2.2.1.1. Tình hình tài liệu
Trong quá trình hoạt động, nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao UBND Quận 12 đã sản sinh ra một khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu, những hồ sơ, tài liệu có giá trị sau khi giải quyết xong được giữ lại để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài về sau.
Có thể nói, tài liệu bắt đầu sớm nhất trong Phông lưu trữ UBND Quận 12 là những tài liệu năm 1997, khối lượng tài liệu trong kho khoảng 800 mét tài liệu, trong đó tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 đã được chỉnh lý, được phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa và đưa vào cặp, hộp sắp xếp lên giá để phục vụ khai thác sử dụng. Tuy nhiên, khối tài liệu những năm 1997 đến năm 2003 giữ lại không được nhiều do công tác văn thư, lưu trữ ở giai đoạn này chưa thực sự được quan tâm, hồ sơ, tài liệu sau khi giải quyết xong không được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Số lượng tài liệu đã
được chỉnh lý từ năm 1997 đến năm 2003 trong Phông lưu trữ UBND Quận 12 hiện nay là 450 hồ sơ, tương đương 95 hộp.
Nhìn chung, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND Quận 12 gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, tài liệu phim, ảnh và tài liệu khoa học kỹ thuật.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, UBND Quận 12 được ban hành quyết định và chỉ thị. Quyết định của UBND ban hành để thi hành Hiến pháp, Luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, thi hành Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp về phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh; thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận ban hành để quy định biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp dưới trong việc thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân cùng cấp và quyết định của mình.
Tài liệu hành chính bao gồm: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình.
Tài liệu kỹ thuật hình thành trong hoạt động của UBND Quận 12 đó là những bản vẽ các hồ sơ xây dựng công trình, tài liệu địa chất, trắc địa...và các tài liệu ảnh, băng ghi âm hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, trong quá trình hoạt động UBND Quận 12 các loại tài liệu đã sản sinh ra có nội dung khác nhau. Nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh quá trình hình thành UBND quận, quá trình phát triển, hoạt động tổ chức, điều hành các mặt khác nhau của đời sống xã hội trên địa bàn quận theo nhiệm vụ của mỗi thời kỳ. Nội dung tài liệu lưu trữ của UBND Quận 12 rất đa dạng và phong phú, được thể hiện trên các lĩnh vực cụ thể sau:
- Lĩnh vực chỉ đạo, quản lý
Ở lĩnh vực này bao gồm các tài liệu sau:
+ Tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan Trung ương, của Thành phố Hồ Chí Minh về các vấn đề về kinh tế - xã hội, hồ sơ về các hội nghị, các kỳ họp của của Ủy ban, thường trực UBND.
của quận và của Thành phố. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng của quận theo từng năm, hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể, cá nhân ở quận.
+ Tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố ban hành để hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực văn thư, lưu trữ cho UBND quận. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, báo cáo thống kê - tổng hợp hàng năm của UBND quận về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Lĩnh vực công - nông nghiệp - thủy lợi
+ Tài liệu về công nghiệp - nông nghiệp bao gồm tài liệu về quản lý thực hiện chương trình, dự án phát triển công nghiệp, xây dựng và phát triển các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế trong địa bàn quận và kết quả của các dự án đó. Tài liệu về nông nghiệp và chính sách phát triển nông thôn của quận, chương trình, kế hoạch, số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát triển nông nghiệp của quận.
+ Tài liệu về thủy lợi bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố gửi xuống và tài liệu của chính UBND quận về lĩnh vực thủy lợi. Tài liệu về phòng, chống lụt bão và bảo vệ hệ thống đê điều, hệ thống thoát nước.
- Lĩnh vực quản lý, xây dựng và phát triển đô thị
+ Tài liệu về quản lý xây dựng các công trình xây dựng cơ bản bao gồm tài liệu chỉ đạo về công tác quản lý xây dựng, chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp về công tác xây dựng các dự án cơ bản của quận, tài liệu về quy hoạch xây dựng trên địa bàn.
+ Tài liệu về quản lý đô thị bao gồm hồ sơ, tài liệu về công tác quản lý đô thị, chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác quản lý đô thị.
+ Tài liệu về điện lực bao gồm tài liệu, số liệu về lĩnh vực điện lực, kế hoạch, báo cáo về lĩnh vực điện của quận, hồ sơ xây dựng các công trình điện.
+ Tài liệu về giao thông vận tải bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan cấp trên về lĩnh vực giao thông vận tải. Các kế hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác giao thông vận tải của quận; hồ sơ quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải.
- Lĩnh vực thương mại - dịch vụ - du lịch
+ Tài liệu thương mại - dịch vụ - du lịch bao gồm tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực thương mại dịch vụ, du lịch, kế hoạch, báo cáo về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn quận, hồ sơ quản lý các địa điểm du lịch trọng điểm.
- Lĩnh vực giáo dục và đào tạo
Gồm tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Sở, của Phòng về lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo; kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác giáo dục của quận; các số liệu điều tra về ngành giáo dục của quận; tài liệu của các trường học gửi đến.
- Lĩnh vực văn hóa - thông tin - thể dục thể thao
+ Tài liệu về văn hóa - thể thao bao gồm tài liệu chỉ đạo về công tác văn hóa, thể thao và các báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể thao của quận, các chương trình, kế hoạch hoạt động thể thao trên toàn quận.
+ Tài liệu về phát thanh - truyền hình bao gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác phát thanh, truyền hình của quận.
- Lĩnh vực y tế - bảo hiểm - xã hội
+ Tài liệu về y tế bao gồm tài liệu về lĩnh vực y tế, tình hình hoạt động y tế của Trung tâm y tế dự phòng quận, bệnh viện đa khoa quận, các trạm y tế của các phường, báo cáo tổng kết hoạt động y tế của quận, của các bệnh viện.
+ Tài liệu về lao động - thương binh - xã hội bao gồm tài liệu về công tác lao động, thương binh, xã hội, tài liệu về hội cựu chiến binh, kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác lao động, thương binh và xã hội trên địa bàn quận.
+ Tài liệu về bảo hiểm xã hội bao gồm tài liệu chỉ đạo của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội Thành phố và của bảo hiểm xã hội quận về công tác bảo hiểm. Báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm của quận, tài liệu về việc tổ chức, chỉ đạo và quản lý các loại hình bảo hiểm trên địa bàn quận, báo cáo về công tác đóng bảo hiểm và trả tiền bảo hiểm cho các cơ quan và người dân.
+ Tài liệu về dân số - gia đình và trẻ em bao gồm tài liệu về công tác dân số, gia đình và trẻ em, báo cáo việc thực hiện chế độ kế hoạch hóa gia đình, chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác dân số, gia đình và trẻ em của quận.
- Lĩnh vực quốc phòng - an ninh
Gồm tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác quốc phòng an ninh chính trị, đảm bảo giữ gìn trật tự, an toàn xã hội, các báo cáo về công tác giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội của quận.
Tóm lại, thành phần tài liệu trong phông đã phản ánh được chức năng, nhiệm vụ, quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân quận 12 qua các giai đoạn lịch sử phát triển của quận.
2.2.1.2. Tình hình phân loại, chỉnh lý tài liệu
Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 tại Phông UBND Quận 12 được thực hiện theo trình tự các nội dung công việc như sau:
a) Biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
- Về biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Trong quá trình chỉnh lý phải tiến hành biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để nắm bắt quá trình hình thành, phát triển của cơ quan và lịch sử khối tài liệu đưa ra chỉnh lý nhằm giúp các cá nhân tham gia chỉnh lý nắm bắt được quá trình hoạt động của UBND và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997 - 2003 những người tham gia chỉnh lý tài liệu đã biên soạn sơ lược bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để giới thiệu tóm tắt tình hình khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Về Hướng dẫn phân loại
Phân loại tài liệu là bản dự kiến các nhóm tài liệu để làm cơ sở phân chia tài liệu ra các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ nhằm tổ chức sắp xếp tài liệu của phông lưu trữ theo trật tự khoa học, hợp lý. Hướng dẫn phân loại tài liệu nhằm giúp cho những người tham gia chỉnh lý tài liệu phân chia tài liệu một cách thống nhất đảm bảo tài liệu trong phông được phân chia theo một phương án. Trong quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997-2003, hiện tại trong Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12 không có phương án phân loại tài liệu được lưu lại trong hồ sơ chỉnh lý. Căn cứ vào mục lục hồ sơ và tình hình thực tế tài liệu được sắp xếp trong kho, tài liệu giai đoạn 1997-2003 được phân chia theo “Mặt hoạt động - Thời gian”. Tài liệu được phân ra nhóm lớn đầu tiên theo từng mặt hoạt động, trong từng mặt hoạt động tiếp tục phân chia theo từng năm. Cụ thể tài liệu tại phông UBND Quận 12 được hướng dẫn phân loại theo phương án phân loại như sau:
I. Tham mưu, giúp việc HĐND II. Tham mưu, giúp việc UBND
Nhóm tài liệu này được phân chia tiếp thành theo các mặt hoạt động sau: 1. Tổng hợp
2. Nội chính 3. Kinh tế 4. Tài chính
5. Khoa học - Giáo dục 6. Văn hóa - Xã hội
I. Tham mưu, giúp việc HĐND
Trước tiên phân tài liệu theo khoá/nhiệm kỳ, trong mỗi khoá/nhiệm kỳ phân tiếp tài liệu về các năm, cụ thể:
1. Khoá/nhiệm kỳ I (năm 1997…đến năm …) 2. Khoá/nhiệm kỳ II (năm….đến năm…) 3. Khoá/nhiệm kỳ II (năm….đến năm…)
II. Tham mưu, giúp việc UBND
1. Tổng hợp (1997 - 2003) 2. Nội chính (1997 - 2003) 3. Kinh tế (1997 - 2003) 4. Tài chính (1997 - 2003)
5. Khoa học - Giáo dục (1997 - 2003) 6. Văn hóa - Xã hội (1997 - 2003)
...
(Ghi chú: UBND Quận 12 là cơ quan áp dụng thí điểm Văn phòng HĐND- UBND đầu tiên của TP. Hồ Chí Minh)
- Về Hướng dẫn lập hồ sơ.
Có thể nói, hướng dẫn lập hồ sơ là căn cứ vào các văn bản hướng dẫn và tình hình thực tế của tài liệu để hướng dẫn việc lập hồ sơ một cách chính xác. Để hồ sơ được lập đáp ứng yêu cầu, những người tham gia phải căn cứ vào phương án phân loại tài liệu đã chọn để tiến hành các bước thực hiện.
Hiện nay UBND Quận 12 văn bản hướng dẫn lập hồ sơ chưa được biên soạn chi tiết, cụ thể. Hồ sơ được lập chủ yếu dựa vào phương án phân loại để sắp xếp tài theo các nhóm được dự kiến. Trong quá trình chỉnh lý tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
- Về Kế hoạch tổ chức chỉnh lý tài liệu.
Mục đích của việc lập Kế hoạch chỉnh lý tài liệu là nhằm giúp cho đợt chỉnh lý dự kiến được các công việc cần phải thực hiện. Trong kế hoạch phải xác định được mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý, các nội dung nghiệp vụ cần phải thực hiện. Kế hoạch chỉnh lý được lập càng chi tiết, cụ thể thì đợt chỉnh lý càng có hiệu quả. Tuy nhiên,
trong hồ sơ chỉnh lý tài liệu của UBND Quận 12 trước đây chưa thấy thể hiện được nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý.
Trên cơ sở khảo sát thực tế việc xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 giai đoạn 1997 đến năm 2003 có thể đưa ra một số nhận xét như sau:
Một là các văn bản ban hành chưa đầy đủ, một số văn bản hướng dẫn chưa được biên soạn chi tiết, một số văn bản khi ban hành không đóng dấu mà chỉ photocopy chữ ký của thủ trưởng cơ quan.
Hai là phương án phân loại tài liệu chưa xác định rõ ràng, cụ thể, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận 12 chưa được tách riêng từng phông mà xây dựng chung trong cùng một phương án phân loại.
b) Phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
Có thể hiểu rằng, phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Như vậy căn cứ vào phương án phân loại, tài liệu phông lưu trữ UBND Quận 12 được phân chia ra nhóm lớn đầu tiên theo mặt hoạt động, cụ thể khối tài liệu năm 1997- 2003 được chia ra nhóm như sau:
A. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN B. ỦY BAN NHÂN DÂN
Trong các nhóm lớn tài liệu được chia theo từng mặt hoạt động chi tiết hơn, sau đó tiếp tục phân theo thời gian. Ví dụ:
Tài liệu nhóm B. ỦY BAN NHÂN DÂN I. Văn xã
Tài liệu trong nhóm Văn xã được chia theo thời gian. Năm 1997
Năm 1998 Năm 1999 ...
Tài liệu tiếp tục được chia ra các nhóm nhỏ hơn theo từng lĩnh vực.
Năm 1997
1. Thông tin văn hóa 2. Giáo dục
3. Y tế
4. Thương binh xã hội Năm 1998
1. Thông tin văn hóa 2. Giáo dục
3. Y tế
4. Thương binh xã hội
Trong từng lĩnh vực tiếp tục phân thành hồ sơ (đơn vị bảo quản) và đã tiến hành lập hồ sơ cho tài liệu của phông.
Thực tế tại Phông lưu trữ UBND quận 12, việc lập hồ sơ phần nào phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc, theo thời gian, theo số ký hiệu của văn bản hoặc theo vần chữ cái