8. Bố cục của khóa luận
3.3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
Muốn công tác văn thư đạt chất lượng, vai trò quản lý rất quan trọng, việc định hướng, chỉ đạo đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao. Lãnh đạo Văn phòng cần tổng hợp, nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay của cơ quan, ban, ngành để tham mưu cho Thủ trưởng vận dụng trong cơ quan
Trong năm 2017, Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam phối hợp với các cơ quan, các trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn thư tập huấn về công tác Văn thư. Tuy đã đạt được những kết quả nhất định nhưng vì cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc chưa đáp ứng về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư nên việc áp dụng vào thực tiễn vẫn gặp nhiều khó khăn, chưa đạt kết quả như mong muốn. Do đó, qua sự đánh giá thực trạng, những mặt còn hạn chế, Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam tiếp tục phối hợp với các cơ sở đào tạo nghiệp vụ văn thư tổ chức tập huấn, chủ yếu đề cập sâu vào những công việc làm chưa tốt, còn vướng mắc, khó khăn. Tập huấn có thể được thực hiện hàng năm cho đến khi công tác này đạt yêu cầu. Đồng thời, Tổng Công ty cần quan tâm hơn nữa công tác này, thường xuyên tổ chức tập huấn cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc để có sự thống nhất thực hiện trong hoạt động của cơ quan.
• Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản:
Lãnh đạo cần xây dựng và ban hành những văn bản mang tính chuẩn hóa theo tình hình thực tế của Văn phòng Tổng Công ty để hướng dẫn các nghiệp vụ. Việc xây dựng văn bản phải dựa vào những văn bản quy định của cơ quan nhà nước quản lý về văn thư và tình hình hoạt động, năng lực trình độ của các cán bộ
Xây dựng các quy trình nghiệp vụ văn thư một cách khoa học và chuẩn hóa để cán bộ dễ dàng thực hiện và là thang đo để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc. Văn phòng Tổng Công ty nên tìm tòi và học hỏi thêm các mô hình xây dựng quy trình của các cơ quan khác đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân hiện nay đang áp dụng.
Cán bộ văn thư cơ quan cần kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản chặt chẽ hơn, cương quyết không đóng dấu đối với những văn bản đi không đúng thể thức, kỹ thật trình bày văn bản. Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ, văn thư cơ quan ngoài việc phải nắm vững thể thức và kỹ thuạt trình bày văn bản được Tổng Công ty đã hướng dấn áp dụng thống nhất trong ngành còn phải có bản lĩnh, phải đặt mục đích chất lượng văn bản lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với Lãnh đạo văn phòng để được xử lý những vướng mắc, khó khăn.
• Đổi mới công tác quản lý văn bản trong Văn phòng Tổng Công ty truyền
hình Cáp Việt nam:
Các phòng, ban chuyên môn tự chịu trách nhiệm về nội dun, hình thức của văn bản do bộ phận mình soạn thảo và trình Lãnh đạo ký trực tiếp.
Như đã trình bày tại phần thực trạng, hiện tại phòng văn thư của cơ quan đã được cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo và việc sử dụng máy tính vào công tác vào sổ văn bản vẫn đang được áp dụng thực hiện. Tuy nhiên, công tác vào số văn bản bằng bản cứng chưa được quan tâm, vì vậy việc quản lý văn bản bằng sổ cần có quy định rõ ràng trong việc sử dụng, đông thời cần có những loại sổ khác nhau để quản lý và sử dụng khi cần thiết.
Bên cạnh đó, việc quản lý văn bản trên máy tính cần lập các file, có các phần mềm khác nhau để quản lý văn bản, việc này giúp cho công tác tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, không gặp khó khăn.
Hạn chế việc sao văn bản để tránh được những sai sót tói những những nơi cần gửi văn bản. Chỉ sao văn bản có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, phòng, ban có trách nhiệm để giải quyết. Việc sao y văn bản gửi đi mang tính chất để biết nên hạn chế, có thể thông báo qua các cuộc họp hoặc đưa lên mạng,…
• Nâng cao công tác lập hồ sơ,nộp hồ sơ và lưu trữ hồ sơ: Lãnh đạo cơ quan
cần nghiên cứu, sửa đổi và lấy ý kiến trong việc xây dựng danh mục hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Lãnh đạo các phòng, ban có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của phòng mình vào Lưu trữ cơ quan. Trên cơ sở đó lãnh đạo các phòng cần phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong phòng lập hồ sơ về những việc mà phòng được giao chủ trì thực hiện sau đó tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của phòng mình khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức lựa chọn và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ của trường theo đúng thời hạn quy định. Các Cán bộ trong mỗi phòng đảm nhiệm theo từng mảng công việc riêng khi xác định hồ sơ cần lập để phục vụ cho công việc của mình. Ví dụ: Hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng, công tác cán bộ hay công tác nghiên cứu khoa học bao gồm những văn bản liên quan nào sẽ lập thành hồ sơ bao gồm các tài liệu liên quan theo từng mảng đó. Điều này rất có ích và thuận tiện hơn cho người đảm nhiệm trực tiếp công việc được lãnh đạo giao phó.
• Đẩy mạnh việc kiểm tra đánh giá về thực hiện tổ chức và quản lý công tác
văn thư: Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt, Lãnh đạo cơ quan
cần triển khai, sao gửi kịp thời các văn bản của cấp trên, đồng thời tham mưu ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp hồ sơ đến hạn. Thường xuyên phân công cán bộ phụ trách đơn vị xuống cơ sở, kiểm tra việc thực hiện các văn bản hướng dẫn, các quy định về công tác văn thư.
KẾT LUẬN
Trong bối cảnh nước ta đang tiến hành cải cách nền hành chính, công tác văn thư,lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng vào trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Các hoạt động của cơ quan tổ chức luôn sản sinh ra một khối lượng lớn văn bản, vì vậy cần tổ chức và quản lý các văn bản một cách khoa học, hiệu quả nhất để tránh những sai sót, không thống nhất trong quá trình cung cấp thông tin quản lý cho lãnh đạo, đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” đã đáp ứng được phần nào những yêu cầu nói trên
Như vậy qua quá trình thực tập tại Văn phòng Tổng Công ty, chúng tôi đã tìm hiểu khảo sát và đánh giá về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam nhằm làm rõ thêm những kiến thức lý luận và đánh giá hoạt động tổ chức quản lý văn thư trong thực tế.
Trong quá trình làm việc, tác giả nhận được sự giúp đỡ từ Lãnh đạo Văn phòng, các cô, các chị bộ phận văn thư và các bộ phận khác của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. Do thời gian và kiến thức còn hạn chế vì vậy đề tài còn nhiều thiếu sót, tác giả sẽ cố gắng tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện đề tài để giúp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp trong thời gian tới.
Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường ĐH Nội Vụ Hà Nội, tập thể cán bộ, giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng nói chung và ThS. Đặng Văn Phong đã tận tình truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm để tác giả hoàn thành khóa thực tập và đề tài khóa luận. Tác giả xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam đặc biệt bộ phận Hành chính đã tiếp nhận và nhiệt tình hướng dẫn nghiệp vụ trong thời gian qua.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Các văn bản Nhà nước quy định về công tác văn thư
[1]- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2015), Công văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý
văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
[2]- Quốc Hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015
[3]- Quốc Hội (2015), Luật Lưu trữ năm 2015
[4]- Chính Phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 10 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư
[5]- Chính Phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP của Chính phủ ngày 31 tháng 10 năm 2004 về Công tác văn thư
[6]- Chính Phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
[7]- Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
[8]- Bộ Nội Vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các
cơ quan, tổ chức
[9]- Bộ Nội Vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
[10]- Bộ Nội Vụ (2014), Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư
Các giáo trình
[11]- Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2012), Đại cương khoa học
quản lý, NXB Trường Đại học giáo dục, Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội
[12]- Thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol
[13]- Paul Hersey và KenBlanc Heard, giáo trình“Quản lý nguồn nhân lực”
[14]- Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB Khoa Học Kỹ Thuật -2001 [15]- Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB Khoa học - Kỹ thuật, 1993 [16]- Tâm lý học dân tộc, NXB Khoa học xã hội 2013
[17]- Trần Kiểm (2009), Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý giáo dục, NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội
[18]- Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội 2001 [19]- Nhóm 1 lớp QLKT4-K19ĐH Kinh tế - ĐH Quốc gia Hà Nội, Khái niệm về nội dung quản lý
[20]- Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp quản lý công tác
văn thư, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội
[21]- Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, NXB Hồng Đức
[22]- Thuyết quản lý theo khoa họccủa Frederick Winslow Taylor
[23]- Bùi Anh Tuấn, Phạm Thúy Hương, Giáo trình hành vi tổ chức, NXB Kinh tế Quốc dân,
Các Đề tài nghiên cứu
[23]- Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp. “ Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và xã hội”
[24]- Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “ Tổ chức công tác
văn thư tại HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh”.
[25]- Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A, Khóa luận tốt nghiệp: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tạ công ty cổ phần giấy An Hòa”.
[26]- Trần Thị Thúy (2013). Khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”
PHỤ LỤC 1:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM
TỔNG GIÁM ĐỐC HOÀNG NGỌC HUẤN
P.TÔNG GIÁM ĐỐC BÙI HUY NĂM P.TÔNG GIÁM ĐỐC
NGUYỄN VĂN NINH
P.TÔNG GIÁM ĐỐC TẠ SƠN ĐÔNG
P.TÔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN TUẤT ANH
KHỐI KINH DOANH, DỊCH VỤ
BAN CL VÀ PT KINH DOANH TT TRUYỀN THÔNG VÀ MARKETING TRUNG TÂM DV KHÁCH HÀNG
TRUNG TÂM QUẢN LÝ THUÊ BAO KINH DOANH BẢN QUYỀN PHÒNG ĐIỀU HÀNH BÁN HÀNG TOÀN QUỐC TRUNG TÂM VTVCAB HOATEL BÁN HÀNG TOÀN QUỐC
KHỐI KINH QUẢN LÝ ( VĂN PHÒNG)
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY
VĂN PHÒNG ĐẢNG VÀ ĐOÀN THỂ
BAN PHÁP CHẾ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TT QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ, TÀI
CHÍNH
CÔNG TY CON
VTVCAB VITA VTVCAB CMC
KHỐI KỸ THUẬT TT KT SẢN XUẤT CHƯƠNG TRÌNH TT KT TRUYỀN DẪN PS TT KT HẠ TẦNG CHI NHÁNH 5 TT CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÒNG PHẦN MỀM TT NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG & PTCN TRUNG TÂM DV NỘI DUNG SỐ PHÒNG KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ TRUNG TÂM
BẢO HÀNH
TT VIỄN THÔNG & KSCL HẠN TẦNG
KHỐI NỘI DUNG
TRUNG TÂM SX NỘI DUNG THỂ THAO
CHI NHÁNH
HÀ NỘI MIỀN TRUNG
MIỀN BẮC MIỀN NAM
CÔNG TY LIÊN KẾT SMART MEDIA TNHH MSTN VTV HUYN DAI VTV CAP NAM ĐỊNH VTVCABLIVE HỢP TÁC LIÊN DOANH
PHỤ LỤC 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM
CHÁNH VĂN PHÒNG NGUYỄN QUỐC ANH
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG NGUYỄN TUẤN ANH
BỘ PHẬN TỔNG HỢP BỘ PHẬN TÀI CHÍNH BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN QUẢN TRỊ
PHỤ LỤC 3
MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM
PHỤ LỤC 4: MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM
Một góc làm việc tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam
Quầy lễ tân tại tầng 6 trước Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam
Lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ soan thảo văn bản tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam