7. Kết cấu của đề tài
1.2.1 Tổng quan về kiểm soát
* Khái niệm về kiểm soát
Có khá nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát, tùy theo cách tiếp cận - Trên quan điểm xem kiểm soát như là một quá trình: Theo Anthony và Govindarajan (2004) thì: Kiểm soát là một quá trình các nhà quản lý tác động tới các thành viên khác trong tổ chức để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Hay theo Nguyễn Thị Phương Hoa (2011) cho rằng: Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả[19].
- Trên quan điểm nhấn mạnh đến cách thức hoạt động: Nguyễn Quang Quynh (2008) cho rằng: Kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để hiểu và điều hành các đối tượng hoặc khách thể quản lý nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đề ra[19].
- Theo quan điểm nhấn mạnh đến vai trò của kiểm soát: Theo Merchant (1985) thì: Kiểm soát được coi như là một chức năng của quản lý, ảnh hưởng liên quan đến hành vi của con người, bởi con người tạo ra mọi thứ trong tổ chức. Hay nói cách khác, kiểm soát liên quan đến các nhà quản lý thực hiện một loạt các bước để đảm bảo rằng những người trong tổ chức sẽ làm những việc tốt nhất cho tổ chức[19].
Như vậy, kiểm soát được xem là một chức năng quan trọng của các nhà quản lý. Kiểm soát được định nghĩa như là một quá trình giữ cho mọi thứ đi đúng hướng và được nhận biết như là một chức năng cuối cùng của quá trình quản lý, giúp cho các mục tiêu của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
* Chức năng của kiểm soát
Kiểm soát là chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý của một tổ chức:
- Kiểm soát giúp cho các tổ chức sớm thích nghi với sự thay đổi của môi trường.
- Kiểm soát là cần thiết để giúp nhà quản lý giám sát các hoạt động nội dung của đơn vị khi mà tính phức tạp của tổ chức khiến cho nhà quản lý không thể thấu hiểu hết những gì đang xảy ra bên trong đơn vị.
xảy ra có thể dẫn đến các sai lầm tai hại hơn.
Mục đích của kiểm soát thực sự cần thiết và có vai trò quan trọng trong một tổ chức: Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức; bảo đảm nguồn lực của tổ chức được sử dụng hiệu quả; phát hiện kịp thời các vấn đề và có sự điều chỉnh phù hợp.
Trong một tổ chức, nếu hoạt động kiểm soát quá nghèo nàn có thể dẫn đến nguồn lực bị dùng một cách lãng phí, người lao động không hoàn thành nhiệm vụ đề ra, thực hiện các hành vi gian lận, khách hàng không hài lòng về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp… Ngược lại, nếu kiểm soát quá chặt chẽ sẽ lại tỏ ra phản tác dụng do làm giảm tính linh hoạt và sự cải tiến sáng tạo trong tổ chức, đồng thời có thể làm tăng chi phí hoạt động và tạo ra nhiều áp lực cho nhân viên. Do vậy, nhà quản lý cần duy trì sự cân bằng giữa tính ổn định và tính linh hoạt thông qua kiểm soát rất quan trọng và luôn được coi là thách thức lớn cho tổ chức. Tổ chức cần phải nhận biết, đo lường và đánh giá được những thay đổi trong môi trường bên trong và bên ngoài, từ đó thay đổi cơ chế kiểm soát cho thích hợp.