8. Bố cục của khóa luận
3.3.1. Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức
Nhận thức chiếm vai trò quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận thức đúng thì hành động đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành động sẽ sai. Do đó, điều đầu tiên phải làm là để tất cả các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan bao gồm từ các cấp Lãnh đạo trở xuống, phải nhận thức đúng về tầm quan trọng của công tác văn thư, hiểu rõ hơn về vị trí, vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan.
- Đối với Lãnh đạo cơ quan:
Trong bất kỳ hoạt động nào cũng vậy, Lãnh đạo luôn đóng vai trò quan trọng. Với công tác văn thư, nếu không được sự chỉ đạo quyết liệt từ các cấp lãnh đạo, cấp dưới sẽ không thấy được vai trò của mình và quyết tâm thực hiện.
Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng trong các cơ quan, tổ chức. Muốn mọi người có nhận thức đúng, các Lãnh đạo phải tuyên truyền, thể hiện ở các tin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn thư đăng trên Trang thông tin điện tử của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam; thể hiện ở niềm tin của Lãnh đạo Công ty đối với công tác Văn thư; sự quán triệt thực hiện nghiêm túc công tác Văn thư để nâng cao chất lượng công tác Văn thư.
Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư của Tổng Công ty và của Bộ Nội vụ như Nghị định 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của bộ nội vụ; các văn bản hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của cục văn thư và lưu trữ nhà nước,… để toàn thể Cán bộ công chức trong cơ quan nắm bắt một cách hệ thống về công tác văn thư, những việc cần làm để bảo đảm hoạt động của công tác văn thư đi vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng cao.
Rà soát lại hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư còn có hiệu lực của các cơ quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ biến văn bản. Ngoài những văn bản của Tổng Công ty đã quán triệt, yêu cầu các đơn vị thực hiện Quy chế Văn thư áp dụng thống nhất trong các đơn vị trực thuộc, cần phổ biến thêm một số văn bản liên quan đến danh mục bí mật trong cơ quan, văn bản về ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam…
- Đối với Cán bộ, công nhân viên:
Hoạt động nâng cao nhận thức cho các Cán bộ, công nhân viên chức trong công tác văn thư như: Đổi mới nhận thức cho cán bộ, viên chức bằng hình thức xuống cơ sở phổ biến trao đổi, mở lớp tập huấn nghiệp vụ, đưa tin lên trang web của ngành, phô tô tài liệu. Qua đó giúp Cán bô hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư.
Cán bộ Văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư, đó là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc. Một trong những yêu cầu của công tác văn thư là phải bảo đảm bí mật văn bản. Do đó, ngoài việc nắm vững các danh mục tuyệt mật, tối mật trong cơ quan để xử lý đúng quy trình, văn thư cơ quan còn phải cẩn thận khi phát ngôn.
Ngoài ra cán bộ văn thư phải tự đánh giá về hoạt động của công tác mình phụ trách, yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ
xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị đình trệ. Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các thông tin, văn bản làm việc của một cơ quan, tổ chức. Muốn thông tin có chất lượng, đạt yêu cầu, văn thư phải góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm vụ đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết với nhau thành một tổ chức có sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác văn thư, Văn thư cơ quan và toàn thể cán bộ, công chức sẽ nổ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.