8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện KSNB việc kiểm tra, giám sát quy trình mua sắm
trang thiết bị y tế
3.2.3.1 Cơ sở giải pháp
Một số thiết bị, linh kiện không có sẵn mua đặt hàng từ nƣớc ngoài thời gian lâu gây bất tiện và thiếu chủ động trong việc sử. Nhƣng thủ tục nhiều, chờ đợi lên kế hoạch thực hiện cũng nhƣ ký duyệt hợp đồng lâu tốn thời gian không đáng có.
Những linh kiện là TTBYT bị hƣ hỏng đột xuất có giá trị lớn phòng TCKT không sắp xếp cân đối cho khoản nợ; dẫn đến nợ quá hạn nhiều hợp đồng bị phạt bồi thƣờng cho nhà cung cấp. Đây là một khoản chi phí thâm hục không đáng có.
Một số sai phạm không đƣợc phát hiện, Ban TGĐ nhận đƣợc thông báo về những sai phạm chậm dẫn đến hậu quá nghiêm trọng.
Những công nợ quá hạn không đƣợc thanh toán làm mất lòng tin đối với nhà cung cấp khi nhân viên Kế toán không giải quyết đƣợc công nợ; nhƣng phòng KT- VTTBYT vẫn đặt hàng khiến công nợ tăng cao mất khả năng thanh toán, điều này thƣờng xảy ra với những hợp đồng nguyên tắc.
3.2.3.2 Nội dung giải pháp
Đối với những thiết bị linh kiện đang cần gấp phòng KT-VTTBYT cần làm phiếu trình xin phê duyệt đƣợc đặt hàng. Khi có sự xét duyệt của phòng TCKT để đảm bảo rằng việc đầu tƣ thiết bị, linh kiện cho TTBYT đó là hợp lý vì ảnh hƣởng đến quá trình khám và điều trị tại các khoa phòng. Lúc này phòng TCKT cần cân đối nguồn ngân sách sao cho hợp lý phù hợp thời gian thanh toán đúng hạn.
Đối với những linh kiện là TTBYT phục vụ cho việc sửa chữa đột xuất; phòng KT-VTTTBYT cùng với Phòng TCKT cùng nhau thảo luận về nguồn ngân sách để quyến định thời gian thực hiện hợp đồng phù hợp. Ta có thể làm việc với nhà cung cấp xin chia nhỏ các đợt thanh toán hoặc kéo dài thời gian làm hợp đồng bằng cách làm phiếu đặt hàng trong khỏa thời gian linh kiện về thay cho hợp đồng, chờ đến khi linh kiện đã có sẵn lắp đặt ta tiếng hành ký kết.
Ban TGĐ thƣờng xuyên trao đổi với kiểm toán độc lập những khiếm khuyết trong việc hoàn thiện KSNB đối với chu trình mua sắm TTBYT đây cũng là cách giúp phát hiện ra những thiếu sót còn tồn đọng trong chu trình thực hiện.
Nhân viên kế toán phải thƣờng xuyên lập báo cáo công nợ còn tồn động báo cáo với Ban TGĐ cung nhƣ cho nhân viên tiếp liệu nắm và điều chỉnh thời gian gọi hàng.
3.2.3.3 Lợi ích giải pháp
Đối với việc kiểm soát tốt nguồn ngân sách giúp cho kế toán cũng nhƣ nhà lãnh đạo chủ động trong những quyết định của mình.
Ban TGĐ thƣờng xuyên cập nhật báo cáo cũng nhƣ các bộ phận thực hiện báo cáo định kỳ đây là bƣớc nhắc nhở đối với nhân viên cũng nhƣ giúp ban lãnh đạo cho phƣơng hƣớng giải quyết phù hợp, mọi vị trí luôn đƣợc chủ động công việc thực hiện.