8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm trang thiết bị y tế
Hiện nay, Bộ Y tế đã ra Thông tƣ 14/2020/TT-BYT về quy định một số nội dung trong đấu thầu trang thiết bị y tế tại các cơ sở y tế công nhƣng vẫn chƣa có văn bản hƣớng dẫn các đơn vị trực thuộc hoặc Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng về việc đấu thầu mua sắm TTBYT theo phƣơng pháp tập trung cho các cơ sở ngoài công lập.
Giữa năm 2018, Bộ Y tế phê duyệt Đề án thí điểm mua sắm tập trung (MSTT) một số VTYT đối với các cơ sở khám chữa bệnh trực thuộc Bộ Y tế giai đoạn 2019 - 2020. Theo kế hoạch, việc tổng hợp nhu cầu mua sắm của các cơ sở khám chữa bệnh trực thuộc Bộ hoàn thành trƣớc ngày 10/9/2018; kế hoạch lựa chọn nhà thầu đƣợc phê duyệt trƣớc ngày 20/9/2018; tổ chức lựa chọn nhà thầu hoàn
thành trƣớc ngày 20/11/2018. Dự kiến, tháng 12/2018 xem xét việc mở rộng danh mục mua sắm cấp bộ và đề xuất mở rộng cấp quốc gia để báo cáo Chính phủ.
Mặc dù vậy, đến tháng 8/2019, tức là gần 1 năm sau, kế hoạch lựa chọn nhà thầu mới đƣợc phê duyệt với giá dự toán là hơn 1.023 tỷ đồng, chia làm 2 gói.
Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu (HSMT) của cả 2 gói thầu là từ ngày 8 - 28/10/2019. Trong quá trình phát hành HSMT, ngày 16/10/2019, Chủ đầu tƣ đã sửa đổi HSMT, chủ yếu là chia tách các khu vực giữa hai gói thầu. Theo Trung tâm MSTT thuộc quốc gia, việc chia tách này không làm ảnh hƣởng nhiều đến các gói thầu, nên không gia hạn thời gian phát hành HSMT. Đến ngày 9/12/2019, danh sách nhà thầu và VTYT đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật đƣợc Chủ đầu tƣ phê duyệt để đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính...
Theo nhận xét của một chuyên gia về bảo hiểm xã hội, mua sắm tập trung mặt hàng TTBYT là một việc rất khó, có nhiều chủng loại, mẫu mã, xuất xứ,... Do đó, sau khi có kết quả thí điểm, cần có sự đánh giá đầy đủ để xem xét mở rộng phạm vi đấu thầu tập trung cấp quốc gia đối với mặt hàng này. Đây là vấn đề đƣợc dƣ luận xã hội và bản thân ngƣời bệnh quan tâm với kỳ vọng giảm bớt chi phí khám chữa bệnh.
Một số tỉnh, thành phố tổ chức thí điểm việc đấu thầu mua sắm TBYT tập trung thông qua một Trung tâm mua sắm trực tiếp thuộc sở y tế địa phƣơng (Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ), nhƣng nó còn nhiều bất cập trong quá trình thực hiện: tiến độ đấu thầu mua sắm không đảm bảo; công tác bảo hành bảo trì sau bảo hành TTBYT còn chậm ảnh hƣởng tới tiến độ khám chữa bệnh trong các bệnh viện.
