7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
* Hoàn thiện thủ tục kiểm soát các nguồn thu
Thực hiện tốt kiểm soát các khoản thu, bảo đảm thu đúng, thu đủ và kịp thời các nguồn phát sinh theo quy định của nhà nước, hạn chế tình trạng thất thu, khắc phục việc gian lận, gây thất thu góp phần bổ sung nguồn kinh phí cho các hoạt động sự nghiệp y tế.
- Nguồn thu từ NSNN: Tiến hành kiểm tra, kiểm soát so sánh giữa số dự toán của đơn vị và số kinh phí thực tế về nguồn thu NSNN trong năm, nếu có sự thay đổi thì đơn vị cần chủ động thay đổi kế hoạch chi tiêu.
- Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp:
+ Thực hiện đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ trong việc sử dụng hóa đơn, chứng từ nhằm kiểm soát toàn diện các nguồn thu, số thu. Khi thu tiền phải xuất ngay hóa đơn, biên lai thu cho người nộp. Tách rời việc ghi biên lai và thu tiền, thủ quỹ thu tiền sau đó viết số cho kế toán ghi biên lai.
+ Thủ quỹ phải thường xuyên tổng hợp và kết sổ số dư tiền mặt hàng ngày, thu đến đâu kiểm kê nhập quỹ đến đó, những khoản thu như thu viện phí, căn tin, nhà xe… thì nộp vào tài khoản tiền gửi thu sự nghiệp (3714) mở tại Kho bạc nhà nước kịp thời, không được để số dư tiền mặt lớn tại đơn vị. Việc thu, chi từ nguồn thu hoạt động sự nghiệp này phải tổng hợp chung vào báo cáo quyết toán NSNN hàng năm của đơn vị. Cuối năm thực hiện việc phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với kế hoạch.
+ Tránh tình trạng nhờ các khoa, phòng thu hộ để bảo đảm cho việc lạm dụng, giữ tiền và nhập quỹ kịp thời các khoản thu phục vụ cho việc ghi chép và sổ sách kịp thời, đầy đủ số tiền đã thu trong ngày. Cần đối chiếu hóa đơn thu tiền viện phí với báo cáo thu trên phần mềm hóa đơn với bảng kê nộp tiền hàng ngày.
đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
+ Việc kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ kế toán vào cuối tháng phải được thực hiện nghiêm túc.
+ Trung tâm phải mở sổ sách kế toán theo dõi khoản thu tạm thu tiền viện phí của bệnh nhân, nghiêm cấm việc mượn khoản tiền tạm thu này để chi ứng cho việc khác hoặc để ngoài sổ sách kế toán; mở sổ sách kế toán theo dõi các khoản thu khác của đơn vị như: Thu nhà giữ xe, thu căn tin, thu nhà thuốc. Đơn vị có trách nhiệm nộp số tiền thu khác này hàng tháng vào tài khoản tiền gửi thu sự nghiệp khác mở tại KBNN, sau khi kết thúc năm tài chính báo cáo quyết toán thu, chi và chấp hành đầy đủ BCTC theo quy định. Việc thu, chi từ nguồn thu khác này phải được tổng hợp chung vào báo cáo quyết toán NSNN hàng năm của đơn vị.
* Hoàn thiện thủ tục kiểm soát các khoản chi
- Kiểm soát các khoản mục chi lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản trích nộp theo lương
Nhằm tăng cường việc kiểm soát đối với việc tính lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản trích nộp theo lương, phụ cấp trực thì quy trình kiểm soát, tính toán cần có bộ phận theo dõi, kiểm tra tính toán kết hợp phòng Tổ chức hành chính. Việc thanh toán lương nên chuyển trong khoảng 05 ngày đầu tháng sau tránh những trường hợp nghỉ việc giữa chừng khó cho việc thu hồi lương.
