7. Kết cấu của đề tài
1.3.5. Hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát là quá trình đánh giá chất lƣợng của KSNB theo thời gian. Giám sát bao gồm giám sát thƣờng xuyên và giám sát định kỳ. DN cần kết hợp cả giám sát thƣờng xuyên và giám sát định kỳ mới đảm bảo tính hữu hiệu của KSNB.
Việc giám sát thƣờng xuyên đƣợc thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của DN, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thƣờng nhật và các hoạt động khác. Phạm vi và mức độ thƣờng xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thƣờng xuyên.
Qua giám sát, các khiếm khuyết của KSNB cần đƣợc báo cáo lên cấp trên và nếu là những vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho Ban Giám đốc hay HĐQT.
Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo KSNB luôn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong DN và đôi khi còn áp dụng cho các đối tƣợng bên ngoài DN nhƣ NCC, khách hàng,...
Nếu hoạt động giám sát thƣờng xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ sẽ giảm đi. Việc tổ chức giám sát định kỳ hoàn toàn là do xét đoán của ngƣời quản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi ro, năng lực và kinh nghiệm của ngƣời thực hiện kiểm soát, kết quả của các hoạt động giám sát thƣờng xuyên. Giám sát thƣờng xuyên đƣợc thực hiện ngay trong các hoạt động thƣờng ngày và đƣợc lặp đi lặp lại, do vậy sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ.
xác định xem mỗi thành phần trong năm thành phần của KSNB có đƣợc thực hiện đầy đủ không.
Giám sát định kỳ đƣợc tiến hành định kỳ, sẽ thay đổi trong phạm vi và tần số phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, hiệu quả của việc đánh giá liên tục và sự cân nhắc trong quản lý. Kết quả phát hiện đƣợc đánh giá theo tiêu chuẩn của nhà quản lý, và những thiếu sót sẽ đƣợc truyền đạt đến ban quản lý và Ban Giám đốc.
Theo COSO 2013, Hoạt động giám sát gồm 02 nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 16: DN phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của KSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng.
- Nguyên tắc 17: DN phải đánh giá và thông áo những yếu kém của
KSNB kịp thời cho các đối tƣợng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và HĐQT để có những biện pháp khắc phục.
Trên đây là 5 thành phần cơ ản và 17 nguyên tắc và thuộc tính của các thành phần cơ ản của KSNB theo COSO 2013. KSNB không phải là một chuỗi quá trình nối tiếp, mà là một thành phần chỉ ảnh hƣởng đến thành phần tiếp theo. Đó là một quá trình lặp đi lặp lại, đa chiều mà mỗi thành phần có thể tác động qua lại lẫn nhau.
1.4. Đặc điểm hoạt động của doanh nghi p chế biến gỗ ảnh hƣởng đến kiểm soát nội bộ.
Năm 2020, trƣớc những khó khăn do ảnh hƣởng của dịch Covid-19, diễn iến khó lƣờng của cuộc chiến thƣơng mại Mỹ – Trung, doanh nghiệp ngành chế iến gỗ và lâm sản đã nỗ lực vƣợt ậc, vƣợt qua thách thức, duy trì ổn định sản xuất, khẳng định vị thế của ngành trên trƣờng quốc tế.
Trong ối cảnh dịch Covid-19 tác động tiêu cực tới các hoạt động sản xuất kinh doanh của nền kinh tế, nhiều chính sách đƣợc an hành nhằm hỗ trợ
doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp chế iến, xuất khẩu gỗ và lâm sản vƣợt qua khó khăn do ị ảnh hƣởng của dịch ệnh nhƣ: chính sách miễn, giảm lãi, phí, giữ nguyên nhóm nợ (Thông tƣ số 01 của Ngân hàng Nhà nƣớc); chính sách gia hạn thời hạn nộp thuế và tiền thuê đất (Nghị định số 41 của Chính phủ); chính sách hỗ trợ ngƣời lao động ị nghỉ việc (Nghị quyết số 42 của Chính phủ và Quyết định số 15 của Thủ tƣớng Chính phủ). Những chính sách trên đã giúp các doanh nghiệp, ngƣời lao động ngành chế iến gỗ và lâm sản vƣợt qua khó khăn, khôi phục và ổn định sản xuất trong thời gian ảnh hƣởng do dịch ệnh, tạo thêm động lực để ngành gỗ phát triển trong năm 2020.
Để đạt mục tiêu trên, ngành gỗ cần kiên định phát triển thƣơng hiệu uy tín, chất lƣợng sản phẩm, duy trì thị trƣờng xuất khẩu truyền thống, tìm kiếm, mở rộng thị trƣờng mới, thị trƣờng tiềm năng và chú trọng phát triển thị trƣờng trong nƣớc. Đặc iệt, cần nghiên cứu có chính sách ƣu đãi thuế để tạo điều kiện khuyến khích tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp chế iến gỗ, lâm sản tiên tiến, hiện đại, thân thiện với môi trƣờng. Tổ chức tuyên truyền ngƣời dân, doanh nghiệp không khai thác rừng non, thực hiện kinh doanh gỗ lớn, tạo nguồn nguyên liệu có chất lƣợng cho công nghiệp chế iến gỗ. Ngoài ra, cần kịp thời tháo gỡ khó khăn, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh gỗ và các sản phẩm gỗ. Thực hiện tốt các quy định của pháp luật về nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm, phát hiện và thông áo đến các cơ quan quản lý nhà nƣớc để x lý nghiêm khắc các hành vi gian lận thƣơng mại.
Một số điều kiện của ngành chế iến gỗ sẽ ảnh hƣởng đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội ộ. Cụ thể nhƣ:
Với hiện trạng lao động nhƣ hiện tại, vấn đề đào tạo và ổ sung nguồn nhân lực có kỹ thuật cao, có khả năng s dụng tốt các công nghệ hiện đại trong sản xuất là vấn đề đặc iệt quan trọng đối với ngành hàng chế iến gỗ.
Về công nghệ sản xuất, các doanh nghiệp gỗ Việt Nam hiện đang phân theo 4 cấp độ: nhóm các doanh nghiệp FDI và các doanh nghiệp lớn và vừa sản xuất sản phẩm xuất khẩu, nhóm các doanh nghiệp sản xuất ván nhân tạo, nhóm các doanh nghiệp chế iến đồ gỗ mỹ nghệ.
Nhìn chung trong thời gian qua các doanh nghiệp chế iến gỗ đã có một số nỗ lực trong cải tiến công nghệ s dụng trong chế iến gỗ. Nhiều công nghệ mới, hiện đại nhƣ công nghệ x lý iến tính gỗ, tạo các vật liệu composite gỗ cũng đã đƣợc đầu tƣ tại Việt Nam. Tuy nhiên, những công nghệ này cần mức đầu tƣ tƣơng đối lớn, vƣợt quá khả năng của doanh nghiệp Việt Nam.
Nguồn nguyên liệu không ổn định, thiếu hụt đã tạo ra sự khan hiếm nguyên liệu cho ngành chế iến gỗ. Vì vậy, có lúc công ty đã chấp nhận thua mua nguyên liệu với giá cao để phục vụ các đơn hàng.
Với sự đa dạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trƣởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, đặc iệt với quá trình đẩy mạnh việc vốn hóa thị trƣờng của môi trƣờng kinh doanh, nhà đầu tƣ vốn đã và đang tách rời khỏi vai trò quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu ức thiết, một công cụ tối ƣu để xác định sự an toán của nguồn vốn đầu tƣ, xác định hiệu quả điều hành của Ban quản lý DN và hoạt động DN.
Để xây dựng KSNB phù hợp nhất cho mỗi DN gỗ cần xác định rõ hình thức quản trị, cơ cấu hệ thống các phòng an điều hành, mối quan hệ tác nghiệp của mỗi phòng an trong từng DN. Phải đề ra một chính sách KSNB rõ ràng, minh ạch để tất cả Ban quản lý DN đều thấu hiểu đƣợc tầm quan trọng cũng nhƣ hiệu quả hỗ trợ cho công tác điều hành từ các công cụ hỗ trợ của KSNB.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chƣơng 1 đã trình ày sơ lƣợc về lịch s hình thành và phát triển của KSNB, qua các thời kì khái niệm về KSNB đƣợc hoàn thiện qua các Báo cáo COSO (COSO 1992, COSO 2004, COSO 2013, COSO 2016). Luận văn đã tổng hợp các lý thuyết nền tảng về các yếu tố cấu thành của KSNB theo COSO 2013.
