7. Kết cấu của đề tài
3.3.2. Đối với các phòng ban liên quan
Kiến nghị với phòng kế toán
Phòng kế toán với chức năng thông tin truyền thông là nơi lập và trình bày BCTC của Xí nghiệp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và các đối tƣợng bên ngoài Xí nghiệp. Chính vì vậy, cần phải thƣờng xuyên cập nhật luật, thông tƣ, nghị định mới an hành để có thể phản ánh những nghiệp vụ và sự kiện cơ bản về tình hình tài chính và kết quả hoạt động cũng nhƣ dòng tiền trong kỳ kế toán của Xí nghiệp trung thực và hợp lý nhất.
Phối hợp với các phòng ban có liên quan lập kế hoạch đối chiếu kiểm tra, rà soát chứng từ, sổ sách kế toán và thực tế phát sinh nhằm ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận có thể xảy ra.
Định kỳ hàng tháng, tiến hành sao lƣu số liệu kế toán ra các tập tin giấy để theo dõi và lƣu trữ các số liệu theo từng tháng, đối chiếu để phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch.
Kiến nghị với phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh với chức năng chính là án hàng giúp Xí nghiệp đạt đƣợc mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trƣởng. Sự tồn tại của Xí nghiệp chịu ảnh hƣởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Chính vì vậy ngoài các nhà lãnh đạo cấp cao thì Xí nghiệp cũng cần phổ biến cho toàn thể nhân viên trong phòng nắm rõ chức năng và nhiệm vụ của mình để có thể chung tay góp phần xây dựng Xí nghiệp. Nhân viên phòng kinh doanh cần thƣờng xuyên kiểm tra chất lƣợng của hàng hóa đầu vào và chất lƣợng sản phẩm đẩu ra nhằm tạo sự hài lòng cho khách hàng, tăng doanh thu cho Xí nghiệp. Ngoài ra, nhân viên phòng kinh doanh cần nắm bắt thông lệ quốc tế, để tăng các đơn hàng quốc tế cho Xí nghiệp.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
KSNB là sản phẩm và là trách nhiệm của cấp quản lý Xí nghiệp. Nhƣng nó đòi sự nỗ lực của tất cả các thành viên trong Xí nghiệp để làm cho nó trở nên hữu hiệu. Và một KSNB hữu hiệu không thể đƣợc xây dụng một lần trong ngắn hạn, một sớm một chiều, xã hội phát triển, môi trƣờng kinh doanh thay đổi kéo theo sự thay đổi của các rủi ro.
Bất kỳ KSNB nào cũng có những hạn chế của nó do nhiều nguyên nhân khác nhau. Qua nghiên cứu thực trạng KSNB của Xí nghiệp Thắng Lợi - Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài, tác giả đã đƣa ra định hƣớng hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm, quy mô của Xí nghiệp.
Theo qui trình nhƣ vậy, trong chƣơng 3 tác giả đã đề xuất một số giải pháp để khắc phục các điểm yếu của KSNB tại Xí nghiệp Thắng Lợi. Việc khắc phục để hoàn thiện KSNB là cần thiết để giảm thiểu thiệt hại trong tƣơng lai. Các giải pháp hƣớng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận và sai sót. Nếu nhƣ chỉ tập trung vào thủ tục để phát hiện và x lý gian lập thì Xí nghiệp sẽ tốn chi phí gấp nhiều lần cho sự thất thoát tài sản và cho các kiểm soát.
KẾT LUẬN
Trong ối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, các DN sản xuất và chế iên gỗ đang phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, với nhiều rủi ro đang đe dọa. Mặt khác, các DN sẽ phải cạnh tranh ngày càng gây gắt với các đối thủ cạnh tranh trong nƣớc và các DN nƣớc ngoài. Vì vậy, một DN có KSBN yếu kém sẽ khó có thể vƣợt qua những khó khăn và nắm ắt những cơ hội. Do đó, xây dựng KSNB có vai trò hết sức quan trọng, nó giúp DN có thể ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và điều kiện cần thiết để hoàn thiện và phát triển hệ thống QTRR trong DN.