Hiện tại việc mua sắm TTBYT của các cơ sở ngoài công lập đƣợc thực hiện dựa trên khoản 8 điều 3 Luật thƣơng mại 36/2005/QH11 quy định mua bán hàng hóa là hoạt động thƣơng mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận. [14]
1.2.2.1 Khái quát quy trình mua sắm TTBYT tại các đơn vị y tế
Trình tự các bƣớc mua sắm TTBYT tại các đơn vị mua sắm thiết bị y tế sử dụng nguồn ngân sách của Trung trƣơng theo Bộ y tế hƣớng dẫn nhƣ sau:
Bước 1 : lập danh mục TTBYT đơn vị cần mua sắm trong năm (kèm theo dự toán kinh phí mua sắm, báo cáo tính cấp thiết những TTBYT cần đầu tƣ mua sắm nhằm phục vụ tại đơn vị);
Bước 2: danh mục và dự toán đƣợc Kế hoạch -Tài chính thụ lý, thẩm định và trình Bộ trƣởng Bộ Y tế ký quyết định phê duyệt danh mục TBYT đấu thầu mua sắm theo năm tài chính của đơn vị đƣợc phân bổ dự toán ngân sách;
Bước 3: khi có quyết định phê duyệt danh mục đƣợc mua sắm, đơn vị đƣợc giao làm chủ đầu tƣ tiến hành lập hồ sơ trình Bộ trƣởng phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu gồm:
Một là, báo cáo kết quả đấu thầu mua sắm của năm trƣớc;
Hai là, biên bản họp Hội đồng khoa học cơ sở của đơn vị về việc thông qua danh mục, cấu hình, tính năng kỹ thuật của từng TBYT cần mua. Nếu TBYT cần mua có giá từ 01 tỷ đồng trở lên thì cấu hình, tính năng kỹ thuật của thiết bị đó phải đƣợc thông qua Hội đồng tƣ vấn kỹ thuật TBYT của Bộ Y tế, đơn vị chủ trì là Vụ trang thiết bị và Công trình Y tế - Bộ Y tế;
Thỏa mãn Không thỏa mãn
Xác định Tìm và lựa
chọn NCC
Thƣơng lƣợng và đặt
hàng
Theo dõi đơn hàng
Đánh giá kết quả mua hàng
(Nguồn: Tổng hợp)
Ba là, báo giá của ít nhất 5 nhà kinh doanh độc lập, khác nhau đối với TBYT cần mua để tham khảo và cam kết của chủ đầu tƣ về giá dự toán của thiết bị trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
Bốn là, tờ trình phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo mẫu, trong đó chủ đầu tƣ phải nêu rõ: tên gói thầu, giá gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, phƣơng thức đấu thầu, thời gian thực hiện hợp đồng.
Hồ sơ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đƣợc vụ Kế hoạch -Tài chính thụ lý, thẩm định và trình Bộ trƣởng Bộ Y tế ra quyết định phê duyệt. Riêng danh mục và giá trị cho mỗi thiết bị phải căn cứ vào quyết định phê duyệt danh mục mua sắm và dự toán kinh phí trƣớc đó đã đƣợc Chủ đầu tƣ trình kế hoạch phân bổ kinh phí theo năm tài chính đƣợc Bộ Y tế phê duyệt. Khi có Quyết định phê kế hoạch lựa chọn nhà thầu của Bộ Y tế, chủ đầu tƣ tiến hành công tác mua sắm TTBYT.
1.2.2.2 KSNB việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế.
Để bắt đầu với việc công tác mua sắm TTBYT ta luôn bắt đầu từ công đoạn lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch hiệu quả doanh nghiệp cần kiểm soát những vấn đề sau:
Danh mục đầu tƣ: Việc tổng hợp dự trù từ các khoa phòng ban đƣa lên phải đƣợc xem xét kỹ. Dự trù mua sắm phải đƣợc dựa vào nhu cầu sử dụng, tình trạng lƣợng bệnh tại khoa phòng ban, tính cấp thiết đối của việc đầu tƣ TTBYT với khám và điều trị bệnh. Để tránh việc một số khoa/ phòng ban dự trù mua sắm sai mục đích và nhu cầu sử dụng nhằm chuộc lợi từ nhà cung cấp nhân viên tiếp liệu khi nhận đƣợc dự trù trƣớc hết cần xác mình rõ đơn vị cung cấp mà đƣợc khoa phòng đề xuất, so sánh giá ở các nhà cung cấp khác nếu có xảy ra sự chênh lệch, thiếu minh bạch cần báo ngay với Trƣởng phòng để có hƣớng giải quyết.
Về linh kiện sau thời gian sử dụng sẽ có một số linh kiện cần đƣợc bảo trì thay mới, sửa chữa phòng KT-VTTBYT phải nắm đƣợc danh mục chi tiết và thời gian cụ thể thay thế TTBYT tránh việc hƣ hỏng đột xuất đối với những linh kiện đã
đƣợc báo trƣớc làm nhƣng hoạt động khám và điều trị. Thế nhƣng để tránh cho việc tổng hợp tình trạng khống; linh kiện chƣa tới thời gian thay thế nhƣng nhân viên kỹ thuật báo hƣ hỏng nhằm ăn chia hoa hồng với đơn vị cung cấp thì Trƣởng phòng KT-VTTBYT luôn phải chịu trách nhiệm với danh mục đƣợc lập của phòng mình, xác minh tình trạng thiết bị tại khoa phòng, xác minh trực tiếp quá trình sử dụng với nhân viên chịu trách nhiệm bảo quản máy tại các khoa.
