3.4.3.1 Phòng Quản lý nội bộ
Phối hợp với Phòng QL&DVKQ, Phòng Giao dịch khách hàng, các phòng giao dịch đề xuất mua sắm bổ sung các trang thiết bị kho quỹ còn thiếu
76 theo quy định.
Trang thiết bị két sắt cho giao dịch viên và máy đếm tiền cho khách hàng tại các phòng giao dịch còn thiếu.
Thường xuyên bảo trì bảo dưỡng máy đếm tiền và đề xuất thay máy đếm tiền cũ.
Rà soát dụng cụ hỗ trợ của lực lượng bảo vệ tại chi nhánh và các phòng giao dịch để bảo đảm đáp ứng được khi xảy ra sự cố.
Tăng cường công tác bảo vệ, đảm bảo an toàn tài sản trong kho tiền, nơi giao dịch tiền mặt, máy ATM và trên đường vận chuyển, bố trí canh gác, bảo vệ kho tiền đảm bảo 24/24 giờ, nhân viên bảo vệ phải có nghiệp vụ được đào tạo và phẩm chất đạo đức, thường xuyên tổ chức các cuộc diễn tập, chủ động phối hợp với các cấp chính quyền địa phương, công an … Xây dựng phương án phối hợp, hỗ trợ bảo vệ; đồng thời kiểm tra việc thực hiện phòng cháy chữa cháy, phương án bảo vệ, phương án chống đột nhập, cướp dưới mọi hình thức.
Đề xuất tham mưu cho Ban kế toán, tổ chức lại công tác hậu kiểm chứng từ kế toán cho bộ phận kế toán, việc hậu hiểm do chính giao dịch viên và kiểm soát bộ phận hạch toán thực hiện là không đảm bảo yếu tố tách biệt giữa hạch toán và hậu kiểm, bên cạnh đó giao dịch viên và kiểm soát viên hạch toán cũng không đủ thời gian để kiểm soát lại chứng từ một cách hiệu quả, tiềm ẩn nhiều rủi ro không thể kịp thời phát hiện.
3.4.3.2. Bộ phận điện toán
Phối hợp với trung tâm công nghệ thông tin khắc phục tình trạng thời gian giữa chương trình điện toán và máy ATM còn cách nhau, việc này không an toàn nếu có xảy ra tranh chấp.
Nâng cấp hệ thống camera về thời gian lưu trữ cũng như chất lượng (camera quá mờ và thời gian lưu trữ quá ngắn).
77
3.4.3.3. Bộ phận hệ thống thông tin khách hàng
Hoàn thiện trong công tác quản lý hồ sơ chữ ký- mẫu dấu để tiện việc tra cứu khi cần thiết.
Đề xuất bộ phận quét chữ ký quét cả tên khách hàng dưới chữ ký để tăng thêm tính an toàn khi kiểm tra đối chiếu chữ ký của khách hàng.
Đề xuất bộ phận quét chữ ký scan hồ sơ hình ảnh của khách hàng đúng thời gian quy định để đối chiếu thuận tiện và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.
3.4.3.4. Phòng quản lý rủi ro
Kiến nghị trụ sở chính tiếp tục rà soát khắc phục các lỗi hệ thống liên quan đến chương trình quản lý ấn chỉ và quản lý hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố.
Tăng cường kiểm tra, kiểm soát các rủi ro của các nghiệp vụ tại chi nhánh, đặc biệt là công tác an toàn kho quỹ.
78
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương ba đã trình bày các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện KSNB và kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ trên phương diện tiếp cận các mục tiêu, yêu cầu và nội dung cần hoàn thiện. Các giải pháp và kiến nghị hoàn thiện được đưa ra dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng và phát hiện các nguyên nhân hạn chế của KSNB và kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ.
Các giải pháp ở chương ba tuân thủ theo phương hướng hoàn thiện hệ thống KSNB ngân quỹ của NHTM với ba nhóm giải pháp chính đóng góp cho ba bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB bao gồm hoàn thiện ghi nhận và đánh giá rủi ro, hoàn thiện hoạt động kiểm tra và hoạt động giám sát và điều chỉnh sai sót.
79
KẾT LUẬN
Việc xây dựng và hoàn thiện KSNB song song với việc hoàn thiện kiểm soát hoạt động ngân quỹ hữu hiệu và hiệu quả tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quy Nhơn nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát mang lại sự phát triển an toàn, bền vững cho cả hệ thống ngân hàng BIDV.
Qua bốn năm thành lập, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quy Nhơn đã nỗ lực trong việc xây dựng và hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ của mình nhằm đạt được mục tiêu giảm thiểu rủi ro và mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên vẫn tồn tại trong hoạt động ngân quỹ tại Chi nhánh như chức năng quản trị rủi ro, nhận diện, đánh giá và ứng phó với rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng của hệ thống KSNB còn hạn chế; Các nguyên tắc thiết kế hoạt động kiểm soát chưa được tuân thủ đầy đủ; Vai trò giám sát của kiểm toán nội bộ đối với hệ thống KSNB còn hạn chế, chưa phát hiện kịp thời những khiếm khuyết của hệ thống KSNB để khắc phục.
Với những giải pháp, kiến nghị trong luận văn này, tác giả hy vọng sẽ bước đầu góp phần làm cho kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quy Nhơn ngày càng hoàn thiện hơn, NHNN và các cơ quan chức năng có một phần nhỏ tư liệu nhằm hỗ trợ các NHTM, góp phần vào sự phát triển chung của ngành.
80
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
TIẾNG VIỆT
[1]. BIDV, Ban kế toán (2014), Quy định số 6671/QĐ-KT Quy định hình thức kế toán, chế độ sổ và báo cáo kế toán.
[2]. BIDV, Ban kế toán (2016), Quy định số 5981/QĐ-BIDV Quy định tập hợp, luân chuyển chứng từ kế toán và kiểm soát kế toán tổng hợp.
[3]. BIDV, Ban QL&DVKQ (2017), Quy định số 3988/QĐ-QLDVKQ Quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. [4]. Nguyễn Thị Thu Hiền (2013), tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – chi nhánh Hà Tĩnh”.
[5]. Đường Nguyên Hưng (2019), “Giáo trình Kiểm soát nội bộ” NXB Giáo dục Việt Nam.
[6]. Nguyễn Thị Ngọc Thư (2010), tại Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh, “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng tại các ngân hàng thương mại trên địa bàn TPHCM”.
[7]. Trần Thị Thùy Trang (2013), tại Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh,“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng trong Ngân hàng thương mại cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam”.
TIẾNG ANH
[8]. Basle Committee on Banking Supervision, (1998), Framework for Internal Control System in Banking Organisations.
81
PHỤ LỤC
Bảng 3.2 Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, tài sản quý,
giấy tờ có giá định kỳ
MẪU SỐ 21/GNBQVCTS BIÊN BẢN KIỂM KÊ TIỀN MẶT,
TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ THÁNG 04/2019
Căn cứ quyết định số: 56 /QĐ-BIDV.QNH ngày 25 tháng 04 năm 2019 của Giám đốc NHTMCP Đầu tư và Phát triển Chi nhánh Quy Nhơn “V/v thành lập Hội đồng kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá tháng 04/2019”
Hôm nay, vào lúc 17 giờ 20 phút, ngày 26/04/2019 tại NHTMCPĐT&PTVN, Chi nhánh Quy Nhơn.
Hội đồng kiểm kê, gồm có:
1. Ông Nguyễn Thanh Hồng, Phó Giám đốc : Chủ tịch
2. Ông Đặng Quốc Hưng, Phó TP.QLNB : Thành viên
3. Bà Hoàng thị Thanh Bình; Phó TP, GDKH : Thành viên
4. Ông Võ Ngọc Tú; Thủ kho : Thành viên
5. Ông Nguyễn Đức Toàn; GDV- NQC : Thành viên
6. Ông Đặng Huy Khôi, Chuyên viên Phòng QLRR: Giám sát
Đã tiến hành kiểm kê tiền mặt và tài sản trong kho tiền. Kết quả như sau:
NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH QUY NHƠN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quy nhơn, ngày 26 tháng 04 năm 2019
82 1- Tiền mặt, ngoại tệ: 1.1- Tiền mặt VNĐ: Mệnh giá Số tờ/miếng Thành tiền Tổng số Trong đó