Việc kiểm soát lương, các khoản trích nộp theo lương, phụ cấp nên được tổ chức theo sơ đồ sau:
(1) (2) (3)
Sơ đồ 3.1: Quy trình thanh toán lương, các khoản trích nộp theo lương
Bảng chấm công của các khoa/ phòng Phòng TCHC kiểm tra đối chiếu ngày công
thực tế
Lập bảng thanh toán lương căn cứ quy định về tiền lương, các khoản trích nộp theo lương Kiểm soát bảng lương, các khoản trích nộp theo lương và thanh toán
Qua sơ đồ ta thấy, cần phải tổ chức trình tự thực hiện cụ thể như sau: - Các khoa, phòng quản lý trực tiếp theo dõi ngày công của cán bộ viên chức của khoa, phòng mình và chấm công lao động trong tháng cho cá nhân của bộ phận mình và gửi bảng chấm công về Phòng Tổ chức hành chính.
- Việc kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ. Phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu như:
+ Đối chiếu số ngày công lao động, danh sách cán bộ viên chức. Căn cứ vào chính sách, chế độ lập bảng lương cho cán bộ viên chức.
+ Đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số phụ cấp thâm niên vượt khung, hệ số phụ cấp chức vụ…) trên bảng lương của từng cá nhân trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại Phòng Tổ chức hành chính.
+ Kiểm tra lại việc tính toán trên bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương.
+ Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương.
- Phòng Tài chính kế toán căn cứ bảng lương do Phòng Tổ chức hành chính đã kiểm tra đối chiếu, tính toán theo đúng chế độ, chính sách tiền lương, thanh toán lương của đơn vị đối với người lao động để kiểm soát bảng lương trước khi trả lương cho cán bộ viên chức.
Cán bộ viên chức, người lao động muốn nghỉ việc phải làm đơn xin nghỉ việc trước ít nhất 20 ngày. Với thủ tục kiểm soát này sẽ tạo được sự kiểm soát, phối hợp giữa các bộ phận, phần tính lương được thực hiện bởi bộ phận Phòng Tài chính kế toán, phòng Tổ chức hành chính dựa trên các chính sách, thủ tục đã thiết lập để hạn chế đối đa sai sót có thể xảy ra.
- Kiểm soát quy trình chi thu nhập tăng thêm
ngày của mỗi nhân viên, luôn giám sát, phát hiện ra những vi phạm quy chế của cơ quan như: Đi trễ, về sớm, nghỉ việc riêng nhưng vẫn chấm công đầy đủ, vi phạm quy tắc ứng xử giữa thầy thuốc với bệnh nhân, có dấu hiệu tiêu cực trong việc KCB… để nhận xét bình bầu thi đua hàng quý, đối chiếu số công việc, hệ số thi đua của từng cán bộ viên chức và phương pháp phân chia.
Tại Trung tâm phương pháp phân phối TNTT chia theo hệ số chia (số tháng làm việc thực tế của cán bộ viên chức) nhân với mức chia (hệ số giữa tổng quỹ TNTT trên tổng số CBVC) nhân với mức đánh giá xếp loại CBVC (A: xếp loại hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ là 1; B: xếp loại hoàn thành tốt nhiệm vụ là 0,75; C: xếp loại hoàn thành nhiệm vụ là 0,5; D: xếp loại không hoàn thành nhiệm vụ là 0).
Đây là một nghịch lý trong kích thích năng suất lao động. Mục tiêu của quy trình thực hiện theo nguyên tắc quyền lợi tỷ lệ thuận với hiệu quả công việc, khuyến khích người lao động tăng năng suất, tăng chất lượng, tiết kiệm chi, tăng thu và đem lại lợi ích cao nhất cho Trung tâm. Muốn vậy, Trung tâm cần thay đổi quy trình thực hiện phân phối TNTT thông qua việc xây dựng hệ số đánh giá xếp loại để xác định mức độ công việc của cá nhân.