Bên cạnh đó phòng TC-KT cử nhân viên kế toán tài sản luôn theo dõi tình hình thiết bị tại các khoa phòng. Tình trạng sử dụng, công suất thực hiện, tính hiệu quả mang lại trên TTBYT. Thiết bị y tế nào hoạt động không hiệu quả so với giá trị đầu tƣ cần xem xét lại việc bảo trì hay thay thế linh kiện nhằm đạt đƣợc mức lợi nhuận tối ƣu, tránh việc thiết bị càng hoạt động càng lỗ gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Chi phí ƣớc tính cho việc mua sắm: Phòng KT-VTTBYT với phòng TC- KT cần thống nhất nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp cho việc đầu tƣ TTBYT. Ngân sách cho phép đầu tƣ nắm vai trò quyết định trong việc mua sắm. Tùy theo ngân sách và chiến lƣợc hƣớng tới của bệnh viện mà danh mục mua sắm TTBYT ra đời. Nếu bệnh viện có tiền lực kinh tế mạnh thì việc đầu tƣ những TTBYT của những hãng/ Nƣớc có uy tín là điều cần thiết thế nhƣng đối với nhƣng bệnh viện có nguồn ngân sách hạn hẹp bệnh viện có thể chuyển hƣớng đến những TTBYT có chức năng tƣơng đƣơng thƣờng là những TTBYT của Trung Quốc.
Các cân nhắc về việc có nên đầu tƣ: Khi nhận đƣợc dự trù từ các khoa phòng ban Phòng KT-VTTTBYT cần xem xét có nên hay không việc đầu tƣ đặc biệt đối với những TTBYT có giá trị cao thƣờng là thiết bị xét nghiệm. Nhằm đảm bảo vẫn có thiết bị phục vụ nhu cầu của khoa và chi phí thấp nhƣng hiệu quả Phòng KT-VTTTBYT cần hƣớng tới những phƣơng án khác nhƣ thuê máy hay đặt máy lấy hóa chất. Để thực hiện đƣợc việc này cần cố sự thống nhất giữa khoa sử dụng, phòng TCKT, phòng KT-VTTTBYT đƣa ra phƣơng án và tƣ vấn lên ban TGĐ. TTBYT không nhất thiết bệnh viện phải mua tất cả hiện nay có rất nhiều phƣơng án giúp giảm bớt gánh nặng kinh tế cho bệnh viện và hiệu quả cho các bênh.
Nhận diện rủi ro từng gói mua sắm: điều này thƣờng cần cho việc đầu tƣ TTBYT mới, việc đầu tƣ TTBYT mới mang lại nhiều lợi ích nhƣ cập nhật khoa học kỹ thuật mới, thuận tiện cho việc nhanh chống chẩn đoán và điều trị bệnh nhƣng nó vẫn có những rủi ro kèm theo cho bệnh viện khi quyết định đầu tƣ. Đối với TTBYT mới mang theo hạn mục khám và điều trị bệnh đƣợc sử dụng bởi thiết bị mới thì bệnh nhân quan tâm bên cạnh chất lƣợng đó chính là giá thành thực hiện. Nếu giá thành thực hiện cao, ít bệnh nhân chọn lựa dẫn đến việc lựa chọn đầu tƣ TTBYT đó là không hợp lý gây ra lãng phí. Chính vì vậy để có số lƣợng xác nhất cho nhu cầu thật sự của bệnh nhân cần nhân viên y tế, bác sĩ là những ngƣời luôn xác cánh và hiểu bệnh nhân cần gì, nhu cầu sử dụng nhƣ thế nào nó hết sức quan trọng.
Những rủi ro không dừng lại ở đó, có vô vàng rủi ro sẽ rảy ra trong việc thực hiện mua sắm TTBYT để nhận diện đƣợc những rủi ro đó bộ phận KT-VTTBYT và phòng TCKT phải luôn theo xác từng hạng mục, gói mua sắm để tránh những sai soát xảy ra gây thất thoát kinh tế bệnh viện.
Phƣơng thức lựa chọn nhà cung cấp: Tại các cơ ở y tế hiện nay có 5 cách lựa chọn nhà thầu thƣờng đƣợc dùng gồm: đấu thầu rộng rãi; đấu thầu hạn chế; chỉ định thầu; chào hàng cạnh tranh; mua sắm trực tiếp; tự thực hiện.
Trong đó, các gói thầu đƣợc thực hiện theo hình thức chào hàng cạnh tranh khi có đủ các điều kiện sau đây: Giá trị của gói thầu không quá 5 tỷ đồng; trang thiết bị y tế thuộc danh mục trang thiết bị y tế thiết yếu do Bộ Y tế ban hành hoặc những trang thiết bị y tế thông dụng, sẵn có trên thị trƣờng với đặc tính kỹ thuật, chất lƣợng trang thiết bị y tế đã đƣợc tiêu chuẩn hóa; có kế hoạch lựa chọn nhà thầu đƣợc ngƣời có thẩm quyền phê duyệt; trƣờng hợp mua từ nguồn ngân sách nhà nƣớc thì phải có dự toán mua trang thiết bị y tế đƣợc phê duyệt; trƣờng hợp mua trang thiết bị y tế từ nguồn thu khác thì cơ sở y tế phải bảo đảm nguồn vốn để thanh toán theo tiến độ thực hiện gói thầu.
Quy trình chào hàng cạnh tranh thực hiện theo quy định tại Điều 58, Điều 59 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP.
Theo dự thảo, gói thầu đƣợc áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây: Nhà thầu đã trúng thầu cung cấp trang thiết bị y tế thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu trƣớc đó.
Gói thầu có các trang thiết bị y tế tƣơng tự và quy mô nhỏ hơn 130% so với gói thầu đã ký hợp đồng trƣớc đó. Trƣờng hợp trang thiết bị y tế thuộc gói thầu mua sắm trực tiếp là một trong nhiều trang thiết bị y tế thuộc gói thầu tƣơng tự đã ký hợp đồng trƣớc đó thì quy mô của trang thiết bị y tế áp dụng mua sắm trực tiếp phải nhỏ hơn 130% quy mô của trang thiết bị y tế cùng loại thuộc gói thầu tƣơng tự đã ký hợp đồng trƣớc đó.
Đơn giá của các trang thiết bị y tế thuộc gói thầu áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp không đƣợc vƣợt đơn giá của các trang thiết bị y tế tƣơng ứng thuộc gói thầu đã ký hợp đồng trƣớc đó, đồng thời phải phù hợp với giá thuốc trúng thầu đƣợc công bố tại thời điểm thƣơng thảo hợp đồng.
Thời hạn từ khi ký hợp đồng của gói thầu trƣớc đó đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp không đƣợc quá 12 tháng. Trong thời hạn 12 tháng, cơ sở y tế chỉ đƣợc mua sắm trực tiếp một lần với mỗi mặt hàng thuộc gói thầu đã ký hợp đồng trƣớc đó, trong trƣờng hợp đặc biệt, cơ sở y tế phải có văn bản trình ngƣời có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tƣ này để xem xét, quyết định. Trƣờng hợp nhà thầu thực hiện hợp đồng trƣớc đó không có khả năng tiếp tục thực hiện gói thầu mua sắm trực tiếp thì đƣợc áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp đối với nhà thầu khác nếu đáp ứng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, giá theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu trƣớc đó. Quy trình mua sắm trực tiếp thực hiện theo quy định tại Điều 60 Nghị định số 63/2014/NĐ- CP.
Tùy theo từng bệnh viện, các cơ sở y tế mà việc lập kế hoạch mua sắm TTBYT đƣợc lập bởi ngƣời đứng đầu mỗi khoa phòng hay của bệnh viện đó nhƣng
chung quy việc lập kế hoạch cần thể hiện đƣợc tính cấp thiết của việc đầu tƣ TTBYT và đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có thẩm quyền.
1.2.2.3 KSNB việc thực hiện kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế.
Để kiểm soát việc thực hiện kế hoạch mua sắm TTBYT; trong quá trình thực hiện nhà quản trị các đơn vị y tế cần đƣa ra những quy định và chính sách gắng liền với quy trình mua sắm. Những thủ tục, chứng từ sẽ giúp cho quá trình kiểm soát dễ dàng tổng hợp và kiểm soát:
Đơn đặt hàng: Sau khi đƣợc ban TGĐ phê duyệt đồng ý mua sắm; phòng KT-VTTBYT sẽ lên đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp đã đƣợc chỉ định và thống nhất trên phiếu phê duyệt mua sắm. Chứng từ này nhằm thông báo cho nhà cung cấp thông tin hàng hóa mà đơn vị cần mua: tên hàng, thiết bị, chủng loại, giá cả,…để nhà cung cấp chuẩn bị hàng hóa đáp ứng yêu cầu bên mua.
Giấy xác nhận đơn hàng: Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng của đơn vị gửi đến, cân đối tình hình hàng hóa đang có sẽ gửi giấy xác nhận đơn hàng cho đơn vị nhằm thông báo với đơn vị về việc sẵn sàng cung cấp các hàng hóa nhƣ đơn vị đã yêu cầu.
Hợp đồng kinh tế: Sau khi gửi thống báo xác nhận đơn hàng đến đơn vị mua hàng, hợp đồng kinh tế sẽ đƣợc lập, thể hiện rõ các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên trong giao dịch mua bán. Chứng từ này là cơ sở pháp lý cáo nhất để thể hiện