa thấy hết vai trò của hệ thống này trong quản lý, nên chưa tìm ra các khiếm khuyết của hệ thống, chưa có biện pháp chỉ đạo kiên quyết để khắc phục những thiếu soát, tồn tại. Do vậy, để nâng cao hiệu lực của KSNB tại các bộ phận chuyên môn, chi cục DTNN trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình trước hết cần phải nâng cao nhận thức, quan điểm của nhà quản lý tại các đơn vị về mục tiêu, vai trò và các yếu tố cấu thành của KSNB. Với đặc điểm hầu hết lãnh đạo tại các bộ phận, chi cục đi lên từ cán bộ kỹ thuật, kế toán nên tư tưởng quan liêu vẫn còn tồn tại là không tránh khỏi nhưng rất cần Lãnh đạo Cục làm đầu mối đứng ra để tổ chức các khóa học ngắn hạn không chỉ về KSNB mà còn về nghiệp vụ quản lý bảo quản, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, các công chức điển hình tiêu biểu chi cục bên trong Cục làm mẫu, cũng như bên ngoài có KSNB đã được vận hành một cách hữu hiệu để tổ chức khảo sát, thực tế, học hỏi kinh nghiệm. Ngoài ra, bản thân mỗi cán bộ quản lý tại các bộ phận chuyên môn cũng cần chủ động tự nghiên cứu, tìm hiểu, trang bị kiến thức về KSNB thông qua thư viện pháp luật, sách, báo, internet.
- Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục pháp luật; đánh giá tình hình thực hiện văn bản quy phạm pháp luật để kịp thời nắm bắt, xử lý vướng mắc và kiến nghị hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật.
- Đổi mới cơ cấu tổ chức: Cần hoàn thiện theo hướng bố trí đầy đủ các bộ phận chuyên môn nhằm thực hiện các chức năng cơ bản, cụ thể cần bổ sung thêm các Tổ sau đây:
+ Tổ nghiên cứu: Tổ này sẽ có chức năng tham mưu giúp việc cho Cục trưởng trong công tác nghiên cứu, tìm kiếm, bảo quản mới;
+ Tổ kiểm soát: Tổ này sẽ có chức năng tư vấn và giúp việc cho Lãnh đạo Cục trong việc đảm bảo kiểm soát các hoạt động trong đơn vị một cách hiệu quả, tuân thủ pháp luật; chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát tính trung thực của các báo cáo
quyết toán tài chính trước khi trình Cục trưởng.
+ Tổ sửa chữa & xây dựng cơ bản: Có chức năng tư vấn, tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc nghiên cứu, thẩm định đánh giá các khoản sửa chữa xây dựng thuộc thẩm quyền của Cục trưởng để kho tàng được bảo quản với chất lượng tốt.
+ Tổ quản lý rủi ro: Có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Cục về các vấn đề liên quan đến rủi ro hàng DTQG ảnh hưởng đến Cục Dự trữ Nghĩa Bình, đảm bảo Cục Dự trữ Nghĩa Bình có một khuôn khổ các chính sách, quy trình quản lý rủi ro hàng DTQG hiệu quả. Số lượng thành viên độc lập đều không tham gia điều hành trong các bộ phận, chi cục tại đơn vị. Mô hình tổ chức bộ máy của Cục Dự trữ Nghĩa Bình được khái quát tại Sơ đồ 3.1.
