8. Bố cục của khóa luận
3.1.1. Đánh giá công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền
3.1. Đánh giá về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ty Truyền hình Cáp Việt Nam
Tất cả mọi công văn, giấy tờ dù đến bằng bất cứ nguồn nào và hình thức nào đều là những thông tin quý giá đối với mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Theo quy định chung mọi công văn giấy tờ đến công ty hay từ công ty gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký. Điều này chứng tỏ công tác văn thư là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Làm tốt công tác văn thư cũng chính là giúp cho mọi công việc trong Công ty tiến hành thuận lợi hơn, hiệu quả hơn.
Công tác văn thư càng chính xác bao nhiêu, công tác lưu trữ càng thuận lợi bấy nhiêu. Công tác văn thư giúp cho người quản lý xử lý thông tin một cách chính xác, khoa học và hiệu quả nhất. Điều này khẳng định sự cần thiết của công tác Văn thư trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ được giao, việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư là vô cùng cấp bách và cần thiết. Các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức, quản lý văn thư cần được triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam
3.1.1. Đánh giá công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. hình Cáp Việt Nam.
* Ưu điểm
Trong những năm qua, công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam có những thay đổi đáng kể do được sự quan tâm và nhận thức đúng đắn của Lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức công tác văn thư, được biểu hiện:
+ Công tác bố trí, sắp xếp phòng làm việc của bộ phận Văn thư có một số ưu điểm sau: Cách bố trí phòng họp tương đối hợp lý
• Bộ phận văn thư được bố trí ngay đối diện của chính của văn phòng cơ quan nên việc tiếp nhận và giải quyết văn bản được thực hiện một cách khá nhanh chóng, thuận tiện.
• Tường phía trước và phía sau được bố trí bằng cửa kính chông nhiệt nên phòng làm việc có ánh sáng tư nhiên tạo không khí làm việc.
• Hệ thống cửa sau được thông với cửa trước nên phong làm việc rất thoáng
• Máy photo phục vụ việc sao chụp của cán bộ các bộ phận được bố trí phía ngoài và phục vụ lưu trữ của cơ quan được bố trí bên trong rất thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
• Do đặc thù công việc của bộ phận văn thư nên bàn làm việc của nhân viên được bố trí theo chiều ngang rất thuận tiện cho việc tiếp nhận, giải quyết, và phát văn bản…
• Tủ đựng con dấu và giấy tờ văn bản lưu văn thư được bố trí ngay sau bàn làm việc của văn thư nên rất thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và sử dụng.
• Phòng còn được trang bị thêm máy sấy. Máy sấy được bố trí ngay cạnh máy in nên rất thuận tiện cho việc sử dụng.
+ Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư- lưu trữ:
• Toàn bộ các cơ quan đơn vị sử dụng mạng nội bộ (Mạng LAN) tăng tính liên kết trong thông tin hoạt động, Lãnh đạo trực tiếp nắm bắt tình hình hoạt động cũng như cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác.
• Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ thống máy điện thoại, máy Fax, mail qua mạng… Thay vì việc trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài hoặc công văn, giấy tờ của Công ty cần gửi nhanh, văn thư phải đi đến tận nơi gửi qua bưu điện, hiện nay văn thư có thể liên lạc với các cơ quan bên ngoài qua hệ thống điện thoại, Fax hoặc mail rất nhanh và thuận tiện
- Đối với công tác tổ chức nhân sự phụ trách văn thư: Bộ phận văn thư được bố trí bao gồm 02 nhân viênCác cán bộ đều là những người có trình độ, qua đào tạo và có thâm niên về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ do đó mà họ dày dặn kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty.
- Đối với công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư: Bộ phận văn thư nói riêng cũng như các chuyên viên tại các phòng ban nói chung đều thực hiện tốt các nghiệp vụ trong công tác văn thư.
- Đối với công tác tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ văn thư: Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam luôn quan tâm đến điều kiện làm việc của bộ phận văn thư do vậy việc tổ chức mua sắm, bảo trì, sửa chữa được thực hiện thường xuyên.
* Nhược điểm:
- Đối với công tác tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách văn thư:
• Do phòng làm việc được thiết kế bằng cửa kính nên phòng làm việc nóng và bí vào mùa hè và ánh nắng trực tiếp sẽ không tốt cho công tác lưu trữ văn bản.
• Do tính chất văn phòng mở nên sự tương tác giữa nhiều người với cường độ công việc cao làm các nhân viên khác không tập trung, thiếu không gian riêng tư bởi mỗi người có thời điểm giải lao khác nhau, muốn giao tiếp ở các thời điểm khác nhau, năng xuất cao nhất cũng ở những thời điểm khác nhau trong ngày, vì vậy một không gian thiếu sự riêng tư sẽ làm nhân viên bị gò bó.
- Đối với công tác tổ chức nhân sự phụ trách văn thư:
• Hiện tại có 02 CBCNV làm việc trong công tác Văn thư, tuy nhiên trên thực tế mới chỉ có 01 nhân viên trong số họ là đã được đào tạo chính quy về nghiệp vụ Văn thư. Còn lại mới chỉ được cập nhật kiến thức này thông qua những lớp bồi dưỡng ngắn hạn, họ mới chỉ đơn thuần làm việc theo thói quen, theo kinh nghiệm, xử lý công việc mang tính thủ công, dập khuân, ít sáng tạo
• Nhân sự tại bộ phận văn thư rất ít, hơn nữa họ còn kiêm cả công tác lưu trữ, do vậy khối lượng công nhiều, đôi khi chưa được giải quyết nhanh chóng.
• Hoạt động đăng ký vào sổ các loại văn bản, giấy tờ của cơ quan mới chỉ đơn thuần được thực hiện trên phần mềm, chưa chú trọng đăng ký vào sổ, thực tế phải quan tâm đúng mức cho cả việc đăng ký sổ ở bản cứng và bản mềm. Các văn bản điện tử được gửi đến chưa in ra giấy để vào sổ đăng ký văn bản do đó quản lý khó khăn và nguy cơ mất văn bản khi xảy ra lỗi hệ thống quản lý hay máy tính.
• Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu của Công ty hiện vẫn chưa được chú trọng. Hiện nay, do điều kiện về phòng ốc nên tại trụ sở của cơ quan vẫn chưa có phòng riêng phục vụ hoạt động lưu trữ của cơ quan, nên hoạt động lập hồ sơ, lưu trữ giấy tờ tài liệu cơ quan chưa được đảm bảo. Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các phòng ban còn rắc rối và nhiều sơ hở làm cho việc tra cứu tài liệu tài liệu, bảo quản tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Hiện tại, cơ quan chưa có kho lưu trữ tập trung riêng, do vậy, phòng ban nào phát hành văn bản sẽ lưu tại phòng ban đó, còn bản lưu sẽ được lưu ngay tại phòng Văn thư Công ty.
• Cán bộ cơ quan còn công tác kiêm nhiệm ( kiêm nhiệm công tác lưu trữ,…) chưa chuyên môn hóa trong công tác văn thư. Đồng thời việc chế độ chính sách chưa thực sự đáp ứng yêu cầu cần thiết về cuộc sống cho các cán bộ, điều này làm cho thế hệ cán bộ trẻ không thực sự gắn bó lâu dài với công việc hoặc không thực sự phát huy hết khả năng và sức trẻ của mình.