8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3.2 Hạn chế Nguyên nhân
2.3.2.1 Về KSNB việc lập kế hoạch
Công ty có đội ngũ nhân viên còn trẻ, chƣa có nhiều kinh nghiệm. Trong hạn mục mua sắm TTBYT cần đòi hỏi nhân viên phải có trách nhiệm vì nó ảnh hƣởng tới chất lƣợng hoạt động của bệnh viện, ảnh hƣởng tới ngƣời đƣợc hƣởng quyền lợi trực tiếp đó là bệnh nhân. Nhƣng bên cạnh đó một số CBNV, NLĐ vẫn có thái độ thiếu quan tâm, trách nhiệm trong công việc. Chậm chễ trong việc tổng hợp các nhu cầu tại khoa phòng hay trì hoãn việc trình ký phê duyệt nhu cầu của khoa phòng lên cấp Ban lãnh đạo.
Tuy đội ngũ lãnh đạo quy trình mua sắm TTBYT có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực nhƣng đội ngũ nhân viên thực hiện lại còn trẻ, và ít kinh nghiệm thực tiễn nên luôn phải trao dồi kiến thức và học hỏi nhiều trong lĩnh vực này. Mọi vị trí thực hiện đều chịu quản lý trực tiếp của lãnh đạo đơn vị chƣa thể lập đƣợc đội ngũ phân tích chuyên nghiệp theo từng hạng mục. Đội ngũ thực hiện trẻ đôi khi chƣa tạo đƣợc sự tin tƣởng cho NCC sẽ ảnh hƣởng đến quá trình chào giá (giá net, giá cho đối thủ cạnh tranh…).
Thủ tục tuy chặt chẽ nhƣng quá rƣờm rà, ảnh hƣởng trực tiếp tới thời gian hoàn thiện.
Bệnh viện là mô hình kinh doanh đặc biệt nó không giống nhƣ những loại hình kinh doanh khác. Trong việc phân bổ khấu hao tài sản cũng gây khó khăn cho công tác kế toán. Để phục vụ công việc chuyên môn kèm theo có những tài sản hổ trợ khám điều trị có giá trị cao lớn hơn 30 triệu đƣợc sếp là TSCĐ theo khung khấu hao, phân bổ tài sản thì thời gian khấu hao theo quy định là 6 năm. Thế nhƣng vì tầng suất sử dụng những TSCĐ này thƣờng hƣ trƣớc khoản thời gian khấu hao hết thậm chí chỉ trong 1 năm.
Việc phân chia trách nhiệm tuy đƣợc phân thành nhiều bộ phận nhằm đảm bảo tính giám sát nhƣng chính vì vậy một số vị trí trở thành gánh nặng nhƣ quản lý
kho. Nhân viên quản lý kho của toàn viện phải quản lý văn phòng phẩm, thiết bị công nghệ thông tin, vật tƣ thay thế trong toàn tòa nhà thuộc vận hành và còn kèm thêm cả TBYT. Những mặt hàng có những yêu cầu về lƣu kho khác nhau, nhân viên khoa còn phải nắm toàn bộ số lƣợng tồn kho từng loại hàng hóa của bệnh viện để báo cáo kịp thời. TBYT đặt tính có nhiều linh kiện kèm theo, nếu nhân viên kho không quản lý tốt, không có danh mục linh kiện thiết bị kèm theo sẽ sảy ra sai sót khi cấp phát xuống khoa phòng.
Một số khoa phòng còn chủ quan chƣa dự trù đƣợc việc đầu tƣ TTBYT nên còn xảy ra nhiều trƣờng hợp mua sắm đột xuất, việc này ảnh hƣởng đến khoảng chi phí đã dự trù trƣớc đó, làm mất cân đối trong các khoảng chi phí. Việc diễn ra mua sắm đột xuất thƣờng do lƣợng bệnh tăng đột ngột, bộ phận mua sắm khó đánh giá đƣợc đây là nhu cầu thật sự cần thiết, hay chỉ vì lƣợng tăng bệnh đột biến trong khoảng thời gian ngắn. Nếu mua sắm chỉ vì lƣợng bệnh nhân đột biến, TBYT đƣợc đầu tƣ chỉ phục vụ cho khoản thời gian ngắn nhƣ vậy dẫn đến việc đầu tƣ không hiệu quả. Đến khi lƣợng bệnh ổn định lại TTBYT tại phải đƣa vào lƣu kho, đối với doanh nghiệp việc tồn kho nhiều nhất là TTBYT là một phần tổn thất lớn, nguồn chi phí sử dụng không đúng thời điểm.
Quy trình mua sắm TTBYT còn phức tạp, qua nhiều bƣớc phê duyệt, tốn kém thời gian. Cơ cấu tổ chức thực hiện quy trình tuy chặt chẽ và hạn chế tối đa việc bất kiêm nhiệm nhƣng các bộ phận thực hiện phối hợp công việc vẫn rất cồng kềnh và nhiều thủ tục đƣợc đƣa ra; bị ảnh hƣởng bởi ban Kiểm soát nội bộ tập đoàn nơi không trực tiếp thực hiện mua sắm.
Vì là bệnh viện mới đi vào hoạt động ít năm, hiện tại bệnh viện vẫn đang trong giao đoạn tạo dựng tên tuổi và danh tiếng trong vùng để đạt đƣợc mức độ tin tƣởng của ngƣời bệnh là một điều vô cùng khó khăn dẫn đến lƣợng bệnh nhân chƣa ổn định. Nó cũng ảnh hƣởng ít nhiều đến quyết định chọn lựa đầu tƣ TBYT. Để đầu tƣ TTBYT luôn phải lập kế hoạch và đƣa ra phƣơng án 1 năm và 5 năm tới, đây
luôn là vấn đề gây tranh cải nhất trong quá trình mua sắm TTBYT. Đầu tƣ thiết bị công suất nhỏ sẽ ổn định trong thời gian ngắn nhƣng về dài nếu lƣợng bệnh tăng cao nó sẽ không lựa chọn sản phẩm đầu tƣ lâu dài và hiệu quả TTBYT đầu tƣ phải luôn là loại tiên đáp ứng đủ nhu cầu thực hiện. Nếu đầu tƣ thiết bị công suất lớn công ty phải bỏ ra những khoản chi phí tƣơng ứng để sử dụng đƣợc TBYT kỹ thuật cao. Bên cạnh việc đầu tƣ TTBYT còn kèm theo khoản chi phí cho nhân lực thực hiện.
Mặt hàng là TTBYT nó không giống nhƣ mặt hàng khác chúng ta không đƣợc phép mua dùng sử dụng thử không ƣng ý lại có thể đổi mặt hàng khác cho tới khi có đƣợc mặt hàng phù hợp với nhu cầu sử dụng. Mọi sự lựa chọn dựa trên các thông số kỹ thuật, chức năng so với nhu cầu sử dụng.
Hàng năm, mặc dù nguồn vốn đầu tƣ cho mua sắm TTBYT tại bệnh viện đều tăng. Tuy nhiên, so với nhu cầu của bệnh viện vẫn chƣa đáp ứng đủ. Việc thiếu TTBYT gây nên những xáo trộn lớn trong việc quản lý trang thiết bị TTBYT phục vụ khám, điều trị bệnh tại các khoa. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này vì khoản chi phí lãi vay quá lớn khiến nguồn vốn đầu tƣ tuy đã đƣợc tăng nhƣng so với doanh thu là khoản quá nhỏ chƣa tới 1% doanh thu toàn viện tạo ra sự mất cân đối.
2.3.2.2 Về KSNB việc thực hiện kế hoạch
Một là, kiểm soát quá trình mua hàng: Nhân viên kho quản lý kho hàng của toàn viện những mặt hàng nhƣ văn phòng phẩm, thiết bị công nghệ thông tin, vật tƣ thay thế trong toàn tòa nhà thuộc vận hành, đồ vải, đồ vệ sinh và còn kèm thêm cả TBYT. Những mặt hàng có những yêu cầu về lƣu kho khác nhau, định mức số lƣợng tồn kho cho phép khác nhau số lƣợng mặt hàng lên tới hàng nghìn món hàng nhƣng tại vị trí này chỉ có một nhân viên, việc kiểm soát yêu cầu mua hàng đôi khi chậm trễ, chỉ phát hiện thiếu hàng hóa khi hàng đã hết hẳn tại kho làm không kịp thời đáp ứng nhu cầu sử dụng trong bệnh viện.
Dựa theo tên gọi của từng bộ phận, mỗi cá thể một thiết bị sẽ đôi khi đƣợc gọi dƣới nhiều tên khác nhau. Nếu nhân viên kho không nắm kho công dụng cũng nhƣ mục đích sử dụng của mặt hàng sẽ gây khó khăn trong quá trình cấp phát hàng hóa.
Hai là, kiểm soát quá trình nhập hàng vào kho: Một số trƣờng hợp TBYT là hàng hóa linh kiện sửa chữa đột xuất, vì tính cấp thiết kịp thời hàng về chƣa có biên bản bàn giao và hóa đơn hàng hóa kèm theo. Nhân viên kho chƣa thực sự linh động.
Các kênh thông tin giữa Bệnh viện với bên ngoài còn thiếu, hình ảnh và chất lƣợng Bệnh viện chƣa đƣợc phổ biến rộng rãi. Hiện tại ngƣời dân Quy Nhơn đi khám và chữa bệnh vẫn đang có xu thế đổ về Bệnh viện trung ƣơng hoặc Bệnh viện cấp tỉnh, chứ vẫn còn tâm lý sợ chất lƣợng khám và chữa bệnh ở Bệnh viện địa phƣơng. Tại bệnh viện dễ nhất thấy nhất sai phạm trong việc mua sắm không hợp lý gây lãng phí là trình độ đội ngũ cán bộ chuyên môn y tế chƣa đủ để khai thác hết công năng TTBYT hiện có, thậm chí chƣa đáp ứng kịp những đổi mới về kỹ thuật và công nghệ. Chất lƣợng đào tạo, bố trí sử dụng nhân lực chuyên sâu về kỹ thuật y tế còn thấp so với nhu cầu. Tình trạng do không có kiến thức, nên thiết bị mua về cán bộ không biết sử dụng, lắp đặt thập chí không bảo quản. Thế nhƣng nếu mua đúng nhu cầu sử dụng của khoa một số vấn đề xảy ra nhƣ:
- Không có sự đồng bộ thiết bị trong toàn viện sẽ gây chênh lệch với những khoa có đội ngũ y tế có chuyên môn cao.
- Một số thiết bị quá lạc hậu không có bản kết nối với hệ thống thông tin toàn viện. Chi phí mua thấp nhƣng chi phí duy tu, bảo dƣỡng, sửa chữa cao. Thập chí không có linh kiện thay thế.
- Thiếu chuyên nghiệp trong việc khám và điều trị.
Ba là, kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền: Một số khoản nợ lớn để quá hạn thanh toán dẫn đến việc mua sắm tiếp theo khó khăn. Những đợt mua hàng sau dù giá trị thấp đều phải cọc tiền, thậm chí ứng trƣớc. Có những khoản nợ lớn quá
hạn thanh toán tới cả năm khiến NCC ngừng cung cấp, thậm chí phạt theo hợp đồng trƣớc đó. Việc kiếm đƣợc một NCC có uy tín và giá trị hợp lý là điều khó khăn hơn hết khi nhừng cung cấp hàng hóa trực tiếp gây ảnh hƣởng đến hoạt động khám và điều trị.
2.3.2.3 Về KSNB việc kiểm tra, giám sát
Bên cạnh đó nếu so với các quy định, giấy ủy của Công ty Ban Tổng Giám Đốc còn tham gia quá nhiều vào việc phê chuẩn, quyết định các công việc cụ thể, chƣa phân cấp triệt để cho các cấp quản lý bên dƣới. Điều này làm tăng tính tập trung trong quản lý, nhƣng mặt trái của nó là làm gia tăng khối lƣợng công việc của ban TGĐ, giảm thời gian để thực hiện chức năng kiểm soát và hoạch định chiến lƣợc, giảm sự chủ động trong công tác điều hành hoạt động.
Theo nguyên tắc hợp đồng chỉ đƣợc triển khai khi đã đầy đủ chữ ký các bên, thế nhƣng trên thực tế nó chỉ hợp lý với việc mua bán TTBYT là thiết bị, máy móc mới còn đối với linh kiện thay thế nó thì không hợp lý. Khi những TTBYT bị hƣ hỏng đột xuất cần đƣợc thay thế linh kiện, đối với những linh kiện có giá trị trên 20 triệu phải thực hiện ký kết hợp đồng. Nếu chờ xác nhận có chữ ký đủ 2 bên trên bản hợp đồng TTBYT hƣ hỏng phải ngừng hoạt động và chờ các thủ tục hoàn tất. Điều này ảnh hƣởng trực tiếp tới hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện. Ta có thể đơn cử các thiết bị của nhóm I là chẩn đoán hình ảnh, nhóm II thiết bị chẩn đoán điện tử sinh học; nhóm III thiết bị Labo xét nghiệm; nhóm IV thiết bị cấp cứu, hồi sức gây mê, phòng mổ là những thiết bị cấp thiết phải luôn đảm bảo duy trì hoạt động trong viện.
Nhằm giám sát kiểm tra chất lƣợng TBYT hiệu quả, đòi hỏi kỹ thuật phải có một nền tảng kiến thức nhất định bên cạnh đó phải không ngừng cập nhật cái mới. Nhƣng một số TTBYT là công nghệ mới, kỹ thuật chƣa đƣợc đào tạo qua sẽ gây khó khăn trong việc kiểm tra chất lƣợng. Kỹ sƣ không năm đƣợc nguyên lý hoạt động máy dẫn đến việc bảo trì, sửa chữa sẽ khó khăn.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chƣơng này, tác giả đã trình bày đƣợc hiện trạng kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm trang thiết bị y tế tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định.
Qua đó có thể thất Công ty chỉ mới đi vào hoạt động hơn 3 năm nhƣng các quản lý chặc chẽ giúp KSNB hữu hiệu và hiệu quả, mang tới lợi ích lâu dài cho hoạt động của Bệnh viện, tổ chức kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm phần nào đáp ứng đƣợc nhu cầu hiện tại mà Công ty đề ra. Tuy nhiên, song song với nó còn tồn tại những hạn chế điều này làm giảm tính hữu hựu của hoạt động kiểm soát tại Công ty nhƣ: quản lý nguồn vốn thực hiện, doanh thu hiệu quả đạt đƣợc,…Đồng thời đƣa ra đƣợc nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong quản lý, thực hiện quy trình.
Dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận đánh giá thực trạng tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định, chƣơng tiếp theo tác giả sẽ trình bày một số quan điểm và giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB quy trình mua sắm trang thiết bị y tế của Công ty, góp phần nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động cho công ty trong thời gian tới.
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ Y TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
BỆNH VIỆN ĐA KHOA BÌNH ĐỊNH