3.3.1 Phân tích công việc và xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng
Phân tích công việc trước khi tuyển dụng - đó là một trách nhiệm không nhỏ đối với những người đại diện công ty đứng ra tuyển chọn nhân viên. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng từ trước người tuyển dụng sẽ đánh giá sai nhân lực và chọn sai người. Để tránh trường hợp này xảy ra, doanh nghiệp nên tự đặt ra những câu hỏi sau:
- Chức vụ gì? Công việc sẽ như thế nào? - Có những khó khăn, cản trở gì?
- Tính cách nào phù hợp? Trình độ cao hay thấp? - Công ty đòi hỏi những gì từ nhân viên mới?
Công ty phải kết hợp với các phòng ban khác trong công ty để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc phục vụ cho nhu cầu tuyển dụng của công ty. Dựa vào phân tích công việc công ty và người được tuyển dụng đều nắm bắt được nhu cầu
của nhau vì thế công ty đỡ mất thời gian tuyển dụng và người lao động cũng có thể so sánh năng lực của bản thân với các yêu cầu của vị trí đăng tuyển trước khi quyết định nộp hồ sơ dự tuyển.
Khi viết một bản mô tả công việc, phòng TCNS cần chú ý các yêu cầu cơ bản sau đây: Cần mô tả rõ ràng và cụ thể những kỹ năng cần thiết và nhiệm vụ chính mà ứng viên được tuyển sẽ đảm trách. Không dùng các thuật ngữ chung chung gây nhầm lẫn hoặc khó hỉu. Ngoài sự hấp dẫn của mức lương cạnh tranh, bản mô tả công việc nên mô tả sự tốt đẹp của môi trường làm việc và văn hóa công ty. Hậu quả của việc viết bản mô tả công việc chung chung là ứng viên sẽ không hiểu rõ được công việc và bạn phải mất thời gian giải thích lại trong buổi phỏng vấn. Một bản mô tả công việc chung chung sẽ khiến cho ứng viên hiểu lầm và ứng tuyển vào vị trí không hề phù hợp với họ. Ví dụ, nếu công ty yêu cầu ứng viên “có kinh nghiệm hơn 5 năm về kỹ thuật lập trình camera an ninh”, ứng viên có thể hiểu rằng công ty đang cần một kỹ sư hay một chuyên gia về camera an ninh. Nhà tuyển dụng cũng nên nhấn mạnh các kỹ năng cần thiết để ứng viên tự đánh giá năng lực bản thân trước khi nộp đơn ứng tuyển. Ứng viên rất muốn biết họ sẽ đóng vai trò nào trong công ty. Đây là cơ sở để ứng viên xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai, và liệu những kỹ năng và kinh nghiệm của họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Khi xây dựng mô tả công việc cũng nên cho ứng viên biết họ sẽ báo cáo trực tiếp cho ai trong vị trí mới.
Một bản mô tả công việc đầy đủ thường gồm những nội dung chính sau đây: - Tên và địa chỉ công ty
- Chức danh, phòng ban.
- Các trách nhiệm chính của ứng viên– cần nêu rõ những trách nhiệm và vai trò chính của vị trí cần tuyển, bắt đầu từ những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nên nói rõ ứng viên sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho cấp bậc nào.
- Chế độ lương bổng, chế độ phúc lợi đãi ngộ. - Yêu cầu học vấn, kinh nghiệm, độ tuổi, giới tính. - Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng nên nêu hướng phát triển của ứng viên trong tương lai. Có thể vị trí bạn muốn tìm chỉ ở tầm trung nhưng trong vòng 1 hay 2 năm tới, ứng viên sẽ
có cơ hội được đề bạt lên vị trí cao hơn. Hãy thu hút ứng viên bằng những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
3.3.2 . Nhân sự phụ trách tuyển dụng và cách thức phỏng vấn
Bộ phận tuyển dụng là đại diện cho công ty khi tiếp xúc với các ứng viên. Đây chính là nơi tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng, liên lạc với ứng viên, đưa ra quy trình tuyển dụng, đề kiểm tra đầu vào, sắp xếp lịch phỏng vấn, thỏa thuận lương bổng…
Nếu bộ phận nhân sự làm việc không tốt, một số ứng viên tốt có thể không thích và không tiếp tục tham gia ngay sau lần đầu tiên họ tiếp xúc hay đến công ty. Khi đó, đương nhiên công ty sẽ mất đi cơ hội có được một nhân viên tốt cho vị trí đó.
