Giám sát và điều chỉnh sai sót

Ban lãnh đạo phải mạnh tay với hoạt động tự kiểm tra chấn chỉnh của các đơn vị, không để tình trạng các báo cáo nặng về hình thức. Báo cáo tự

71

kiểm tra chấn chỉnh nên hoàn thiện về mẫu biểu, cũng như cụ thể về nội dung và các kết quả tự kiểm tra chấn chỉnh phải đo lường được cụ thể. Các báo cáo tự kiểm tra chấn chỉnh thể hiện được việc đánh giá triển khai và thực hiện kế hoạch của từng đơn vị, nêu lên được các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch, phân tích được các nguyên nhân ảnh hưởng, một số khó khăn vướng mắc và tồn đọng và đi kèm là các giải pháp cụ thể.

Phải xem xét tính hiệu quả và mức độ chặt chẽ, độc lập của hệ thống phân công phân nhiệm giữa các chức năng của các phòng ban trong quy trình thực hiện từng nghiệp vụ của ngân hàng. Việc giám sát không được chồng chéo giữa các bộ phận chức năng. Cần thiết đánh giá lại việc thực hiện chức năng của Bộ phận Quản lý rủi ro nói riêng và của các bộ phận khác nói chung dựa trên sơ đồ tổ chức và bảng chức năng nhiệm vụ đã được ban hành vì phân công phân nhiệm rõ rang chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm sẽ tránh tình trạng kiểm soát chồng chéo, dẫn đến lãng phí nguồn lực.

Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm kiểm toán để nắm bắt được các loại rủi ro đang hiện hữu. Phải bảo đảm Kiểm toán viên tại Khu vực có đủ độc lập để báo cáo toàn bộ các sai sót phát hiện có ảnh hưởng đến mục tiêu của ngân hàng.

Ví dụ: đối với công tác quản lý tiền mặt tại ATM

Tăng cường tần suất kiểm quỹ tiền mặt tại ATM đột xuất (đáp ứng đủ quy định 01 tháng/01 lần) và xử lý đúng thời gian quy định đối với việc thừa/ thiếu quỹ ATM.

Phòng quản lý rủi ro tăng cường giám sát công tác tiếp quỹ tại các phòng giao dịch, đảm bảo đúng và đầy đủ thành phần tổ ATM.

Thường xuyên giám sát hệ thống báo động, camera trong hệ thống ATM. Các thành viên tổ ATM thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình, nhất là công an bảo vệ an ninh, tuyệt đối nghiêm cấm xách hộp tiền giúp cán

72

bộ thanh toán thẻ và thủ quỹ ATM, luôn luôn sẵn sàng trong tư thế bảo vệ tổ ATM khi xảy ra sự cố.

3.4. Kiến nghị

3.4.1. Với Ban lãnh đạo

Kiên quyết với khách hàng trong việc nợ chứng từ, nếu có (trường hợp đối với khách hang quan trọng của chi nhánh), yêu cầu khách hàng nhắn tin bằng đúng số điện thoại trên hệ thống BDS để làm bằng chứng nếu xảy ra tranh chấp.

Xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm không châm chước bất cứ cán bộ để làm gương cho các cán bộ khác.

Nghiên cứu thực tiễn tại chi nhánh, ban hành quy chế an toàn kho quỹ riêng của chi nhánh, yêu cầu cán bộ thực hiện đúng quy chế, có chế tài xử lý vi phạm.

Hiện nay, Phòng Quản lý rủi ro, bao hàm chức năng quản lý hoạt động tín dụng, quản lý rủi ro tín dụng và các rủi ro hoạt động khác, bên cạnh đó lực lượng mỏng, chính vì thế các cán bộ phòng quản lý rủi ro không thể chuyên tâm trong công tác kiểm toán nội bộ của mình, không thể kiểm tra chặt chẽ các lỗ hỏng của hệ thống. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị, có chức năng kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu quả và sự tuân thủ pháp luật và các quy định của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của đơn vị. Do đó, ban lãnh đạo chi nhánh cần đề xuất thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ riêng biệt, đào tạo kiến thức chuyên sâu để có thể đề ra các kế hoạch kiểm soát và các biện pháp an toàn cho hệ thống. Ban lãnh đạo cần lựa chọn nhân sự cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn về đạo đức, năng lực chuyên môn, năng lực thực tiễn, nắm chắc các luật, quy trình quy định về tổ chức tín dụng, nắm rõ những khâu trọng yếu dễ xảy ra sai sót, gian lận.

73

năng lực, trình độ chuyên môn và tính độc lập của các thành viên trong bộ máy kiểm soát. Chấm dứt tình trạng bất kiêm nhiệm với các thành viên trong ban kiểm soát, xem xét mức lương thực sự hợp lý cho các thành viên để không ảnh hưởng đến tính độc lập của các thành viên ban kiểm soát. Ban hành, cụ thể hóa quy chế hoạt động của các thành viên ban kiểm soát.

Hiện nay, toàn hệ thống vẫn chưa có quy chế kiểm toán nội bộ. Giải pháp kiến nghị là Ban lãnh đạo chi nhánh Quy Nhơn tham mưu đề xuất Ban kiểm soát, kiểm tra sau nội bộ của Trung ương xây dựng quy chế kiểm toán nội bộ. Những yêu cầu của “Quy chế Kiểm toán nội bộ”

Quy chế nội bộ phải xác định được vị trí, tính độc lập tương đối của kiểm toán nội bộ Ngân hàng thương mại.

Quy chế mở ra khả năng để kiểm toán nội bộ có điều kiện thâm nhập sâu vào tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự, các lĩnh vực kinh doanh, cơ chế quản trị, điều hành kiểm soát ngân hàng. Kiểm toán nội bộ phải có khả năng truy cập vào tất cả các ngõ ngách của hoạt động ngân hàng để có thể phát huy vai trò của mình.

Quy chế cũng phải xác định rõ mô hình tổ chức của kiểm toán nội bộ, hình thành các bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách theo chuyên đề, theo khu vực, chức năng nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận này, tiêu chuẩn cụ thể cho kiểm toán viên.

Quy chế phải giao đủ quyền năng cho những người lãnh đạo kiểm toán nội bộ để những người này có thể sử dụng quyền của mình trong nghiệp vụ kiểm toán nội bộ một cách hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó cũng không thể bỏ quả các chế tài cần thiết áp dụng với kiểm toán viên và các nhân viên ngân hàng nếu không tuân thủ theo các quy định của quy chế nhằm bảo đảm sự nghiêm minh và công bằng trong kiểm toán ngân hàng.

74

Qua các vụ việc tiêu cực và các rủi ro trong ngành cho thấy nguyên nhân chủ yếu bắt nguồn từ việc thiếu cơ chế kiểm tra kiểm soát các mặt nghiệp vụ, ý thức chấp hành chế độ, phẩm chất, đạo đức của cán bộ yếu kém… Do đó Ban lãnh đạo cần xem xét và cân nhắc các vấn đề sau

Thường xuyên chỉ đạo rà soát hoàn thiện các cơ chế, quy trình từng nghiệp vụ, đảm bảo về cơ chế kiểm tra kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt trong mỗi quy trình, tại tất cả các bộ phận nghiệp vụ; cơ chế phân cấp nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, không một cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện một quy trình, giao dịch cụ thể nào. Việc kiểm tra kiểm soát phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục tại tất cả các khâu trong các nghiệp vụ.

Các sai phạm, vụ việc tiêu cực phần lớn đều xuất phát từ ý thức, phẩm chất, đạo đức của cán bộ. Do đó, Ban lãnh đạo phải chỉ đạo không ngừng bồi dưỡng, giáo dục đào tạo đạo đức nghề nghiệp đối với cán bộ, thường xuyên theo dõi diễn biến về tư tưởng để kịp thời phát hiện, uốn nắn những dấu hiệu khác thường của các bộ, rà soát lựa chọn cán bộ có đủ năng lực trình độ.

Tăng cường chỉ đạo kiểm tra, kiểm soát các cấp quản lý nhằm duy trì ý thức tuân thủ chế độ. Trong bất kỳ hoàn cảnh hay môi trường nào cũng không được lơ là, buông lỏng công tác kiểm tra, kiểm soát đảm bảo tính hiệu lực của quy chế quy trình.

Công khai minh bạch trong hoạt động, thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, tạo ra sự đoàn kết, nhất trí, thống nhất trong tập thể cán bộ, công nhân viên trong cơ quan; đảm bảo hài hòa giữa quyền và trách nhiệm; thi đua công tác hướng tới các mục tiêu chung.

