8. Cấu trúc đề tài
1.2. Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
Trong giai đoạn bùng nổ về CNTT như hiện nay, CNTT sẽ đóng vai trò quyết định trong mọi hoạt động của chúng ta: văn hóa, y tế, giáo dục, chính trị,… Nhận thức được điều này tất cả các quốc, tổ chức doanh nghiệp gia hiện nay đặt công nghệ thông tin là tiêu chí, công cụ hàng đầu cho sự tồn tại, phát triển và cạnh tranh. Nếu không ngay lập tức họ sẽ bị tụt hậu thậm chí là bị loại hoàn toàn ra khỏi cuộc cạnh tranh để tồn tại. Không nằm ngoài luồng xoáy của sụ phát triển CNTT như vũ bão đó, Việt Nam cũng đang Việt Nam cũng đang, đã và sẽ triển khai những chủ trương, chính sách, chương trình dự án nhằm phát triển Khoa học – Công nghệ để có thể đủ sức cạnh tranh và tránh sự tụt hậu xa hơn về kinh tế so với các nước trong khu vực và trên thế giới. Chính vì vậy ngay từ thập kỷ 90 của thế kỷ trước đã có rất nhiều văn bản quản lý nhà nước về vấn đề này:
Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ra Nghị quyết 49/CP ngày 6 tháng 8 năm 1993 xác định chính sách quốc gia về phát triển công nghệ thông tin đến năm 2000 và một chương trình về công nghệ thông tin quốc gia được triển khai.[2]
Công tác văn thư, lưu trữ giúp việc điều hành, tham mưu, tổng hợp, hậu cần và nó còn đảm bảo chức năng thông tin cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Cho nên công tác văn thư, lữu trữ luôn gắn liền với thông tin – thông tin luôn luôn thay đổi, số lượng nhiều, và rất phức tạp . Mặt khác thông tin, giấy tờ…. là đối tượng của nhân viên văn phòng. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu mang tính tất yếu để có một nền văn phòng hiện đại, hiệu quả.
Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp chúng ta thay thế lao động thủ công bằng tự động hóa, nửa tự động hóa nhiều khâu của công tác văn phòng như: soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp trong việc ra quyết định và điều hành công tác. Nhờ vậy hiệu quả hoạt động quản lý cơ quan, doanh nghiệp được nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, tăng khả năng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, hiện đại của cán bộ, nhân viên cơ quan, doanh nghiệp tổ chức.
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng như sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và
đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.