Một điều nữa, đây cũng là bộ phận phải rất tinh ý để lựa chọn ra những ứng viên xuất sắc cho công ty, tránh đến mức tối đa tuyển dụng và để lọt vào những người có năng lực và trình độ kém hơn so với yêu cầu ban đầu. Bộ phận nhân sự cũng phải nắm được và đưa ra các quy tắc, quy định về lương trong công ty, đánh giá được trình độ của các ứng viên để sắp xếp vào các vị trí thích hợp với một mức lương hợp lý.
Việc làm thiếu chuyên nghiệp hay cẩu thả, thiếu khách quan của bộ phận nhân sự có thể khiến công ty tốn rất nhiều tiền của trong việc đào tạo hay sửa chữa lỗi lầm sau này với một nhân viên có trình độ kém hơn hay không phù hợp với công việc.
Công ty nên thay đổi cơ cấu nhân sự trong bộ phận tuyển dụng hiện nay không chỉ riêng nhân sự ở phòng TCNS mà có thể lấy những nhân viên có kinh nghiệm về chuyên môn , nghiệp vụ phù hợp với vị trí tuyển dụng. Hoặc có thể thuê chuyên viên từ bên ngoài nắm vững về một lĩnh vực mới mà công ty đang định hướng đến trong kế hoạch năm nhằm giúp tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực mới đáp ứng công việc mới trong lĩnh vực mới.
Về phỏng vấn bộ phận tuyển dụng nên áp dụng thủ thuật phỏng vấn mà hiện nay các DN đang áp dụng để lựa chọn ra những người thực sự có tài . Biết cách đặt câu hỏi thích hợp, lắng nghe ứng viên trả lời, làm cho họ nói thật về khả năng và quan điểm của mình. Cụ thể như sau:
+ Lên lịch hẹn hợp lý : Phải luôn đúng hẹn với ứng viên, đặc biệt đối với vị trí cao cấp càng cần sự đúng giờ điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng và hình ảnh tốt về công ty.
+ Khích lệ ứng viên trả lời câu hỏi: Dùng những câu hỏi mang tính gợi mở và thân thiện để ứng viên cảm thấy thoải mái và có thể trả lời tốt các thông tin bạn hỏi ( VD như : Anh, chị thích nó ở điểm nào? Anh, chị không thích ở điểm nào?).
+ Đặt câu hỏi trước khi mô tả công việc : Tránh mô tả chi tiết công việc trước khi bắt đầu buổi phỏng vấn qua đó sẽ biết được những thông tin trung thực nhất về ứng viên. + Tránh các câu hỏi quá chuẩn và khuôn mẫu: Mọi người thường biết các câu hỏi phỏng vấn điển hình ( VD như : Điểm mạnh, điểm yếu của anh,chị là gì? Hãy kể về anh chị) . Đối với những câu hỏi này rất nhiều ứng viên sẽ dành thời gian để chuẩn bị sẵn và những câu trả lời sẵn sẽ không có ích lợi gì cho việc đánh giá ứng viên trong phỏng vấn. + Cân nhắc số vòng phỏng vấn : Quy trình phỏng vấn thường gồm 2 vòng chính. Vòng thứ nhất nhằm sàng lọc ứng viên tiềm năng vòng 2 giúp lựa chọn người tốt nhất. Không lên phỏng vấn nhiều hơn 2 vòng sẽ gây tâm lý nản cho ứng viên.
+ Tránh những điều không nên hỏi : Đó là những câu hỏi mang tính phân biệt không liên quan đến công việc như chủng tộc, tình trạng hôn nhân,hoặc sự khuyết tật của ứng viên.
3.3.3 Sử dụng nhân lực sau tuyển dụng
Khi đã chính thức tuyển dụng và ký hợp đồng lao động công ty nên lập một lộ trình phấn đấu và cam kết cùng người lao động , điều đó sẽ giúp người lao động luôn phấn đấu tích cực trong công việc để đạt được đến đích trong lộ trình. Trong lộ trình phải toát lên 4 điểm làm căn cứ thực hiên:
+ Định vị công việc : Phải trình bày được chức năng, nhiệm vụ của công việc do bản thân đang phụ trách, vị trí công việc trong hoạt động của đơn vị, các mối quan hệ phối hợp tại công ty, các yêu cầu của công ty trong từng giai đoạn theo chủ trương cải cách, đổi mới và qua đó xác định được bản thân cần phải định vị lại như thế nào ? trao dồi thêm những gì để có thể đáp ứng yêu cầu của công ty?
+ Kỹ năng nghiệp vụ:Xác định cần phải trau dồi thêm những kỹ năng, nghiệp vụ gì để có thể đáp ứng yêu cầu của công ty tại từng thời điểm – ghi rõ các khóa đào tạo sẽ tham gia và đăng ký tham gia.
+ Đóng góp ý kiến về các sáng kiến, cải tiến, cải cách công việc của đơn vị và công ty.
+ Nêu lên được những điểm chưa hợp lý tại phần hành công việc do mình phụ trách và các phần hành liên quan (nếu có), ghi rõ hướng khắc phục, kế hoạch hành động nhằm cải tiến, cải cách công việc của bản thân và đơn vị.
+ Lộ trình phấn đấu chức danh:Nêu rõ mục tiêu phấn đấu trong công việc để đạt các chức danh, vị trí công việc có mức độ phức tạp cao hơn hoặc đảm nhận được vai trò quản lý (các cấp) của đơn vị.
3.3.4 Phát triển mạng lưới cộng tác viên tuyển dụng các tỉnh
Lực lượng lao động ở các tỉnh các vùng nông thôn còn khá dồi dào, khi người lao động muốn tìm việc xa nhà chủ yếu dựa vào người quen ở các đô thị hoặc các khu công nghiệp gợi ý chọn việc, điều này có thể ứng viên chưa sẵng sàng cho việc nào đó, nhưng để có cơ hội đi làm trước và không phù hợp sẽ thay đổi việc sau, vì thế đây cũng là hiện trạng tạo nên tỷ lệ biến động lao động phổ thông khá lớn ở hầu hết các công ty, khi phát triển cộng tác viên tuyển dụng tại các tỉnh hay các vùng nông thôn sẽ có những lợi ích tích cực sau:
+ Ứng viên được cộng tác viên tư vấn kỹ lưỡng về mọi chế độ, công việc tại công ty, hỗ trợ hướng dẫn hồ sơ đầy đủ và cộng tác viên phỏng vấn sơ bộ xác định nhu cầu tìm việc của ứng viên.
+ Công ty có hỗ trợ nhà ở tập thể cho lao động ở xa, vì thế ứng viên ở các tỉnh thành, vùng nông thôn có thể an tâm mang hồ sơ đến phỏng vấn và làm việc như CTV đã tư vấn và hướng dẫn.
+ Tạo sự thuận tiện cho ứng viên, nếu ứng viên không chọn công việc này hoặc ứng viên không phù hợp thì cũng ít tốn thời gian và công sức đi lại để phỏng vấn hay nộp hồ sơ, ứng viên thoải mái và an tâm hơn.
+ Đây cũng là hình thức tuyển dụng kết hợp với kết nối vùng miền, khi có ứng viên nhận việc thì việc họ sẽ giới thiệu người thân, quen vào công ty làm việc, từ đó công ty có được ứng viên tiềm năng ở các tỉnh thành vùng miền mới.
3.3.5 Xây dựng cơ sở tuyển dụng bền vững
Nhu cầu tuyển dụng của công ty là trong cả nước, nên nếu chỉ phát triển hay bổ sung nhân viên tuyển dụng ở văn phòng trụ sở chính hay các chi nhánh là không đủ nhân lực thực hiện, cần có sự gắn kết bền vững và lâu dài từ các đối tác tuyển dụng bên ngoài
như các trung tâm giới thiệu việc làm của tỉnh, quận huyện ở các nơi, việc mở rộng này có những lợi ích như sau:
+ Trung tâm giới thiệu việc làm các tỉnh thành, quận huyện do sở Lao động thương binh và xã hội tỉnh thành đó phụ trách quản lý, kèm theo là tiếp nhận hồ sơ giải quyết bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, nơi đây luô tư vấn hướng nghiệp và giới thiệu việc làm cho người lao động suốt năm. Nên phát triển nhóm này thì lượng ứng viên tiềm năng rất lớn trong tuyển dụng.
+ Đây là hợp tác với cơ quan công quyền, nên sự uy tín của công ty cũng được bảo đảm, sự ổn định lâu dài và ứng viên xuyên suốt suốt năm, đặc biệt là lao động phổ thông là “vùng tài nguyên tuyển dụng” cần được khai thác, duy trì và phát triển rộng.
