Các giải pháp có liên quan đến quan đến nghiệp vụ chỉnh lý có thể phân chia thành hai nhóm giải pháp:
Một là, nhóm giải pháp hoàn thiện, nâng cấp tài liệu lưu trữ của phông UBND Quận 12 đã được phân loại, sắp xếp sơ bộ từ năm 1997 - 2003.
Hai là, nhóm giải pháp chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu liệu lưu trữ của phông UBND Quận 12 từ năm 2004 - 2007 theo các bước của quy trình chỉnh lý.
Các nhóm giải pháp trên được đề cập đến cụ thể như sau:
3.2.2.1. Hoàn thiện, nâng cấp tài liệu liệu lưu trữ của phông UBND Quận 12 đã được phân loại, sắp xếp sơ bộ từ năm 1997 - 2003
Tiếp tục thu thập tài liệu giai đoạn từ năm 1997 - 2003 còn nằm rải rác ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, hoặc từ các cán bộ, công chức chuyển công tác, nghỉ việc … chưa giao nộp đầy đủ vào lưu trữ UBND quận.
b) Hoàn chỉnh các tài liệu hướng dẫn chỉnh lý - Đối với Phương án lập hồ sơ
Trên cơ sở phương án phân loại tài liệu đã được xây dựng rà soát lại toàn bộ hồ sơ đã được lập, những hồ sơ trong quá trình phân loại, lập hồ sơ chưa chính xác cần chỉnh sửa lại cho phù hợp.
Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND quận 12, giai đoạn từ năm 1997 - 2003 là phương án “Mặt hoạt động - Thời gian” được sử dụng để phân loại tài liệu. Ngày nay, do sự phát triển về kinh tế - xã hội, khoa học - công nghệ, hội nhập quốc tế nên nhiều lĩnh vực hoạt động mới đã ra đời, phương án phân loại tài liệu theo “Thời gian - Mặt hoạt động” sẽ trở nên linh hoạt hơn khi bổ sung những mặt hoạt động mới. Cho nên học viên đề xuất điều chỉnh phương án để thống nhất toàn phông.
- Đối với Tài liệu Hướng dẫn về lập mục lục hồ sơ
Tại Phông lưu trữ UBND quận 12, Mục lục hồ sơ được lập cho khối tài liệu từ 1997-2003, qua khảo sát thực trạng ở chương 2, Mục lục hồ sơ được sử dụng để thống kê hồ sơ cho tất cả các dạng thời hạn bảo quản và thống kê chung cho cả phông của Hội đồng nhân dân và Văn phòng UBND quận. Vì vậy, mục lục hồ sơ cần phải kiểm tra, rà soát để điều chỉnh theo đúng quy định theo TCN-04-1997 ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về Tiêu chuẩn ngành.
c) Về thống kê, làm công cụ tra cứu
Việc thống kê hồ sơ và muc lục hồ sơ phải thực hiện đúng theo quy định nhà nước. Hồ sơ có thời hạn 70 năm, 20 năm, 10 năm được thống kê thành mục riêng và hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn phải thống kê vào mục lục riêng để thuận tiện cho công tác tra tìm. Không nên thống kê chung cho tất cả các loại thời hạn bảo quản.
d) Về công tác xác định giá trị tài liệu
Việc áp dụng “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu” ban hành kèm theo Công văn số 25-NV ngày 10/9/1997 của Cục Lưu trữ Phủ thủ tướng ở giai đoạn 1997- 2003 hiện nay không phù hợp nữa mà nên áp dụng theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về việc Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để đảm bảo công tác xác định giá trị tài liệu được thống nhất cho toàn phông.
3.2.2.2. Chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu liệu lưu trữ của phông UBND Quận 12 từ năm 2004 - 2017
Đối với tài liệu của giai đoạn 2004-2017 chưa được sắp xếp sơ bộ nên học viên đề xuất giải pháp chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu theo quy trình nghiệp vụ, cụ thể như sau:
a) Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là lựa chọn, xác định nguồn tài liệu giao nộp vào lưu trữ, đây là một trong những nội dung quan trọng trong việc tổ chức chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ. Tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 để giải quyết tốt công tác thu thập tài liệu trước khi thực hiện chỉnh lý cần tiến hành một số giải pháp sau:
Thứ nhất, Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ. Hàng năm lưu trữ của UBND quận phải xây dựng kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên.