Xây dựng nội quy giao dịch tại chi nhánh

Nghiêm cấm các cán bộ mang đồ dùng (túi xách, ví tiền) vào quầy giao dịch. Có cơ chế xử phạt thực tế đối với các cán bộ vi phạm việc rời khỏi vị trí không thoát/ khóa user sử dụng chương trình BDS, cho mượn user hạch

75

toán, user duyệt, duyệt không có chứng từ. Quy chế này đã được ban hành nhưng thực tế chưa áp dụng.

Nghiêm cấm tình trạng trả trước chứng từ cho khách hàng khi chưa hạch toán trên chương trình BDS và in chứng từ cho khách hàng.

Niêm yết nội dung quầy giao dịch và quy định thu đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông theo đúng quy định.

Nghiêm cấm tình trạng giao dịch khống.

3.4.2. Với bộ phận quản lý ngân quỹ

Theo dõi và quản lý hạn mức tồn quỹ cuối ngày theo quy định.

Tăng cường việc phối hợp giữa các ban, phòng tại Hội sở chính và các đơn vị trong việc giám sát các mặt nghiệp vụ, luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định an toàn kho quỹ mọi lúc mọi nơi, không đối phó qua loa khi có các cuộc kiểm tra.

Khi phát sinh vụ việc (thừa quỹ, thiếu quỹ không rõ nguyên nhân,…) phải thông tin báo cáo kịp thời để kịp có các giải pháp xử lý khắc phục những tổn thất. Bên cạnh đó kiên quyết xử lý đối với cá nhân để xảy ra sai sót, vi phạm, và chấn chỉnh kịp thời, tránh tái phạm.

Phòng QL&DVKQ, phòng giao dịch khách hàng, các phòng giao dịch tiếp tục kiến nghị bổ sung máy đếm tiền cho khách hàng, két sắt cho giao dịch viên.

Thực hiện các quy định an toàn kho quỹ, đặc biệt là các phòng giao dịch, thiếu sự kiểm tra kiểm soát nên dễ xảy ra rủi ro và sai sót.

Thực hiện nghiêm túc việc lập biên bản tịch thu khi phát hiện tiền giả theo đúng quy định của NHNN.

3.4.3. Các bộ phận khác liên quan

3.4.3.1 Phòng Quản lý nội bộ

Phối hợp với Phòng QL&DVKQ, Phòng Giao dịch khách hàng, các phòng giao dịch đề xuất mua sắm bổ sung các trang thiết bị kho quỹ còn thiếu

76 theo quy định.

Trang thiết bị két sắt cho giao dịch viên và máy đếm tiền cho khách hàng tại các phòng giao dịch còn thiếu.

Thường xuyên bảo trì bảo dưỡng máy đếm tiền và đề xuất thay máy đếm tiền cũ.

Rà soát dụng cụ hỗ trợ của lực lượng bảo vệ tại chi nhánh và các phòng giao dịch để bảo đảm đáp ứng được khi xảy ra sự cố.

Tăng cường công tác bảo vệ, đảm bảo an toàn tài sản trong kho tiền, nơi giao dịch tiền mặt, máy ATM và trên đường vận chuyển, bố trí canh gác, bảo vệ kho tiền đảm bảo 24/24 giờ, nhân viên bảo vệ phải có nghiệp vụ được đào tạo và phẩm chất đạo đức, thường xuyên tổ chức các cuộc diễn tập, chủ động phối hợp với các cấp chính quyền địa phương, công an … Xây dựng phương án phối hợp, hỗ trợ bảo vệ; đồng thời kiểm tra việc thực hiện phòng cháy chữa cháy, phương án bảo vệ, phương án chống đột nhập, cướp dưới mọi hình thức.

Đề xuất tham mưu cho Ban kế toán, tổ chức lại công tác hậu kiểm chứng từ kế toán cho bộ phận kế toán, việc hậu hiểm do chính giao dịch viên và kiểm soát bộ phận hạch toán thực hiện là không đảm bảo yếu tố tách biệt giữa hạch toán và hậu kiểm, bên cạnh đó giao dịch viên và kiểm soát viên hạch toán cũng không đủ thời gian để kiểm soát lại chứng từ một cách hiệu quả, tiềm ẩn nhiều rủi ro không thể kịp thời phát hiện.

