Hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ chủ yếu phục vụ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động – thẩm định viên thuộc Cục. Độc giả ngoài Cục rất ít, thường là những đơn vị có liên quan đến lĩnh vực sở hữu trí tuệ và trực thuộc Bộ Khoa học và công nghệ.
Mục đích khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục là tra cứu thông tin sở hữu công nghiêp để tránh tình trạng người nộp đơn bị trùng những mẫu Nhãn hiệu, Sáng chế, Kiểu dáng công nghiệp và Giải pháp hữu ích đã được công nhận. Nhờ vào tài liệu này mà thẩm định viên có thể biết được tình trạng pháp lý của đơn (còn hay hết hiệu lực), loại trừ được khả năng xấu, lấy được thông tin để đối chứng, so sánh giữa đơn mới hay và đơn cũ có bộc lộ tính mới và tính sáng tạo hay không, cuối cùng đi đến quyết định cấp văn bằng bảo hộ hay từ chối cấp.
+ Qui trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ đối với người sử dụng (hồ sơ, tài liệu thường) gồm:
Bước 1: Người mượn tài hồ sơ, tài liệu chuyển Phiếu đề nghị sử dụng tài liệu hồ sơ lưu trữ đến Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng Cục, phiếu mượn phải có đầy đủ chữ kí của người mượn và chữ ký của Lãnh đạo đơn vị quản lý trực tiếp của người mượn. Nếu độc giả là người ngoài Cục Sở hữu trí tuệ thì phải có giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu của cơ quan công tác và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Cục đồng ý. (phụ lục)
Bước 2: Bộ phận Lưu trữ tra tìm hồ sơ, tài liệu và lấy từ kho lưu trữ.
Bước 3: Vào sổ Đăng ký mượn Hồ sơ, tài liệu lưu trữ và người mượn ký vào sổ (với người mượn được phép mang hồ sơ, tài liệu về nơi làm việc).
Bước 4: Sau khi sử dụng hồ sơ, tài liệu (trong thời gian qui định) người mượn sẽ phải hoàn trả hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ và thực hiện thủ tục ký trả.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm: + Sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
+ Cho mượn về nơi làm việc (chỉ áp dung đối với công chức, viên chức trong Cục). Thời hạn cho mượn không quá 10 ngày làm việc; trong trường hợp cần thiết, có thể được gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Trường hợp mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, tổ chức thì phải được Chánh Văn phòng, thủ trưởng tổ chức thuộc Cục duyệt;
+ Cung cấp bản sao tài liệu.
Tất cả cán bộ, công chức trong, ngoài Cục Sở hữu trí tuệ và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Cục, Lưu trữ đơn vị trực thuộc Cục vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
Chánh Văn phòng Cục, Lãnh đạo phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Cục được phép giải quyết các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường của cán bộ, công chức trong và ngoài Cục phê duyệt
Cán bộ, công chức ngoài Cục Sở hữu trí tuệ nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng Cục.
Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Chánh Văn phòng Cục đồng ý.
Người nước ngoài có yêu cầu khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc tổ chức quản lý có thẩm quyền và phải được Chánh Văn phòng Cục hoặc Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Cục đồng ý.
Cán bộ, công chức được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ Cục, Lưu trữ đơn vị để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được Chánh Văn phòng Cục, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Cục cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó đúng quy định và thời gian cho phép.
Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật thực hiện theo Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ và pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Hiện nay việc phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ còn hoàn toàn thủ công, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động này nên tốn nhiều thời gian. Ví dụ khi độc giả mượn một hồ sơ, tài liệu nào đó mà hồ sơ tài liệu đó đã có người đang sử dụng, lúc đó lưu trữ viên mới đi rà soát sổ đăng ký mượn hồ sơ và việc này làm mất nhiều thời gian cho cả người mượn cũng như người phục vụ. Nếu ứng dụng tin học, có phần mềm “Mượn hồ sơ” thì việc tìm hồ sơ xem ai đang mượn sẽ nhanh chóng hơn.