Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1.3.1. Văn bản hướng dẫn của cấp Trung ương

Nhằm tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu, Quốc hội, Bộ Nội vụ và Cục văn thư lưu trữ nhà nước đã ban hành một số văn bản hướng dẫn về công tác chỉnh lý tài liệu cụ thể như sau:

- Luật Lưu trữ do Quốc hội khóa 13 ban hành ngày 11/11/2011.

- Chỉ thị số 35/CT-TTg do Thủ tướng Chính phủ ban hành 07/9/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 26/11/2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 29/4/2010 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Thông tư số 14/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

- Thông tư số 07/2004/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 22/11/2004 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Thông tư số 10/2004/TT-BNV do Bộ Nội vụ bàn hành ngày 14/12/2004 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 19/5/2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 19/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành về quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000.

- Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

1.3.2. Văn bản hướng đẫn của Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Về phía Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch UBND Thành phố cũng hết sức quan tâm đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ thông qua việc ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể sau đây:

- Quyết định số 4033/QĐ-UBND ngày 24/8/2011 do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.

- Quyết định số 341/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 21/01/2013 ban hành Danh mục số 2 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.

- Quyết định số 2153/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 02/5/2013 ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ).

- Quyết định số 5249/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 23/10/2014 về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, quận nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.

- Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 07/11/2014 về việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

- Quyết định số 7109/QĐ-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 30/12/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.

- Chỉ thị số 11/CT-UBND do UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 11/9/2017 về tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

Trên cơ sở những văn bản hướng dẫn chỉ đạo của UBND Thành phố, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh với vai trò là cơ quan giúp UBND Thành phố quản lý về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn cũng ban hành một văn bản hướng dẫn cụ thể như sau:

- Công văn số 1272/SNV-VTLT do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 08/10/2009 của Sở Nội vụ về công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

- Công văn số 1374/SNV-QLVTLT do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 02/11/2009 về cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quận, quận.

- Hướng dẫn số 207/HD-SNV do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 27/02/2004 về việc tổ chức quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc uỷ ban nhân dân quận, quận.

- Công văn số 2905/SNV-CCVTLT do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 02/8/2018 về thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.

1.3.3. Văn bản hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Quận 12

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của UBND thành phố, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch UBND Quận 12 cũng ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hóa đề án chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997-2015 cụ thể như sau:

- Kế hoạch số 131/KH-UBND do Chủ tịch UBND Quận 12 ký ban hành ngày 6/4/2018 về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 về

việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015.

- Kế hoạch số 15058/KH-UBND do Chủ tịch UBND Quận 12 ký ban hành ngày 02/11/2017 về phát triển ngành văn thư, lưu trữ quận 12 đến năm 2025.

Như vậy các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ Trung ương (Quốc hội, Bộ Nội vụ, Cục văn thư lưu trữ Nhà nước) đến địa phương (UBND Thành Phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ, UBND Quận 12) là cơ sở pháp lý cơ bản và cụ thể giúp tác giả nghiên cứu đề tài này.

Tiểu kết chương 1

Chương 1 học viên tập trung nghiên cứu để làm rõ các vấn đề tạo nên khung cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến đề tài Luận văn. Trong chương này, luận văn đã hệ thống và phân tích để làm sáng tỏ hơn một số vấn đề cụ thể sau đây:

Một là, Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ, phân tích, làm rõ các khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu và nội dung, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Hai là, phân tích, làm rõ các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu Phông UBND cấp quận, trong đó đã tập trung nêu rõ những yếu tố ảnh hưởng đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ và thành phần, nội dung tài liệu của loại hình phông lưu trữ này.

Ba là, cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ thông qua các văn bản hướng dẫn của cấp Trung ương, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Ủy ban nhân dân Quận 12.

Những kết quả nghiên cứu ở Chương 1 chính là cơ sở lý luận và pháp lý quan trọng để giải quyết vấn đề đặt ra trong các chương tiếp theo của luận văn.

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ (KHOA HỌC) TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12

Quận 12 được công bố thành lập ngày 01 tháng 4 năm 1997 theo Nghị định 03/CP, ngày 6 tháng 1 năm 1997 của Chính phủ trên cơ sở toàn bộ diện tích các xã Thạnh Lộc, An Phú Đông, Tân Thới Hiệp, Đông Hưng Thuận, Tân Thới Nhất, một phần xã Tân Chánh Hiệp; một phần xã Trung Mỹ Tây thuộc huyện Hóc Môn trước đây. Tổng diện tích đất tự nhiên 5.274,89 ha, dân số hiện nay trên 622.500 người, trong đó nhân khẩu thường trú 288.603 người, tạm trú trên 333.900 người (theo kết quả Tổng điều tra dân số năm 2019).

Quận 12 nằm phía bắc Thành phố Hồ Chí Minh với vị trí địa lý như sau: Phía Bắc giáp huyện Hóc Môn; phía Đông giáp tỉnh Bình Dương, Quận Thủ Đức; phía Nam giáp quận Tân Bình, Gò Vấp, Bình Thạnh; phía Tây giáp huyện Bình Tân; xã Bà Điểm. Có 11 phường trực thuộc là:

- Thạnh Xuân: diện tích 968,58 ha. - Hiệp Thành: diện tích 542,36 ha. - Thới An: diện tích 518,45 ha. - Thạnh Lộc: diện tích 583,29 ha. - Tân Chánh Hiệp: diện tích 421,37 ha. - Tân Thới Hiệp: diện tích 261,97 ha. - An Phú Đông: diện tích 881,96 ha. - Trung Mỹ Tây: diện tích 270,63 ha. - Tân Thới Nhất: diện tích 389,97 ha. - Đông Hưng Thuận: diện tích 255,20 ha.

- Tân Hưng Thuận: diện tích 181,08 ha, được tách ra từ phường Đông Hưng Thuận (bao gồm khu phố 6, khu phố 7 và một phần khu phố 4, khu phố 5) theo nghị định 143/2006/ NĐ-CP ngày 23/11/2006 của Chính phủ.

Quận 12 có hệ thống đường bộ với quốc lộ 22 (nay là đường Trường Chinh), xa lộ vành đai ngoài (nay là quốc lộ 1A ), các tỉnh lộ 9, 12, 14, 15, 16, hệ thống các hương lộ này khá dày, Quận 12 có cơ sở hạ tầng thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội. Quận 12 còn có sông Sài Gòn bao bọc phía đông, là đường giao thông thủy quan trọng. Trong tương lai, nơi đây sẽ có đường sắt chạy qua. Vị trí này, cảnh quan này tạo cho Quận 12 không gian thuận lợi để bố trí các khu dân cư, khu công nghiệp, thương mại - dịch vụ - du lịch để đẩy nhanh quá trình đô thị hóa, phát triển kinh tế - xã hội, hướng tới công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

Ủy ban nhân dân quận 12 đã được thành lập với vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp quận nói chung và của Ủy ban nhân dân Quận 12 nói riêng được quy định trong luật và nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác của nhà nước.

2.1.1. Vị trí, chức năng

Ủy ban nhân dân các cấp nói chung và UBND Quận 12 nói riêng chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước. Để thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, UBND Quận 12 được thành lập giúp nhà nước quản lý, điều hành và tổ chức hoạt động tại địa phương.

Hiện nay, theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13, Ủy ban nhân dân quận, huyện do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. Với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, Ủy ban nhân dân là cơ quan thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước, chấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp cũng như các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. Ủy ban nhân dân có quyền ban hành các cơ chế, chính sách phù hợp với thực tế của địa phương, tạo điều kiện thuận lợi khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển và thu hút đầu tư nước ngoài.

2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân các cấp nói chung và quận 12 nói riêng được điều chỉnh qua các lần thay đổi Hiến pháp và được quy định cụ thể trong các văn bản luật như: Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11- LCT/HĐNN7, ngày 30/6/2004; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 19-LCT/HĐNN8, ngày 30/06/1989; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 35-L/CTN, ngày 21/06/2004; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11/2004/QH11, ngày 26/11/2004 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ của UBND các cấp, nhưng nhìn chung nhiệm vụ, quyền hạn của UBND được đề cập đến các nội dung chính như sau:

- Ủy ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể

dục, thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác;

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội;

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính phủ;

Hiện nay, theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/Q13 ngày 19/6/2015, Ủy ban nhân dân quận, huyện nói chung và UBND Quận 12 nói riêng có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân quận quyết định các nội dung quy định trong Luật và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận.

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận.

- Tổ chức thực hiện ngân sách quận; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn quận theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.

- Phân cấp, ủy quyền cho ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực