7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Kết quả khảo sát
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Dựa vào các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013, tác giả đã khảo sát các vấn đề nhƣ: Tính chính trực và giá trị đạo đức; Năng lực và chính sách nhân sự; HĐQT và BKS; Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm của Xí nghiệp, kết quả khảo sát cho thấy:
Bảng 2.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức STT Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không 1 Xí nghiệp có an hành văn ản quy tắc, chuẩn mực ứng x , đạo đức đến toàn thể cán bộ công nhân viên không?
STT Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không 2
Xí nghiệp có phổ biến rộng rãi quy tắc, nội quy, chuẩn mực và yêu cầu nhân viên ký cam kết tuân thủ không?
100 100 70% 30%
3
Xí nghiệp có thực hiện giảm áp lực để nhân viên giảm sai sót và gian lận?
100 100 20% 80%
4
Ban Giám đốc có đặt lợi ích của Xí nghiệp lên hàng đầu thông qua việc thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức qua lời nói và hành động cụ thể không?
100 100 60% 40%
5
Xí nghiệp có đƣa ra quy định x phạt thích hợp với nhân viên vi phạm quy tắc ứng x , nội quy Xí nghiệp không?
100 100 72% 28%
6
Xí nghiệp có thông báo cho tất cả nhân viên biết hành vi nào đƣợc chấp nhận và hành vi nào không đƣợc chấp nhận không?
100 100 85% 15%
7
Nhân viên có hài lòng về sự minh bạch của các thông tin trong Xí nghiệp không?
100 100 56% 44%
Kết quả khảo sát bảng 2.1 cho thấy, việc ban hành bằng văn ản các quy tắc, chuẩn mực ứng x , đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp hầu hết đều đồng ý là “Có”. Nhƣng ên cạnh đó vẫn còn 5% trả lời “Không”. Điều này cho thấy rằng không phải tất cả nhân viên Xí nghiệp điều biết về vấn đề này. Bảng câu hỏi khảo sát đƣợc g i ngẫu nhiên đến các nhân viên trong Xí nghiệp nên có thể một bộ phận nhân viên không lƣu ý dẫn đến việc 5% trả lời “Không”.
Hằng năm Xí nghiệp luôn phổ biến rộng rãi các quy tắc, nội quy, chuẩn mực nêu trên và yêu cầu nhân viên ký cam kết tuân thủ nhƣng 30% số phiếu trả lời là “Không”. Nguyên nhân vì có một số nhân viên vào làm việc trong thời gian sau nên việc cho kí cam kết không đầy đủ.
Để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra của Xí nghiệp, ngƣời lao động sẽ chịu nhiều áp lực từ cấp quản lý vì số lƣợng công việc nhiều và thời gian x lý không đủ nếu không cố gắng. Qua khảo sát cho thấy 80% cán bộ công nhân viên đều nhận thấy mình bị áp lực, điều này dễ dẫn tới hành vi đối phó dẫn tới sai sót hoặc gian lận.
Về vấn đề Ban Giám đốc có đặt lợi ích của Xí nghiệp lên hàng đầu thì kết quả cho thấy vẫn còn 40% ngƣời không đồng ý. Điều này cho thấy Ban Giám đốc vẫn chƣa thực hiện tính chính trực và đạo đức qua lời nói và hành động trong quá trình quản lý.
Xí nghiệp có đƣa ra iện pháp x phạt thích hợp với quy tắc ứng x , nội quy Xí nghiệp. Tuy nhiên, mức x phạt còn chung chung chƣa cụ thể vì 28% nhân viên không biết vi phạm thì bị x phạt nhƣ thế nào. Mức kỉ luật thông thƣờng là giảm lƣơng thƣởng tùy thuộc vào từng trƣờng hợp và do Hội đồng kỉ luật quyết định. Vì hình thức do Hội đồng kỉ luật quyết định nên còn mang cảm tính. Vì vậy một số nhân viên cảm thấy có sự phân biệt và không công bằng đối với nhân viên là ngƣời thân quen với nhà quản lý khi vi phạm.
Xí nghiệp phổ biến cho tất cả các nhân viên biết hành vi nào đƣợc chấp nhận và hành vi nào không đƣợc chấp nhận thông qua các nội quy, quy định đƣợc tổ trƣởng thông báo cho công nhân,...15% số phiếu trả lời là “Không” vì một số ít nhân viên là không theo dõi hoặc không quan tâm đến các nội quy.
Nhân viên không hài lòng về sự minh bạch thông tin trong Xí nghiệp, qua 44% phiếu trả lời “Không”. Việc không minh bạch thông tin xuất phát từ việc một số thông tin không công bố cho nhân viên, công nhân biết.
Bảng 2.2 Năng lực và chính sách nhân sự S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không 1 Xí nghiệp có hệ thống văn ản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lƣơng, phụ cấp không?
100 100 52% 48%
2
Xí nghiệp có s dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ kiến thức và chất lƣợng nhân sự cho từng vị trí?
100 100 70% 30%
3
Khi tuyển dụng nhân sự Xí nghiệp có chú trọng đến việc xem xét về chuyên môn, đạo đức của nhân viên không?
100 100 80% 20%
4
Việc phân công nhiệm vụ trong Xí nghiệp có đúng ngƣời đúng việc hay không?
100 100 60% 40%
5 Xí nghiệp có ban hành quy chế khen
thƣởng, kỷ luật rõ ràng không? 100 100 72% 28%
6
Nhân viên trong Xí nghiệp có đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau không?
100 100 70% 30%
Qua kết quả khảo sát tại bảng 2.2 cho thấy về chính sách nhân sự chƣa đƣợc đảm bảo, chỉ có 52% ngƣời khảo sát cho thấy rằng việc tuyển dụng nhân sự của Xí nghiệp là đảm bảo về công khai, minh bạch và thống nhất về quy trình tuyển dụng. Quá trình tuyển dụng do nhu cầu từ các phòng an đề nghị lên, nhƣng thực tế cho thấy quá trình này chƣa tốt, vì còn 48% ý kiến khảo sát là chƣa đảm bảo về sự công khai, minh bạch.
Dựa theo bảng khảo sát ta thấy đƣợc, Xí nghiệp có s dụng Bảng mô tả công việc về việc yêu cầu về kiến thức và chất lƣợng nhân sự cho từng vị trí. Bảng mô tả công việc này cũng giúp tránh đƣợc sự chồng chéo, đùn đẩy công việc lẫn nhau giữa các nhân viên trong Xí nghiệp. Cũng dựa trên bảng mô tả công việc này, phòng tổ chức hành chính sẽ tiến hành tuyển dụng dựa trên các tiêu chí về: năng lực, trình độ chuyên môn, đạo đức để làm việc tại Xí nghiệp. Việc tuyển dụng do Giám đốc quyết định và có quy chế tuyển dụng kèm theo yêu cầu cụ thể cho từng công việc nhƣ trình độ ngoại ngữ, độ tuổi, vi tính và kinh nghiệm. Chẳng hạn, đối với vị trí kế toán phải đảm bảo trình độ đại học chính quy chuyên ngành kế toán, với bộ phận kinh doanh phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, có ngoại hình, có khả năng thuyết phục khách hàng. Tuy nhiên, vẫn còn 30% không biết rõ về yêu cầu công việc cho từng vị trí, lý do là vẫn còn một số trƣờng hợp quen biết không đảm bảo chuyên môn theo quy chế tuyển dụng vẫn đƣợc tuyển dụng.
Xí nghiệp đang dần dần xây dựng môi trƣờng văn hóa làm việc. Có 80% ý kiến cho rằng khi tuyển dụng, ngoài việc chú trọng đến chuyên môn, nghiệp vụ, Xí nghiệp còn tìm hiểu về vấn đề đạo đức của nhân viên.
Khi phân công nhiệm vụ trong Xí nghiệp, có 60% cho rằng khi phân công nhiệm vụ bảo đảm đúng ngƣời đúng việc. Xí nghiệp có chú ý đến năng lực chuyên môn của nhân viên mà bố trí công việc cho phù hợp với trình độ của họ. Tuy nhiên vẫn còn 40% số ngƣời đƣợc khảo sát cho rằng việc phân
công công việc trong Xí nghiệp là chƣa phù hợp, làm nhân viên không thể phát huy thế mạnh vốn có của bản thân. Điều này có thể làm ảnh hƣởng đến mức độ và thời gian hoàn thành công việc. Việc này có thể do Xí nghiệp thay đổi nhân sự thƣờng xuyên, những ngƣời đƣợc tuyển một phần là ngƣời thân, ngƣời quen của các lãnh đạo, tiến độ hoàn thành công việc không cao, nên công việc thƣờng dồn cho nhân viên lâu năm làm đƣợc việc.
Việc xây dựng quy chế khen thƣởng cũng nhƣ kỷ luật là điều cần thiết của Xí nghiệp; có 72% ý kiến cho rằng Xí nghiệp có xây dựng quy chế khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng.
Nhân viên trong Xí nghiệp có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, nên rất khó đảm bảo nhân viên đó có thể hoàn thành tốt công việc của mình, có 70% số ý kiến cho rằng nhân viên trong Xí nghiệp phải đảm nhiệm nhiều việc một lúc.
Bảng 2.3 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn trách nhi m
S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không 1
Xí nghiệp có thiết lập sổ tay về các chính sách và có sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý?
100 100 100% 0%
2
Trong cơ cấu tổ chức hiện tại có sự phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động cụ thể, cấp bậc cần báo cáo không?
100 100 100% 0%
3
Xí nghiệp có điều chỉnh cơ cấu tổ chức theo định kỳ cho phù hợp với môi trƣờng kinh doanh thay đổi không?
100 100 80% 20%
4
Xí nghiệp có văn ản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động từng bộ phận, từng nhân viên không?
S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không 5
Xí nghiệp có văn ản nêu rõ quyền hạn, nhiệm vụ, thời gian hoàn thành của công việc không?
100 100 30% 70 %
6
Xí nghiệp có chính sách khen thƣởng nhân viên đóng góp cho hoạt động của Xí nghiệp không?
100 100 100% 0%
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Qua khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý với cơ cấu tổ chức hiện tại của Xí nghiệp đã đƣợc xây dựng phù hợp với bản chất và tình hình hoạt động của Xí nghiệp. Cơ cấu tổ chức này đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của Xí nghiệp, giúp Ban Giám đốc của Xí nghiệp có thể điều hành hoạt động của toàn Xí nghiệp.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy có 100% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại đã phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm cụ thể phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của Xí nghiệp. Đồng thời cũng có văn ản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận giúp cho các bộ phận hoàn thành đƣợc các mục tiêu đề ra.
Bảng 2.3 thể hiện 80% ý kiến cho rằng định kỳ Xí nghiệp có điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp với môi trƣờng kinh doanh nhằm đảm bảo tính hợp lý và mang lại hiệu quả tốt của Xí nghiệp.
Dựa theo kết quả khảo sát, có 74% số ngƣời cho rằng quyền hạn và trách nhiệm đƣợc phân chia rõ ràng từng bộ phận và bằng văn ản. Việc phân chia này giúp cho các bộ phận làm việc không bị chồng chéo lên nhau, phù hợp với quy mô của toàn Xí nghiệp. Tuy nhiên, bởi là Xí nghiệp đƣợc thành lập từ lâu đời, bộ máy vẫn còn một bộ phận hoạt động theo mô hình trƣớc đây, dẫn tới một số việc chồng chéo, ngƣời mới chƣa thạo việc, ngƣời cũ đảm nhiệm
nhiều việc, đó là lý do 26% số ngƣời đƣợc khảo sát trả lời “Có”.
Kết quả cho thấy 70% số phiếu trả lời rằng Xí nghiệp không có văn ản nêu rõ quyền hạn, nhiệm vụ, thời gian hoàn thành của công việc. Điều này gây khó khăn cho nhân viên hoàn thành công việc, chậm tiến độ, xung đột về trách nhiệm, quyền hạn trong công việc nhất định. Thế nhƣng cũng có 30% số phiếu cho rằng Xí nghiệp có văn ản cụ thể về công việc.
Mặc dù tạo áp lực để công nhân viên làm việc hiệu quả, Xí nghiệp có chính sách khen thƣởng nhân viên hoàn thành tốt công việc. Điều này thể hiện qua kết quả 100% ý kiến đồng ý.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro Bảng 2.4 Đánh giá rủi ro S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không 1
Xí nghiệp có lập kế hoạch kinh doanh hàng năm và mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban không?
100 100 100% 0%
2
Xí nghiệp có truyền đạt mục tiêu hàng năm đến toàn bộ nhân viên không?
100 100 30% 70%
3
Khi thiết lập mục tiêu, Xí nghiệp có dựa trên nguồn lực hiện có của Xí nghiệp không?
100 100 95% 5%
4
Từ chiến lƣợc chung, Xí nghiệp có xác định mục tiêu cụ thể đến từng phòng ban, bộ phận không?
100 100 90% 10%
5
Xí nghiệp có qui định mức độ rủi ro có thể chấp nhận đƣợc đối với từng mục tiêu không?
100 100 80% 20%
S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không
hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đã đƣợc đặt ra không?
7
Xí nghiệp có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên ngoài (chính sách pháp luật, biến động nền kinh tế) ảnh hƣởng đến hoạt động của Xí nghiệp hay không?
100 100 68% 32%
8
Xí nghiệp có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên trong (thay đổi nhân sự, hệ thống thông tin) ảnh hƣởng đến hoạt động của Xí nghiệp không?
100 100 40% 60%
9 Xí nghiệp có biện pháp đối phó
với rủi ro không? 100 100 80% 20%
10
Xí nghiệp có thực hiện nghiêm túc những biện pháp đối phó với rủi ro không?
100 100 82% 18%
11
Việc xem xét, phân tích và đánh giá rủi ro có đƣợc Xí nghiệp thực hiện thƣờng xuyên không?
100 100 100% 0%
12
Ngoài đơn đặt hàng trong nƣớc, Xí nghiệp có đơn hàng nƣớc ngoài không?
100 100 90% 10%
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Theo kết quả khảo sát, tỷ lệ trả lời “Có” đạt 100%, Xí nghiệp lập kế hoạch kinh doanh hàng năm và xác định mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận. Qua đó cho thấy Xí nghiệp xác định mục tiêu hoạt động, giúp Xí nghiệp nhận
dạng rủi ro tiềm tàng ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh. Xí nghiệp có đặt ra mục tiêu hàng năm, nhƣng chỉ 30% số ý kiến xác nhận là biết về mục tiêu đó. Nguyên nhân chủ yếu là Xí nghiệp thông báo tại các cuộc họp về mục tiêu của Xí nghiệp. Nhƣng thành phần tham gia có thể không chú ý, không lắng nghe và đƣa ra nhận xét Xí nghiệp không truyền đạt mục tiêu đến nhân viên.
Khi thiết lập mục tiêu, Xí nghiệp dựa trên nguồn lực hiện có để đặt mục tiêu hằng năm cho Xí nghiệp, thông qua phiếu trả lời có 95% phiếu trả lời “Có”. 5% phiếu trả lời “Không” vì có một số nhân viên không quan tâm và đặt trọng tâm đến mục tiêu của Xí nghiệp.
Khi thiết lập mục tiêu, Xí nghiệp đã lƣờng trƣớc rủi ro và đƣa ra qui định mức độ rủi ro có thể chấp nhận đƣợc đối với từng mục tiêu cụ thể, 80% phiếu trả lời là “Có”.
Từ chiến lƣợc chung, Xí nghiệp phân công đến từng phòng ban, bộ phận để thực hiện mục tiêu chung của Xí nghiệp, lãnh đạo của phòng ban sẽ triển khai đến nhân viên của phòng và hƣớng dẫn thực hiện thông qua 90% phiếu trả lời “Có”.
Mặc dù vậy, nhƣng Xí nghiệp có đƣa ra kế hoạch và phƣơng án để hoàn thành kế hoạch đặt ra của Xí nghiệp. Kết quả này thể hiện ở 90% ý kiến thể hiện biết về các phƣơng án mà Ban Giám đốc đƣa ra để hoàn thành kế hoạch.
Theo kết quả bảng 2.4, có 68% ý kiến cho rằng Xí nghiệp có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố ên ngoài nhƣ: chính sách pháp luật, biến động kinh tế,… Từ đó, cho thấy nhân viên trong Xí nghiệp còn một bộ phận chƣa đƣợc phổ biến các rủi ro mà Xí nghiệp có thể gặp phải mà chỉ thực hiện đúng nhiệm vụ đƣợc giao. Điều này chƣa phát huy huy hết vai trò cũng nhƣ khả năng của nhân viên để họ có thể đƣa ra các giải pháp hoặc đề xuất để Xí nghiệp có thể nhận diện các mục tiêu từ một số hoạt động