8. Kết cấu của khóa luận
2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự
Ngày 08/05/2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 41/2012/NĐ-CP, quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập.
Ngày 22/04/2013, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 36/2013/NĐ-CP, quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.
Ngày 25/6/2013, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số Thông tư số 14/2012/TT-BNV và Thông tư số 05/2013/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP và Nghị định số 36/2013/NĐ-CP.
Phần mềm quản lý cán bộ công chức viên chức không chỉ cung cấp khả năng quản lý tổ chức bộ máy và hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức mà còn hỗ trợ triển khai kết quả của đề án xác định vị trí việc làm nhằm cải cách tổ chức, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Quản lý cán bộ công chức viên chức sẽ cung cấp đầy đủ công cụ giúp cơ quan dễ dàng triển khai kết quả của đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức với phần mềm, áp dụng khung năng lực trong quản lý & phát triển nguồn nhân lực, hình thành bộ tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí việc làm và mang đến nhiều lợi ích cho cơ quan.
Hiện nay Văn phòng Bộ Nội vụ có 11 đơn vị trực thuộc, tại cơ sở miền Trung và miền Nam có 01 đơn vị đại diện cho văn phòng Bộ. Với cơ quan lớn như Văn phòng Bộ Nội vụ, có số lượng đông đảo, thì việc ứng dụng tin học quản lý nhân sự là rất cần thiêt. Theo khảo sát thì văn phòng Bộ đang dùng phần mềm DTSOFT trong quản lý nhân sự.
Phần mềm DTSOFT là sử dụng các ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng quản lý, chỉ đạo và điều hành trong công tác tổ chức của Văn phòng Bộ. Nó giúp giảm thời gian giải quyết các công việc sự vụ để tập trung vào công tác hướng dẫn chỉ đạo cơ sở và hoạch định chính sách nhằm đáp ứng những yêu cầu cấp bách nền hành chính, tinh giản biên chế của Nhà nước, góp phần tích cực vào việc chuẩn hóa cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng Bộ.
Phần mềm DTSOFT cho phép người sử dụng xử lý rất nhiều nghiệp vụ trên đó bao gồm.
Nhập thông tin hồ sơ: Chức năng này bao gồm các hoạt động như nhập thông tin hồ sơ, chỉnh sửa, in hồ sơ. Đây là chức năng chính của phần mềm
Quản lý nâng lương Lập kế hoạch biên chế Lập danh sách nghỉ hưu
Quản lý công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức Đánh giá cán bộ, công chức
Tìm kiếm hồ sơ Tra cứu thông tin Báo cáo tiền lương
Hiển thị sơ đồ và cấu trúc theo dạng đồ thị với chức năng“drill-down” cho phép xem các thông tin chi tiết.
Quản lý các thông tin khác về nhân sự: Thông tin cá nhân, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, quá trình làm việc; khen thưởng, kỷ luật, hợp đồng lao động, đánh giá.
Lưu số liệu các nhân sự đã nghỉ việc, nhân sự thử việc, nhân sự chưa ký hợp đồng, nhân viên hết hạn hợp đồng.
Có các công cụ tra cứu và lập báo cáo thuận tiện cho việc phân tích và lập kế hoạch nhân lực.
Kết nối chặt chẽ với phân hệ tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập phải nộp.
Quản lý tuyển dụng
Thông tin về nhu cầu tuyền dụng: Phòng ban có nhu cầu, vị chí, yêu cầu công việc.
Hồ sơ ứng viên: Sơ yếu lý lịch, quá trình học tập, công tác, bằng cấp, kinh nghiệm chuyên môn..
Lưu trữ thông tin về đợt tuyển dụng, kết quả thi tuyển của từng ứng viên để có thể tái sử dụng giúp giảm chi phí về tuyền dụng.
Tự động chuyển đổi toàn bộ thông tin ứng viên sang thông tin nhân viên với những người trúng tuyển hoặc xét tuyền
Tính lương
Theo dõi nhiều hình thức làm việc khác nhau: Làm nửa ngày, cả ngày, thời vụ; Khai báo nhóm nhân viên theo mức lương;
Cập nhật các tài khoản tiền có liên qua đến tiền lương như: Phụ cấp, các khoản phải trả thay cho BHXH, thưởng phạt;
Tự động áp dụng hệ số lương riêng cho các ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ phép theo bảng khai báo của người sử dụng;
BHXH, BHYT
Theo dõi toàn bộ quá trình đóng BHXH, BHYT của toàn thể nhân viên trong cơ quan. Tham gia đóng và thực hiện quyết toand BHXH, BHYT;
Cập nhật các thông tin về các chế độ được hưởng BHXH: Nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức, thai sản, hưu chí…;
Ngoài các nghiệp vụ chính như quản lý hồ sơ nhân sự, đánh giá nhân sự…thì còn có quản lý về thời gian làm việc của cán bộ, công chức. Trước kia việc quản lý thời gian của cán bộ công chức còn nhiều hạn chế chủ yếu vẫn là các quy định trên giấy tờ, nên dẫn đến tình trạng người làm người chơi. Hiện nay, đã hạn chế được các nhược điểm đó, ngoài các quy định của bộ, thì văn phòng Bộ cho lắp đặt các máy kiểm soát bằng thẻ cảm ứng từ để có thể kiểm soát về thời gian, làm việc của cán bộ, công chức.
2.3.4.Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ.
2.3.4.1. Vai trò của công tác an ninh, bảo vệ
Theo Nghị định 06/2013/NĐ-CP quy định bảo vệ cơ quan ban hành ngày 09/01/2013 và có hiệu lực ngày 01/03/2013 công tác bảo vệ có ý nghĩa rất quan trọng trọng sự hình thành, hoạt động của bất cứ một cơ quan hay doanh nghiệp nào. Nếu làm tốt công tác bảo vệ thì sẽ giúp cho mọi hoạt động công việc của cơ quan, doanh nghiệp được thông suốt, giúp cơ quan hoạt động được ổn định, tránh được những vấn đề như cháy nổ, trộm cắp, tình trạng mất an ninh trật tự, kiểm soát việc ra vào của mỗi cơ quan hơn nữa sẽ góp phần vào việc xây dựng văn hóa công sở của mỗi cơ quan, tổ chức giúp cho mọi hoạt động trở nên chuyên nghiệp và hiện đại hơn.
Còn tại Bộ Nội vụ công tác bảo vệ an ninh được lãnh đạo quan tâm và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này với việc đầu tư hàng loạt các hệ thống như: Hệ thống chữa cháy tự động, báo cháy tự động, Camera an ninh, cửa ra vào tự động vì thế đẫ giảm bớt được chi phí và nhân sự của cơ quan vào các công việc này.
Hệ thống camera được lắp đặt và kết nối với hệ thống máy tính đảm bảo
việc xử lý khi gặp sự cố trong thang máy. Những khu vực khác không có hệ thống camera, hạn chế việc kiểm soát việc ra vào của cơ quan.
2.3.4.2. Hệ thống camera
Nguyên lý hoạt động camera tại Bộ Nội vụ
Trong quá trình thực tập 02 tháng tại văn phòng Bộ được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo và nhân viên bảo vệ trong Bộ tôi đã nghiên cứu và tìm hiểu được nguyên lý hoạt động của hệ thống camera tại Bộ Nội vụ như sau:
Bước 1.Toàn bộ hình ảnh được các Camera quan sát tiếp nhận và được chuyền về trung tâm thông qua mạng cáp truyền dẫn tín hiệu riêng của từng Camera
Bước 2.Tại trung tâm, tín hiệu truyền về từ các Camera được xử lý nhờ bộ chia hình sau đó đưa lên màn hình để theo dõi và giám sát. Màn hình giám sát có khả năng hiển thị luân phiên các hình ảnh (chia nhiều hình ảnh hay hiển thị một hình ảnh).
Bước 3.Hình ảnh được lưu lại trên trong ổ cứng nhờ đầu ghi chuyên dụng và có thể phát lại vào bất cứ lúc nào. Việc tìm kiến hình ảnh lưu trữ rất thuận tiện nhành chóng nhờ khả năng tìm kiếm theo thời gian của đầu ghi hình.
Bước 4.Với Camera IP kết hợp với công nghệ ADSL.Nhân viên sử dụng theo dõi được hình ảnh ở bất cứ đâu
2.3.4.3. Hệ thống kiểm soát ra vào
Qua thời gian thực tập 02 tháng tôi tìm hiều được nguyên lý, cấu tạo của hệ thống quản lý ra vào tại Bộ Nội vụ như.
Giới thiệu các thành phần của hệ thống kiểm soát ra vào cửa:
Đầu đọc kiểm soát ra vào là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay không cho phép một người nào đó ra hay vào khu vực kiểm soát.
Hệ thống chốt cửa: Ngăn chặn ra vào tự do Thẻ cảm ứng
Hệ thống quản lý trên máy tính: Quản lý vào ra, thao tác từ xa vào các đầu đọc kiểm soát vào ra.
Ở trạng thái bình thường hệ thống chốt cửa ngăn chặn việc có người tự do đi qua cửa kiểm soát. Mỗi người làm việc tại khu vực kiểm soát cần đăng ký vào hệ thống kiểm soát vào ra qua đó được người quản lý cấp cho một quyền truy cập duy nhất (thẻ vào ra, vân tay) khi muốn vào hoặc ra bắt buộc phải dùng lệnh này.
Giới thiệu về nguyên lý hoạt động
Mỗi cửa ra vào của phòng thiết bị, phòng làm việc sẽ được gắn một hệ thống khóa điện từ và hai đầu đọc thẻ cảm ứng dùng để điều khiển khóa điện từ.
Các đầu đọc tại các cửa ra/vào sẽ được kết nối với nhau và dữ liệu từ đầu đọc được truyền về phần mềm kiểm soát trên máy tính của người quản lý
Mỗi nhân viên sẽ sử dụng một chiếc thẻ cảm ứng có in tên, tuổi, cơ quan và có từng mã tương ứng với nhân viên. Chiếc thẻ này có vai trò kiểm soát việc ra vào của từng người.