8. Kết cấu của khóa luận
2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
Khái niệm ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
CNTT là một ngành ứng dụng công nghệ vào quản lý xã hội, xử lý thông tin. Có thể hiểu CNTT là ngành sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông để thu thập, truyền tải để thu thập, lưu trữ, quản lý và tra tìm thông tin
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả. [7; 99]
Như vậy ta có thể thấy ứng dụng CNTT trong văn thư – lưu trữ là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhành chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, cơ quan, tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia [14; 298]
Công tác văn thư bao gồm các nội dung như sau: Soạn thảo và ban hành văn bản
Quản lý văn bản Quản lý con dấu
Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ
Việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép cán bộ, công chức thay thế lao động thủ công bằng tự động hóa nhiều khâu của công tác văn thư như: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, tra cứu văn bản và cung cấp thông tin văn bản… Do đó, sẽ đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhành chóng, kịp thời, hỗ trỡ đắc lực cho lãnh đạo cho cơ quan trong việc ra quyết định và điều hành hoạt động. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan được nâng cao, điều kiện lao động của cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, giấy tờ sẽ được cải thiện.
Theo tôi tìm hiểu thì ứng dụng CNTT trong văn thư chỉ được áp dụng trong công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản. Còn các nghiệp vụ như bảo quản con dấu, lập hồ sơ chưa được triển khai.
2.3.2.1.Quản lý công tác văn thư
a. Việc soạn thảo văn bản
Việc ứng dụng CNTT trong soạn thảo văn bản là phổ biến nhất vì trong quá trình soạn thảo, người thảo văn bản có thể sửa chữa, bổ sung câu hoặc thay đổi phần đoạn khác trong văn bản, tạo một văn bản mà không tốn thời gian, văn phòng phầm.
Văn phòng của Bộ Nội vụ hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể loại văn bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể thức, nội dung. Toàn bộ việc soạn thảo tại Văn phòng Bộ Nội vụ được tiến hành trên máy tính, sử dụng phần mềm soạn thảo là Microsoft Office. Các quy định về thể thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, sao văn bản, bằng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao; mẫu chữ thực hiện tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tại văn phòng Bộ quy trình soạn thảo tuân thủ theo 5 bước như sau.
Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản. Từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu về soan thảo thì văn thư phải hiểu được văn bản đó được xây dựng như thế nào, phản ảnh vấn đề ỳ, văn bản nhằm mục đích ỳ, nội dung và văn bản đó phải thể hiện như thế nào cho hợp lý.
Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành
Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn phòng được coi là đầy đủ các thông tin là văn bản có đầy đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu làm cẩn thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết được hiệu lực và mục đích của văn bản hướng tới.
Bước 4: Trình duyệt dự thảo văn bản, sau khi văn bản được soạn thảo chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa.
Bước 5: Làm thủ tục phát hành văn bản
Đối với văn bản nào mẫu hóa được cài đặt mặc định vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc
soạn thảo nội dung văn bản theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời, giấy giới thiệu, các loại quyết định, công văn,…Việc sọan thảo văn bản được tuân thủ theo đúng các bước tuân thủ quy trình, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hóa nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cập nhập thông tin nhành chóng.
Trong các bước trên ta có thể thấy bước 3 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình soạn thảo văn bản tại Bộ Bội vụ.
b. Quản lý văn bản
Mô tả kỹ thuật Chương trình Quản lý văn bản
Chương trình quản lý văn bản được xây dựng dựa trên phần mềm nền tảng, gồm các nhóm chức năng chính như sau:
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến
Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua bưu điện bằng chuyển phát hành hoặc thường, trực tiếp. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận các loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và ký nhận với nhân viên bưu điện.
Tiếp nhận văn bản qua máy Fax
Khi văn bản được chuyển qua máy fax thì nơi Fax văn bản sẽ liên hệ với phòng văn thư sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục xử lý văn bản theo quy chế văn thư tại Bộ.
Tiếp nhận bì văn bản.
Sau khi đã tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng bị và phân loại thành 2 loại được bóc bì hay không được bóc bì. Loại được bóc bì là những bì được chuyển đến các vụ trong bộ, tất cả những bì đóng dấu mức độ mật như: Mật, Tuyệt mật vẫn bóc bì bình thường.
