8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.4 Thực trạng kiểm soát nội bộ việc kiểm tra, giám sát quy trình mua sắm
trang thiết bị y tế
2.2.4.1 Các bộ phận tăng cường kiểm tra giám sát.
Bộ phận Kiểm toán thuộc ban kiểm soát của Công ty mẹ sẽ thƣờng xuyên cập nhật và kiểm tra tiến độ thực hiện quy trình. Vì tất cả các nghiệp vụ mua sắm tại Công ty nói chung và các nghiệp vụ mua sắm TTBYT nói riêng đều đƣợc thực hiện thống nhất trên quy trình nhất định nên việc giám sát thực hiện dễ thấy đƣợc những khai phạn tại các bƣớc thực hiện. Việc bộ phận Kiểm toán thuộc ban kiểm soát của tập đoàn tham gia kiểm tra, giám sát cũng giúp cho ban lãnh đạo Công ty mẹ cũng nhƣ Tập Đoàn thêm phần tin tƣởng vào bộ máy hoạt động tại bệnh viện.
Không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát trong hệ thống doanh nghiệp việc mua sắm TTBYT còn chịu giám sát của Vụ Trang thiết bị y tế nhà nƣớc. Tất cả các nghiệp vụ mua sắm, đầu tƣ TTBYT tại Công ty đều đƣợc cập nhập và gửi báo cáo hàng năm về Vụ Trang thiết bị y tế cũng nhƣ Bộ y tế. Đây là bƣớc giám sát việc thực hiện mua sắm TTBYT tại các bệnh viện nhằm viện lạm dụng dẫn đến những hành vi vi phạm xảy ra. Bên cách đó việc giám sát này còn giúp Bộ Y Tế cũng nhƣ Vụ trang thiết bị y tế nằm đƣợc tình hình thực thế tại thị trƣờng giúp đƣa ra những
giải pháp cũng nhƣ kiểm soát thị trƣờng mua sắm, trao đổi TTBYT. Nhƣ đối với máy tán sỏi Laser sau khi đầu tƣ thiết bị ngoài việc bảo vệ danh mục thực hiện kỹ thuật thực hiện trên máy với Bộ y tế mà còn cập nhật thiết bị mới trên phần mềm thuộc Sở y tế quy định.
Định kỳ hàng năm để đánh giá năng lực và kết quả làm việc của nhân viên Công ty luôn tổ chức các bài thi năng lực xử lý nghiệp vụ.
Phòng KT-VTTBYT kết hợp với TCKT thƣờng xuyên xem xét và hoàn thiện quy trình mua sắm TTBYT sao cho phù hợp. Những thủ tục nào cần đƣợc bổ sung cho chắc chẽ, những thủ tục nào cần tiết giảm để đạt đƣợc hiệu quả, thuận lợi cao nhất. Mỗi một nghiệp vụ mua sắm phát sinh không những giúp cho nhân viên thực hiện có thêm kinh nghiệm sử lý vấn đề, nâng cao chuyên môn mà còn giúp ban lãnh đạo Công ty nắm đƣợc tình hình thực thế đang diễn ra. Những tồn đọng tại các bƣớc sẽ đƣợc xử lý. Qua khoản thời gian thực hiện quy trình phát hiện ra điều bất cập ở chỗ nhân viên kho thuộc phòng TCHC quản lý toàn bộ kho tại Bệnh viện. Đối với hàng hóa là TTBYT thì lƣu kho còn phải theo dõi tình trạng và tiến hành kiểm tra máy.
2.2.4.2 Chính sách thực hiện kiểm soát
Công ty quy định tùy theo vị trí làm việc mà yêu cầu về năng lực làm việc của mỗi cá nhân . Khi tuyển dụng ngoài ƣu tiên cũng ứng viên có kinh nghiệm còn có những ứng viên có kỹ năng phù hợp với vị trí ứng tuyển. Nhƣ vị trị nhân viên tiếp liệu thì kỹ năng đàm pháp, nghiệp vụ mua sắm và đấu đầu là điều không thể thiếu. Đối với những nhân viên kế toán để hiểu hơn mức quan trọng của việc đầu tƣ TTBYT cũng nhƣ nhân viên phòng KT-VTTBYT ngoài việc hiểu biết về thiết bị thì cần đảm bảo thử thủ luôn hoàn chỉnh. Để hoàn thiện những việc đó Công ty thƣờng xuyên tổ chức các buổi họp kín giữa các bộ phận nhằm giải quyết và thống nhất những vấn đề còn tồn đọng.
Để giúp nhân viên đƣợc nâng cao nghiệp vụ, công ty luôn khuyến khích việc học tập và trao dồi kiến thức. Thƣờng xuyên cử các cán bộ nhân viên tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn tại các bệnh viện lớn.
Nhằm để đạt đƣợc hiệu quả cao trong việc thực hiện kiểm soát Công ty còn đề ra những chính sách xử lý quy định về việc gây sai phạm trong quá trình thực hiện quy trình mua sắm TTBYT. Kỷ luật khi phát hiện nhân viên các bộ phận nhận hoa hồng của nhà cung cấp dƣới mọi hình thức. Công ty còn có chính sách khen thƣởng đối với những cá nhân phát hiện vào báo cáo sai phạm kịp thời.
Giúp nhân viên có nhận thức đƣợc việc hành vi nào là sai phạm, thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Công ty quy định về việc phân cấp phê duyệt giá trị đơn hàng cũng là cách giúp phân tầng quyền lợi ở những bộ phận nhỏ.