Qua tìm hiểu, quan sát và đánh giá KSNB tại Xí nghiệp Thắng Lợi , thông qua các yếu tố môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát cho thấy công ty CP đông lạnh Quy Nhơn đã tạo đƣợc môi trƣờng kiểm soát khá tốt, đảm bảo thực hiện cho các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông đƣợc thông suốt, giúp cho đạt đƣợc mục tiêu mà công ty đặt ra. Tuy nhiên do còn hạn chế năng lực quản lý, tài chính, sản xuất thấp, khả năng cạnh tranh chƣa cao nên chƣa đầu tƣ cho CNTT, hệ thống máy tính, chính sách nhân sự và phân công, phân nhiệm chƣa rõ ràng.
Tuy nhiên, việc hạn chế, sai sót trong quá trình nghiên cứu là không thể tránh khỏi. Em xin kính mong nhận đƣợc sự đóng góp của quý Thầy, quý Cô để có thể hoàn thiện nghiên cứu của mình hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Nguyễn Thị Thanh Hà (2019), Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản
xuất, lắp ráp Tuấn Nghĩa, Luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân.
[2] Nguyễn Thị Thu Hoài (2015), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty cổ phần cấp thoát nước Đồng Nai, Luận văn thạc sĩ, Đại học Lạc
Hồng.
[3] Đỗ Thị Giang (2015), Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua bán hàng tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Quy Nhơn, Luận văn thạc sĩ, Đại
học Quy Nhơn.
[4] Nguyễn Thị Kim Tuyến (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Thuận, Luận
văn thạc sĩ, Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh.
[5] Nguyễn Thị Thủy (2016), Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của
hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản tỉnh Khánh Hòa, Luận văn thạc sĩ, Trƣờng Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh.
[6] Cáp Lê Hoài Trinh (2018), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
ty Cổ phần tư vấn và xây dựng năng lượng xanh, Luận văn thạc sĩ,
Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng.
[7]Tác giả Đinh Doãn Cƣờng (2016), Yếu tố góp phần nâng cao chất lượng
hệ thống kiểm soát nội bộ - Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 2/2016.
[8] Tác giả Phạm Quang Huy (2014), Bàn về COSO 2013 và định hướng vận
dụng trong việc giám sát quá trình thực thi chiến lược kinh doanh. Tạp
chí Phát triển và Hội nhập số 15 (25), tháng 3 - 4/2014, trang 29 – 33. [9] We site Cổng thông tin điện t chính phủ nƣớc Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam: www.chinhphu.vn
[10] We site Kiểm toán Nhà nƣớc:www.kiemtoannn.gov.vn [11] Website: www.tapchitaichinh.vn
PHỤ LỤC 01
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ XÍ NGHIỆP THẮNG LỢI – CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÚ TÀI
Họ và tên ngƣời trả lời:...
Điện thoại:... Email: ...
Bộ phận:... Chức vụ:...
Thời gian làm việc:...
A. PHẦN GIỚI THIỆU
Kính chào Quý Anh/Chị
Tôi tên là: Huỳnh Thị Kiều Trinh - học viên cao học ngành Kế toán của Trƣờng Đại học Quy Nhơn. Hiện nay, tôi đang thực hiện đề tài nghiên cứu
“Hoàn thi n kiểm soát nội bộ tại Xí nghi p Thắng Lợi – Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài”.
Với mục đích nghiên cứu, tôi cần thu thập dữ liệu liên quan đến tình hình kiểm soát nội ộ tại Xí nghiệp Thắng ợi – Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài thông qua việc khảo sát ý kiến thông qua ảng câu hỏi.
Những câu trả lời khách quan của Quý Anh/Chị là những đóng góp vô cùng quý giá cho đề tài của tôi. Các thông tin, ý kiến trả lời cho ảng câu hỏi của Quý Anh/Chị sẽ đƣợc hoàn toàn ảo mật. Vì vậy, rất mong nhận đƣợc sự hợp tác của Anh/Chị.
Quý Anh/Chị cần thông tin liên quan đến kết quả khảo sát, vui lòng liên hệ điện thoại: 0899244498 hoặc Email: huynhthikieutrinhkd@gmail.com
B. BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
TT NỘI DUNG Trả lời
Có Không A. MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT
I. Tính chính trực và giá trị đạo đức
1 Xí nghiệp có an hành văn ản quy tắc, chuẩn mực ứng x ,
đạo đức đến toàn thể cán bộ công nhân viên không?
2 Xí nghiệp có phổ biến rộng rãi quy tắc, nội quy, chuẩn mực
và yêu cầu nhân viên ký cam kết tuân thủ không?
3 Xí nghiệp có thực hiện giảm áp lực để nhân viên giảm sai sót
và gian lận?