Thứ hai, Xác định nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan. Đối với lưu trữ cơ quan nguồn tài liệu thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ, đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên của kho lưu trữ cơ quan. Nguồn tài liệu giao nộp vào phông lưu trữ của UBND Quận 12 đó là những tài liệu hình thành từ Chủ tịch, các phó Chủ tịch, các Ủy viên và các bộ phận giúp việc cho UBND quận.
Thứ ba, Xác định thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Thành phần tài liệu giao nộp vào phông lưu trữ UBND Quận 12 gồm các hồ sơ, tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo chung, quy hoạch, kế hoạch, thống kê, nội vụ, an ninh quốc phòng ... hình thành trong quá trình hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND quận.
b) Phân loại, lập hồ sơ
Đây là giải pháp quan trọng để tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở thực trạng việc phân loại tài liệu lưu trữ Phông UBND quận 12, để tiến hành phân loại tài liệu đạt hiệu quả cần thực hiện các nội dung sau:
Thứ nhất, Xây dựng phương án phân loại tài liệu
Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu là nội dung quan trọng trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chỉnh lý do vậy việc
lựa chọn phương án phải thận trọng. Các kiểu phương án phân loại tài liệu hiện nay thường được áp dụng cho các phông lưu trữ là “Thời gian - Mặt hoạt động”; “Mặt hoạt động - Thời gian”; “Thời gian - Cơ cấu tổ chức”; “Cơ cấu tổ chức - Thời gian”.
Để tiến hành chỉnh lý tài liệu từ năm 2004 đến năm 2017, học viên đề xuất phương án “Thời gian - Mặt hoạt động” để phân loại tài liệu (phụ lục số 01).
Thứ hai, Tiến hành phân loại tài liệu
Để việc phân loại tài liệu trong Phông UBND Quận 12 đạt chất lượng và đảm bảo sự thống nhất trong toàn phông cần phải thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể như sau:
Thực hiện phân chia khối tài liệu tích đống, tồn đọng chưa được chỉnh lý từ năm 2004 đến năm 2017.
Thực hiện chủ trương của UBND Thành phố Hồ Chí Minh về chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan trên địa bàn Thành phố. UBND Quận 12 đã ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, trong đó tạo điều kiện về mặt kinh phí để thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu hình thành từ năm 1997 đến năm 2017 của UBND và các phòng, ban thuộc quận. Khối tài liệu từ năm 2004 - 2017 đang bảo quản trong kho cần phải được tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh.
Ba là, Hướng dẫn lập và hoàn chỉnh hồ sơ
Đối với tài liệu năm 2004 - 2017 chưa được chỉnh lý. Hướng dẫn chi tiết đến các nội dung như xác lập hồ sơ, dự kiến tiêu đề cho hồ sơ, dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc.
Hồ sơ sau khi được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND quận. Tài liệu phân chia về các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ phải đảm bảo mối liên hệ với nhau như cùng một vấn đề, cùng tên loại, tác giả… những tài liệu nào không có mối liên hệ với các tài liệu trong nhóm phải đưa ra khỏi nhóm và tìm chuyển trả về đúng nhóm. Hồ sơ sau khi được lập được đưa vào bìa sơ mi tạm, trên bìa sơ mi tạm phải ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ của hồ sơ đó. Sau khi đã kiểm tra các nhóm tài liệu để lập hồ sơ cần dự thảo tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ phải ngắn gọn, bao quát và phản ánh hết nội dung các tài liệu trong hồ sơ. Thành phần của tiêu đề hồ sơ bao gồm tên loại tài liệu, tác giả tài liệu, tóm tắt nội dung tài liệu trong hồ sơ, địa điểm, thời gian của tài liệu.
Tài liệu sau khi được phân loại đến nhóm nhỏ nhất (hồ sơ) sẽ được sắp xếp theo thời gian, theo trình tự giải quyết công việc... căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu có
trong hồ sơ. Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên được tiến hành đánh số tờ, mỗi tờ văn bản dù lớn hay nhỏ, dù làm bằng loại giấy gì, làm bằng phương tiện gì đều được ghi một số thứ tự. Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được lập Mục lục văn bản để quản lý tài liệu trong hồ sơ được chặt chẽ.
c) Xác định giá trị tài liệu
Có thể nói, công tác xác định giá trị tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung, thành phần tài liệu của phông lưu trữ, vì vậy xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng. Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ làm mất đi những tài liệu có giá trị đồng thời không loại được những tài liệu hết giá trị ra khỏi phông.
Tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 việc xác định giá trị đã được thực hiện trong quá trình chỉnh lý tài liệu qua từng giai đoạn. Tuy nhiên, để công tác xác định giá trị tài liệu đạt chất lượng cần thực hiện một số giải pháp sau:
Một là, xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu của Phông lưu trữ UBND Quận 12.
Hiện nay, Nhà nước đã ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và một số bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành. Trong thời gian tới Phòng Nội vụ cần sớm tham mưu giúp UBND quận ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND làm cơ sở pháp lý để lựa chọn và quy định thời hạn bảo quản tài liệu.
Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho các cơ quan nói chung và UBND Quận 12 nói riêng căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản mẫu tại Thông tư số 09/2011/TT- BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ, Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các văn bản quy định, hướng dẫn của UBND thành phố Hồ Chí Minh và căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phông để xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho phù hợp.
Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động UBND quận 12, được xác định theo hai mức độ đó là:
- Nhóm hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản “vĩnh viễn” là những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan cấp trên chỉ đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND quận; hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật; hồ sơ, tài liệu
để triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận; báo cáo, chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND quận; hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng; hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước của UBND quận về các lĩnh vực; hồ sơ hội nghị, tổng kết năm; những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.
- Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản “có thời hạn” là những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm, bao gồm những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài.
Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu là 5, 10 năm, gồm những tài liệu giải quyết công việc cụ thể, tính chất công việc không thường xuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin.
Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản dưới 5 năm, là các tài liệu về thông báo con dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức; báo cáo ngày; lịch công tác tuần, ngày của UBND quận; giấy mời họp, hội thảo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, tham khảo lấy thông tin trong quá trình giải quyết công việc…
Hai là, tiến hành kiểm tra, rà soát đánh giá lại giá trị của tài liệu đã được chỉnh lý giai đoạn 1997 - 2003. Trong đó tập trung lựa chọn tài liệu có giá trị, quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho từng hồ sơ để thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng. Tài liệu hết thời hạn bảo quản cần phải thống kê vào danh mục tài liệu loại và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định.
Ba là, đối với tài liệu loại hết giá trị, không có giá trị, tài liệu trùng thừa phải được thống kê vào danh mục tài liệu loại theo từng nhóm. Khi tiêu hủy tài liệu loại phải có hồ sơ tiêu hủy tài liệu, trong đó có các tài liệu như: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại UBND quận ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Công tác xác định giá trị tài liệu là một công việc khó khăn và phức tạp, liên quan đến số phận của tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt giải pháp này sẽ góp phần nâng cao chất lượng thông tin tài liệu, tiết kiệm diện tích kho tàng, giá, tủ bảo quản tài liệu.
d) Xây dựng các công cụ thống kê và tra tìm tài liệu
Từ thực tiễn công cụ tra cứu tài liệu tại Phông UBND Quận 12, học viên cho rằng trong thời gian tới cần phải thực hiện một số giải pháp để xây dựng và hoàn thiện lại các công cụ tra cứu tài liệu nhằm phục vụ cho việc quản lý tài liệu cũng như khai thác tài liệu trong phông được tốt hơn. Các giải pháp cụ thể như sau:
Thứ nhất,hoàn chỉnh mục lục hồ sơ.
Tiến hành kiểm tra, rà soát để điều chỉnh mục lục hồ sơ theo đúng quy định TCN-04-1997 ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về Tiêu chuẩn ngành.
Thứ hai, xây cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu.
Cơ sở dữ liệu văn thư lưu trữ là tổ hợp các thông tin tài liệu văn thư lưu trữ và thông tin khác có liên quan với nhau được lưu trữ trên các phương tiện ghi tin điện tử để quản lý, tra tìm theo một hệ thống chương trình phần mềm [65,tr.135]. Cơ sở dữ liệu