3.2.1.Hoạt động thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
Khối lượng hồ sơ tài liệu của Cục được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng nhiệm vụ được giao. Nếu không thực hiện tốt công tác thu thập sẽ dẫn
đến tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ, nhiều tài liệu quí sẽ bị mất mát hoặc xuống cấp. Việc thu thập tốt sẽ làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ của Cục. Để thực hiện được công việc trên, Lưu trữ Cục Sở hữu trí tuệ cần phải xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và xác định được thành phần tài liệu cần nộp.
Hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ Cục hiện nay chủ yếu là hồ sơ đơn sở hữu công nghiệp, được thu thập từ các đơn vị chuyên môn. Thực tế là nguồn nộp lưu này chưa đầy đủ và chính xác. Xuất phát từ thực tế nêu trên, để việc thu thập tài liệu vào lưu trữ Cục đạt được mục đích, hiệu quả thì phải thực hiện việc xác định chính xác các nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Cục. Lưu trữ Cục cần phải phải lựa chọn tên các đơn vị, chức danh sản sinh ra tài liệu quan trọng. Từ đó, Lãnh đạo Cục qui định tên các đơn vị, chức danh hằng năm phải nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Cục.
Bên cạnh đó cần xác định thành phần để lựa chọn những tài liệu có giá trị sản sinh trong các nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Cục vì các đơn vị, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Cục thường sản sinh ra nhiều tài liệu có giá trị khác nhau. Có những tài liệu quan trọng cần lưu trữ phục vụ công việc lâu dài, nhưng cũng có không ít những tài liệu có giá trị thấp. Những tài liệu có giá trị thấp không cần thiết phải nộp lưu vào lưu trữ Cục, sẽ gây lãng phí cho việc xây kho tàng bảo quản. Vì thế, để thu thập những tài liệu có giá trị thì lưu trữ cơ quan phải thực hiện lựa chọn theo các tiêu chuẩn xác định trước một cách khoa học.
Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Cục có thể được xây dựng cụ thể như sau:
3.2.2.Tiếp tục tổ chức chỉnh lý tài liệu hiện có trong các kho của Cục Sở hữu trí tuệ.
Thực tế hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ có số lượng khoảng 6000 mét, nhưng tài liệu đã chỉnh lý được khoảng 30 mét. Làm được việc này đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, công sức và kinh phí. Nhưng bắt buộc phải thực hiện hoạt động này để loại ra những tài liệu hết giá trị, không có giá trị như tài liệu tham khảo, tài liệu trùng thừa và các bản thảo…những tài liệu hết giá trị này cần phải loại ra và tiêu hủy để giảm bớt khối lượng tài liệu, giải phóng kho tàng. Vì kho tàng đang là vấn đề hết sức nan giải của Cục Sở hữu trí tuệ vì số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều, kho tàng không đủ để đáp ứng với khối lượng tài liệu khổng lồ hiện có trong Cục.
Hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ đa dạng, nhiều thành phần. Vì vậy, yêu cầu chỉnh lí tài liệu là việc làm thiết thực để tổ chức lại hồ sơ, tài liệu của Cục, vừa tổ chức khoa học các nhóm hồ sơ, vừa xác định giá trị tài liệu, vừa phân loại, vừa hệ thống hóa, thống kê để giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng đáp ứng cho hoạt động quản lý và sử dụng tài liệu có hiệu quả. Căn cứ vào đó, Văn phòng Cục báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ lên Cục trưởng để lập kế hoạch công tác lưu trữ hàng năm.
Việc chỉnh lý cần áp dụng theo qui định, cụ thể là công văn hướng dẫn Số: 283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. [4]. Yêu cầu các cán bộ thực hiện việc này phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác chỉnh lý và phải có sự giám sát vê chuyên môn.
3.2.3.Tổ chức thực hiện, xây dựng bảng thời hạn bảo quản các tài liệu lưu trữ của Cục.
Như phần thực trạng hoạt động lưu trữ tác giả đã trình bày, Cục Sở hữu trí tuệ chưa xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cho cơ quan.
Tác giả đề xuất xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ với những nội dung sau: (căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo
quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.)
Mục đích việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản:
Để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến và xác định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành sở hữu trí tuệ trong hoạt động của Cục.
Phạm vi áp dụng:
Qui định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Cục Sở hữu trí tuệ và được áp dụng phong phạm vi toàn Cục.
Vì hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ là chuyên ngành, đặc thù, nên tác giả đề xuất chia làm hai nhóm như sau:
Phần thứ nhất nhóm tài liệu theo Thông tư 09/2011/TT-BNV bao gồm Tài liệu tổng hợp; Tài liệu qui hoạch, kế hoạch, thống kê; Tài liệu tổ chức, cán bộ; Tài liệu lao động, tiền lương; Tài liệu tài chính, kế toán; Tài liệu xây dựng cơ bản; Tài liệu hợp tác quốc tế; Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; Tài liệu thi đua, khen thưởng; Tài liệu pháp chế; Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan. Phần này Cục Sở hữu trí tuệ áp dụng thời hạn theo qui định và không cần sửa đổi bổ sung gì thêm.
Phần thứ hai các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành, đặc thù bao gồm: Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận (được cấp văn bằng bảo hộ); Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích không được công nhận; Hồ sơ đơn liên quan đến đơn sở hữu công nghiệp sau khi được cấp văn bằng; Tập lưu văn bản, sổ đăng ký văn bản đi của Cục liên quan đến đơn sở hữu công nghiệp; Hồ sơ khác. Phần này Cục cần xây dựng thời hạn bảo quản riêng, khi xây dựng gửi lên Bộ Khoa học và công nghệ và gửi đến các đơn vị chuyên môn để xin ý kiến đóng góp vì tài liệu của Cục là tài liệu chuyên ngành về khoa học – kỹ thuật (Sở hữu công nghiệp).
Có thể xây dựng thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành đặc thù, cụ thể như sau:
TT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đề xuất thời hạn bảo quản tại Cục
Giải trình, thuyết minh
I. Hồ sơ đơn sở hữu công nghiệp
1 Hồ sơ đơn các đối tượng SHCN đã được cấp văn bằng bảo hộ, bao gồm: Sáng chế, giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý, hiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn.
Vĩnh viễn
Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định (tại nhóm hồ sơ, tài liệu số 7 “Tài liệu khoa học
công nghệ”): Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được Nhà nước công nhận.
2 Hồ sơ đơn SHCN không được cấp văn bằng bảo hộ:
- Hồ sơ đơn bị từ chối hình thức
- Hồ sơ đơn coi như rút bỏ. - Hồ sơ đơn từ chối nội dung
05 năm 25 năm 25 năm
-Đối với hồ sơ đơn bị từ chối hình thức: Hồ sơ này không được công bố, chỉ có ý nghĩa khi được sử dụng quyền ưu tiên (trong 12 tháng). Do vậy, đề xuất thời hạn bảo quản là 05 năm.
-Đối với hồ sơ đơn bị coi như rút bỏ và hồ sơ đơn bị từ chối nội dung: Theo điểm 25.5. (ii) của Thông tư Số: 01/2007/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ sửa đối liên quan đến nguồn thông tin tối thiểu phải tra cứu gồm: “Các đơn đăng ký sáng chế hoặc các văn bằng bảo hồ sáng chế do các tổ chức, quốc gia khác công bố, trong vongd 25 năm trước ngày nộp đơn hoặc ngày ưu tiên của đơn đang được thẩm định được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu sáng chế có tại Cục SHTT và các nguồn thông tin khác do Cục SHTT quy
định..” Do vậy, tài liệu này đề xuất thời hạn bảo quản là 25 năm
3 Hồ sơ đăng ký chuyển giao, chuyển nhượng các đối tượng SHCN.
Vĩnh viễn
Đây là các hồ sơ, tài liệu liên quan đến đơn SHCN (Mục I).
4 -Hồ sơ gia hạn, duy trì hiệu lực văn bằng bảo hộ SHCN
-Hồ sơ chấm dứt, đình chỉ, hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ SHCN
Vĩnh viễn 10 năm
Tương tự như Mục 3
4 Hồ sơ giải quyết đề nghị, khiếu nại về SHCN
- Hồ sơ chấp nhận đề nghị, khiếu nại của người nộp đơn - Hồ sơ không chấp nhận đề nghị, khiếu nại của người nộp đơn
Vĩnh viễn 15 năm
Tương đương với thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu khiếu nại quy định tại tài liệu phổ biến của Thông tư 09.
II. Hồ sơ chuyên môn, nghiệp vụ khác của Cục SHTT
5 Hồ sơ về việc kiểm tra nghiệp vụ đại diện và giám định sở hữu công nghiệp
- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển
- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi
20 năm
5 năm
Tương tự quy định về thi tuyển dụng tại Thông tư số 09
6 Hồ sơ quản lý các tổ chức, cá nhân hành nghề đại diện và giám định sở hữu công nghiệp
Vĩnh viễn
Do hiệu lực của Giấy chứng nhận đại diện và giám định SHCN là vô thời hạn. do vậy, đề xuất thời hạn là vĩnh viễn.
Bảng thời hạn bảo quản trên có thể áp dụng để xác định thành phần tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ Cục Sở hữu trí tuệ.
3.2.4.Tổ chức bảo quản tốt tài liệu
Tài liệu lưu trữ của Cục Sơ hữu trí tuệ chủ yếu là chất liệu giấy và số ít là ở dạng ảnh. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của Cục là một công việc hết sức quan trọng hiện nay, vì tài liệu lưu trữ của Cục hiện có nhiều biểu hiện bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu, Cục Sở hữu trí tuệ cần phải thực hiện những biện pháp sau:
Thứ nhất, về cơ sở vật chất: Cần bố trí đủ diện tích kho tàng đảm bảo cho công tác thu thập tài liệu từ các đơn vị thuộc Cục. Không bố trí kho nằm rải rác ở các tòa nhà gây khó khăn cho việc sắp xếp khoa học tài liệu và tra tìm tài liệu. Địa điểm bố trí kho không nên ở vị trí tầng áp mái. Cần khắc phục ngay tình trạng kho bị ngấm nước mưa bằng cách cải tạo, sửa chữa, nâng cấp kho tàng.
Thứ hai, về cơ sở vật chất: Các kho lưu trữ cần bố trí thêm những trang thiết bị cơ bản, cụ thể: Mỗi kho trang bị ít nhất hai máy hút ẩm, công suất máy hút ẩm phải phù hợp với diện tích phòng kho và nên mua máy hút ẩm tự động. Máy điều hòa nhiệt độ cần bố trí công suất tương ứng với diện tích kho và hoạt động 24/24 thì mới bảo quản tốt tài liệu được.
Thứ ba, về phòng chống nấm, mốc cho tài liệu: Do một số kho gần nhà vệ sinh và bị nước mưa ngấm, cộng thêm khí hậu nước ta có độ ẩm cao nên trong kho bị ẩm tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển. Phương pháp là đặt máy thông gió, có thể mở cửa kho để thông gió tự nhiêm nhằm cân bằng độ ẩm cho kho.
Thứ tư, thực hiện biện pháp chống côn trùng và các loại gặm nhấm phá hoại tài liệu: Trụ sở Cục được xây dựng từ năm 1982, dù các kho bố trí ở các tầng cao của tòa nhà nhưng không tránh được những côn trùng phá hoại tài liệu như các loại mối, chủ yếu là mối đất. Để phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng trên, cần phải vệ sinh kiểm tra định kỳ kho lưu trữ, Cục nên ký hợp đồng với Trung tâm phòng chống mối để phòng chống mối tận gốc.
3.2.5.Thực hiện thống kê toàn diện các tài liệu hiện có.
Để khắc phục hạn chế mà tác giả đã trình bày ở phần trên việc đầu tiên mà Cục nên triển khai là ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu lưu trữ, mục đích là để tra tìm tài liệu trong kho lưu trữ theo yêu cầu của đọc
giả, ví dụ muốn tra tìm một hồ sơ đơn sáng chế thì có thể tìm theo số đơn, số văn bằng bảo hộ hoặc tra tìm theo tên sáng chế hoặc tra tìm theo tên của chủ đơn. Thông tin của hồ sơ đơn được thể hiện rõ địa chỉ ở số hồ sơ bao nhiêu, hộp số bao nhiêu, nằm ở dãy giá nào và ở vị trí kho nào.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động này đồng thời sẽ giải quyết được các số liệu thống kê tài liệu lưu trữ hiện có của Cục, là căn cứ để quản lý hiệu quả quản lý tài liệu, kiểm tra việc bảo quản tài liệu, tránh mất mát, hư hỏng tài liệu. Từ số liệu thống kê có thể giúp Cục xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ một cách khoa học (bố trí kho bảo quản tài liệu, mua giá, tủ, hộp đựng tài liệu …). Cơ sở dữ liệu có thể thống kê chính xác các số liệu về tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý công tác lưu trữ, số lượng hồ sơ lưu trữ được bảo quản tại kho của Cục, số lượng tài liệu đã nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, số lượng tài liệu hết giá trị đã tiêu hủy v.v….
Nhưng để xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm và thống kê tài liệu thì Cục phải trang bị các phương tiện điện tử như các máy vi tính, mạng thông tin, máy in laser, máy scan; có phần mềm quản trị mạng thông tin thông suốt, các thiết bị điện tử phải tương thích, đồng bộ với nhau thì mới hoạt đông được. Song song với đó, Cục phải có những cán bộ tin học đủ trình độ quản trị mạng tin học: cán bộ, công chức, viên chức… phải có sử dụng thành thạo phần mềm quản trị mạng, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu; phải hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức cơ quan sử dụng mạng tin học, phát hiện nguyên nhân các sai sót và hướng dẫn cách khắc phục các sai sót, các lỗi thường gặp trong quá trình sử dụng mạng tin học, sử dụng cơ sở dữ liệu.
3.2.6.Tổ chức tốt hơn việc khai thác và sử dụng tài liệu
Mục đích của cùng của công tác lưu trữ là tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Thực tế hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ diễn ra tại Cục một cách thường xuyên, liên tục. Nhu cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ của Cục là khá cao, hồ sơ tài liệu được khai thác nhiều nhất là các loại tài liệu liên quan đến đơn xác lập quyền sở hữu công nghiệp.
Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng đa dạng, phong phú thì Cục Sở hữu trí tuệ phải có nhiều biện pháp tích cực.
Thông thường tài liệu lưu trữ được sử dụng bằng nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hình thức sử dụng tài liệu có những tác dụng và đối tượng phục vụ riêng. Ngoài các hình thức sử dụng tài liệu phổ biến như: sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; cấp bản sao tài liệu, bản chứng thực lưu trữ; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; cần mở