Đánh giá Kiểm soát nội bộ hoạt động chovay tại Ngân hàng TMCP

7. Kết cấu của đề tài

2.2.6 Đánh giá Kiểm soát nội bộ hoạt động chovay tại Ngân hàng TMCP

Để đánh giá kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại ngân hàng TMCP Nam Á – chi nhánh Quy Nhơn, tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi khảo sát thực tế tại chi nhánh gồm có 60 câu hỏi dựa theo nội dung báo cáo COSO 2013.

Trong bảng câu hỏi gồm có:

- Môi trường kiểm soát: 18 câu hỏi

- Đánh giá rủi ro: 11 câu hỏi

- Hoạt động kiểm soát: 17 câu hỏi.

- Thông tin và truyền thông: 9 câu hỏi.

- Giám sát: 5 câu hỏi.

Bảng 2.7: Số lượng phiếu khảo sát Số lượng phiếu Tổng phát ra 60 Tổng thu về 60 Hợp lệ 60 Không hợp lệ 0

Dựa vào kết quả khảo sát ta thấy:  Môi trường kiểm soát

Tính trung thực và giá trị đạo đứclà kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào. Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức. Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v...Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp và văn hóa của DN. kết. Theo quả của cuộc khảo sát, có85% người được khảo sát đánh giá việc ban hành, áp dụng quy tắc về đạo đức nghề nghiệp tại NH Nam Á chi nhánh Quy Nhơn là khá tốt. Việc áp dụng thực hiện các quy tắc về chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp có 83,33% nhân viên chi nhánh tham gia đánh giá là hết sức cần thiết. Các nhân viên công tác trong lĩnh vực cho vay tại chi nhánh nắm được các nội dung trong văn bản về đạo đức nghề nghiệp được ban hành với tỷ lệ khảo sát là 63,33%.Đa số nhân viên trong

chi nhánh đã thực hiện các chuẩn mực theo đúng nội dung văn bản quy định Nam Á ban hành với 80% số người đánh giá.

Theo kết quả cuộc khảo sát, yếu tố đạo đức nghề nghiệp và môi trường làm việc ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay với tỷ lệ 58,33%. Mặc dù chiếm tỷ lệ cao hơn câu trả lời không nhưng ta nhận thấy ở đây chưa thực sự quan tâm đích đáng đến tầm quan trọng của yếu tố đạo đức và môi trường làm việc, có thể người được khảo sát cho rằng kinh nghiệm làm việc hay trình độ ảnh hưởng lớn hơn.

Chi nhánh đã kiên quyết chống lại các hành vi gian lận và sai trái, vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Với tỷ lệ khảo sát khá cao, đạt tỷ lệ 80%.

Ban giám đốc khách quan trong việc xem xét và xử lý các hành vi sai trái, cố tình vi phạm, có 83,33% nhân viên chi nhánh đồng tình với quan điểm này.

Về bộ máy tổ chức của Phòng tín dụng/Phòng kế toán có 51,67% nhân viên cho rằng là phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao, trong khi đó có tới 48,33% đánh giá là chưa thực sự phù hợp.

Hệ thống báo cáo giữa các cấp phục vụ hoạt động cho vay chưa tạo ra được kênh thông tin kịp thời và hiệu quả.

Về phân chia quyền hạn trách nhiệm của từng phòng ban đã được cụ thể hóa bằng văn bản đáp ứng được yêu cầu công việc tại chi nhánh, phân chia rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm để có thể đảm nhiệm và hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân giao. Tuy vậy tại chi nhánh, số lượng nhân sự và tổ chức của bộ phận cho vay nhân sự còn hạn chế, 61,67% phiếu khảo sát đánh giá là chưa tốt.

Các chế tài, khen thưởng cũng chưa được thực hiện triệt để tại chi nhánh, chỉ có 26,67% đánh giá các chế tài, khen thưởng chưa phù hợp.

Công tác tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho vay cho nhân viên chưa được chú trọng, 75% số người được khảo sát tại chi nhánh đánh giá là không thường xuyên.

Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ chưa hoạt động độc lập với Ban giám đốc và các bộ phận khác của chi nhánh. Có tới 73,33% đưa ra ý kiến rằng tính độc lập của ban kiểm tra kiểm soát nội bộ là không tốt. Thực tế, tại chi nhánh chưa có ban chuyên trách kiểm tra kiểm soát nội bộ, chỉ các phòng ban kiểm tra lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

Bên cạnh đó, cán bộ tín dụng còn chịu áp lực đối với những hồ sơ không đạt chất lượng nhưng do quen biết hoặc do cấp trên chỉ đạo phải phê duyệt các khoản vay đó. Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ tổ chức nào, do đó chi nhánh rất quan tâm đến khâu tuyển dụng, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên.

 Đánh giá rủi ro

Hoạt động cho vay tại NHTM luôn tiềm ẩn nhiều loại rủi ro. Việc đánh giá rủi ro giúp cho chi nhánh nhận dạng và đo lường rủi ro đồng thời chủ động để đối phó với rủi ro. Với kết quả khảo sát cho thấy, chi nhánh chưa thường xuyên nhận dạng, đo lường và phòng ngừa rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động cho vay tại chi nhánh. Đây được xem là một trong những yếu kém hiện nay dẫn đến những tổn thất trong quá trình hoạt động. Mặc dù chi nhánh cũng đã chú trọng đề ra các biện pháp đối phó, giảm thiểu tác hại của rủi ro, tuy nhiên vẫn chưa đạt kết quả như mong đợi.

Ngoài ra, chi nhánh vẫn chưa phân tích một cách hiệu quả sự ảnh hưởng của những biến động bên ngoài như: rủi ro thay đổi lãi suất, tỷ giá, sự biến động giá cả trên thị trường, sự thay đổi chính sách của chính phủ,…Vì chưa nhận dạng đầy đủ rủi ro nên chi nhánh vẫn chưa có những phản ứng kịp thời đối với các rủi ro đó.

Với kết quả khảo sát cho thấy, chi nhánh đã tuân thủ đúng trình tự và đầy đủ các bước của quy trình cho vay, với 76,67% đồng tình. Tuy vậy, một số chính sách, thủ tục do chi nhánh ngân hàng thiết lập nhưng không được cán bộ ngân hàng thực hiện, đặc biệt là ban lãnh đạo ngân hàng hoặc những người có thẩm quyền. Cụ thể như, chi nhánh ngân hàng yêu cầu cán bộ tín dụng phải đi khảo sát thực tế để đánh giá tình hình hoạt động của khách hàng nhưng do hạn chế về thời gian hoặc do cán bộ tín dụng lười biếng mà thường bỏ qua khâu này. Đôi khi cấp trên lạm quyền mà bỏ qua các thủ tục kiểm soát như việc phê duyệt cấp tín dụng đối với những hồ sơ không đạt yêu cầu. Các chính sách và thủ tục là do nhà lãnh đạo thiết lập nên khó có thể kiểm soát nếu họ không tuân thủ nó và đây cũng là một hạn chế vốn có của KSNB.

Việc kiểm tra hồ sơ pháp lý khách hàng đã thực hiện đúng theo quy trình, tuy vậy chưa thực chú trọng với tỷ lệ 56,67%. Hiện tại tại chi nhánh đã có những quy định cụ thể trong công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ khách hàng vay vốn.

Công tác thu hồi nợ vay chưa được kiểm soát chặt chẽ, tình trạng khách hàng chây ì không chịu trả nợ vẫn thường xuyên xảy ra.

Bên cạnh đó, chi nhánh cũng chưa có chế tài rõ ràng trong việc xử lý việc kiểm tra, định giá lại tài sản đảm bảo nên công tác định giá lại vẫn chưa được tốt.

