8. Cấu trúc đề tài
3.2. Phát triển đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng
ứng dụng công tác văn thư.
Yêu cầu về trang thiết bị CNTT.
Cuộc cách mạng khoa học – công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đang có những bước tiến nhanh chóng từng ngày, từng giờ. Văn phòng trong tương lai sẽ phát triển theo hướng “Văn phòng tự động hóa”, “Văn phòng hiện đại hóa”. Việc trang bị các thiết bị phương tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giúp đắc lực cho con người trong quá trình quản trị.
Các phương tiện bao gồm: máy in, máy tính, máy fax, máy photo, máy scan và các thiết bị khác. Hoàn thiện hệ thống mạng Nội bộ, mạng thông tin Quốc gia, mạng thông tin toàn cầu nhằm thu thập phân tích xử lý, chuyền tải thông tin một cách thông suốt, kịp thời chính xác, giúp cho lãnh đạo có những quyết định đúng đắn.
Quản lý trang thiết bị CNTT.
Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản
Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công
Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị
Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
Trách nhiệm của người sử dụng.
Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa;
Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao;
Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
Sử dụng thiết bị văn phòng.
Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị
Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng.
Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả.
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Cần ban hành quy chế sử dụng mạng LAN
Theo hướng dẫn thống nhất; tập huấn cho cán bộ, nhân viên kiến thức, kỹ năng sử dụng công cụ tin học trong khi thực thi công việc; yêu cầu tất cả các cán bộ nhân viên của Chi nhánh thường xuyên trao đổi thông tin, dữ liệu qua mạng LAN, đưa các thông báo, thông tin vào mạng LAN để mọi người thường xuyên phải theo dõi trực tiếp; không nên in ra giấy rồi nhân viên văn thư đi phát cho
các phòng ban, đơn vị. Giảm thiểu chi phí lãng phí khi phổ biến văn bản theo đúng tinh thần của Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 230/3/2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước của Thủ tướng chính phủ. Sử dụng mạng LAN để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, nhân viên trong thừa hành công việc.
Tạo cây thư mục: Để sử dụng, khai thác mạng LAN có hiệu quả, chúng tôi có thể giới thiệu quy trình tạo cây thư mục quản lý các tệp dữ liệu như sau:
Khi tạo ra cây thư mục này, thì thủ trưởng đơn vị sẽ luôn nắm bắt được tình hình công việc của mỗi cán bộ, nhân viên từng khoảng thời gian như thế nào và mỗi cán bộ làm việc ra sao. Và mỗi cá nhân có thể trao đổi học hỏi lẫn nhau qua hệ thống mạng LAN này.
Xây dựng hệ thống quản lý.
Để tin học hóa công tác văn phòng và quản lý hành chính của chi nhánh ở tầm vĩ mô cần phải xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin quản lý mà cốt lõi là hệ thống thông tin quản lý của công ty, mỗi chi nhánh sẽ xây dựng một hệ thống thông tin quản lý khác nhau và được kết nối với hệ thống thông tin khác.
Nguồn lực con người: bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về máy tính
Phần cứng: gồm có các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý thông tin mà chủ yếu là máy tính
Phần mềm: Gồm các chương trình máy tính như các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên dụng,…
Nguồn dữ liệu (database): Dữ liệu là thông tin chưa qua xử lý là đầu vào của hệ thống thông tin, ở văn phòng các cơ quan nguồn dữ liệu chủ yếu là các văn bản.
Ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì vậy, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay. Bởi những lý do đó, cần một phần mềm hệ thống đột phá hơn, tôi xin đề xuất phần mềm quản lý văn bản mang tên CloudOffice.
Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý hệ thống văn bản của đơn vị mình, đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản…. Theo
đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc
cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập
hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.
Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực trong công việc.
Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giải quyết xong là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó. Cho nên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng là vấn đề bất cập nhiều cơ quan, đơn vị. Không gian lưu trữ luôn luôn quá tải vì hàng năm sẽ phát sinh nhiều văn bản tài liệu. Nhiều đơn vị, các hồ sơ tài liệu mới thậm chí được chất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cát tông… Do đó việc tìm kiếm lại hồ sơ tài liệu gốc quả là một vấn đề cực kỳ vất vả, gian nan và mất rất nhiều thời gian. Vì thế, các nhà quản lý hiện nay không ngừng tìm kiếm giải pháp quản lý tối ưu, chuyên nghiệp nào đó cho công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình.
Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như Thuế, Hải quan, Công an, các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng không gian lưu trữ tài liệu. Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công việc cơ quan nói chung.
Những lợi ích của phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice
Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ quản lý văn bản như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, tờ trình .. phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản. Ngoài ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone đảm bảo an toàn bảo mật của phần mềm CloudOffice đã đáp ứng tốt yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng đơn vị hiện nay.
Phần mềm CloudOffice sẽ giúp quản lý quy trình xử lý văn bản một cách chặt chẽ và khoa học. Văn bản đang ở bước xử lý nào, do bộ phận nào hoặc người nào phụ trách được thể hiện rõ trong hệ thống. Để đạt được điều này, hệ thống yêu cầu sự tham gia đồng bộ của nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau, từ bộ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo. Tuy nhiên, khi người đảm nhiệm xử lý văn bản tại một bước nào đó đi vắng, nghỉ phép hoặc đi công tác, hệ thống vẫn có thể hoạt động bình thường thông qua cơ chế xử lý linh hoạt CloudOffice đó là cơ chế “Ủy nhiệm”.
Hệ thống CloudOffice cũng có thể triển khai ở các dạng đơn giản hơn. Ở mức độ triển khai đơn giản nhất, CloudOffice chỉ yêu cầu sự tham gia của bộ phận văn thư. Ở mức triển khai này, bộ phận văn thư sẽ được cấp đầy đủ các quyền xử lý văn bản và thay mặt lãnh đạo thể hiện quá trình xử lý văn bản ngoài thực tế vào hệ thống. Mức triển khai này vẫn đảm bảo sự lưu trữ văn bản một cách khoa học phục vụ nhu cầu tìm kiếm, theo dõi tiến trình xử lý văn bản của đơn vị.
Những chức năng của phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice.
Chức năngvăn bản đến là các chức năng liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư đối với các văn bản mà đơn vị nhận được: Nhập văn bản đến vào hệ thống, phân loại, phân công, chuyển tiếp văn bản đến, phê duyệt văn bản đến, tìm kiếm văn bản đến.
Chức năngvăn bản đi là các chức năng liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư đối với các văn bản mà đơn vị gửi đi:Nhập văn bản đi vào hệ thống, gửi văn bản đi xuống đơn vị trực thuộc, theo dõi hồi báo, tìm kiếm văn bản đi.
Chức năngvăn bản nội bộ là chức năng quản lý văn bản có tính chất nội bộ như: Tờ trình, đề xuất, đề án, thông báo,…
Chức năngvăn bản lưu là chức năng quản lý các văn bản không phải là văn bản đi, đến của cơ quan đơn vị.
Chức năngtạo liên kết văn bản là chức năng cập nhật bổ sung mối quan hệ giữa các văn bản, xây dưng cấu trúc cây văn bản. Điều này sẽ giúp người sử
dụng phần mềm CloudOffice dễ dàng tìm kiếm văn bản liên quan đến nhau hơn, mà không mất thời gian đọc lại nội dung chi tiết của văn bản.
Thống kê báo cáo: Bao gồm các mẫu thống kê báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ theo chuẩn mực của công tác văn thư.
Như vậy, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp lý để áp dụng trong mỗi văn phòng, những văn phòng không giấy tờ đã hình thành ở rất nhiều tổ chức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều có công tác văn thư lưu trữ, góp phần quan trọng cho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính,sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới.