Dựng để lọc cỏc mẫu tin trờn cơ sở dữ liệu thừa mĩn một hoặc nhiều điều kiện do người soạn (bạn) chỉ định. Khi được lọc thỡ chỉ những mẫu tin thỏa điều kiện chỉ định mới được hiển thị, cũn cỏc mẫu tin khụng thừa điều kiện sẽ bị che mất.
Chọn vựng dữ liệu, Click Data>Filter>Auto Filter
Cỏch thực hiện:
Chọn vựng dữ liệu (B2ữI15). Click Data\ Fliter \ Auto Fliter, Excel tự động thờm cỏc nỳt thử cạnh trờn trường.
Click thả nỳt trường SỐ LƯỢNG, sau đú chọn số 100. Sau khi chọn thỡ những mẫu tin 100 sẽ được hiển thị trong bảng.
Cựng một lỳc, ta cú thể chọn nhiều nỳt thả của nhiều trường khỏc nhau. Cỏc mục trong hộp thả:
Sort Ascending: Hiển thị thứ tự tăng dần. Sort Descending: Hiển thị thứ tự giảm dần. All: Hiển thị tất cả cỏc mẫu tin.
Top 10…: Top 10 AutoFilter: Chọn 10 (hay bao nhiờu mẫu tin tựy ý), số mẫu tin cú giỏ trị thấp nhất (hay nhỏ nhất) để cho hiển thị.
Custom…: Custom AutoFilter: Cỏc điều kiện lọc. Cỏc trị: Nếu chọn trị nào thỡ chỉ hiển thị những mẫu tin thỏa mĩn điều kiện của trị đú.
Bỏ nỳt lệnh:
Click Data > Fliter > Auto Fliter
2. Lọc và Trớch cỏc mẫu tin trong danh sỏch:
Click Data > Filter > Advanced Filter
Dựng lọc ra cỏc mẫu tin dựa vào cỏc điều kiện trong vựng chuẩn do bạn tự thiết lập.
Action: Định vị trớch trớch lọc.
Filter the list, in-place: Cỏc mẫu tin được lọc sẽ hiển thị tại vị trớ lọc.
Copy to another locatio: Cỏc mẫu tin sẽ được lọc và trớch đến một vị trớ khỏc được khai bỏo trong hộp Copy to.
List range: Vựng chứa danh sỏch khai thỏc với dũng đầu tiờn phải là dũng tờn trường, cỏc dũng sau là cỏc mẫu tin.
Criteria range: Vựng chứa bảng tiờu chuẩn với dũng đầu tiờn phải là dũng tờn trường, cỏc dũng sau là cỏc điều kiện lọc.
Copy to: Vựng chứa cỏc mẫu tin được chứ từ vựng List range.
Unique records only: Chỉ trớch ra duy nhất một mẫu tin trong những mẫu tin giống nhau hồn tồn thỏa mĩn điều kiện của bảng tiờu chuẩn.
1. Theo một loại nhúm (Subtotal):
Là tớnh năng tự động tớnh cỏc tổng hợp của từng loại yờu cầu. Click Data > Subtotal:
At each change in: Xỏc định trường sẽ chốn dũng tổng hợp làm dũng thực hiện cỏc phộp tớnh.
Use function: Xỏc định hàm tớnh toỏn. Add subtotal to: Xỏc định trường cần tớnh toỏn.
Replace current subtotals: Bật/Tắt - làm thay đổi tất cả cỏc tổng hợp hiện cú thành tổng hợp mới.
Page break between groups: Bật/Tắt - Tự động ngắt trang sau mỗi nhúm dữ liệu đĩ tổng hợp.
Summary below data: Bật/Tắt- ghi cỏc tổng hợp ở cuối mỗi nhúm.
Remove All: Hủy bỏ cỏc Subtotal đĩ thực hiện.
2. Tổng hợp theo nhiều loại nhúm (PivotTable Report):
Tự động húa qua trỡnh tổng hợp nhiều loại nhúm, phõn tớch và đỏnh giỏ số liệu, được gọi là bảng tổng hợp.
Vớ dụ: Ta cú bảng sơ sở dữ liệu (CSDL) về doanh thu của một xớ nghiệp kinh doanh gồm cú 3 cửa hàng: Số 1, Số 2 và Số 3.
Tạo bảng tổng hợp:
Chọn CSDL (Kể cả tiờu đề);
Click Data > PivotTable And PivotChart Report Excel sẽ mở hộp thoại Wizard hướng dẫn gồm 4 bước:
Bước 1: Chọn loại dữ liệu dựng để tạo bảng (PivotTable), chọn Next > sang Bước 2.
Click Next > sang Bước 3.
Bước 3: Thiết kế bảng bỏo cỏo trờn hộp thoại.
Bước 4: Chọn vị trớ đặt bảng PivotTable, Click Finish để kết thỳc.
Cỏc khỏi niệm cơ bản:
Bảng tổng hợp được chi làm 4 vựng:
Page filed: Tồn bộ dữ liệu được tổng hợp theo từng nhúm của trường này và luụn nằm phớa trờn của Bảng tổng hợp.
Row filed: Mỗi nhúm dữ liệu của trường này được tổng hợp trờn một dũng. Column field: Mỗi nhúm của trường này được tổng hợp trờn một cột. Data field: Vựng nhận tớnh toỏn cỏc trường theo yờu cầu.