c. Nguyên nhân của những hạn chế
3.1.2. Quan điểm hoàn thiện
Qua thực tiễn hơn ba mươi năm thành lập và phát triển, Cục Dự trữ Nghĩa Bình đã đóng góp xứng đáng vào sự nghiệp giải phóng dân tộc và xây dựng đất nước, đã trở thành bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong thành phần kinh tế Nhà nước, là một trong những công cụ quản lý có tác dụng tốt ở tầm vĩ mô để Đảng và Nhà nước có thực lực giải quyết những tình huống bất lợi khi xảy hỏa thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, hạn hán và điều tiết thị trường khi có những biến động không tốt. Vì vậy quan điểm của tác giả khi hoàn thiện KSNB nói chung và hàng DTQG nói riêng như sau:
- Thứ nhất, hoàn thiện KSNB phải phù hợp với định hướng chiến lược của ngành trong Dự trữ Nhà nước. Với những định hướng chiến lược vai trò của Cục thông qua việc chính sách thống nhất chung, thì các giải pháp hoàn thiện KSNB cần tập trung vào thiết kế các thủ tục kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động hàng DTQG, kiểm soát định mức bảo quản hàng và kiểm soát chi phí
nhập – xuất trong điều kiện hoạt động phân tán, yêu cầu phân cấp quản lý. Bên cạnh đó, cần đề xuất các giải pháp để Cục Dự trữ Nghĩa Bình xây dựng các chính sách, định mức, quản lý chung thống nhất trong toàn đơn vị.
- Thứ hai, hoàn thiện KSNB hàng DTQG tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình hướng đến sự phù hợp với mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các bộ phận, chi cục trong Cục trong thời gian tới.
- Trong định hướng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý Tổng cục Dự trữ đã đề ra lộ trình nâng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, từ ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình quản lý và khai thác văn bản đi, đến trên phần mềm “edoc.TC”, phần mềm quản lý vật tư hàng hóa sang mức độ tự động hóa công tác quản lý về ứng dụng phần mềm tổng hợp dữ liệu báo cáo, quyết toán các khoản chi ngân sách, các phần mềm hỗ trợ, nghiên cứu sử dụng chữ ký số, hạn chế báo cáo giấy, giảm gánh nặng hành chính và tiết kiệm chi phí trong thực hiện chế độ báo cáo.
Dựa trên những quan điểm đã nêu, một số nguyên tắc mà tác giả đã đặt ra khi xây dựng các giải pháp bao gồm:
- Thứ nhất, phải đáp ứng nhu cầu ngăn ngừa và giảm thiểu mức thấp nhất ảnh hưởng của các rủi ro đến việc hoàn thành mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, quy mô và hình thức dự trữ của các Cục không giống nhau, nhưng nó tiềm ẩn nhiều nhân tố có thể gây ra các rủi ro làm cho Cục Dự trữ Nghĩa Bình không đạt được các mục tiêu đề ra. Vì vậy, các chính sách, quy định phải được xây dựng áp dụng trên cơ sở nhận diện rủi ro và hướng đến việc ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng bất lợi đến việc hoàn thành mục tiêu chính trị.
- Thứ hai, phải đảm bảo đồng bộ trên cả hai phương diện thiết lập và vận hành các chính sách quy định, quy chế đã xây dựng vào quá trình quản lý hàng DTQG tại đơn vị. Một trong những hạn chế nhất của KSNB hàng DTQG tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình đó là chưa xây dựng đầy đủ các chính sách quy định, quy chế quản lý chung thống nhất trong toàn Cục Dự trữ Nghĩa Bình và bản thân mỗi bộ phận, chi cục trực thuộc cũng chưa xây dựng đầy đủ các quy định kiểm soát hoặc đã xây dựng nhưng
không còn phù hợp. Tuy nhiên bên cạnh đó các bộ phận chuyên môn, chi cục trực thuộc trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình cũng có những quy định nội bộ đã được chấp nhận ngầm nhưng lại không tuân thủ 1 cách đầy đủ, nghiêm túc. Điều này xuất phát từ hạn chế trong nhận thức của mỗi cá nhân và công tác tuyên truyền, phổ biến cũng như công tác kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các bộ phận, chi cục trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình chưa thật sự hiệu quả. Vì vậy, các giải pháp hoàn thiện các chính sách quy định, quy chế và thủ tục kiểm soát tại các bộ phận, chi cục trong Cục Dự trữ Nghĩa Bình phải được đề xuất đồng thời trên cả hai phương diện đó là xây dựng đầy đủ hệ thống các quy trình, quy chế quản lý nội bộ và tuyên truyền phổ biến, kiểm tra, giám sát, đánh giá thường xuyên quá trình các quy trình quy chế đó tại đơn vị.
- Thứ ba, nguyên tắc phù hợp: Thiết lập KSNB phải phù hợp với đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị.
- Thứ tư, nguyên tắc kế thừa: Nhận thức được tầm quan trọng của KSNB trong quản lý hoạt động DTQG nên đã có các nghiên cứu KSNB trên các khía cạnh khác nhau làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành của KSNB. Do vậy, việc hoàn thiện KSNB hàng DTQG tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình phải dựa vào cơ sở các nội dung cơ bản để được nghiên cứu và thừa nhận. Bên cạnh đó, hoàn thiện KSNB cần phải kế thừa kinh nghiệm và các thành tựu đạt được trong công tác quản lý, bảo quản hàng DTQG tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình. Cục Dự trữ Nghĩa Bình là đơn vị có bề dày truyền thống gần 35 năm xây dựng, phát triển, trưởng thành đã khẳng định vị trí hàng đầu trong công tác quản lý, bảo quản hàng DTQG trong toàn Tổng cục Dự trữ.
- Thứ năm, phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả.