8. Cấu trúc đề tài
2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây: Soạn thảo văn bản.
Quản lý văn bản đi.
Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Bảng 1. Ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ của công tác văn thư.
Nội dung Cán bộ, nhân viên
Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Chỉ biết ứng dụng vào 1 trong 3 nghiệp vụ. 3 15 Chỉ biết ứng dụng vào 2 nghiệp vụ. 5 25 Tất cả các nghiệp vụ trên. 12 60
Tổng 20 100
Với những số liệu bảng trên ta thấy được số lượng cán bộ, nhân viên có thể ứng dụng CNTT vào công tác văn thư chiếm 60%, qua thống kê tìm hiểu tỷ lệ đó chủ yếu thuộc cán bộ, nhân viên phòng Nhân chính. 25% chỉ có thể ứng dụng CNTT vào 2 nghiệp vụ chủ yếu là soạn thảo văn bản và quản lý văn bản đi. Còn lại 15% chỉ biết ứng dụng CNTT vào 1 nghiệp vụ thường áp dụng vào khâu soạn thảo văn bản. Điều đấy cho ta thấy việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư chưa thực sự được phổ biến rộng rãi. Phân tích cụ thể như sau:
2.2.2.1. Soạn thảo văn bản.
Theo điều 4, Quyết định số 361/QĐ-CVTĐA ngày 16 tháng 09 năm 2015 của Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh, các hình thức văn bản hành chính, bao gồm: Quyết định, quy chế, quy định, công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, giấy ủy nhiệm, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy mời và các văn bản, biểu mẫu chuyên ngành khác.
Tổng số VB đã ban hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017 đến nay: 276 VB. Trong số các văn bản hành chính được ban hành, chủ yếu là các hình thức: quyết định (128 văn bản), tờ trình (42 văn bản), công văn (20 văn bản), kế hoạch (16 văn bản), thông báo (10 văn bản)…, điều này thể hiện bảng dưới đây.
Bảng 1. Số lượng văn bản hành chính ban hành phân theo tên loại văn bản. STT Tên loại VB Số lượng (VB) Tỷ trọng (%)
1 Quyết định 128 53 2 Báo cáo 42 15,5 3 Kế hoạch 16 4,8 4 Thông báo 10 3 5 Tờ trình 42 12,5 6 Công văn 20 6 7 Phương án 2 0,6
8 Giấy ủy nhiệm 2 0,6
9 Các loại VB còn lại 14 4
Tổng số 276 100
So cùng kỳ các năm trước thì số lượng văn bản ban hành của Chi nhánh tăng đột biến do năm 2017 Chi nhánh VTĐSĐA thực hiện quá trình cổ phần hóa. Ta có thể thấy rất rõ qua bảng sau:
Bảng 2. Bảng thống kê các văn bản hành chính được ban hành cùng kì tháng 3 từ năm 2013 đến 2017
STT Tên loại VB ban hành
Số lượng văn bản ban hành
3/2013 3/2014 3/2015 3/2016 3/ 2017 1 Quyết định 40 51 55 63 128 2 Báo cáo 18 13 15 17 42 3 Kế hoạch 12 14 12 15 16 4 Thông báo 15 9 16 20 10 5 Tờ trình 17 22 21 20 32 6 Công văn 21 23 16 20 20 7 Phương án 3 3 3 6 2
8 Giấy ủy quyền 4 3 3 5 2
9 Các loại VB khác 21 20 18 17 24
Tổng cộng 151 158 159 183 276
Như vậy, từ bảng thống kê trên ta thấy Quyết định là văn bản được ban hành nhiều nhất. Qua điều tra bằng phương pháp phỏng vấn tất cả các Quyết định này chủ yếu do phòng Nhân chính soạn thảo.
Công tác soạn thảo văn bản hiện nay đều được sử dụng bằng máy tính thay vì dùng tay hay loại đánh máy cơ như ngày xưa. Tất cả đều được soạn thảo trên Microsoft Word tạo nên sự chính xác về mặt thể thức, phù hợp với các quy định hiện hành về soạn thảo văn bản hành chính. Qua đó, thể hiện sự chính xác, hiện đại hóa trong công tác văn phòng.
Cán bộ, nhân viên có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra văn bản nhằm mục đích cụ thể.
Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính
xác và thiết thực. Để làm được điều đấy, công tác soạn thảo văn bản tại văn phòng tuân thủ theo các bước như sau: Soạn thảo văn bản; Đánh máy, nhân bản; Kiểm tra văn bản trước khi được ký ban hành; Ký văn bản.
Công việc soạn thảo văn bản do Giám đốc Chi nhánh giao cho bộ phận, cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn thảo hoặc đề xuất soạn thảo băn bản trình lãnh đạo Chi nhánh ban hành. Cá nhân hoặc bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu xảy ra sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo cần báo cáo lại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bảo đó.
Các văn bản được soạn thảo từ phần mềm Microsoft Word, giúp cho phần lề lối luôn chính xác, các phần thể thức đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và văn bản được hoàn thiện nhanh chóng, kịp thời ban hành để giải quyết công việc. Ví dụ:
Đối với việc kiểm tra thể thức, lỗi chính tả hay nội dung văn bản sau khi soạn thảo trên phần mềm có thể sửa chữa dễ dàng sau khi đọc kiểm tra lại văn bản.
Soạn thảo văn bản trực tuyến
Mỗi khi Office trên máy tính bị hỏng hoặc máy tính không thể chạy được còn một giải pháp là soạn thảo văn bản trực tuyến.
Hiện nay có nhiều ứng dụng VP có thể cho phép soạn thảo văn bản trực tuyến một cách miễn phí. Những ứng dụng CNTT này có đầy đủ những chức năng cơ bản của chương trình soạn thảo chạy trên máy đơn. Ngoài ra nó còn cho phép lưu trữ trực tiếp trên server của nhà cung cấp. Khi đó người soạn thảo có thể truy cập, cập nhập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ với máy tính kết nối mạng internet.
Tuy tính năng của các phần mềm ứng dụng soạn thảo văn bản không đa dạng như những phần mềm Office được cài đặt trong máy nhưng các công cụ trực tuyến lại có ưu điểm nổi trội là khả năng truy cập file từ bất kỳ hệ thống kết nối internet nào, dễ dàng chia sẻ tập tin, và tự động sao lưu.
Dưới đây là 6 công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến tốt nhất do các chuyên gia bình chọn.
Google Docs là công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến đầu tiên gây được tiếng vang lớn, và cho tới thời điểm hiện tại vẫn là công cụ phổ biến nhất. Mặc dù khi mới ra mắt trông nó còn rất thô sơ, nhưng giờ đã gần trở thành “anh em song sinh“ của Microsoft Office.
Công cụ này đã được trang bị thêm nhiều font chữ, giao diện cũng thân thiện hơn với người sử dụng.
Nhược điểm lớn nhất của Google Docs là chỉnh sửa văn bản. Bạn không thể biết được mình đã soạn thảo đến trang bao nhiêu nếu không sử dụng tính năng Print Preview. Ngoài ra, việc chỉnh sửa tiêu đề và thay đổi ngôn ngữ cũng gây rất nhiều khó khăn cho người sử dụng.
Zoho (www.zoho.com)
Được nhiều người xem là ứng dụng văn phòng trực tuyến tốt nhất hiện nay, Zoho không chỉ cung cấp đến người sử dụng những tiện ích văn phòng tương tự như word, excel, powerpoint mà còn mang đến cho bạn các ứng dụng quản lý dự án trực tuyến, lịch, mail, lập nhóm thảo luận, báo cáo tài chính. Và tất cả các tính năng trên đều được miễn phí với khách hàng cá nhân.
Người soạn thảo có thể đăng nhập từ tài khoản Gmail, Facebook, Yahoo hoặc đăng kí một tài khoản mới.
Tuy nhiên, giao diện của Zoho bị cho là hơi thiếu tính thống nhất, chưa thực sự thông minh và một số chức năng chưa tinh xảo.
ThinkFree Online Office (www.thinkfree.com)
ThinkFree là một bộ ứng dụng trực tuyến được xây dựng trên nền tảng Java, khiến cho nó trở nên nổi bật hơn so với các đối thủ khác. Bạn có thể tích hợp nó vào trình duyệt để việc sử dụng trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, ThinkFree còn cung cấp cho bạn các tính năng hữu ích như cho phép người dùng chia sẻ, sửa đổi các tập tin với bạn bè.
Vì xây dựng trên nền tảng Java nên đây có lẽ không phải là công cụ có tốc độ xử lý nhanh nhất và bạn chỉ có thể chỉnh sửa văn bản offline nếu bạn chịu chi thêm 35 bảng.
Live Documents (www.live-documents.com)
Live Document tập hợp các điểm mạnh về chia sẻ của Google Docs cùng các tính năng của Microsoft Office. Thay vì giao diện truyền thống, công cụ này cung cấp những tính năng như một máy tính ảo, cho phép lưu giữ các file trong từng thư mục riêng. Một ưu điểm khác của nó là giao diện thoáng, lề và phân trang rõ ràng.
Điểm yếu của công cụ này là không cho phép thay đổi style của tiêu đề.
Microsoft Office Web Apps (office.microsoft.com)
Phiên bản trên mặc dù do Microsoft sáng tạo ra nhưng đây không phải là một sự thay thế hoàn toàn cho bản Office trên máy. Các tính năng chủ yếu của Office Web Apps là Word, Excel, PowerPoint và OneNote.
Nhược điểm lớn của công cụ này là chỉ có thể lưu và tải về các tài liệu định dạng là docx, xlsx và pptx trong khi nhiều người vẫn còn sử dụng MS Office 2003.
Acrobat.com (www.acrobat.com)
Là con đẻ của Adobe, chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi Acrobat.com có một giao diện rất bắt mắt và xây dưng nên nền tảng Flash. Công cụ này gồm 4 thành phần chính: trình xử lý văn bản Buzzword, tính năng chia sẻ tập tin Share, công cụ chuyển đổi tài liệu PDF và dịch vụ hội thảo trực tuyến ConnectNow.
Công cụ trên chỉ cho phép người sử dụng chỉnh sửa văn bản trên 7 font chữ và thiếu hụt hẳn 2 font chuẩn là Arial và Times New Roman. Và để tải tài liệu về máy, bạn bắt buộc phải chuyển đổi định dạng sang PDF với một khoản phí khoảng 14,99 đôla/ một tháng.
Đối với công tác soạn thảo văn bản tại Chi nhánh, các phòng ban hay các đơn vị cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản luôn tuân theo các bước nên tạo ra được sự thống nhất chung trong toàn Chi nhánh, thể hiện trình độ chuyên môn kết hợp với các ứng dụng CNTT, tạo điền kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý của Chi nhánh. Từ việc soạn thảo sẽ tạo ra các văn bản mang thông tin cần truyền đạt, giúp cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, là tiền đề cho việc kiểm tra, giám sát đúng với tình hình thực tế.
2.2.2.2. Tổ chức và quản lý văn bản đi.
Văn bản đi trước khi trình Giám đốc ký đều thông qua bộ phận cán bộ văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thật soạn thỏa văn bản, trình ký, chuyển cho văn thư cơ
quan ghi số, đóng dấu phát hành. Văn thư cập nhật thông tin của văn bản theo các tiêu chí có sẵn, quét, gắn ảnh văn bản đưa lên mạng. Việc ứng dụng CNTT cho việc quản lý văn bản đi nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong công tác văn thư, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của chi nhánh.
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi ngày càng được quan tâm hơn trong thời kỳ khoa học công nghệ ngày càng phát triển. Khi các văn bản là vật mang tin, truyền đạt những thông tin quản lý cần đến với người nhận thì việc quản lý văn bản đi phải thật chính xác, nhanh chóng và kịp thời. Có như vậy công việc mới đạt hiệu quả tối ưu, các hoạt động quản lý mới thực hiện được chính xác. Từ khi áp dụng thành tựu của CNTT đã đặt ra yêu cầu và theo dõi chặt chẽ hơn việc quản lý văn bản, xử lý văn bản… điều này được thể hiện qua một số hoạt động như sau:
Đăng ký Văn bản bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: Việc cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đi vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản đi của đơn vị cung cấp chương trình phần mềm đó.
Đăng ký văn bản trên phần mềm Microsoft Excel.
Ở cách này tại VP Chi nhánh VTĐSĐA đăng ký tại máy tính và môi trường mạng, cụ thể là phần mềm Microsoft Excel và trên hệ thống Egov. Điều này tạo thuận lợi cho việc thống nhất, kiểm tra và thống kê tìm kiếm khi cần
khai thác sử dụng, phục vụ cho hoạt động quản lý và các công việc tại Chi nhánh VTĐSĐA.
Thống nhất và tin học hoá các quy trình nghiệp vụ tiếp nhận, cho ý kiến giải quyết, phân luồng xử lý, trao đổi thông tin trong quá trình xử lý, phối hợp xử lý, lưu trữ, tìm kiếm, giải quyết công việc trong các cơ quan, tổ chức để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của công chức, viên chức và người lao động;
Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, công chức, viên chức chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời;
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, công chức, viên chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.
Phần mềm hệ thống quản lý phân quyền mềm dẻo đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao: Hệ thống quản trị đảm bảo mỗi tài khoản truy cập được toàn quyền với những tài nguyên mình được tạo ra và có quyền hạn chế trên những tài nguyên được chia sẻ trong nhóm hoặc được gán cho bởi cấp trên. Đảm bảo không chồng chéo trong truy xuất thông tin giữa các tài khoản khác đang dùng hệ thống. Thông qua chia sẻ vai trò các thành viên trong nhóm sẽ chia sẻ cho nhau những tài nguyên cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Giao diện hài hòa, khoa học, phong cách chuyên nghiệp và tận dụng tối đa hiệu quả của nền web: Với ưu điểm là chạy trên nền Web, giúp cơ quan, tổ chức triển khai hệ thông không chỉ trong phạm vi nội bô mạng LAN trong cơ quan, tổ chức mà có thể public ra Internet đáp ứng nhu cầu công việc mọi lúc mọi nơi.
Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ... thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng. Văn thư cập nhật các thông tin của văn bản cụ thể như sau:
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Sổ văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Số và ký hiệu văn bản Tự nhập Bắt buộc nhập Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Trích yếu Tự nhập Bắt buộc nhập Đơn vị soạn thảo Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Người soạn thảo Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Người ký Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Lãnh đạo văn phòng Chọn từ danh mục Nếu có