3.4.3.2. Bộ phận điện toán

Phối hợp với trung tâm công nghệ thông tin khắc phục tình trạng thời gian giữa chương trình điện toán và máy ATM còn cách nhau, việc này không an toàn nếu có xảy ra tranh chấp.

Nâng cấp hệ thống camera về thời gian lưu trữ cũng như chất lượng (camera quá mờ và thời gian lưu trữ quá ngắn).

77

3.4.3.3. Bộ phận hệ thống thông tin khách hàng

Hoàn thiện trong công tác quản lý hồ sơ chữ ký- mẫu dấu để tiện việc tra cứu khi cần thiết.

Đề xuất bộ phận quét chữ ký quét cả tên khách hàng dưới chữ ký để tăng thêm tính an toàn khi kiểm tra đối chiếu chữ ký của khách hàng.

Đề xuất bộ phận quét chữ ký scan hồ sơ hình ảnh của khách hàng đúng thời gian quy định để đối chiếu thuận tiện và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.

3.4.3.4. Phòng quản lý rủi ro

Kiến nghị trụ sở chính tiếp tục rà soát khắc phục các lỗi hệ thống liên quan đến chương trình quản lý ấn chỉ và quản lý hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố.

Tăng cường kiểm tra, kiểm soát các rủi ro của các nghiệp vụ tại chi nhánh, đặc biệt là công tác an toàn kho quỹ.

78

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Chương ba đã trình bày các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện KSNB và kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ trên phương diện tiếp cận các mục tiêu, yêu cầu và nội dung cần hoàn thiện. Các giải pháp và kiến nghị hoàn thiện được đưa ra dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng và phát hiện các nguyên nhân hạn chế của KSNB và kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ.

Các giải pháp ở chương ba tuân thủ theo phương hướng hoàn thiện hệ thống KSNB ngân quỹ của NHTM với ba nhóm giải pháp chính đóng góp cho ba bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB bao gồm hoàn thiện ghi nhận và đánh giá rủi ro, hoàn thiện hoạt động kiểm tra và hoạt động giám sát và điều chỉnh sai sót.

79

KẾT LUẬN

Việc xây dựng và hoàn thiện KSNB song song với việc hoàn thiện kiểm soát hoạt động ngân quỹ hữu hiệu và hiệu quả tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quy Nhơn nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát mang lại sự phát triển an toàn, bền vững cho cả hệ thống ngân hàng BIDV.

Qua bốn năm thành lập, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quy Nhơn đã nỗ lực trong việc xây dựng và hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ của mình nhằm đạt được mục tiêu giảm thiểu rủi ro và mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên vẫn tồn tại trong hoạt động ngân quỹ tại Chi nhánh như chức năng quản trị rủi ro, nhận diện, đánh giá và ứng phó với rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng của hệ thống KSNB còn hạn chế; Các nguyên tắc thiết kế hoạt động kiểm soát chưa được tuân thủ đầy đủ; Vai trò giám sát của kiểm toán nội bộ đối với hệ thống KSNB còn hạn chế, chưa phát hiện kịp thời những khiếm khuyết của hệ thống KSNB để khắc phục.

Với những giải pháp, kiến nghị trong luận văn này, tác giả hy vọng sẽ bước đầu góp phần làm cho kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quy Nhơn ngày càng hoàn thiện hơn, NHNN và các cơ quan chức năng có một phần nhỏ tư liệu nhằm hỗ trợ các NHTM, góp phần vào sự phát triển chung của ngành.

80

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

TIẾNG VIỆT

[1]. BIDV, Ban kế toán (2014), Quy định số 6671/QĐ-KT Quy định hình thức kế toán, chế độ sổ và báo cáo kế toán.

[2]. BIDV, Ban kế toán (2016), Quy định số 5981/QĐ-BIDV Quy định tập hợp, luân chuyển chứng từ kế toán và kiểm soát kế toán tổng hợp.

[3]. BIDV, Ban QL&DVKQ (2017), Quy định số 3988/QĐ-QLDVKQ Quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. [4]. Nguyễn Thị Thu Hiền (2013), tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – chi nhánh Hà Tĩnh”.

[5]. Đường Nguyên Hưng (2019), “Giáo trình Kiểm soát nội bộ” NXB Giáo dục Việt Nam.

[6]. Nguyễn Thị Ngọc Thư (2010), tại Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh, “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng tại