Bảng 3.1: Hệ số xếp loại thi đua áp dụng chi trả TNTT
STT Xếp loại Hệ số xếp loại
01 A. Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 1
02 B. Hoàn thành tốt nhiệm vụ 0,95
03 C. Hoàn thành nhiệm vụ 0,75
04 D. Không hoàn thành nhiệm vụ 0
Bước 1: Hội đồng thi đua khen thưởng của Trung tâm căn cứ vào quy
từng nhóm xếp loại, đưa ra hội nghị viên chức để tham gia đề xuất ý kiến, sau đó phê duyệt và triển khai thực hiện. Tác giả xin đề xuất hệ số xếp loại cho Ban lãnh đạo Trung tâm theo Bảng 3.1 (xếp loại A = 1, xếp loại B = 0,95, xếp loại C = 0,75, xếp loại D = 0).
Bước 2: Các khoa, phòng và hội đồng thi đua bình xét duyệt dựa vào
chất lượng công việc đã phân công và kết quả công việc đã thực hiện trong quý, trong năm để đánh giá xếp loại thi đua (A, B, C, D).
Bước 3: Hàng quý Phòng Tài chính kế toán xác định mức tiền TNTT cơ
bản và trình Ban giám đốc phê duyệt.
Bước 4: Căn cứ vào hệ số chia và hệ số thi đua, kế toán tính thu nhập
tăng thêm cho viên chức theo công thức:
Tiền TNTT = HS chia x Định mức x Mức xếp loại
Trong đó: HS chia: Số tháng làm việc của cá nhân
Định mức: Hệ số của tổng quỹ TNTT trên tổng số viên chức Mức xếp loại: Hệ số xếp loại thi đua
Bước 5: Phòng Tổ chức hành chính kiểm tra việc tính toán cũng như áp
dụng hệ số cho từng viên chức. Sau đó chuyển cho PhòngTài chính kế toán lập thủ tục chi, trình lãnh đạo ký duyệt và hạch toán, ghi sổ theo quy định.
Với phương pháp mức hưởng TNTT theo hệ số xếp loại thi đua này dễ dàng nhận thấy sự hợp lý tương đối trong việc phân phối TNTT tại đơn vị. Vì theo quy định của Trung tâm thì mức xếp loại hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mỗi khoa là không quá 15% nên hầu như chỉ có Trưởng, phó khoa, điều dưỡng trưởng đạt mức xếp loại này, trong khi đó có nhiều nhân viên làm việc rất tâm huyết, hiệu quả công việc cao hăng say với công việc chuyên môn cũng như công tác đoàn thể thì lại hết chỉ tiêu. Chính vì vậy, khoảng cách giữa mức hưởng A và B không quá cách xa sẽ tạo sự phấn khởi, kích thích sự nhiệt huyết, nhiệt tình của mỗi cán bộ viên chức với công việc chuyên môn,
làm tăng năng suất lao động và chất lượng KCB của đơn vị. - Kiểm soát đối với chi thanh toán dịch vụ công cộng:
Đối với chi phí điện thoại, yêu cầu Trung tâm lắp đặt mạng lan kết nối nội bộ các điện thoại và xây dựng định mức cho từng khoa, phòng. Việc giao cho Phòng Tổ chức hành chính theo dõi in chi tiết số cuộc gọi trong tháng để kiểm tra đối chiếu. Nếu có sự vượt quá định mức thì truy thu.
Đối với chi phí điện, nước, rác thải không thể theo dõi riêng cho từng hoạt động. Do đó, Phòng Tài chính kế toán phân bổ theo tiêu chí số thu thực tế cho từng nguồn thu. Tăng cường kiểm soát việc sử dụng điện, nước của các khoa, phòng. Đưa chỉ tiêu sử dụng tiết kiệm vào tiêu chuẩn xét thi đua.
- Hoàn thiện kiểm soát chi mua thuốc, hóa chất, vật tư:
Một số thuốc, vật tư mua nhưng không tổ chức đấu thầu để thể hiện công khai, minh bạch, Trung tâm cần phải tổ chức đơn vị cung cấp theo hình thức báo giá cạnh tranh, lập thủ tục mua theo quy định. Việc kiểm soát được thiết lập theo trình tự sau:
+ Kiểm soát kế hoạch dự trù mua hàng phải đúng thực tế, phải được phê duyệt và đánh số để kiểm tra, kiểm soát.