Tác giả đã trình ày lần lƣợt năm yếu tố cấu thành của kiểm soát nội ộ theo COSO 2013 gồm: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và hoạt động giám sát, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp chế biến gỗ ảnh hƣởng đến kiểm soát nội bộ. Trong thực tế, tùy vào loại hình hoạt động , mục tiêu và quy mô của đơn vị mà KSNB đƣợc s dụng khác nhau nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và đạt đƣợc sự tuân thủ các chính sách và quy trình đƣợc thiết lập.
Những lý thuyết đƣợc trình ày trong chƣơng 1 sẽ là cơ sở, nền tảng để tác giả tiến hành đánh giá thực trạng KSNB tại Xí nghiệp Thắng Lợi – Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài ở Chƣơng 2.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI XÍ NGHIỆP THẮNG LỢI - CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÚ TÀI
2.1. Giới thi u về tại Xí Nghi p Thắng Lợi - Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tên đơn vị: Xí Nghiệp Thắng ợi - Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài Địa chỉ : Tỉnh lộ 638, thôn Bình An, xã Phƣớc Thành, huyện Tuy Phƣớc, tỉnh Bình Định.
Mã số thuế: 4100259236-003
Với vị trí địa lý thuận lợi, giao thông tƣơng đối hoàn thiện, tài nguyên phong phú, lại nằm trong vùng kinh tế trọng điểm miền Trung. Đây là những lợi thế để Bình Định thúc đẩy phát triển công nghiệp nói chung trong đó có ngành chế iến gỗ nói riêng. Xí Nghiệp Thắng ợi - Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài là một trong những Xí nghiệp đi đầu của Bình Định chuyên sản xuất và chế iến đồ gỗ, đã đƣợc thị trƣờng trong và ngoài nƣớc iết đến từ nhiều năm qua.
Ngày 23 tháng 7 năm 1990, Bộ Tƣ lệnh Quân khu 5 ra quyết định thành lập Xí nghiệp 230. Ngành nghề chủ yếu là sản xuất và chế iến gỗ lâm sản (Là tiền thân của Xí nghiệp Thắng ợi ngày nay).
Đến tháng 4 năm 1996, Bộ trƣởng Bộ Quốc phòng an hành Quyết định thành lập Xí nghiệp Thắng ợi trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị là Xí nghiệp 230 và Xí nghiệp 991.
Ngày 12 tháng 05 năm 1999, Bộ trƣởng Bộ Quốc phòng an hành Quyết định số 642/1999/QĐ-BQP sáp nhập Xí nghiệp Thắng Lợi vào Xí nghiệp Phú Tài thuộc Quân khu 5. Xí nghiệp Thắng Lợi chuyển đổi thành Xí nghiệp Thắng ợi trực thuộc Xí nghiệp Phú Tài.
Năm 2008, Xí nghiệp đầu tƣ xây dựng và di dời Xí nghiệp Thắng Lợi về địa điểm kinh doanh mới tại tỉnh lộ 638, thôn Bình An, xã Phƣớc Thành, huyện Tuy Phƣớc, tỉnh Bình Định.
Năm 2007, Xí nghiệp đầu tƣ xây dựng di dời Xí nghiệp Thắng Lợi - Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài.
- Tổng diện tích nhà xƣởng: 7.200 m2
- Công suất khai thác: 15.000 m3 gỗ tinh chế/năm (tƣơng đƣơng 1.500 contaiter 40 feet/năm).
Năm 2014, Xí nghiệp đầu tƣ Mở rộng Nhà máy chế biến gỗ Xí nghiệp Thắng Lợi – Công ty cổ phần Phú Tài.
- Tổng diện tích + nhà xƣởng: 28.036 m2
- Công suất khai thác: 350 container sản phẩm/năm
2.1.2. Chức năng và nhi m vụ Chức năng
Xí nghiệp Thắng Lợi - Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài chuyên chế biến các sản phẩm từ gỗ hàng lâm sản để xuất khẩu và tiêu thụ nội địa, chủ yếu là bàn ghế theo đơn đặt hàng của nƣớc ngoài. Xí nghiệp đóng góp vào tăng kim ngạch xuất khẩu hàng năm cho tỉnh nhà, đảm bảo lợi nhuận, góp phần công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nƣớc.
Nhi m vụ
Để tồn tại và phát triển trên thƣơng trƣờng, nhiệm vụ Xí nghiệp gồm: - Tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và quy định của Nhà nƣớc.
- Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
- Quản lý đội ngũ cán ộ, công nhân viên, phân phối thu nhập hợp lý, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên.
- Thực hiện nghiêm chỉnh về bảo vệ môi trƣờng, an toàn về lao động. - Thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc.
Để cạnh tranh và phát triển trên thị trƣờng trong điều kiện mới, Ban Giám đốc Xí nghiệp phải đề cao công tác tìm kiếm thị trƣờng, phân tích đánh giá thị trƣờng để từ đó điều chỉnh, từng ƣớc đổi mới công nghệ, nâng cao trình độ lao động và phƣơng thức tổ chức quản lý kinh doanh để đạt hiệu quả cao phù hợp với bối cảnh thị trƣờng hiện tại, đáp ứng tốt nhu cầu của thị trƣờng và của khách hàng.
- Nghiên cứu và sáng tạo các loại mẫu mã hàng hóa, nâng cao chất lƣợng sản phẩm và áp dụng chính sách giá cả hợp lý để ngày càng nâng cao uy tín với khách hàng.
- Xí nghiệp phải bảo tồn và phát triển nguồn vốn nhằm tạo hiệu quả cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của Xí nghi p
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phó Giám đốc hành chính PX SX chế iến PX SX phụ trợ Phòng kỹ thuật KCS Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán
Chức năng và nhi m vụ cơ bản các bộ phận quản lý
Giám đốc Xí nghiệp: à ngƣời đƣợc HĐQT ủy nhiệm quản lý và điều
hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật với những việc làm của mình khi HĐQT giao quyền quyết định, cũng nhƣ sự phát triển hay thất bại trong kinh doanh trƣớc HĐQT và Đại hội đồng cổ đông.
Phó Giám đốc kinh doanh: à ngƣời chịu trách nhiệm sau Giám đốc
trong sự điều hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh, phân xƣởng của Xí nghiệp, hoạt động liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Phó Giám đốc hành chính: quản lí công tác văn thƣ, điều hành nhân sự, kiểm soát tình hình tài chính, hành chính, quản lý các dự án của Xí nghiệp.
Phòng kế toán: Tổ chức thanh toán đúng theo quy định, kiểm soát, kiểm
tra mọi giá thành của nguyên liệu, vật tƣ… chính xác nhằm giúp Ban Giám đốc Xí nghiệp có thông tin và đánh giá chính xác trong hiệu quả kinh doanh.
Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tiếp nhận và phản hồi những thông
tin về các sản phẩm sản xuất từ Ban Giám đốc cũng nhƣ từ khách hàng nhƣ: giá cả, mẫu mã, kiểu dáng, giao nhận, các thủ tục xuất nhập khẩu…
Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện chuyên môn quản lý nhân sự, tổ
chức các đợt tuyển dụng lao động, đào tạo nghề cho công nhân, lao động và tiền lƣơng cũng nhƣ các chế độ bảo hiểm và trợ cấp.
Phòng kỹ thuật KCS: Nhiệm vụ chính của phòng là quản lý chất lƣợng
sản phẩm, đề ra các quy trình công nghệ sản xuất chế biến…
Phân xưởng sản xuất: Có phân xƣởng sản xuất chế biến: thực hiện các
công đoạn gia công sơ ộ, lắp ráp các bộ phận và phân xƣởng sản xuất phụ trợ: hoàn thiện công đoạn cuối cùng của sản phẩm,gia công và đóng gói.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghi p
Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Xí nghi p
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Chú thích: Quan h trực tuyến --- Quan h chức năng
Kế toán trưởng ki m kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổ chức và
điều hành kế toán tại Xí nghiệp, chịu trách nhiệm tính tiền lƣơng tiền thƣởng và phụ cấp, tính giá thành sản phẩm, đồng thời kiểm tra đối chiếu toàn ộ số phát sinh ở các kế toán và các sổ chi tiết, lập áo cáo tài chính cuối kỳ.
Kế toán nguyên vật liệu: Tập hợp các chứng từ gốc về nguyên vật liệu