2.3.1. Ưu điểm
Trên cơ sở khảo sát thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, luận văn xin đưa ra một số kết quả đạt được trong quản lý công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng như sau:
Thứ nhất, về xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ, UBND Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có thể kể đến việc ban hành một số văn bản quan trọng làm căn cứ để thực hiện chủ trương, chính sách, biện pháp trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ như:
Quyết định số 4033/QĐ-UBND, ngày 24/8/2011 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23/10/2014 về việc ban hành danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, quận nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 về việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định
số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh; Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 về tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Thực hiện nhiệm vụ được giao, Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ cũng đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, các văn bản này đã giúp cho quản lý công tác văn thư, lưu trữ được triển khai toàn diện, thống nhất trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan cấp trên, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, UBND Quận 12 ban hành Công văn số 1857/UBND-NV ngày 23 tháng 02 năm 2017 về việc xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; Kế hoạch số 15058/KH-UBND ngày 02/11/2017 về phát triển ngành văn thư, lưu trữ quận 12 đến năm 2025; Kế hoạch số 131/UBND-NV ngày 06/4/2018 về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015.
Các văn bản đã ban hành kịp thời có tác dụng thiết thực, tạo được sự chuyển biến trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ.
Thứ hai, về cơ sở vật chất. Ủy ban nhân dân quận đã tạo điều kiện về bố trí kho để bảo quản tài liệu, trang bị các trang thiết bị như giá, tủ, hộp cặp, bìa hồ sơ, nhất là tạo điều kiện về mặt kinh phí để chỉnh lý khối tài liệu còn tồn đọng.
Thứ ba, về chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Lãnh đạo UBND Quận 12 đã quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng. Hàng năm, UBND Quận 12 ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu sau khi giải quyết xong được đưa vào kho bảo quản để hạn chế hư hỏng, thất lạc.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng tại UBND Quận 12 vẫn còn những hạn chế tồn tại sau:
Thứ nhất, về xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Nhìn chung, việc ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ nói riêng đã được quy định chi
tiết trong các văn bản của các cơ quan cấp trên. Tuy nhiên, tại UBND Quận 12 việc ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế, nhất là các quy định cụ thể về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Một số văn bản hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu như Phương án phân loại, Hướng dẫn lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu chưa được xây dựng một cách chi tiết.
Phòng Nội vụ là cơ quan tham mưu cho UBND quận ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ nhưng chưa bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phụ trách lĩnh vực này. Hiện nay, Phòng Nội vụ chỉ mới bố trí được một nhân sự tốt nghiệp đại học Quản lý nhà nước phụ trách công tác văn thư, lưu trữ nhưng cũng chỉ là kiêm nhiệm vì vậy chưa đáp ứng được yêu cầu công việc được giao.
Thứ hai, về nhân sự làm công tác lưu trữ
Ủy ban nhân dân quận bố trí người làm lưu trữ của UBND quận chưa đúng chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ cho nên các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa được thực hiện.
Việc mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng cho công chức, viên chức về công tác lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu được UBND quận tổ chức thường xuyên, nhưng kết quả đạt được chưa cao do sau khi tập huấn về công chức, viên chức chưa vận dụng vào thực tế công việc. Bên cạnh đó việc kiểm tra, giám sát của các cấp quản lý về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện dẫn đến tình trạng tài liệu không giao nộp hoặc có giao nộp thì trong tình trạng bó gói chưa được lập hồ sơ.
Thứ ba, về cơ sở vật chất
Ủy ban nhân dân quận 12 đã bố trí kho lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ nhưng chưa đáp ứng đủ diện tích để thu thập tài liệu, kho được bố trí rải rác nhiều nơi gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng và quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ. Trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ chưa đúng theo quy định.
Thứ tư, về hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Mặc dù đã có rất nhiều văn bản hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, nhưng một số công chức, viên chức không lập hồ sơ do mình giải quyết. Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện thiếu sự kiểm tra, giám sát của các cấp quản lý, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng sau khi giải quyết xong công việc hồ sơ không được lập. Mặc dù làm việc liên quan đến văn bản, giấy tờ
nhưng một số bộ phận công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc lập hồ sơ hiện hành.
Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 còn hiều hạn chế, chưa có kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm. Sau khi giải quyết công việc xong tài liệu vẫn còn nằm rải rác tại các bộ phận, cá nhân, không giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Công tác phân loại tài liệu chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng tài liệu giữa các phông trong cùng một phương án phân loại. Việc phân loại tài liệu chưa đáp ứng nguyên tắc, yêu cầu của việc phân loại, lập hồ sơ.
Công tác xác định giá trị tài liệu tại phông UBND Quận 12 thực hiện chưa tốt, nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị thấp còn được bảo quản trong kho. Thời hạn bảo quản tài liệu chưa cụ thể, vẫn ở 3 mức độ: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời, nhiều tài liệu đưa vào kho chưa được xác định thời hạn bảo quản.
Công cụ thống kê và tra tìm tài liệu còn nghèo nàn, lạc hậu, Mục lục hồ sơ sử dụng để thống kê cho tất cả các loại hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Thứ năm, về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ
Nhìn chung, cán bộ làm công tác lưu trữ của UBND Quận 12 không được tập huấn về việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
Kho lưu trữ chưa được trang bị các trang thiết bị cũng như phần mền về quản lý tài liệu lưu trữ gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu.
Đa số cán bộ công chức chưa thực sự quen với việc giải quyết giấy tờ trên môi trường mạng nên chưa trang bị cho mình kiến thức cơ bản về ứng dụng công nghệ thông trong lưu trữ.
2.3.3. Nguyên nhân
Một số nguyên dẫn đến hạn chế về công tác chỉnh lý tài liệu tại UBND cụ thể như sau:
- Các văn bản quy định, hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa thực sự đầy đủ, thiếu đồng bộ và chưa đáp ứng yêu cầu thực tế.
- Nguồn kinh phí bố trí cho chỉnh lý tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế.
- Trình độ lực lượng tham gia chỉ đạo chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý còn thiếu kiến thức nền tảng cơ bản về lưu trữ.
- Do công tác thanh tra, kiểm tra về chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chưa được tăng cường.
- Nguyên nhân đến từ việc sử dụng dịch vụ chỉnh lý và cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Tiểu kết chương 2
Qua nghiên cứu thực tiễn tình hình công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND quận 12, luận văn đã trình bày khái quát những vấn đề chung nhất về Ủy ban nhân dân và phông lưu trữ UBND quận 12.
Một là, khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Quận 12 từ năm 1997 đến nay.
Hai là, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND Quận 12 giai đoạn 1997-2003.
Ba là, khảo sát thực tiễn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Phông lưu trữ UBND Quận 12 cũng như công tác chỉnh lý tài liệu giai đoạn 2004 đến năm 2017.
Trên cơ sở khảo sát về thực trạng, luận văn đã đánh giá những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại về công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND quận 12. Những ưu điểm, hạn chế nêu trên là cơ sở thực tiễn để tác giả đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu Phông UBND cấp quận nói chung, quận 12 nói riêng ở chương 3.
Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12
Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND tại các quận, huyện bước đầu có sự quan tâm chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, UBND Thành phố, Sở Nội vụ nhằm bảo vệ và phát huy tài liệu giá trị lưu lưu trữ. Tuy nhiên để nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông UBND Quận 12 chúng ta cần có một số phương hướng, nhiệm vụ và các giải pháp cơ bản sau đây:
3.1. Một số phương hướng, nhiệm vụ để nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông UBND quận 12
Trong những năm qua, việc bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm. Ngày 02 tháng 3 năm 2007 Thủ tướng Chính
phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Chỉ thị yêu cầu các cơ quan đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu. Các cơ quan phải bố trí đủ kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Đến năm 2010 các cơ quan phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu đang tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu. Đặc biệt, ngày 11 tháng 11 năm 2011, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, trong đó có khá nhiều quy định cụ thể đối với công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chính vì vậy, thực hiện các văn bản chỉ đạo quan trọng nói trên, tại Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành một số văn bản về công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng. Cụ thể:
Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 22 tháng 8 năm 2007 của UBND thành phố Hồ Chí Minh về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã nêu yêu cầu lãnh đạo các cơ quan phải bố trí kho lưu trữ, tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, lập đề án giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của đơn vị, thực hiện nghiêm túc chế độ nộp lưu hồ sơ theo quy định. Với các quận, Chỉ thị nêu rõ phải: “Tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ tại các phòng, ban về kho lưu trữ của quận, quận để lưu trữ theo quy định hiện hành. Lập đề án giải quyết tình trạng tài liệu còn tồn đọng tại quận, quận chưa được phân loại, lập hồ sơ xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ, đảm bảo đến năm 2020 không còn tồn đọng”.
Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015. Nhằm chuẩn bị nguồn tài liệu của cơ quan, tổ chức đủ tiêu chuẩn và điều kiện để thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố khi đưa vào sử dụng, yêu cầu đặt ra cần có giải pháp xử lý tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, góp phần tăng cường quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố. Mục tiêu của Đề án là “Phấn đấu từ năm 2018 đến
năm 2022 hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố”.
Ngoài ra, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh cũng ban hành một số văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan.
Ngày 20/11/2017 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Kế hoạch số 1628/KH-SNV về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015 nhằm tổ chức quản lý sử dụng tốt nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và lựa chọn chuẩn bị nguồn tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố,