3.1.1.Hoàn thiện các văn bản quản lý.
Thứ nhất, để quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, Cục cần xây dựng và ban hành Qui chế mới để thay thế cho Qui chế cũ đã ban hành kèm theo Quyết định số 188/QĐ-SHTT ngày 12 tháng 02 năm 2009 để cho phù hợp với các văn bản qui phạm pháp luật mới hơn và phù hợp với tình hình thực tế.
Mục đích của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ là cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ của Cục và các đơn vị thuộc Cục. Quy chế này làm cơ sở pháp lý để lãnh đạo Cục, tổ chức hướng dẫn cấp dưới thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, làm căn cứ để kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các nội dung công tác văn thư, lưu trữ của cấp dưới. Qui chế công tác văn thư, lưu trữ là môt công cụ quan trọng, không thể thiếu để giúp Cục quản lý tố công tác văn thư, lưu trữ.
Khi xây dựng Qui chế mới cần phải dựa trên các văn bản chủ yếu như: Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan; các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; các tiêu chuẩn, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ; những văn bản qui phạm pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Để xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục cần phải dựa vào Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Việc xây dựng qui chế của Cục cần có sự góp ý của Văn phòng Bộ Khoa học và công nghệ và xin ý kiến các đơn vị thuộc Cục.
Thứ hai, xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản để qui định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp lưu vào kho lưu trữ bảo quản theo thời hạn thích hợp, phục vụ nghiên cứu, sử dụng lâu dài và loại ra để tiêu hủy những tài liệu hết giá trị.
Thời hạn bảo quản tài liệu được Luật Lưu trữ năm 2011 qui định thành ba mức độ khác nhau: thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho các tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian; tài liệu bảo quản có thời hạn là những tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm; tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy. Việc xác định giá trị tài liệu cần dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương xác định giá trị tài liệu đồng thời phải chú ý đến thực tế tài liệu của Cục.
Việc xác định giá trị tài liệu có vị trí và tầm quan trọng và có ý nghĩa thiết thực đối với việc quản lý và sử dụng tài liệu của Cục. Bởi vì, nếu xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ làm mất những tài liệu có giá trị đối với Cục, cao hơn nữa là đối với quốc gia. Sai lầm này là không thể phục hồi được tài liệu.
Trước mắt cần xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ cho những tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của Cục Sở hữu trí tuệ.
Bảng thời hạn theo Thông tư 09 được chia làm hai phần: [3].
Phần thứ nhất gồm các nhóm tài liệu theo Thông tư 09/2011/TT-BNV bao gồm Tài liệu tổng hợp; Tài liệu qui hoạch, kế hoạch, thống kê; Tài liệu tổ chức, cán bộ; Tài liệu lao động, tiền lương; Tài liệu tài chính, kế toán; Tài liệu xây dựng cơ bản; Tài liệu hợp tác quốc tế; Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; Tài liệu thi đua, khen thưởng; Tài liệu pháp chế; Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan Cục Sở hữu trí tuệ nên để theo qui định và không cần sửa đổi bổ sung gì nhiều.
Phần thứ hai là các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành, đặc thù bao gồm: Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận (được cấp văn bằng bảo hộ); Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích không được công nhận; Hồ sơ đơn liên quan đến đơn sở hữu công nghiệp sau khi được cấp văn bằng; Tập lưu văn bản, sổ đăng ký văn bản đi của Cục liên quan đến đơn sở hữu công nghiệp; Hồ sơ khác. Phần này Cục cần xây dựng thời hạn bảo quản riêng, khi xây dựng gửi lên Bộ Khoa học và công nghệ và gửi đến các đơn vị chuyên môn để xin ý kiến đóng góp vì tài liệu của Cục là tài liệu chuyên ngành về khoa học – kỹ thuật (Sở hữu công nghiệp).
Hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ vô cùng lớn, việc xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản là hết sức cấp bách và cần thiết, thực hiện tốt hoạt động này sẽ giúp cơ quan loại ra những tài liệu không cần phải bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị. Kết quả này sẽ giúp Cục tiết kiệm được kho tàng, giá, tủ, hộp bảo quản, tiết kiệm được công sức và giảm số lượng người làm lưu trữ. Mặt khác, kết quả này còn giúp tái sinh nguyên liệu làm giấy, phục vụ các nhà máy giấy tận dụng phế liệu giấy.
Thứ ba, xây dựng và ban hành những nội qui, qui định của các hoạt động: Qui định ra vào kho; qui định khai thác và sử dụng tài liệu; qui định về phòng chống cháy nổ đối với tài liệu lưu trữ.
3.1.2.Bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm lưu trữ. Tăng cường nhân lực cho nhiệm vụ này.
Cần xây dựng chiến lược đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lâu dài, có lộ trình cụ thể, mục đích và xác định những nhiệm vụ trước mắt và lâu dài cho nhiệm vụ này. Bên cạnh đó, cần có chính sách khuyến khích cán bộ đi học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, giao tiếp....
Hiện nay công việc mà Bộ phận Lưu trữ Cục đang phải đảm nhiệm là quá tải. Chỉ riêng khối lượng tiếp nhận tài liệu và phục vụ khai thác tài liệu đã chiếm toàn thời gian. Do vậy, viêc bổ sung thêm nhân sự vào vị trí lưu trữ cũng là một yêu cầu cần được quan tâm của Lãnh đạo Văn phòng Cục và Lãnh đạo Cụ Sở hữu trí tuệ. Đáp ứng được nhu cầu nhân sự thì việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ mới thực sự được nâng cao và có hiệu quả.
3.1.3.Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ.
Lưu trữ Cục Sở hữu trí tuệ là những hồ sơ, tài liệu chuyên ngành lớn, muốn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Cục phải bố trí đủ kho chứa tài liệu và bố trí ở các tầng có điều kiện bảo quản tốt, ví dụ bố trí ở tầng 2, tầng 3 gần cầu thang máy hoặc cầu thang bộ để thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu. Không nên bố trí kho ở tầng áp mái hoặc tầng thấp gần nhà vệ sinh như hiện nay gây hư hỏng tài liệu.
Tài liệu khoa học – công nghệ là một khối tài liệu lớn, có giá trị đối với cơ quan và đối với quốc gia. Ngoài việc tổ chức bố trí đầy đủ kho tàng để lưu trữ tài
liệu thì việc bố trí các trang thiết bị bảo quản, tra tìm. Lưu ý rằng khối tài liệu này cho biết tiềm lực khoa học của quốc gia xét trên phương diện thông tin. Càng khai thác tốt càng phát huy được giá trị của các thông tin đó để phát triển khoa học công nghệ cho nước nhà.
3.1.4.Ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ.
Công nghệ thông tin đã ở bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối. Mọi loại thông tin số liệu, hình ảnh có thể đưa về dạng kỹ thuật số để bất kì máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho người dùng. Lượng hồ sơ tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ Cục Sở hữu trí tuệ hiện rất lớn, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là không thể thiếu, bởi lẽ số liệu thông tin của hồ sơ, tài liệu đã có trong kho không thể đáp ứng nhu cầu của người dùng tin nếu như tra cứu bằng phương pháp truyền thống.
Để đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ trở thành hiện thực, Cục Sở hữu trí tuệ cần phải có cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị máy móc như hệ thống mạng LAN, máy tính, máy Scan để số hóa tài liệu. Cần hệ điều hành và phần mềm quản lý lưu trữ tương thích. Ngoài cơ sở hạ tầng thì yếu tố con người đóng vai trò rất quan trọng để vận hành các trang thiết bị, thu thập thông tin, lưu trữ và xử lí thông tin. Bất cứ phần mềm nào muốn phát huy tác dụng đều cần phải được cập nhật thông tin thường xuyên và phải được khai thác phục vụ cho các nhu cầu của độc giả tức là đều cần có đội ngũ cán bộ có hiểu biết sâu về công nghệ thông tin.
Một số những ứng dụng có thể áp dụng trong công tác quản lý lưu trữ đó là: Quản lý đội ngũ cán bộ, viên chức; quản lý phông lưu trữ; quản lý mục lục hồ sơ; quản lý trang thiết bị, diện tích kho tàng; quản lý việc khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu.
3.2. Hoàn thiện các hoạt động nghiệp vụ
3.2.1.Hoạt động thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
Khối lượng hồ sơ tài liệu của Cục được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng nhiệm vụ được giao. Nếu không thực hiện tốt công tác thu thập sẽ dẫn
đến tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ, nhiều tài liệu quí sẽ bị mất mát hoặc xuống cấp. Việc thu thập tốt sẽ làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ của Cục. Để thực hiện được công việc trên, Lưu trữ Cục Sở hữu trí tuệ cần phải xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và xác định được thành phần tài liệu cần nộp.
Hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ Cục hiện nay chủ yếu là hồ sơ đơn sở hữu công nghiệp, được thu thập từ các đơn vị chuyên môn. Thực tế là nguồn nộp lưu này chưa đầy đủ và chính xác. Xuất phát từ thực tế nêu trên, để việc thu thập tài liệu vào lưu trữ Cục đạt được mục đích, hiệu quả thì phải thực hiện việc xác định chính xác các nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Cục. Lưu trữ Cục cần phải phải lựa chọn tên các đơn vị, chức danh sản sinh ra tài liệu quan trọng. Từ đó, Lãnh đạo Cục qui định tên các đơn vị, chức danh hằng năm phải nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Cục.
Bên cạnh đó cần xác định thành phần để lựa chọn những tài liệu có giá trị sản sinh trong các nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Cục vì các đơn vị, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Cục thường sản sinh ra nhiều tài liệu có giá trị khác nhau. Có những tài liệu quan trọng cần lưu trữ phục vụ công việc lâu dài, nhưng cũng có không ít những tài liệu có giá trị thấp. Những tài liệu có giá trị thấp không cần thiết phải nộp lưu vào lưu trữ Cục, sẽ gây lãng phí cho việc xây kho tàng bảo quản. Vì thế, để thu thập những tài liệu có giá trị thì lưu trữ cơ quan phải thực hiện lựa chọn theo các tiêu chuẩn xác định trước một cách khoa học.
Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Cục có thể được xây dựng cụ thể như sau:
3.2.2.Tiếp tục tổ chức chỉnh lý tài liệu hiện có trong các kho của Cục Sở hữu trí tuệ.
Thực tế hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ có số lượng khoảng 6000 mét, nhưng tài liệu đã chỉnh lý được khoảng 30 mét. Làm được việc này đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, công sức và kinh phí. Nhưng bắt buộc phải thực hiện hoạt động này để loại ra những tài liệu hết giá trị, không có giá trị như tài liệu tham khảo, tài liệu trùng thừa và các bản thảo…những tài liệu hết giá trị này cần phải loại ra và tiêu hủy để giảm bớt khối lượng tài liệu, giải phóng kho tàng. Vì kho tàng đang là vấn đề hết sức nan giải của Cục Sở hữu trí tuệ vì số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều, kho tàng không đủ để đáp ứng với khối lượng tài liệu khổng lồ hiện có trong Cục.
Hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ đa dạng, nhiều thành phần. Vì vậy, yêu cầu chỉnh lí tài liệu là việc làm thiết thực để tổ chức lại hồ sơ, tài liệu của Cục, vừa tổ chức khoa học các nhóm hồ sơ, vừa xác định giá trị tài liệu, vừa phân loại, vừa hệ thống hóa, thống kê để giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng đáp ứng cho hoạt động quản lý và sử dụng tài liệu có hiệu quả. Căn cứ vào đó, Văn phòng Cục báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ lên Cục trưởng để lập kế hoạch công tác lưu trữ hàng năm.
Việc chỉnh lý cần áp dụng theo qui định, cụ thể là công văn hướng dẫn Số: 283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. [4]. Yêu cầu các cán bộ thực hiện việc này phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác chỉnh lý và phải có sự giám sát vê chuyên môn.
3.2.3.Tổ chức thực hiện, xây dựng bảng thời hạn bảo quản các tài liệu lưu trữ của Cục.
Như phần thực trạng hoạt động lưu trữ tác giả đã trình bày, Cục Sở hữu trí tuệ chưa xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cho cơ quan.
Tác giả đề xuất xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ với những nội dung sau: (căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo
quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.)
Mục đích việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản:
Để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến và xác định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành sở hữu trí tuệ trong hoạt động của Cục.
Phạm vi áp dụng:
Qui định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Cục Sở hữu trí tuệ và được áp dụng phong phạm vi toàn Cục.
Vì hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ là chuyên ngành, đặc thù, nên tác giả đề xuất chia làm hai nhóm như sau:
Phần thứ nhất nhóm tài liệu theo Thông tư 09/2011/TT-BNV bao gồm Tài liệu tổng hợp; Tài liệu qui hoạch, kế hoạch, thống kê; Tài liệu tổ chức, cán bộ; Tài liệu lao động, tiền lương; Tài liệu tài chính, kế toán; Tài liệu xây dựng cơ bản; Tài liệu hợp tác quốc tế; Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; Tài liệu thi đua, khen thưởng; Tài liệu pháp chế; Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan. Phần này Cục Sở hữu trí tuệ áp dụng thời hạn theo qui định và không cần sửa đổi bổ sung gì thêm.
Phần thứ hai các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành, đặc thù bao gồm: Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận (được cấp văn bằng bảo hộ); Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công