[Nguồn: Tác giả xây dựng]
Sơ đồ 3.1 : Hoạt động kiểm soát nội bộ của Cục dự trữ Nghĩa Bình
CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG P. TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH P. TÀI CHÍNH KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH & QUẢN LÝ HÀNG DỰ TRỮ P. THANH TRA P. KỸ THUẬT BẢO QUẢN
03 CHI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC TRỰC THUỘC
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ phối hợp Sơ đồ 03: Quy trình bảo quản gạo trong môi trường bằng CO2 hoặc N2
Tổ nghiên cứu
Tổ sửa chữa XDCB Tổ quản lý rủi ro
Tổ kiểm soát BAN THANH TRA
- Chính sách nhân sự: Đối với nguồn nhân lực bên trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình cần rà soát bố trí lại công việc cho phù hợp với khả năng của từng người, có thể giao cho họ đảm nhiệm những công việc chuyên môn kỹ thuật quan trọng hơn hoặc đề bạt, bổ nhiệm vào các chức danh quản lý cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho họ phát huy khả năng và tự khẳng định mình. Lãnh đạo chi cục trong Cục phải luôn đặc biệt quan tâm đến nguồn nhân lực hiện có và kịp thời khen thưởng xứng đáng, động viên các đề xuất có tính sáng tạo của họ, đồng thời luôn chăm lo đến đời sống tinh thần cho bản thân và gia đình họ. Trong những trường hợp như điều động cán bộ đi công tác xa nhà dài hạn, có chính sách hỗ trợ về vật chất, nơi ăn ở để đảm bảo họ yên tâm cống hiến. Việc trích lập quỹ tiền thưởng phải căn cứ vào kết quả trên cơ sở đánh giá thành tích công tác của bộ phận, chi cục và của từng cá nhân. Vì vậy khi đánh giá cần phải chính xác, công bằng và hết sức khách quan. Ngoài ra, Cục cũng cần đa dạng các hình thức đào tạo, bên cạnh hình thức đào tạo ngay trong công việc, tức là bố trí xen kẽ những người có kinh nghiệm làm việc cùng và kèm cặp những người còn ít kinh nghiệm, thì các chi cục trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình cũng cần áp dụng các hình thức đào tạo ngoài công việc, với hình thức và phương pháp đào tạo như: tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn; tham quan khảo sát các đơn vị bạn; tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học. Hàng năm Cục xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo tập trung theo yêu cầu công việc không chỉ cho cán bộ của Cục Dự trữ Nghĩa Bình mà bao gồm cả cán bộ của các bộ phận, chi cục. Đối với các nhà quản lý cần chú trọng hình thức đào tạo, bồi dưỡng cho công việc hiện tại, khắc phục sự thiếu hụt về kiến thức kinh tế và kỹ thuật, trình độ quản lý, còn thủ kho tại các chi cục trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình tập trung đào tạo và đào tạo lại trình độ chuyên môn kỹ thuật phù hợp với thực tế công việc, nâng cao kỹ năng và ý thức bảo quản an toàn.
- Phát huy vai trò lãnh đạo, giám sát của tổ chức Đảng, đoàn thể, Ban Thanh tra nhân dân đối với hoạt động hàng DTQG tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình: Lãnh đạo đã xây dựng và thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở thực hiện công khai, minh bạch về kế hoạch và kết quả, hoạt động tài chính; Lãnh đạo đảng viên và quần chúng giám
sát mọi hoạt động của đơn vị theo đúng đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước, các nhiệm vụ của tổ chức Đảng trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình cũng chính là nhằm đạt được các mục tiêu của KSNB. Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức đảng, đoàn thể trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình đảm bảo vai trò lãnh đạo của tổ chức đảng sẽ là một nhân tố quan trọng góp phần đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực của KSNB hàng DTQG tại đơn vị.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Nâng cao nhận thức của nhà quản lý trong nhận diện, đánh giá rủi ro như mặt hàng lương thực DTQG được đánh giá là tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, chịu tác động lớn bởi sự biến động của các yếu tố môi trường xã hội, kinh tế, văn hóa nằm ngoài khả năng kiểm soát của Cục Dự trữ Nghĩa Bình. Cụ thể:
Một là, xác định rủi ro: Đây là quá trình xác định mọi rủi ro phát sinh trong tổ chức, đặc biệt quan tâm đến những rủi ro chưa được biết tới, chưa được kiểm soát hoặc bị đánh giá thấp. Cần chú trọng đến các khả năng xảy ra gian lận trong hoạt động xuất, nhập, bảo quản hàng DTQG, những áp lực có thể khiến cán bộ thực hiện hành vi gian lận.
Hai là, đo lường rủi ro: Quá trình đo lường rủi ro là quá trình phân tích và lượng hóa xác suất xảy ra, tác động của rủi ro và những thay đổi về mức rủi ro. Để đo lường được rủi ro, lãnh đạo Cục cần yêu cầu bộ phận có liên quan thu thập số liệu phục vụ cho việc phân tích, đánh giá.
Ba là, kiểm soát giảm nhẹ rủi ro: Đây là quá trình áp dụng các biện pháp giảm nhẹ rủi ro để có thể giảm rủi ro tới mức có thể chấp nhận được. Trên thực tế hầu như khó có thể loại bỏ rủi ro một cách hoàn toàn, tuy nhiên hoạt động này cũng cần chú ý đến yếu tố hợp lý về chi phí.
Bốn là, giám sát rủi ro: Giám sát việc thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro. Nếu rủi ro đã xảy ra, cần theo dõi và xác định các tổn thất về tài chính, con người và giá trị pháp lý đồng thời có biện pháp tài trợ rủi ro một cách thích hợp như bù đắp khắc phục rủi ro hoặc thực hiện việc chuyển giao rủi ro cho một bên thứ ba.
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Để nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát, theo tác giả cần thực hiện một số giải pháp sau đây:
Thứ nhất: Cần xác định mức dự trữ trong kho hợp lý để vừa đáp ứng tốt yêu cầu đột xuất, cấp bách về phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, thảm họa, hỏa hoạn, dịch bệnh đối với mặt hàng lương thực, trang thiết bị phòng, chống khắc phục hậu quả thiên tai, cứu hộ, cứu nạn nên khi có sự cố xảy ra, các địa phương đều được hỗ trợ kịp thời, giảm thiểu tối đa thiệt hại về người, tài sản đối với an ninh quốc phòng, vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức.
Thứ hai: Cần nâng quản lý chất lượng phải bảo đảm yêu cầu kỹ thuật quốc gia hàng DTQG, thực hiện kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hàng DTQG đối với từng loại hàng do đơn vị trực tiếp quản lý nhằm giảm thiểu khả năng hàng DTQG bị hư hỏng hay lỗi thời do để quá lâu đồng thời tiết kiệm được ngân sách nhà nước vào hàng DTQG.
Thứ ba: Nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn và tính độc lập của các thành viên trong Ban thanh tra nhân dân, Tổ kiểm soát, vì kiểm tra kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, đặc biệt là kỹ thuật và tài chính là do kiêm nhiệm ở nhiều vị trí và tính độc lập của các thành viên. Để khắc phục hạn chế về năng lực, trình độ chuyên môn, tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm soát đồng thời bản thân các thành viên tổ kiểm soát phải xóa bỏ tư tưởng “di hòa vi quý”, xóa bỏ tâm lý coi mình được lãnh đạo cất nhắc, phải dám đấu tranh với những hành vi vi phạm pháp luật hoặc quy chế của đơn vị.
Thứ tư: Để bảo vệ bí mật hệ thống kho DTQG phù hợp với tình hình hiện nay, cần đặt hệ mã hóa kho tàng DTNN cho các kho đưa vào sử dụng. Ngoài ra, cũng cần đầu tư bổ sung máy vi tính, còn những máy móc thiết bị đặc thù, trước hết động viên tinh thần làm việc cán bộ nghiệp vụ, thủ kho sáng tạo mạnh dạn làm chủ máy móc thiết bị để phục vụ hoạt động hàng DTQG tại đơn vị. Cần xác định máy móc thiết bị: loại nào còn phù hợp với thực tế để phục vụ cho hoạt động đưa vào sử dụng; sửa chữa không được, bán thanh lý để lâu không sử dụng máy móc hư hỏng
gây lãng phí ngân sách nhà nước.
