8. Bố cục của khóa luận
3.3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy
Hiện nay, bộ máy quản lý của Nhà nước ta còn nhiều bất cập như: Bộ máy cồng kềnh, thủ tục hành chính giải quyết tốn nhiều thời gian, gây khó khăn cho công dân. Vì bộ máy Nhà nước có nhiều ảnh hưởng và có tính quyết định đối với các cơ quan, tổ chức. Điều này cũng ảnh hưởng nhiều đến công tác tổ chức bộ máy của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.
Để hoàn thiện bộ máy làm việc trong Công tác văn thư trong Văn phòng, Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam cần kiện toàn lại bộ máy, có sự phân công công việc hợp lý để giảm bớt được biên chế và khối lượng công việc giao cho nhân viên được hợp lý, tránh trường hợp mỗi người phải làm quá nhiều công việc.
Tiếp tục hoàn thiện những quy chế đã được xây dựng và ban hành, phổ biến đến các đơn vị, cơ quan thực hiện tốt các quy chế văn thư bằng các chế tài xử lý. Đồng thời phổ biến tới toàn thể các cán bộ làm việc trong cơ quan thực hiện tốt trong công tác tổ chức.
Bên cạnh đó, tổ chức bố trí nơi làm việc sẽ tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc.
Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh gọn, chính xác.
Thực tế tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam như đã trình bày tại phần thực trạng, việc sắp xếp, bố trí vị trí ngồi theo tính chất văn phòng mở, đồng thời việc phân công công việc phù hợp với từng cá nhân là chưa được quan tâm thực hiện. Việc thực hiện công việc chỉ đơn thuần mang tính chất “việc tới tay ai người ấy làm” nên hiệu quả công việc và tốc độ thực hiện công việc trong những giờ cao điểm chưa được phát huy cao nhất khả năng có thể thực hiện. Ban lãnh đạo khối văn phòng nên có ý kiến chỉ đạo tới Ban Giám đốc về việc đề xuất thêm vị trí nhân viên làm công tác văn thư nhằm cắt cử, bố trí từng nhân viên theo từng nghiệp vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm tra vào sổ văn bản đi …theo vị trí ngồi tại phòng làm việc cố định, ví dụ như: Nhân viên tiếp nhận văn bản nên bố trí ngồi đầu bàn, ngay cửa ra vào sau đó đến nhân viên kiểm tra và vào sổ văn bản đi, nhân viên photo và lưu văn thư, rồi đến nhân viên chuyển giao văn bản,…
Nhân viên văn thư cần chú ý:
+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết.
+ Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi.
+ Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào các tủ, kệ, giá.
+ Đối với những giấy tờ chưa giải quyết, cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn. Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng căng thẳng thần kinh (streess) có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên văn thư một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái.
Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư thế làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học. Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhất, cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc một cách khoa học là hết sức cần thiết.
Hiện tại, khối lượng công việc, số lượng văn bản được hình thành trong một ngày rất nhiều. Tuy nhiên, tại văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam chỉ có hai nhân viên văn thư, kiêm lưu trữ. Vì vậy để đảm bảo cho công tác này được thực hiện một cách tốt nhất và có hiệu quả cần bố trí thêm nhân sự có trình độ Cao đẳng văn thư trở lên và được tuyển dụng theo đúng quy định của nhà nước.
Xây dựng quy chế về tổ chức làm việc, quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ hợp lý. Khi đã có quy chế làm việc, sẽ quy trách nhiệm cho từng cá nhân, nhất là trong việc ký văn bản, xử lý văn bản của Cơ quan
Bộ phận văn thư Công ty có 02 nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ, họ đều là những người đã trải qua nhiều năm công tác nên bản thân họ đã đúc rút được không ít những kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiện, do trước đây chỉ có một cán bộ được tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nên về mặt trình độ chuyên môn họ còn có phần hạn chế. Trên thực tế thấy rằng, công tác văn thư thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không, phần lớn phụ thuộc vào chính những năng lực và trình độ của Cán bộ , công nhân viên văn thư. Theo tác giả, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt.
Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.