1. Cấu trỳc Workbook:
Tập tin của Microsoft Excel được gọi là Workbook và cú phần mở rộng mặc nhiờn là *.XLS. Một Workbook được xem như một tập tin gồm nhiều tờ cú liờn quan với nhau. Mỗi tờ là một Sheet, cú nhiều Sheet khỏc nhau như: Sheet chứa dữ liệu; Sheet chứa đồ thị; Sheet chứa cỏc số liệu phõn tớch, tổng hợp;…
2. Cấu trỳc Sheet:
Mỗi một Sheet giống như một tờ giấy hỡnh chữ nhật, gồm nhiều dũng, nhiều cột. Row (Dũng): Mỗi Sheet cú 65.536 dũng, được đỏnh số từ 1 ữ 65.536.
Column (Cột): Mỗi Sheet cú 256 cột, được đặt tờn:A, B, C, … AA, BB, … IV. Cell (ễ): Là nỳt giao giữa cột và dũng. Địa chỉ ụ được xỏc định bởi tờn cột, số dũng. Range hoặc Block (Khối): Cỏc ụ nằm liền nhau cú dạng hỡnh chữ nhật tạo thành một khối. Địa chỉ của từng khối (Vựng) được xỏc định bởi địa chỉ ụ gúc trờn bờn trỏi và địa chỉ ụ gúc dưới bờn phải, 2 địa chỉ ụ liờn kết với nhau bởi dấu [:].
Vớ dụ: (A1:B2) cú nghĩa là khối gồm 4 ụ: A1, A2, B1, B2.
Đổi tờn Sheet: Click Format>Sheet>Rename>Nhập tờn Sheet mới>Ok;
hoặc D_Click trực tiếp lờn tờn Sheet và nhập tờn mới\Ok. Chốn thờm Sheet: Click Insert>WorkSheet.
Xúa bỏ Sheet: Click Edit>Delete Sheet. III. CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁC TỐN TỬ
Chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin cần lưu
Cú thể nhập tờn tập tin cần lưu \ Ok
kiểu dữ liệu là rất cần thiết trong việc chọn cỏch xử lý, ỏp dụng hàm. Trong Microsoft Excel cú cỏc kiểu dữ liệu sau:
1. Kiểu số (Numeric):
Được nhập từ bàn phớm gồm cỏc kớ tự con số và cỏc kớ tự đặc biệt cỏc dấu (+, -, *, \),….
2. Kiểu chuỗi ký tự (String):
Được nhập lẫn lộn với nhau giữa chữ và số, làm cho Excel khụng thể diễn dịch được thành một trị số thỡ Excel lưu lại thành một chuỗi trong ụ. Nếu kớ tự nhập vào đầu tiờn là dấu [‘] thỡ Excel luụn hiểu đú là kớ tự chuỗi.
3. Kiểu cụng thức (Formula):
Cụng thức là một biểu thức được kết hợp giữa cỏc hằng số, cỏc hàm, địa chỉ cỏc ụ, địa chỉ vựng,… bởi cỏc toỏn tử (phộp tớnh) để sinh ra một giỏ trị mới. Kớ tự đầu tiờn của cụng thức phải là dấu =. Kết quả hiển thị trong ụ chứa cụng thức là giỏ trị tớnh được của biểu thức.
Vớ dụ: =A2*B5
Trong Excel, ngày giờ luụn được xem như là một trị số và như vậy nú cú thể tham gia trong cỏc biểu thức như là một trị số.
Vớ dụ: Ngày 01/01/1990 cú giỏ trị là 1, ngày 01/01/1990 cú giỏ trị là 2,… ngày 30/04/1975 cú giỏ trị là 27.514 (vỡ tớnh từ ngày 01/01/1900 đến 30/04/1975 là 27.514 ngày).
Muốn chỉnh sửa dữ liệu số, ngày, giờ, tiền tệ trong Excel; Kiểm tra lại qui ước cài đặt của mỏy. Click Control Panel > Regional Setting > …
4. Cỏc toỏn tử (Operator):
Cỏc toỏn tử dựng để kết hợp cỏc toỏn hạng trong cụng thức, biểu thức, cỏc hàm,… Nếu trong một cụng thức cú nhiều dấu ngoặc thỡ qui tắc tớnh như sau:
Ngoặc trong tớnh trước, ngoặc ngồi tớnh sau. Trong ngoặc tớnh trước, ngồi ngoặc tớnh sau. Ưu tiờn 1 trước, ưu tiờn 2 sau.
Bờn trỏi tớnh trước, bờn phải tớnh sau.
Độ ưu tiờn Toỏn tử í Nghĩa
1 ( ) Dấu ngoặc đơn
2 ^ Lũy thừa 3 - Dấu õm 4 *, / Nhõn, chia 5 +, - Cộng, trừ 6 =, ≠>, ≥ <, ≤ Bằng nhau, khỏc nhau.
Lớn hơn, Lớn hơn hoặc bằng. Nhỏ hơn, nhở hơn hoặc bằng.
7 NOT Phủ định (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
8 AND Và (điều kiện đồng thời)
9 OR Hoặc (Điều kiện khụng đồng thời).
10 & Toỏn tử ghộp chuỗi.
5. Thao tỏc chọn khối:
- Dựng Mouse: Click tại vị trớ cần định dạng khối và Drag Mouse đến hết vựng.
- Dựng bàn phớm: Click chọn ụ đầu hoặc cuối khối, ấn giữ phớm Shift kết hợp với cỏc phớm mũi tờn để mở rộng khối sang trỏi, phải, lờn, xuống.
- Chọn nhiều vựng khụng liền nhau: Ấn giữ phớm Ctrl và Drag Mouse chọn từng vựng cần chọn.
hợp phớm Ctrl + A.
6. Cỏc loại địa chỉ:
Địa chỉ tương đối:
- Qui ước viết: <tờncột><chỉsốdũng>. Vớ dụ: A1, C12,…
- Trong quỏ trỡnh sao chộp cụng thức thỡ cỏc địa chỉ này sẽ tự động thay đổi theo phương và chiều để bảo tồn mối quan hệ tương đối.
+ Vớ dụ: Tại vị trớ D1 nhập cụng thức = A1*C1. Khi sao chộp xuống D2 ta cú =A2*C2, tại D3 cú =A3*D3,…
Địa chỉ tuyệt đối:
- Qui ước viết: $<tờncột>$<chỉsốdũng>, Vớ như: $C$1,… - Khi sao chộp cụng thức thỡ cỏc địa chỉ loại này sẽ khụng thay đổi. Địa chỉ bỏn tuyệt đối (địa chỉ hỗn hợp):
- Qui ước viết:
Cột tuyệt đối: $ <tờncột><Chỉsốdũng>, Vớ dụ: $C2,… Dũng tuyệt đối: <tờncột>$<Chỉsốdũng>, Vớ dụ: C$2,
- Khi sao chộp cụng thức thỡ cỏc địa chỉ loại này chỉ thay đổi ở thành phần tương đối cũn thành phần tuyệt đối thỡ khụng thay đổi.
Ghi chỳ: Cú thể dựng phớm F4 để lũn chuyển giữa cỏc loại địa chỉ trờn.
7. Cỏc thụng bỏo lỗi thường gặp:
Khi Excel khụng tớnh được một cụng thức thỡ chương trỡnh sẽ bỏo lỗi sai, bắt đầu bằng dấu #. Cú một số lỗi cơ bản sau:
STT Lỗi bỏo Nguyờn nhõn
1. ##### Độ dài của số vượt quỏ độ rộng của ụ (tràn số).
2. # DIV/0! Trong cụng thức cú phộp tớnh chia cho số khụng (0).
3. #N/A Tham chiếu đến ụ cú mục nhập #N/A hoặc hàm khụng cú đối số.
4. #NAME? Trong cụng thức cú một tờn mà Excel khụng hiểu được.
5. #NULL! Thực tế 2 vựng được chọn khụng giao nhau.
6. #NUM! Dữ liệu số cú sai xút.
7. #REF! Tham chiếu địa chỉ khụng hợp lệ.
8. #VALUE! Trong cụng thức cú toỏn hạng và toỏn tử sai kiểu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
8. Cỏch nhập dữ liệu:
Đưa con trỏ ụ đến ụ cần nhập. Nhập dữ liệu vào.
Kết thỳc quỏ trỡnh nhập bằng phớm Enter hoặc ( ), hủy bỏ dữ liệu đang nhập bằng phớm Esc.
Ghi chỳ: Muốn hiệu chỉnh dữ liệu đĩ nhập, chuyển con trỏ ụ đến ụ cần hiệu chỉnh rồi ấn phớm F2 hoặc D_Click vào ụ cần hiệu chỉnh.
9. Cỏc kiểu dữ liệu:9.1). Kiểu số: 9.1). Kiểu số:
Chỉ nhận những ký tự số tham gia vào cỏc phộp toỏn số học. Mặc nhiờn cỏc dữ liệu số được canh lề phải trong ụ. Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu số khi dữ liệu được nhập đỳng theo sự định dạng của Windows, ngược lại Excel sẽ hiểu là dữ liệu kiểu chuỗi.
123456.78 Số thuần tỳy, khụng định dạng.
123,456.78 Kết hợp định dạng phõn cỏch hàng nghỡn (Comma). $123456.78 Kết hợp định dạng kớ hiệu tiền tệ (Currency).
$123,456.78 Kết hợp định dạng phõn cỏch hàng nghỡn và kớ hiệu tiền tệ. Vớ dụ: Số 0.75 cú thể nhập như sau:
0.75 hoặc .75 Số thuần tỳy, khụng định dạng.
75% Kết hợp định dạng phần trăm (Penrcent). 7.5E1 Kết hợp định dạng khoa học (Scientific).
Nếu nhập vào bằng hoặc lớn hơn độ rộng của cột thỡ sẽ hiển thị ####### hoặc chuyển sang dạng số khoa học. Lỳc này, để số thể hiện đầy đủ thỡ độ rộng cột cần phải điều chỉnh lớn hơn số nhập vào.
9.2). Kiểu Text:
Là dạng dữ liệu tổng quỏt nhất của Excel. Bao gồm cỏc kớ tự chữ và chữ số. Mặc nhiờn dữ liệu chuỗi sẽ được canh lề trỏi trong ụ.
Qui ước nhập:
Nhập ký tự chữ từ: A Z.
Cỏc ký tự canh lề: ‘ Canh trỏi; “ Canh phải; ^ Canh giữa; \ Canh đầy ụ. Sự hiển thị phụ thuộc vào độ rộng của ụ:
Nếu độ dài chuỗi nhỏ hơn độ rộng của ụ thỡ dữ liệu sẽ thể hiện bỡnh thường. Nếu độ dài ký chuỗi lớn độ rộng của ụ thỡ dữ liệu sẽ tràn qua ụ kế tiếp, ụ này sẽ bị che khuất. Do đú ta phải điều chỉnh độ rộng ụ vừa với nội dung nhập vào.
9.3). Kiểu giờ (Time):
Gồm giờ, phỳt, giõy và buổi hợp lệ. Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi nhập vào đỳng theo sự qui định của Windows (Mặc nhiờn là giờ:phỳt:giõy buổi). Ngược lại,
Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi (Mặc nhiờn dữ liệu kiểu Time được canh phải trong ụ). Dữ liệu kiểu Time cũng được hiểu là dữ liệu kiểu số: 0:0:0 cú giỏ trị là 0; số 24:0:0 cú giỏ trị là 1; số 36:0:0 cú giỏ trị là 1,5….
Khi nhập dữ liệu kiểu Time, cú thể bỏ qua tờn buổi (Am/Pm).
Vớ dụ: 16:30:38 Cú thể nhập là 16:30:38 hoặc 4:30:38 Pm
9.4). Kiểu Cụng thức:
Bắt đầu bằng dấu bằng. Đối với dữ liệu kiểu cụng thức thỡ giỏ trị hiển thị trong ụ khụng phải là cụng thức mà là kết quả của cụng thức đú (cú thể là một trị số, một ngày thỏng, một giờ, một chuỗi hay một bỏo lỗi). Cụng thức được xem như là sự kết hợp giữa cỏc toỏn tử và toỏn hạng.
Cỏc toỏn tử: +; -; *; /; &; >; <; >=; <=; =; <>. Cỏc toỏn hạng: Hằng; hàm; địa chỉ ụ; địa chỉ vựng.
Vớ dụ: =4*2+5
=SQRT (A1)+25*B3 =Left(“Microsoft Excel”,9) =Min(13,7,10,Sum(C2:C10))
Độ ưu tiờn Toỏn tử í Nghĩa
1 ( ) Dấu ngoặc đơn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 ^ Lũy thừa
3 - Dấu õm
4 *, / Nhõn, chia
5 +, - Cộng, trừ
<, ≤ Nhỏ hơn, nhở hơn hoặc bằng.
7 NOT Phủ định
8 AND Và (điều kiện đồng thời)
9 OR Hoặc (Điều kiện khụng đồng thời).
10 & Toỏn tử ghộp chuỗi.
9.5). Kiểu Ngày (Date):
Bao gồm ngày thỏng năm hợp lệ. Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi nhập vào là đỳng theo qui định của Microsoft (Mặc nhiờn là thỏng/ngày/năm - mm/dd/yyyy). Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi. Mặc nhiờn kiểu Date được canh lề phải trong ụ.
Dữ liệu kiểu Date được xem như là dữ liệu kiểu số với mốc thời gian là ngày 1/1/2010 (cú giỏ trị là 1), ngày 22/1/2010 (cú giỏ trị là 22),…
1. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT VÀ DềNGa). Sử dụng Chuột (Mouse): a). Sử dụng Chuột (Mouse):