Việc kiểm tra tình hình hoạt động thực tế của khách hàng vẫn chỉ thể hiện tốt trên bề mặt hồ sơ, nhưng về mặt thực tế cán bộ QHKH chưa thường xuyên, sâu sát đánh giá năng lực hoạt động và năng lực tài chính của khách hàng, dễ dẫn đến tình trạng nợ khó đòi, nợ xấu khi khách hàng kinh doanh thua lỗ, sản xuất gặp nhiều khó khăn.

Tuy đã thực hiện đúng các quy định về việc gia hạn, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, chuyển nợ quá hạn, thanh lý, tất toán khoản vay, nhưng trên thực tế việc điều chỉnh này chỉ do cán bộ HTTD tác nghiệp trên chương trình trên cơ

sở hồ sơ đã được trình duyệt mà không qua bộ phận kiểm soát viên tín dụng duyệt nên dễ xảy ra nhiều rủi ro, có thể khách quan hoặc chủ quan từ cán bộ tác nghiệp tại chi nhánh.

 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát tại chi nhánh. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong HTKSNB cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào. Khi hệ thống này hoạt động hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý cập nhật các sự kiện xảy ra để có biện pháp giải quyết kịp thời đồng thời có những chính sách phù hợp với từng thời kỳ, từng hoạt động. Theo kết quả của cuộc khảo sát, hệ thống thông tin và truyền thông tại chi nhánh, hệ thống báo cáo tín dụng tại NH vẫn chưa kịpthời.Đường truyền thông tin nhiều lúc bị chậm, chưa đáp ứng được hết nhu cầu cung cấp, xử lý thông tin trong những tình huống cấpbách.

 Giám sát

Chi nhánh chưa có Phòng giám sát chuyên trách giám sát để xây dựng được một hệ thống giám sát và thực hiện giám sát về hoạt động cho vay. Chi nhánh chưa có hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiểm tra kiểm soát của phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ của chi nhánh chưa hiệu quả. Nguồn lực nhân sự của phòng còn hạn chế so với hoạt động, quy mô và mạng lưới của chi nhánh, hơn nữa có cán bộ trẻ còn hạn chế về kinh nghiệm và trình độ. Ban giám đốc chưa chú trọng đến kết quả kiểm tra, chỉ dựa vào báo cáo kiểm tra để xử lý tức thời các sai phạm, chứ chưa đề ra biện pháp cụ thể, rõ ràng để ngăn tái phạm.

Từ những phân tích trên đây ta đưa ra những ưu và nhược điểm của hoạt động kiểm soát nội bộ cho vay tại chi nhánh như sau:

Ưu điểm:

Về môi trường kiểm soát: Ban Giám Đốc đã xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, phổ biến những quy định liên quan đến hoạt động cho vay, đảm bảo mọi cán bộ đều hiểu biết và thực hành theo đúng quy định. Giám đốc đã chú trọng và quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp trong quy trình cho vay, tạo môi trường kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước như: xây dựng các hệ thống qui chế điều hành hoạt động khá đầy đủ; qua kết quả hoạt động của bộ phận KSNB đã phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong công tác quản lý, điều hành các bộ phận nghiệp vụ. Các nhân viên liên quan đến hoạt động cấp tín dụng đều đảm bảo năng lực, nhân viên có được những kĩ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, được giám sát và thường xuyên được huấn luyện để nâng cao kĩ năng và nghiệp vụ.

Về thủ tục kiểm soát: Cơ chế phân cấp ủy quyền được quy định bằng các văn bản, đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng. Đơn vị đã phânđịnh rõ về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên, ban hành những quy định thể chế hóa bằng văn bản giúp mỗi thành viên hiểu rõ họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu.

Về quy trình cho vay: Quy trình cho vay được xây dựng hợp lý, phù hợp đã giúp chi nhánh thực hiện tốt việc cung cấp tín dụng, đã nâng cao chất lượng, an toàn trong công tác cho vay của chi nhánh. Quy trình có sáu giai đoạn và trong từng giai đoạn xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn và các công việc cụ thể của cá nhân, bộ phận đã được quy định trong văn bản nhằm hạn

chế những sai sót, kiểm soát rủi ro; mỗi giai đoạn thực hiện đều rõ ràng và tách bạch với nhau được thực hiện tuần tự tạo thuận lợi trong việc kiểm tra, rà soát lại thông tin giúp quản lý những rủi ro có thể xảy ra.

Trong khâu tiếp thị, tiếp nhận nhu cầu của KH, chi nhánh đã xây dựng hệ thống các hướng dẫn cụ thể bằng văn bản về các hồ sơ KH. Bên cạnh đó, chi nhánh còn bố trí nhân viên tín dụng giải thích và hướng dẫn cụ thể để KH tự lập hồ sơ vay vốn. Do đó, có thể hạn chế được rủi ro xảy ra.

Trong khâu thẩm định tín dụng, đã xây dựng được chương trình thẩm định thống nhất trong toàn hệ thống Ngân hàng Nam Á; xây dựng các tiêu chí rõ ràng, cụ thể bằng các biểu mẫu và giấy tờ làm việc nhằm giảm khối lượng công việc cho nhân viên tín dụng và đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin cần thẩm định. Việc xác định các tiêu chí thẩm định chuẩn ngăn ngừa những rủi ro cụ thể giúp nhân viên thẩm định tránh bỏ sót những công việc quan trọng và cần thiết.

Khâu phê duyệt đã có sự phân quyền phân nhiệm rõ ràng nên dễ dàng quy trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận nếu có rủi ro xảy ra. Việc phân chia quyền phán quyết cấp tín dụng là cách thức kiểm soát rủi ro rất là quan trọng, tránh được trường hợp các cá nhân, đơn vị làm việc vượt quyền hạn, năng lực của mình dẫn đến những kết quả không tốt. Trước khi đi đến quyết định phê duyệt khoản vay của KH thì luôn có sự kiểm soát lại của các cấp có thẩm quyền liên quan nên hạn chế được các rủi ro có dạng tiềm ẩn.

Hoàn chỉnh hồ sơ và triển khai phán quyết đã có sự phê duyệt đầy đủ của các phòng ban liên quan trước khi đi đến thỏa thuận cho vay với KH. Ðã có các văn bản quy định rõ ràng về việc hoàn chỉnh hồ sơ, thỏa thuận và thông báo tín dụng với khách hàng nên hạn chế được những sai sót có thể xảy ra. Tại Chi nhánh có các quy định rõ ràng về quá trình thực hiện việc giải ngân như thời gian, cách thức và được kiểm soát.

Việc quản lý và thu hồi nợ gốc và lãi vay, ngân hàng đã quy định rõ thời gian và trách nhiệm của các cá nhân trong việc thông báo cho khách hàng nợ gốc vàlãi vay đến hạn để đôn đốc trả tiền đúng hạn. Có các quy định về gia hạn nợ, theo dõi quản lý nợ quá hạn trong trường hợp KH không trả được các khoản vay đến hạn.

Hệ thống quản lý hồ sơ, dữ liệu của khách hàng mang tính an toàn, bảo mật cao. Công tác kiểm tra và giám sát trong quy trình tại các phòng ban tạo điều kiện thuận lợi cho các bước, các thủ tục được diễn ra một cách hợp lý và khoa học, giúp ban lãnh đạo dễ dàng kiểm tra, giám sát khoản vay từ thời điểm xét duyệt cho vay đến khi thanh lý hợp đồng.

 Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm được nêu ra trên, hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay còn một số hạn chế sau:

Thứ nhất, môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác KSNB. Đôi khi sự chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp giữa các bộ phận còn diễn ra,cơ chế tập thể quyết định vẫn tồn tại. Vì thế, trong nhiều trường hợp quyền hạn đã phân cấp không được sử dụng hết hoặc bị lạm dụng.

Thứ hai, khi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của KH, một số CVQHKH còn