4
Ban Giám đốc có đặt lợi ích của Xí nghiệp lên hàng đầu thông qua việc thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức qua lời nói và hành động cụ thể không?
5 Xí nghiệp có đƣa ra quy định x phạt thích hợp với nhân
viên vi phạm quy tắc ứng x , nội quy Xí nghiệp không?
6
Xí nghiệp có thông báo cho tất cả nhân viên biết hành vi nào đƣợc chấp nhận và hành vi nào không đƣợc chấp nhận không?
7 Nhân viên có hài lòng về sự minh bạch của các thông tin
trong Xí nghiệp không?
II. Năng lực và chính sách nhân sự
8
Xí nghiệp có hệ thống văn ản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lƣơng, phụ cấp không?
9 Xí nghiệp có s dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ kiến
thức và chất lƣợng nhân sự cho từng vị trí?
10 Khi tuyển dụng nhân sự Xí nghiệp có chú trọng xem xét về
chuyên môn, đạo đức của nhân viên không?
11 Xí nghiệp có phân công nhiệm vụ đúng ngƣời đúng việc
TT NỘI DUNG Trả lời Có Không
12 Xí nghiệp có ban hành quy chế khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng
không?
13 Nhân viên trong Xí nghiệp có đảm nhiệm nhiều công việc
khác nhau không?
III. Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn trách nhi m
14 Xí nghiệp có thiết lập sổ tay về các chính sách và có sơ đồ
cơ cấu tổ chức hợp lý? 15
Trong cơ cấu tổ chức hiện tại có sự phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động cụ thể, cấp bậc cần báo cáo không?
16 Xí nghiệp có điều chỉnh cơ cấu tổ chức theo định kỳ cho phù
hợp với môi trƣờng kinh doanh thay đổi không?
17 Xí nghiệp có văn ản quy định chính sách và thủ tục để cụ
thể hóa hoạt động từng bộ phận, từng nhân viên không?
18 Xí nghiệp có văn ản nêu rõ quyền hạn, nhiệm vụ, thời gian
hoàn thành của công việc không?
19 Xí nghiệp có chính sách khen thƣởng nhân viên đóng góp
cho hoạt động của Xí nghiệp không?
B. ĐÁNH GIÁ RỦI RO I. Đánh giá rủi ro
20 Xí nghiệp có lập kế hoạch kinh doanh hàng năm và mục tiêu
cụ thể cho từng phòng ban không?
21 Xí nghiệp có truyền đạt mục tiêu hàng năm đến toàn bộ nhân
viên không?
22 Khi thiết lập mục tiêu, Xí nghiệp có dựa trên nguồn lực hiện
có của Xí nghiệp không?
23 Từ chiến lƣợc chung, Xí nghiệp có xác định mục tiêu cụ thể
TT NỘI DUNG Trả lời Có Không
24 Xí nghiệp có qui định mức độ rủi ro có thể chấp nhận đƣợc
đối với từng mục tiêu không?
25 Xí nghiệp có đƣa ra phƣơng án để hoàn thành mục tiêu, kế
hoạch đã đƣợc đặt ra không?
26
Xí nghiệp có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên ngoài (chính sách pháp luật, biến động nền kinh tế) ảnh hƣởng đến hoạt động của Xí nghiệp hay không?
27
Xí nghiệp có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên trong (thay đổi nhân sự, hệ thống thông tin) ảnh hƣởng đến hoạt động của Xí nghiệp không?
28 Xí nghiệp có biện pháp đối phó với rủi ro không?
29 Xí nghiệp có thực hiện nghiêm túc những biện pháp đối phó
với rủi ro không?
30 Việc xem xét, phân tích và đánh giá rủi ro có đƣợc Xí nghiệp
thực hiện thƣờng xuyên không?
31 Ngoài đơn đặt hàng trong nƣớc, Xí nghiệp có đơn hàng nƣớc
ngoài không?
C. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT I. Hoạt động kiểm soát chung
32
Ban Giám đốc Xí nghiệp có phân tích, so sánh, theo dõi chƣơng trình quan trọng (chƣơng trình tiếp thị, chƣơng trình phát triển sản phẩm mới, chƣơng trình cải tiến sản phẩm mới...) để xác định mức độ hoàn thành không?
33 Xí nghiệp có đề ra định mức xác định về đánh giá tài chính
và chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động không?
34
Xí nghiệp có tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu kết quả thu đƣợc với định mức để điều chỉnh kịp thời không?
TT NỘI DUNG Trả lời Có Không
35 Nhân viên kế toán có kiêm nhiệm chức năng ghi chép sổ
sách kế toán với chức năng ảo quản tài sản không?
36 Xí nghiệp có thƣờng xuyên luân chuyển nhân sự trong các vị
trí “nhạy cảm” không?
II. Hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng – thanh toán
37 Xí nghiệp có tổ chức bộ phận mua hàng độc lập không?
38
Xí nghiệp có tách biệt chức năng: đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp, lập Đơn đặt hàng, nhận hàng, bảo quản, ghi chép hàng mua, trả tiền không?
39 Xí nghiệp có đƣa ra quy định tiêu thức và thủ tục lựa chọn
nhà cung cấp không?
40
Xí nghiệp có quy định tất cả nghiệp vụ mua hàng phải có Phiếu đề nghị mua hàng, và ghi đầy đủ thông tin trên phiếu làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng không?
41 Xí nghiệp có đặt cọc, ứng trƣớc với nhà cung cấp không?
42 Xí nghiệp có lựa chọn nhiều nhà cung cấp để có nguồn
nguyên vật liệu liên tục, ổn định sản xuất không?
43 Xí nghiệp có bộ phận kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu
trƣớc khi đƣa vào sản xuất không?
44 Xí nghiệp có lập kế hoạch thu mua không?
III. Hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền
45 Xí nghiệp có tách biệt các chức năng: bán hàng, phê duyệt
bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền không?
46 Xí nghiệp có xác minh về tình hình tài chính của khách hàng
trƣớc khi bán hàng trả chậm không?
47 Xí nghiệp có theo dõi Đơn đặt hàng, Hợp đồng và tiến độ
sản xuất không?
TT NỘI DUNG Trả lời Có Không
hàng không?
49 Xí nghiệp có chính sách giá đối với từng phân khúc thị
trƣờng không?
50 Xí nghiệp có đồng ý việc khách hàng trả chậm không? 51 Xí nghiệp có lập Bảng đối chiếu công nợ không? 52 Xí nghiệp có lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không?
D. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
53 Xí nghiệp có xây dựng website riêng không?
54 Xí nghiệp có thƣờng xuyên cập nhật thông tin về chế độ
chính sách của Nhà nƣớc không?
55 Thông tin truyền đạt đến các phòng ban, bộ phận, cá nhân có
chính xác, kịp thời không?
56 Xí nghiệp có thu nhận và x lý kịp thời phản ảnh của khách
hàng không?
E. HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT
57 Ban Giám đốc có thƣờng xuyên thực hiện giám sát tại Xí
nghiệp không?
58 Xí nghiệp có tổ chức các cuộc họp giao an định kỳ không?
59 Xí nghiệp có đánh giá xếp loại nhân viên về năng lực và
hành vi làm việc của nhân viên không?
60 Xí nghiệp có đƣợc kiểm toán độc lập và kiểm tra từ các cơ
quan chức năng khác không?
61 Xí nghiệp có thực hiện kiểm tra chéo giữa nhân viên với
nhau hoặc giữa phòng ban không?
PHỤ LỤC 2
CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC XÍ NGHIỆP THẮNG LỢI
Họ và tên Chức danh Lĩnh vực phụ trách
Nguyễn Sỹ Hòe Giám đốc Phụ trách và điều hành
chung Xí nghiệp Hoàng Văn Hoan P.Giám đốc hành chính Phụ trách quản lí điều
hành nhân sự, kiểm soát tình hình tài chính,... Phạm Anh Đức P.Giám đốc kinh doanh Phụ trách kinh doanh nhà
máy
Nguyễn Văn Nam Trƣởng phòng kế toán Phụ trách về vấn đề tài chính của Xí nghiệp Nguyễn Tống Phú Trƣởng phòng kinh doanh Phụ trách về khách hàng
của Xí nghiệp Trần Đình Công Trƣởng phòng tổ chức
hành chính
Phụ trách về mảng nhân sự của Xí nghiệp
ê Hoàng Cƣơng Trƣởng phòng Kỹ thuật KCS
Phụ trách và chịu trách nhiệm về kỹ thuật của Xí nghiệp
Trần Hậu Hùng Tổ trƣởng máy khoan đục Chịu trách nhiệm về căn chỉnh máy và vận hành máy
Nguyễn Văn Thiện Tổ trƣởng máy Vẽ- ọng Chịu trách nhiệm về căn chỉnh máy và vận hành máy
chỉnh máy và vận hành