8. Kết cấu của khóa luận
3.3.3. Trong việc quản lý tài chính
Hoàn thiện công tác tài chính, kế toán là giải pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng việc lập kế hoạch dự toán ngân sách hằng năm của của cơ quan bộ và nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí ngân sách hằng năm của cơ quan bộ. Điều quan trọng trong hoàn thiện lĩnh vực công tác này là làm sao bảo đảm đủ kinh phí và sử dụng có hiệu quả kinh phí, ngân sách hàng năm cho cơ quan bộ để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước và các nhiệm vụ đột xuất Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho Bộ.
Công tác quản lý tài chính của Bộ đã được phát huy rất nhiều mặt mạnh và đó là thành công của văn phòng Bộ trong những năm qua tuy nhiên bên cạnh đó không thể tránh được những sai sót tồn đọng. Để khắc phục những mặt tồn tại đó tôi xin đưa ra ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện thêm một số phần hạch toán kế toán nói riêng và công tác kế toán của Bộ nói chung
Sử dụng phần mềm quản lý tài sản – tài chính FA-BigTime
Hiện tại đã có một số Công ty đã phát triển thành công phần mềm quản lý tài sản đã mang lại hiệu quả tốt ở một số cơ quan, mà phổ biến hiện nay là phần mềm quản lý tài sản – tài chính FA-BigTime – Phần mềm quản lý tài sản, tài chính là công cụ giúp đỡ các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước quản lý được đầy đủ chi tiết tài sản đã được đầu tư mua sắm theo quy định của nhà nước. Phần mềm này có ưu điểm là được chạy hoàn toàn trên nền tảng Web, dữ liệu được quản lý tập trung và người dùng có thể truy cập bất kỳ nơi đâu và bất kỳ thời gian nào.
Phần mềm quản lý tài sản cố định FA-Bigtime được xây dựng và phát triển theo.
Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC Và TT 203/2009/TT-BTC về quản lý sử dụng tài sản nhà nước
Thông tư 09/2012/TT-BTC về việc sửa đổi, bổ sungthông tư 245/ 2009/TT- BTC quy định thực hiện nội dung Nghị định 52/2009/NĐ-CP
Phần mềm, sản phẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại nhất hiện nay, đó là Công nghệ điện toán đám mây là giải pháp hiệu quả, tối ưu trong công tác quản lý thống nhất toàn bộ khối lượng tài sản.
Với một số tính năng như:
Theo dõi dễ dàng việc đăng ký mới tài sản, đăng ký các thông tin biến động tăng/giảm nguyên giá trị tài sản.
Hạn chế một số tính năng bị lỗi ở một số phần mềm khác như rò rỉ thông tin tài chính, hoạch toán sai.
Công cụ quản lý tài sản cố định hữu hiện cho các đơn vị hành chính sự nghiêp
Phòng kế hoạch tài chính nên thảo luận một số buổi thảo luận nhỏ vào lúc rảnh rỗi. Trong các buổi thảo luận đó nhân viên của phòng sẽ nêu ra những khó khăn họ thường gặp phải khi sử dụng phần mềm, sau đó mọi người sẽ cùng trao đổi thông tin, truyền đạt kinh nghiệm cho nhau để tìm ra cách tối ưu khắc phục vấn đề đó
Ngoài hướng dẫn chương trình kế toán, tài chính. Phòng kế toán nên tổ chức các buổi bổ trợ kiến thức sử dụng đối với các phần mềm tin học văn phòng cho các nhân viên kế toán trong phòng.
Hướng dẫn và thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ và phổ biến kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về chế độ tài chính kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin cào quản lý công tác tài chính, kế toán, tài sản của cơ quan bộ.
3.3.4.Trong công tác văn thư
Hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn thư của Bộ cần phải củng cố và hoàn thiện các cơ sở truyền thống của nó. Đưa công tác văn thư của cơ quan đi vào nề nếp. Song song với việc từng bước hiện đại hóa, cần phải tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho công tác văn thư của bộ. Tăng cường trang thiết bị và những điều kiện và phương tiện hiện đại cho kho lưu trữ.
Để đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật nhà nước về văn thư, khắc phục những tồn tại, hạn chế, từng bước nâng cao chất lượng công tác quản lý nhà nước, công tác chỉ đạo, điều hành của văn phòng Bộ nhằm đưa hoạt động văn thư của Bộ tiếp tục hoạt động có hiệu quả, lãnh đạo Bộ cần quan tâm, thực hiện những biện pháp như:
Hoàn thiện, khai thác triệt để hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng đặc biệt là việt thiết kế hoàn chỉnh phần mềm qlvb.moha.gov.vn để khi tìm kiếm thông tin cho phép người dùng có thể đọc được toàn bộ nội dung văn bản cũng như công tác lập hồ sơ được tích hợp trong phần mềm này.
Hoàn thiện mô hìn quản lý CTVT trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phòng, đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thu, làm cơ sở xây dựng quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư của cơ quan.
Khuyến khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa trong hoạt đông của công tác văn thư đặc biệt các phần mềm có khả năng tích hợp được nhiều các ứng dụng
Khuyến khích sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử
3.3.4. Trong công tác an ninh, bảo vệ.
Trang bị bộ đàm cho nhân viên bảo vệ: Việc trang bị bộ đàm cho nhân viên bảo vệ sẽ đảm bảo cho việc thông tin được thực hiện nhành chóng, giúp liên kết chặt chẽ giữa các nhân viên bảo vệ với nhau nhất là trong những sự cố cháy nổ gây ra có thể gây ảnh hưởng đến các đường dây điện thoại cố định thông thường vì vậy việc trang bị bộ đàm sẽ giúp cho cuộc đàm thoại không bị gián đoạn, hay việc đột nhập của người lạ vào cơ quan. Đồng thời giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiện đại hóa công tác bảo vệ tại cơ quan.
3.4. Bảo đảm về môi trường pháp lý
Xây dựng các quy định về an toàn, an ninh thông tin, đẩy mạnh sử dụng chữ ký số trong các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ
Xây dựng các chính sách thu hút, phối hợp với doanh nghiệp trong công tác triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ. Phát triển các hình thức thuê, khoán trong triển khai ứng dụng công nghệ thông tin.
Xây dựng các quy định nhằm giảm văn bản giấy, tăng cường chia sẻ thông tin trong hoạt động của Bộ và ngành Nội vụ với hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Xây dựng các quy trình, chuẩn nội dung tích hợp thông tin từ cấp xã, huyện, tỉnh, các đơn vị trực thuộc Bộ về Bộ thuộc hệ thống thông tin điện tử của Bộ và đến Văn phòng Chính phủ theo hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ.
Xây dựng, ban hành các quy chuẩn, tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong Bộ và trong ngành Nội vụ trên cơ sở các quy định của Chính phủ.
Xây dựng, ban hành các chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các đơn vị trong Bộ và trong ngành Nội vụ trên cơ sở các quy định của Chính phủ
3.5. Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Bộ Nội vụ, sự hỗ trỡ của dự án VIE/01/024/B, từ tháng 11/2005, văn phòng Bộ đã tổ chức thực hiện kế hoạch triển khai ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác của văn phòng. Đến nay các tài liệu và những điều kiện cần thiết cho việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO vào một số loại công việc trong công tác văn phòng đã hoàn thành. Đã xây dựng và hoàn thành 17 loại tài liệu, trong đó có 7 tài liệu chung và 10 tài liệu là các quy trình giải quyết văn 10 loại công việc cụ thể của văn phòng.
Tuy nhiên trong quá trình áp dụng ISO văn phòng Bộ cần chú ý đến những vấn đề sau.
Một là; để xây dựng và triển khai áp dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO, văn phòng bBộ cần phải quyết tâm trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống, hệ thống quản lý chính thức của văn phòng, là phương pháp, lề lối làm việc mà theo đó lãnh đạo, điều hành mọi công việc của văn phòng Bộ.
Hai là; lãnh đạo văn phòng phải điều hành công việc theo hệ thống quản lý đã được xây dựng và thường xuyên quan tâm kiểm tra việc thực hiện ở các bộ phận thông qua việc tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ và chủ trì các cuộc họp, xem xét tính hiệu quả của hệ thống.
Ba là; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tham gia trực tiếp hoặc có liên quan đến quy trình tác nghiệp phải hiểu biết đầy đủ và sẵn sang thực hiện quy trình làm việc, biểu mẫu, thao tác sẽ được chuẩn hóa và các cán bộ, công chức, viên chức liên quan phải thay đổi một số thói quen, phong cách làm việc cũ.
3.6. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực.
Cán bộ, nhân viên văn phòng là những người được đào tạo từ nhiều trình độ chuyên môn khác nhau, phụ thuộc vào công việc mà họ phải đảm nhận ở từng vị chí. Tuy nhiên, họ chính là một trong những thành phần cơ bản của hệ thống thông tin trong văn phòng, mức độ hoạt động của họ sẽ có những ảnh hưởng nhất định tới toàn
bộ hoạt động của hệ thống. Vì vậy, những hiểu biết về hệ thống thông tin và công nghệ thông tin là thực sự cần thiết.
Việc đào tạo về CNTT cho cán bộ, công chức của các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung đều nhằm đến 3 đối tượng chủ yếu, đó là người sử dụng cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn trong hệ thống thông tin có sử dụng máy tính điện tử, các chuyên viên tin học, các các bộ làm công tác lãnh đạo, quản lý.
Để thực hiện được mục tiêu này, ngoài chương trình đào tạo về tin học tại trường các cơ quan nhà nước cũng cần phải tổ chức cho các cán bộ, công chức đi học theo chương trình tin học ứng dụng do Văn phòng Chính phủ xây dưng và cung cấp hoặc các chương trình mang tính chuyên ngành.
3.7. Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ
Đề nghị các đơn vị, căn cứ vào chỉ số CCHC năm 2014 của các vụ đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức triển khai phổ biến, tuyên truyền về kết quả Chỉ số CCHC trong phạm vi của đơn vị để nâng cao trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong thực hiện công tác CCHC và xác định chỉ số CCHC hàng năm. Nghiên cứu và tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm về kết quả chỉ số CCHC năm 2014 để tìm ra nguyên nhân, các yếu tố ảnh hưởng và trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc cải thiện, nâng cao chất lượng CCHC; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp, biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác CCHC và duy trì hoặc cải thiện chỉ số CCHC của đơn vị.
Một là, thủ trưởng các đơn vị cần phân bổ đủ nguồn lực (con người, tài chính) để thực hiện các chương trình, kế hoạch CCHC hàng năm và xác định Chỉ số CCHC của đơn vị.
Hai là, các đơn vị phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác CCHC của đơn vị và báo cáo kết quả tại các cuộc giao ban thường kỳ và nghiêm túc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo Bộ theo quy định; đồng thời phải phê bình, nhắc nhở các tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm túc công tác CCHC.
Ba là, các đơn vị quan tâm, phối hợp chặt chẽ hơn với Vụ Tổ chức cán bộ, Tổ Thư ký trong triển khai kế hoạch xác định Chỉ số CCHC hàng năm để Chỉ số CCHC được xác định chính xác, khách quan và công bố đúng thời gian quy định; việc đơn vị tự đánh giá, chấm điểm cần thực hiện nghiêm túc, thực chất hơn, tránh nặng về thành tích để kết quả điểm sát với tình hình thực hiện công tác CCHC và đặc thù của đơn vị; rà soát và kịp thời phản ánh, kiến nghị với Bộ về những vấn đề chưa hợp lý trong nội
dung, phương pháp xác định Bộ Chỉ số CCHC hàng năm của các vụ, đơn vị trực thuộc Bộ để Bộ xem xét, điều chỉnh cho phù hợp.
Bốn là, cải thiện việc sắp xếp, bố trí phòng làm việc cho các đơn vị trong Bộ. Xây dựng đề án sắp xếp bố chí phòng làm việc cho các đơn vị trong cơ quan một cách hợp lý. Khi sắp xếp bố chí phòng làm việc cho các đơn vị cần phải chú ý đến các yếu tố như: Tầm quan trọng về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, nội dụng và quy trình giải quyết công việc cũng như mối quan hệ hợp tác trong quá trình lao động, quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan bộ, công chức nói riêng phải đạt được mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho lao động của cán bộ, công chức, viên chức, giảm được hao phí thời gian giải quyết những công việc sự vụ không cần thiết để tập trung thực thi công vụ, bảo đảm quy trình luân chuyển tài liệu trong cơ quan hợp lý, nâng cao năng suất lao động.
KẾT LUẬN
Dưới sự phát triển nhanh chóng và tác động mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật công nghệ tới mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội hiện nay, đòi hỏi sự cải tiến không ngừng trong việc tìm kiếm và áp dụng những thành tựu khoa học tiên tiến của nhân loại vào trong mọi hoạt động khác nhau. Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đặc biệt chú trọng, quan tâm đến công tác cải cách hành chính văn phòng theo hướng hiện đại hóa bằng việc xây dựng và áp dụng các chương trình phần mềm trong quá trình làm việc hằng ngày đạt được hiệu quả và chất lượng cao. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình giải quyết công việc, Lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên Bộ nội vụ là một trong những cơ quan đi đầu trong cả nước về việc áp dụng tin học để xử lý, điều hành công việc nói chung và công tác quản trị văn phòng nói riêng đã đạt được nhiều thành công trong quá trình giải quyết công việc, Việc ứng dụng CNTT tại Bộ nội vụ và các cơ quan, tổ chức khác đã và đang được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo theo đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước thực hiện cải cách hành chính hiện đại. Đồng thời việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của các cơ quan, đặc biệt là trong công tác văn phòng không chỉ góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc mà còn góp phần tạo nên tính chuyên nghiệp, khoa học. Năm 2014 Bộ nội vụ được đánh giá là một trong 3 cơ quan cấp Bộ thực hiện tốt nhất việc cải cách thủ tục hành chính, loại bỏ các thủ tục rườm rà.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thị Ngọc An “Quản trị hành chánh văn phòng”(2011),NXB TP Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
2. Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư – Lưu trữ văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19-11-1999 của cục Văn thư Lưu trữ.
3. Bộ Khoa học và Công nghệ “Các chương trình Khoa học và Công nghệ trọng
điểm cấp Nhà nước giai đoạn 2006-2010” (2011), NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà
Nội.
4. Bộ Nội Vụ, Tài liệu bồi dưỡng Quản lý CNTT (2007), NXB thống kê, Hà Nội.
5. Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII.
6. Nguyễn Thành Độ, Gíao trình Quản trị văn phòng,(2009) NXB Đại học kinh