3.3.6 Ứng dụng công nghệ trong tuyển dụng
Cải tạo các tính năng trong website công ty chuyên mục cơ hội nghề nghiệp với các tính năng tiện ích sau:
+ Ứng viên có thể nộp hồ sơ không cần đăng nhập sẽ tạo sự thuận tiện hơn trong tiếp cận ứng viên.
+ Tạo nút gọi nhanh trên giao diện trình duyệt website, vì đa phần ứng viên xem tin tuyển dụng qua các thiết bị di động thông minh như điện thoại, máy tính bảng,…nên nút gọi nhanh là một yếu tố quan trọng trong khâu tương tác ứng viên.
+ Tạo thư phản hồi tự động khi ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến hay gửi liên hệ, điều này làm cho ứng viên cảm thấy được quan tâm hơn từ sự chu đáo của công ty trong việc tôn trọng ứng viên, qua thư trả lời tự động sẽ có thông tin liên hệ đầy đủ như số diện thoại, địa chỉ email của nhân viên tuyển dụng để ứng viên có nhu cầu sẽ liên lạc lại thuận tiện hơn, tránh trường hợp bỏ lở ứng viên so mất kết nối.
3.3.7 Phát huy tính năng tuyển dụng thông qua các mạng xã hội
Sự phát triển mạnh mẽ của các mạng di động không dây 4G, 5G cùng với các ứng dụng tiện ích mạng xã hội thu hút hầu hết người dung sử dụng điện thoại thông minh.
Trí tuệ nhân tạo trong các ứng dụng, nhất là ứng dụng quãng cáo đã sàng lọc các quãng cáo phù hợp với người dung và chuyển thông tin đến họ, điều này giúp người dung không nhận thông tin thừa và tương tác được giữa bên quãng cáo và ứng viên tiềm năng.
Phát triển tương tác qua các mạng xã hội như facebook, zalo,…..cũng là nền tảng tương tác ứng viên với nhà tuyển dụng một cách nhanh chóng và số lượng lớn ứng viên trong cả nước phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của công ty Long Hải là tuyển thường xuyên liên tục trong cả nước.
3.3.8 Hình thành ý thức hệ tuyển dụng trong mỗi nhân viên
Một nguyên nhân lớn dẫn đến việc các nhân viên không giới thiệu các ứng viên là do họ không biết về nhu cầu tuyển dụng trong công ty. Vì vậy rất cần thiết để nhân viên biết thông tin về các vị trí đang tuyển dụng, và biến nhân viên thành người quảng bá cho cơ hội việc làm này.
Hệ thống thông tin liên lạc công ty có thể được sử dụng để theo dõi và chuyển tải toàn bộ các vị trí đang tuyển dụng cùng tiến độ tuyển dụng cho các vị trí đó. Tuy nhiên, một số nhân viên ít xem thông tin trên hệ thống thì bộ phận tuyển dụng chuyển tải thông tin trên bằng cách gửi vào các nhóm zalo, facebook nhân viên hàng tuần cho nhân viên, trong đó cập nhật tiến độ tuyển dụng hiện tại và nhu cầu tuyển dụng sắp tới.
Để tránh việc nhân viên không nhớ ra rằng họ có những người quen tiềm năng nào, cần khuyến khích nhân viên thường xuyên rà soát các mối quan hệ trên để cập nhật và xem xét tình hình việc làm của những người phù hợp với công ty.
3.3.9 Kết hợp phát huy vai trò đoàn thể trong tuyên truyền tuyển dụng.
Sự đánh giá công tâm, khách quan trong ghi nhận và tuyên thưởng nhân viên thành tích tốt là một sự khích lệ duy trì và phát triển tuyển dụng nội bộ tốt trong hiện tại và trong tương lai:
Ghi nhận đóng góp của nhân viên
+ Cách thường gặp nhất là thưởng giới thiệu bằng tiền. Tuy nhiên, thưởng bằng tiền mặt không cần thiết, hay thậm chí kể cả khi đã có thưởng tiền mặt thì bạn cũng không nên bỏ qua những hình thức ghi nhận khác. Ví dụ như, lãnh đạo trực tiếp tuyên dương nhân viên giới thiệu thành công được nhân viên mới trong buổi họp của toàn công ty;