Nhập bì đến trên phần mềm
Khi văn bản đến có bì là tên riêng, Tạp chí nghiên cứu Nhà nước, thanh tra bộ, Lãnh đạo bộ, Viện nghiên cứu Khoa học Nhà nước thì không được bóc bì mà phải nội dung theo giao diện trên.
Ví dụ như. Nếu văn bản có độ mật là: Mật, Tuyệt mật; Tối mật thì phải nhập vào ô
Đổ khẩn thể hiên trên văn bản là: Hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ thì phải nhập vào ô để kịp thời chuyển đến cho các đơn vị, cá nhân
Bước 2: Sau khi nhập đầy đủ thông tin thì ấn để ghi lại thông tin vừa nhập và thêm sổ bì mới.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Đóng dấu, ghi ngày tháng, đến và đăng ký văn bản vào phần mềm quan lý văn bản tại Bộ.
Những văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì, đóng dấu, ghi ngày tháng, trình ký thì văn bản được chuyển sang bộ phận Scan văn bản, 2 máy Scan văn bản tại phòng được kết nối trực tiếp tới máy tính của cán bộ văn thư.
Cách ghi nội dung trên dấu đến.
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, bắt đầu từ số 01 vào ngày làm việc đầu tiên trong năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của tháng 12 hàng năm.
Ngày đến là ngày, tháng, năm đối với những ngày dưới 10 và tháng dưới 2 thì phải thêm số 0 đằng trước, đối với năm thì ghi theo đúng năm dương lịch. Sau khi văn bản được Scan và chuyển cho các vụ qua phần mềm, các vụ có trách nhiệm tổng hợp và xử lý văn bản theo đúng quy định của pháp luật.
Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký
Thứ nhất: Sổ chuyển giao công văn đầy là sổ chuyển giao công văn đến cho các đơn vị trong Bộ. Sau khi văn bản được nhập vào hệ thống QLVB trên phần mềm thì cuối giờ chiều cán bộ văn thư tiến hành in trực tiếp sổ văn bản từ trên phần mềm xuống. Sổ chuyển giao được cán bộ văn thư ghi rõ từng vụ, kèm theo giấy nhớ sau đó chuyển văn bản cho các vụ, các vụ có trách nhiệm đếm số lượng văn bản, xem có khớp với số lượng trong sổ chuyển giao hay không sau đó ký nhận văn bản. Cán bộ văn thư phải nhập đầy đủ nội dung thông tin như
Cơ quan ban hành văn bản Số ký hiệu văn bản
Ngày Văn bản Loại văn bản
Trích yếu nội dung văn bản Đơn vị phối hợp xử lý Ý kiến phân xử
Ký nhận
Thứ hai sổ đăng ký và chuyển giao bì thường đây là sổ chuyển giao các công văn là bì văn bản được gửi trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ. Các bì sau khi được phân loại và đăng ký sẽ được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ bì và thả vào trong hòm văn bản. Sổ này bao gồm các cột thông tin và cán bộ văn thư phải ghi đầy đủ thông tin các cột, bao gồm
Số thứ tự bì.
Số kí hiệu: Đây là số kí hiệu cơ quan đó gửi bì, được ghi ở ngoài bì thư Cơ quan ban hành bì.
Người nhận bì thư: là thông tin của đơn vị hoặc cá nhân được ghi ở ngoài bì thư
Mực đổ khẩn: Bao gồm hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ Mực độ mật: Bao gồm “Mật, tối mật, tuyệt mật” Hiện trạng: Xem bì vẫn còn nguyên hay đã bị bóc
Người ký nhận Bì: là chữ ký của cá nhân, đơn vị ký nhận bì
Thứ ba, Sổ đăng ký văn bản mật đến. Sau khi được phân loại và trình ký lên lãnh đạo, văn bản được chuyển sang một máy tính không kết nối với Internet được cán
bộ văn thư nhập để đảm bảo sự an toàn của văn bản. Văn bản Mật không được Scan văn bản mà nhập trực tiếp.
Thông tin văn thư, lưu trữ có giá trị mât không được kết nối vào mạng Internet. Thông tin tài liệu liệu lưu trữ có giá trị lịch xử, kết thúc giá trị hiện hành phải được cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cho phép mới được kết nối vào mạng Internet [14; 299]
Thứ 4: Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân hay tổ chức đây là sổ dành riêng cho việc đăng ký văn bản với mục đích là đơn thư. Sau khi được phân loại bì và được bóc bì cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu đến, ghi ngày tháng và trình cho lãnh đạo phê. Sau khi đơn thư được phê xong sẽ tiến hành vào phần mềm QLVB, cán bộ văn thư sẽ ghi những nội dung như.
Ngày tháng năm ban hành văn bản Số ký hiệu nếu có
Cơ quan ban hành văn bản Nội dung đơn thư
Đơn vị hoăc người nhận theo đúng bút phê của lãnh đạo Người ký nhận.
Quy trình đăng ký văn bản đến trên phần mềm.
Tiếp nhận văn bản đến: Chức năng này dùng để cập nhập các thông tin văn
bản đến vào các hệ thống phần mềm. Bước 1: Chọn mục văn bản đến
Bước 2: Kích đúp chuột vào phần thêm mới văn bản đến
Bước 3: Sau khi kích chuột vào phần thêm mới thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Bước 4: Nhập thông tin văn bản đến và thông tin xử lý. Trong đó
Phần “Thông tin văn bản đến” dùng để quản lý văn bản, người sử dụng cập nhật thông tin của văn bản để phục vụ tra cứu và quản lý về sau
Nhấn nút chọn để đính kèm tệp nội dung bản mềm của văn bản.
Nhấn nút sau khi đã nhập toàn bộ nội dung của văn bản trên phần mềm và ấn F7 để chuyển sang nhập một văn bản khác.
Nhấn nút sau khi nhập nội dung văn bản xong mà văn bản kế tiếp có nội dung tương tự chỉ khác số văn bản thì ấn F9 để sao chép nội dung văn bản trước và chỉnh sửa để giảm chi phí thời gian.
Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Kiểm tra thể thức văn bản
Trước khi văn bản được phát hành, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót văn bản sẽ được trả lại và yêu cầu khắc phục lỗi mới được ban hành văn bản.
Ghi số ngày tháng ban hành văn bản Ghi sổ của văn bản
Tất cả văn bản đi của Bộ Nội vụ sau khi đã kiểm tra đầy đủ về thể thức sẽ được văn thư vào sổ theo dõi trên hệ thông số trung của Bộ trên phần mềm quản lý văn bản đi.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Việc ghi số văn bản được thực hiện theo quy định tại Bộ tại điểm a, khoản 1, Điều 8, thông tư số 01/2011/TTBNV.
Việc ghi ngày, tháng năm của văn bản quy pháp luật được thực hiện quy định của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiên theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TTBNV.
Văn bản mật được đánh số và ký hiệu riêng
Bước 2: Đăng ký văn bản
Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ:
Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính, văn bản cá biệt, văn bản quy phạm pháp luật)
Sổ đăng ký văn bản mật;
Trên phần mềm qlvb.moha.gov.vn văn bản đi được đăng ký theo cơ sở dữ liệu. Cán bộ văn thư cần nhập những nội dung sau
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Số ký hiệu văn bản Tự nhập Bắt buộc
Ngày, tháng văn bản Tự nhập Năm mặc định theo thời gian hiện tại Loại văn bản Tự nhập Bắt buộc nhập
Chích yếu Tự nhập Bắt buốc nhập
Người soạn thảo Tự nhập Bắt buộc nhập Độ mật Tự nhập Mặc định là thường Độ khẩn Tự nhập Mặc định là Thường
Lãnh đạo lý Tự nhập Bắt buộc
Bảng 2.2. Nội dung cần nhập trên phần mềm qlvb.gov.vn
Việc ứng dụng CNTT với chương trình quản lý văn phòng thì việc tra tìm văn bản và thống kê được thuận lợi, nhành chóng. Bên cạnh chức năng chính của chương trình là quản lý danh sách văn bản đi – đến, danh sách công việc…Thì chương trình còn có chức năng quản lý công việc và quản lý hệ thống
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ cở văn bản của từng vụ trực thuộc bộ gửi xuống văn thư. Nơi nhận được xác định rõ ràng cụ thể trong văn bản nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp, báo cáo, giám dát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi vượt cấp. Giữ gìn bí mật của văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định