+ Bộ phận mua hàng phải bảo đảm độc lập giữa các bộ phận chức năng, không được kiêm nhiệm, việc phê duyệt phải đúng thẩm quyền.
+ Nghiệp vụ mua hàng, thanh toán phải được ghi sổ kịp thời vào các sổ có liên quan khi có đầy đủ chứng từ, hóa đơn, phiếu nhập kho… đã được phê duyệt và kiểm tra tính liên tục của các báo cáo nhận hàng, nhật ký mua hàng, các chứng từ này phải đảm bảo đầy đủ, chặt chẽ.
+ Hàng hóa mua về phải làm thủ tục nhập kho và được kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận. Khi có nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xuất kho.
Đối với quy trình kiểm soát chi mua thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao cần hoàn thiện lại theo sơ đồ sau:
(1) (8) (2) (6) (7) (3) (4) (5) (9)
Sơ đồ 3.2: Quy trình kiểm soát chi mua thuốc, hóa chất, vật tư
Trong đó:
(1) Khoa, phòng có nhu cầu lập giấy đề nghị mua hàng trình lãnh đạo phê duyệt.
(2) Giấy đề nghị mua hàng chuyển đến Khoa Dược – Trang thiết bị (3) Căn cứ vào kế hoạch được phê duyệt, Kho Dược tổ chức mua hàng. (4),(5) Bộ phận kế toán kiểm soát giá và thông báo cho Khoa Dược thực hiện mua hàng.
(6) Khoa Dược liên hệ đặt hàng nhà cung cấp
(7),(8) Hàng mua về được nhập kho. Khi khoa, phòng có nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xuất kho, đối chiếu giữa bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán để xác nhận nghiệp vụ mua hàng là có thật.
(9) Làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
* Xây dựng định mức tiêu hao thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao: Luận
văn đề xuất xây dựng định mức tiêu hao như sau:
+ Thành lập hội đồng chuyên môn gồm: Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kế hoạch nghiệp vụ, trưởng Khoa Dược và các trưởng khoa chuyên môn, điều dưỡng trưởng.
+ Hội đồng xác định danh mục thuốc, vật tư tiêu hao dùng cho từng loại dịch vụ y tế. Đối với hóa chất dựa vào quy định theo catalog của máy. Sau đó chạy mẫu kiểm chuẩn để xác định mức tiêu hao.
Khoa, phòng có nhu cầu Nhà cung cấp hàng hóa Giám đốc Khoa Dược-TTB Phòng TCKT Kho
+ Hội đồng họp và xác định định mức hợp lý sau đó ký ban hành định mức thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao làm căn cứ thanh quyết toán.
- Hoàn thiện kiểm soát các khoản chi hoạt động dịch vụ: Luận văn đề
xuất một số biện pháp tăng cường kiểm soát dịch vụ này như sau:
+ Kiểm soát chi phí sử dụng điện, nước, rác thải, văn phòng phẩm cần phân bổ theo tiêu chí doanh thu:
Trên cơ sở tính toán như công thức trên sẽ tách bạch được chi phí sử dụng điện, nước, rác thải… của hoạt động dịch vụ, do vậy thể hiện được việc phân bố chi phí đúng bản chất của từng hoạt động.
+ Kiểm soát phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ: Khi sử dụng tài sản, giá trị khấu hao được xem là khoản chi phí hợp lý, giá trị này để chi sửa chữa thường xuyên (nếu có), số còn lại được bổ sung vào quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (việc tính toán và phân bổ dựa trên phương pháp trích hao mòn theo Quyết định số 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 của Bộ Tài chính [7])
Việc kiểm soát chi cho hoạt động dịch vụ đã phát hiện ra những thiếu sót trong cơ chế quản lý tài chính tại Trung tâm. Đề xuất sửa đổi hợp lý và bổ sung vào thỏa thuận của đề án liên doanh, liên kết khám bệnh dịch vụ nhằm giúp cho Trung tâm có cơ sở xem xét, quyết định giảm chi, tăng.