Tiền đủ TCLT Tiền không đủ TCLT 500.000đ 12.033 6.016.500.000 6.016.500.000 200.000đ 5.235 1.047.000.000 1.047.000.000 100.000đ 6.307 630.700.000 630.700.000 50.000đ 6.099 304.950.000 304.950.000 20.000đ 4.114 82.280.000 82.280.000 10.000đ 4.523 45.230.000 45.230.000 5.000đ 5.948 29.3740.000 29.3740.000 2.000đ 5.775 11.550.000 11.550.000 1.000đ 5.144 5.144.000 5.144.000 500đ 1.871 935.500 935.500 200đ 32 6.400 6.400 Tổng cộng: 8.174.035.900 8.174.035.900 - Tổng số tiền tồn quỹ thực tế: 8.174.035.900đồng - Tổng số tiền trên sổ kế toán: 8.174.035.900đồng
- Chênh lệch : Không
- Nguyên nhân chênh lệch : Không
1.2- Tiền mặt ngoại tệ : ( USD)
Mệnh giá Số tờ Thành tiền 100 223 22.300 50 24 1.200 20 25 500 10 102 1.020 5 50 250 2 1012 2.024 1 23 23 Tổng cộng 27.317
83
- Tổng số tiền tồn quỹ thực tế: 27.317USD - Tổng số tiền trên sổ kế toán: 27.317USD - Chênh lệch: Không
- Nguyên nhân chênh lệch: Không
1.3- Tiền mặt ngoại tệ : ( AUD)
Mệnh giá Số tờ Thành tiền
100 3 300
50 17 850
Tổng cộng 1.150
- Tổng số tiền tồn quỹ thực tế: 1.150 AUD - Tổng số tiền trên sổ kế toán: 1.150 AUD - Chênh lệch: Không - Nguyên nhân chênh lệch: Không
1.4- Tiền mặt ngoại tệ : ( EUR)
Mệnh giá Số tờ Thành tiền
50 4 200
Tổng cộng 200
- Tổng số tiền tồn quỹ thực tế: 200EUR - Tổng số tiền trên sổ kế toán: 200EUR - Chênh lệch: Không - Nguyên nhân chênh lệch: Không
84 2. Hồ sơ TSBĐ: * VNĐ: Loại tiền tệ (VNĐ) TSTC,CC Kiểm kê thực tế
Giá trị trên sổ kế toán
Chênh lệch Số
lượng bì Giá trị Bất động sản 1.177 7.311.883.077.686 7.311.883.077.687 1 Động sản 469.778.045.698 469.778.045.698 0 Giấy tờ có giá 347.519.252.109 347.519.252.109 0 Tài sản khác 18.712.360.245 18.712.360.245 0 Tổng cộng 1.177 8.147.892.735.738 8.147.892.735.739 1 - Nguyên nhân chênh lệch:
+ Xuất cho mượn 01 (bì) tài sản gồm Giấy chứng nhận QSH nhà ở số:4599/CNSH của Ông Nguyễn Hữu Thời ; Trị giá: 01 đồng.
* USD:
Loại tiền tệ (USD)
TSTC,CC
Kiểm kê thực tế
Giá trị trên sổ kế toán Chênh lệch Số lượng bì Giá trị Giấy tờ có giá 2 154.515,66 154.515,66 0 Tổng cộng 2 154.515,66 154.515,66 0
- Nguyên nhân chênh lệch: Không
3. Ấn chỉ:
ST T
LOẠI ẤN CHỈ SL KIỂM KÊ
THỰC TẾ ( tờ)
SL SỔ SÁCH KẾ TOÁN (tờ)
1 Ấn chỉ quan trọng ( Séc) 1.300 1.300
85
3 Thẻ tiết kiệm có kỳ hạn 8.205 8.205
4 Chứng chỉ tiền gửi ghi danh 1.718 1.718
Tổng cộng: 11.892 11.892
- Nguyên nhân chênh lệch:. Không
4. Tài sản giữ hộ khác:
* Hồ sơ nhà đất chi nhánh:
- 01 bì niêm phong giấy tờ pháp lý nhà 399 Trần Hưng Đạo – TP. Quy nhơn
- 01 bì niêm phong Giấy CNQSD đất, QSH nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số: BU625799 ngày 30/03/2016; Kèm theo bản đồ địa chính và công trình xây dựng số : 90-2016/TLVP ngày 24/03/2016.
Biên bản kết thúc lúc 18h 10 phút cùng ngày, và bao gồm 04 trang được lập thành 01 bản lưu Tổ QL&DVKQ.
Thành phần tham gia kiểm kê Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Nguyễn Thanh Hồng
Họ và tên Chức danh Ký tên
Đặng Quốc Hưng Phó TP. QLNB Đặng Huy Khôi CV Phòng.QLRR
Hoàng Thị Thanh
Bình Phó TP.GDKH
Võ Ngọc Tú Thủ kho
86
Bảng 3.3 Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất
NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
CHI NHÁNH QUY NHƠN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quy nhơn, ngày 21 tháng 03 năm 2019
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT ĐỘT XUẤT
Hôm nay, vào lúc 15giờ00’, ngày 21/03/2019 tại Tổ QL&DVKQ: Tổ kiểm tra gồm có:
1- Ông : Nguyễn Hữu Phúc ; Chức vụ: Giám đốc –Tổ trưởng. 2- Ông: Trần Văn Ba ; Chức vụ: TP QLRR – Tổ phó.
4- Bà: Vương Thị Ngọc Lệ ; Chức vụ: CB P.QLRR – Thành viên. Đã tiến hành kiểm tra tiền mặt đột xuất tại Kho tiền - Tổ QL&DVKQ theo quyết định 253/QĐ-BIDV.QNH ngày 21/03/2019. Kết quả như sau:
1.1- Tiền mặt VNĐ: Mệnh giá Số tờ/miếng Thành tiền Tổng số Trong đó
Tiền đủ TCLT Tiền không đủ TCLT 500.000đ 638 319.000.000 319.000.000 - 200.000đ 44 8.800.000 8.800.000 - 100.000đ 218 21.800.000 21.800.000 - 50.000 đ 549 27.450.000 27.450.000 - 20.000 đ 12.779 255.580.000 255.580.000 - 10.000 đ 9.452 94.520.000 94.520.000 - 5.000 đ 5.057 25.285.000 25.285.000 - 2.000 đ 8.254 16.508.000 16.508.000 - 1.000 đ 6.447 6.447.000 6.447.000 - 500 đ 2501 1.250.500 1.250.500 - 200 đ 25 5.000 5.000 - Tổng cộng 776.645.500 776.645.500 - - Tổng số tiền tồn quỹ thực tế: 776.645.500 đồng - Tổng số tiền trên sổ kế toán: 776.645.500 đồng - Chênh lệch: 0 đồng
87
1.2- Tiền mặt ngoại tệ (ghi rõ từng loại ngoại tệ):
Loại ngoại tệ : USD
Mệnh giá Số tờ Thành tiền 100 USD 70 7.000 50 USD 44 2.200 20 USD 44 880 10 USD 38 380 5 USD 1 5 2 USD 69 138 1 USD 62 62 Tổng cộng 10.665
- Tổng số tiền tồn quỹ thực tế: 10.665 USD. - Tổng số tiền trên sổ kế toán: 10.665 USD. - Chênh lệch: 0 đồng Loại ngoại tệ : GBP Mệnh giá Số tờ Thành tiền 50 GBP 4 200 Tổng cộng 200 - Tổng số tiền tồn quỹ thực tế: 200 GBP. - Tổng số tiền trên sổ kế toán: 200 GBP. - Chênh lệch: 0 đồng
88
Thành phần tham gia kiểm tra ĐẠI DIỆN TỔ QL&DVKQ
(Ký và ghi rõ họ tên)
Họ và tên Chức danh Ký tên
Nguyễn Hữu Phúc Giám đốc
Trần Văn Ba TP.QLRR
Vương Thị Ngọc Lệ CB.QLRR
89
Bảng 3.4 Các trang thiết bị kho quỹ cần thiết
Tên thiết bị Kho tiền Quầy giao dịch 1.Hệ thống điện
Nguồn điện lưới Có Có
Máy phát điện Có Có
Thiết bị đóng ngắt nguồn điện ở
ngoài kho tiền Có Không
Đèn chiếu sáng (có khả năng chống cháy nổ, tỏa nhiệt thấp, như đèn tuýt hoặc đèn chuyên dụng)
Có Có
2. Hệ thống thông gió hút, đẩy không khí trong kho tiền
Hệ thống thông gió kết hợp làm
lạnh Có Không
Quạt hút đẩy lắp tại các ô thông
gió Có Không
Máy hút ẩm Có Không
Máy hút bụi Có Có
3. Hệ thống báo cháy, chữa cháy
Hệ thống báo cháy tự động Có Có
Hệ thống chữa cháy bằng nước Có Không
Bình chữa cháy bọt CO2 Có Có
4. Hệ thống chống đột nhập
Đầu báo hồng ngoại Có Không
Đầu báo chấn động
Chỉ lắp hệ thống này trong trường hợp kho tiền có tường tiếp giáp với đường đi
hoặc giáp khu dân cư dễ bị kẻ gian đột nhập
Công tắc từ Có Không
Còi báo động khẩn cấp Có Có
5.Hệ thống camera Có Có
Đảm bảo quan sát các khu vực Trước cửa kho tiền,gian đệm
Khu vực giao dịch với khách hàng và khu vực
quầy bên trong quầy giao dịch
Thời gian hoạt động 24/24 giờ
90
6. Thang vận Không Không
7. Xe chuyên dụng Có Có
8. Các thiết bị khác Có Có
Két sắt Có Có
Hòm tôn Có Có
Máy đếm tiền Có Có
Máy soi tiền Có Có
Máy bó tiền Có Không
Kìm kẹp chì Có Không