Thứ năm: Tăng cường vai trò quản lý, kiểm soát của Cục đối với các bộ phận, chi cục. Mối quan hệ giữa Lãnh đạo Cục với các thành viên đã căn bản được đổi mới, chuyển từ quan hệ mệnh lệnh hành chính sang quan hệ theo các quy chế, quy định bước đầu tạo sự gắn kết bền vững giữa Lãnh đạo Cục với bộ phận để tạo thành sức mạnh tổng hợp, thúc đẩy năng lực và thích ứng với cơ chế mới. Cục Dự trữ Nghĩa Bình cần làm tốt chức năng trực tiếp quản lý Nhà nước và quản lý hoạt động hàng DTQG trên địa bàn theo quy định, làm đầu mối tập hợp các nguồn lực, phối hợp với các chi cục trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình để thực hiện các quyết định mua nhập, xuất bán hoặc xuất cấp hỗ trợ, cứu trợ, cứu hộ, cứu nạn hàng DTQG theo lệnh của cấp trên. Tuy nhiên, như đã phân tích ở các phần trên công tác quản lý, kiểm soát của Cục Dự trữ Nghĩa Bình đối với thành viên còn bộc lộ những hạn chế như: tính độc lập, khách quan trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động hàng DTQG, các quy chế phối hợp hoạt động thống nhất chung chưa được ban hành; sự nể nang tình thân và chưa có hệ thống tiêu chí giám sát, đánh giá tình hình hoạt động hàng DTQG……. Vì vậy để tăng cường chức năng quản lý, kiểm soát của Cục với chi cục trong thời gian tới Cục Dự trữ Nghĩa Bình cần thực hiện: Ban hành đồng bộ các quy chế phối hợp hoạt động giữa các phòng và chi cục, giữa các chi cục; Xác lập hệ thống các chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động của chi cục và khống chế các mức hao hụt định mức hàng DTQG, trong đó có một số các chỉ tiêu kỹ thuật bắt buộc như: tổng hao hụt của các chi cục không vượt quá 0,3% trên lượng mặt hàng thóc xuất ra nhằm đảm bảo an toàn kỹ thuật cũng như chất lượng hàng DTQG.
Thứ sáu: Công nghệ sẽ ảnh hưởng tới quy trình bảo quản lương thực, do đó nếu áp dụng công nghệ bảo quản tiên tiến sẽ làm cho thời gian bảo quản lương thực được kéo dài, chất lượng bảo quản tăng lên sẽ giảm hao hụt, mất mát, giảm chi phí. Ngược lại công nghệ lạc hậu, lỗi thời sẽ làm giảm thời gian bảo quản, giảm chất lượng bảo quản đồng thời gia tăng chi phí bảo quản, tăng hao hụt định mức hàng DTQG tại đơn vị.
3.2.4. Thông tin và truyền thông
Để nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của thông tin và truyền thông trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình, theo tác giả cần thực hiện một số giải pháp sau đây:
Thứ nhất: Nâng cao tiến độ và chất lượng xây dựng văn bản hướng dẫn cơ chế chính sách nội ngành thông qua việc thực hiện giải pháp chú trọng khâu lấy ý kiến và tổng hợp ý kiến tham gia của các bộ phận, chi cục trực thuộc.
Thứ hai: Đẩy mạnh việc áp dụng phương thức báo cáo điện tử đối với danh mục chế độ báo cáo đã được phê duyệt tại Quyết định số 171/QĐ-BTC ngày 06/02/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, nghiên cứu sử dụng chữ ký số, hạn chế báo cáo giấy, giảm gánh nặng hành chính và tiết kiệm chi phí trong thực hiện chế độ báo cáo.
Thứ ba: Triển khai phần mềm Quản lý nghiệp vụ hàng DTQG; Triển khai áp dụng chương trình quản lý văn bản điều hành (eDocTC); Triển khai, hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu thống kê, thông tin báo cáo DTNN, tiến tới xây dựng hệ thống báo cáo hệ thống điện tử trong hoạt động DTQG.
Thứ tư: Tổ chức xây dựng mới và chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 sang phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015.
3.2.5. Giám sát
Để nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động giám sát tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình, theo tác giả cần thực hiện một số giải pháp sau đây:
Thứ nhất: Xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra chuyên ngành; kiểm tra nội