- Vĩnh Thạnh vốn là làng của người dân tộc Bana Khoảng đầu thế kỷ XVIII, người Kinh lên vùng đất này lập nghiệp dựng xóm ấp cho đến cuố
b) Quy trình lập dự toán ngân sách xã, thị trấn
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán ngân sách xã, thị trấn
Hệ thống chứng từ kế toán tại các xã trên địa bàn huyện hiện đang áp dụng theo quy định tại Quyết định số 94/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ ngân sách và tài chính xã và theo Thông tư 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán ngân sách xã và tài chính xã. Đồng thời, các đơn vị còn áp dụng theo hướng dẫn các văn bản pháp luật khác của nhà nước có liên quan.
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán xã, thị trấn thực hiện như Sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán xã, thị trấn
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện Vĩnh Thạnh)
Để minh họa cho quy trình này, tác giả khảo sát chọn mẫu một số mẫu chứng từ đang áp dụng tại bộ phận Kế toán xã Vĩnh Hiệp, huyện Vĩnh Thạnh, cũng như các xã khác trên địa bàn hiện nay các mẫu phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng,… được dùng theo mẫu chuẩn ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
*Lập chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Các chứng từ lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân gửi ra bên ngoài xã thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của UBND xã.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Bên cạnh các mẫu theo Quyết định 94/2005/QĐ-BTC các đơn vị xã còn sử dụng mẫu theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp như mẫu: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng kê thanh toán công tác phí, Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn…
Một số mẫu chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi của xã Vĩnh Hảo (Phụ lục 01, 02); Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn (Phụ lục 03); Giấy rút dự toán ngân sách (Phụ lục 04).
* Kiểm tra chứng từ: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng
từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào tất cả các liên của chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy định cho từng chứng từ. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Những người ký
trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung, số liệu trên chứng từ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng bút chì hoặc bằng bút mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký đã khắc sẵn. Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch. Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một người phải như nhau.
- Đối với những chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản phải được Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt trước khi thực hiện. Chữ ký trên những chứng từ kế toán chi tiền, chuyển tiền, chuyển giao tài sản phải ký theo từng liên.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán như sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách chế độ, các qui định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,...) đồng thời báo ngay cho Chủ tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ, bộ phận kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp chứng từ theo từng loại chứng từ như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy rút dự toán, Chứng từ chuyển khoản… Hiện nay, các đơn vị đều sử dụng phần mềm kế toán để kế toán và tổng hợp nên công tác ghi sổ được tiến hành trên phần mềm kế toán. Căn cứ vào các chứng từ đã được lập và phân loại, kế toán chỉ cần kế toán chứng từ chi tiết đúng tài khoản, nội dung, mục lục NSNN, nguồn vốn ... phần mềm sẽ tự động lên sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
*Lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Hiện nay, chứng từ sau khi ghi sổ được lưu trữ và bảo quản tại bộ phận kế toán của các xã phục vụ nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng..., năm... từ số... đến số ... hoặc số lượng chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế toán trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào lưu trữ theo qui định.
Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán có giá trị như tiền trong thời hạn có giá trị sử dụng phải được quản lý như tiền…
Tóm lại, thực trạng lập chứng từ kế toán chưa thực sự được kế toán xã quan tâm, còn một số chưa sử dụng đúng mẫu biểu chứng từ theo quy định hiện hành, chưa lưu trữ theo quy định.
Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán, kiểm tra, kiểm soát nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số
liệu ghi chép trên sổ kế toán. Việc lập chứng từ kế toán là khởi điểm của công tác kế toán, nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán, vì chính là tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế.