6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2 Khái quát về Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước
2.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước nhánh Cần Đước
Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước là một chi nhánh trực thuộc Tổ chức tài chính vi mô CEP, chi nhánh được thành lập vào ngày 12/10/2012. Địa chỉ: ấp 3, xã Long Hoà, huyện Cần Đước, tỉnh Long An. Với chức năng hoạt động chính là cung cấp các sản phẩm tín dụng vi mô cho công nhân viên chức, nhân dân lao động trên địa bàn huyện.
Ban đầu khi mới thành lập, Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước hoạt động với bao nhiêu khó khăn: cơ sở vật chất chưa hiện đại, tài sản ít, trình độ nghiệp vụ còn non kém… qua gần 6 năm thành lập và phát triển Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước không những tự khẳng định được mình mà còn vươn lên tiến bộ trong nền kinh tế.
Với sự quan tâm giúp đỡ của Hội sở, các cấp chính quyền địa phương Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước nói chung đã vững mạnh và tự chủ phần lớn về tài chính, đủ năng lực cung ứng các sản phẩm, dịch vụ tài chính vi mô hiện đại, với độ an toàn và chính xác đến khách hàng.
Bên cạnh nhiệm vụ hoạt động chính, Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước còn thể hiện trách nhiệm xã hội của một Tổ chức tài chính vi mô lớn trong sự nghiệp an sinh xã hội của đất nước. Bằng việc Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước đã góp trao tặng hàng năm từ 2 đến 3 mái nhà CEP cho bà con khách hàng có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, trao tặng nhiều phần quà nghèo vào mỗi dịp xuân về, tặng học bổng cho học sinh con của thành viên nghèo và các chương trình tiếp sức đến trường, thăm viếng thành viên ốm đau bệnh tật…
2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Tổ chức tài chính vi mô CEP chi nhánh Cần Đước:
❖Giám đốc:
Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành nghiệp vụ kinh doanh nói chung và hoạt động cho vay nói riêng trong phạm vi được uỷ quyền.
Công việc cụ thể liên quan đến hoạt động cho vay bao gồm:
-Xây dựng và tổ chức thực hiện hế hoạch hoạt động cụ thể hàng tuần,tháng,quý, năm; kế hoạch ngắn hạn (từ 2 năm trở xuống), trung hạn (trên 2 năm đến dưới 5 năm) và dài hạn (5 năm trở lên).
-Đề xuất cải tiến sản phẩm hiện có và phát triển sản phẩm mới.
-Kiến nghị xây dựng, sửa đổi, bãi bỏ các văn bản quy định, các chế độ chính sách. Tổ chức chuẩn hoá các quy trình công việc của chi nhánh.
-Tổ chức, triển khai, hướng dẫn thực hiện các hoạt động chuyên môn của chi nhánh trên cơ sở các quy định nội bộ, chế độ, chính sách của Hội sở và của Nhà nước liên quan đến hoạt động của chi nhánh.
-Phân công công việc cho cán bộ nhân viên, đánh giá, đề bạt, đề xuất khen thưởng, kỷ luật, điều động, miễn nhiệm, cho thôi giữ nhiệm vụ đối với cán bộ nhân viên thuộc quyền. Tham gia phỏng vấn tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh theo phân công của Ban Tổng giám đốc.
-Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản được giao theo quy định; chủ động tìm kiếm và phân bổ nguồn vốn cho hoạt động của chi nhánh trong phạm vi quyền hạn được giao. -Ký duyệt các văn bản, hợp đồng, chứng từ thuộc trách nhiệm do Tổng giám đốc uỷ quyền. Quyết định và duyệt mức vay trên cơ sở hạn mức quy định của Tổ chức tài chính vi mô CEP.
-Quản lý, giám sát, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về hoạt động tài chính vi mô đối với cán bộ nhân viên chi nhánh, các cộng tác viên, cụm trưởng vá khách hàng tham gia chương trình CEP. Trực tiếp tham gia hoặc phân công cán bộ nhân viên đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên mới của chi nhánh.
-Tổ chức công tác thống kê, lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ về hoạt động của chi nhánh theo quy định của Tổ chức tài chính vi mô CEP.
-Thực hiện, duy trì các văn hoá của Tổ chức tài chính vi mô CEP tại chi nhánh, tuyên truyền, phổ biến các giá trị văn hoá tổ của Tổ chức tài chính vi mô CEP tại cộng đồng đang phục vụ.
-Tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động của chi nhánh; giám sát hiệu quả sử dụng vốn vay và tác động giảm nghèo đối với khách hàng tham gia chương trình.
-Giám sát, kiểm tra, đảm bảo việc chấp hành các nội dung và quy định của Tổ chức tài chính vi mô CEP đối với các nhân viên trong chi nhánh.
-Đánh giá, báo cáo kịp thời kết quả hoạt động của chi nhánh cho Ban Tổng giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ theo định kỳ (tháng, quý, sáu tháng, năm) hoặc đột xuất. -Đánh giá, báo cáo tác động giảm nghèo đối với khách hàng tham gia chương trình.
-Xem xét nội dung thẩm định do Trưởng phòng tín dụng trình lên để quyết định cho vay hay không cho vay và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
-Đại diện chi nhánh ký hợp đồng cho vay, hợp đồng khác…
-Quyết định các biện pháp xử lý nợ, cho gia hạn nợ, điều chỉ kỳ hạn trả nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, chuyển nợ quá hạn, thực hiện các biện pháp xử lý đối với khách hàng.
-Quyết định những vấn đề liên quan đến tổ chức, khen thưởng và kỷ luật… của cán bộ, công nhân viên của đơn vị.
-Thực hiện nhiệm vụ khác do Ban Tổng giám đốc phân công.
❖Trưởng phòng tín dụng:
-Cùng Giám đốc chi nhánh xây dựng định hướng và lập kế hoạch tổng thể về hoạt động tín dụng của chi nhánh; hướng dẫm và kiểm tra việc lập kế hoạch của từng nhân viên chi nhánh.
-Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng và tổ chức thực hiệm kế hoạch hoạt động của chi nhánh.
-Tham mưu cho Giám đốc về xây dựng, sửa đổi, bải bỏ các quy định, các chế độ chính sách của tổ chức, chuẩn hoá các quy trình công việc của chi nhánh.
-Phân tích, đánh giá và đề xuất các sáng kiến/biện pháp nâng cao hiệu quả, giám sát tính tuân thủ quy trình, quy định, kỷ luật tín dụng của nhân viên tín dụng.
-Hướng dẫn, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên tín dụng nhập liệu tín dụng, cập nhật sổ sách kịp thời và đúng quy định.
-Quản lý, giám sát tình hình công nợ tổ tín dụng, chi nhánh: theo dõi chặt chẽ kế hoạch thu và thực tế thu của từng đợt vay, đơn vị, cụm; theo dõi chi tiết nợ quá hạn từng khách hàng; thực hiện đánh giá, phân loại nợ, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên tín dụng, tổ tín dụng xử lý nợ, báo cáo kịp thời cho Giám đốc chi nhánh.
-Xử lý nợ quá hạn tại cơ sở: trực tiếp hỗ trợ nhân viên tín dụng đối chiếu, xử lý nợ quá hạn; theo dõi giám sát việc thực hiện; điều phối các tổ tín dụng được phân công. -Kiểm tra hồ sơ tín dụng, chi trả tiết kiệm theo sự phân công của Giám đốc chi nhánh.
-Kiểm tra tính tuân thủ quy trình quy định của khách hàng, cộng tác viên.
-Đánh giá tình hình đội ngũ của cộng tác viên/cụm trưởng để tham mưu, đề xuất cho Giám đốc trong công tác kiểm tra, sàng lọc, đào tạo và phát triển đội ngũ.
-Phối hợp với Trưởng phòng kế toán: thực hiện cân đối vốn dựa trên tổng hợp kế hoạch phát vay, thu nợ và chi trả tiết kiệm của nhân viên tín dụng, đối chiếu công nợ
đợt vay với cộng tác viên/ cụm trưởng, đối chiếu số liệu với MIS giữa tín dụng và kế toán; báo cáo quyết toán định kỳ.
-Thực hiện các báo cáo tín dụng, báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc chi nhánh.
❖Trưởng phòng kế toán:
-Tham mưu với Giám đốc chi nhánh và tham gia vào việc xây dựng kế hoạch của chi nhánh.
-Tham gia xây dựng dự toán hoạt động hàng năm, lập dự toán tài chính và thuyết minh về tài chính.
-Chủ động tham gia vào việc tổ chức và thực hiện kế hoạch/dự toán hoạt động của chi nhánh hàng tuần/tháng/quý/năm; thực hiện kiểm soát kết quả thực hiện so với kế hoạch; báo cáo kịp thời cho Giám đốc thông tin về kết quả thực hiện.
-Tham mưu với Giám đốc chi nhánh, đề xuất các phòng nghiệp vụ Hội sở việc xây dựng, bãi bỏ, điều chỉnh các chính sách, quy định. Tham gia vào việc triển khai và giám sát việc thực hiện quy định, chính sách tại chi nhánh.
-Phân tích, đánh giá tình hình tài chính, nghiên cứu và đề xuất các phương án quản lý, sử dụng tài sản hiệu quả. Tham mưu Giám đốc chi nhánh các vấn đề liên quan tính pháp lý trong công tác quản lý tài chính, tiết kiệm chi phí.
-Tham mưu Giám đốc chi nhánh trong các kế hoạch hàng năm về củng cố và phân công lại địa bàn, củng cố và huấn luyện đội ngũ cộng tác viên, cụm trưởng, chương trình chia sẻ và nâng cao năng lực cho cán bộ nhân viên…
-Lập hồ sơ chứng từ thu chi, định khoản kịp thời chính xác và trung thực các nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh tại đơn vị; thực hiện đối chiếu số liệu giữa tín dụng và kế toán, giữa sổ kế toán và thực tế về tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng, tài sản cố định, công cụ dụng cụ định kỳ; thực hiện điều chỉnh số liệu nếu chưa chính xác.
-Kiểm soát tồn quỹ và thực hiện kiểm quỹ theo quy định.
-Cùng với thủ quỹ thực hiện các hoạt động nộp tiền ra ngân hàng theo định kỳ hoặc theo vụ việc để phục vụ các hoạt động thanh toán..
-Thực hiện đúng, đầy đủ quy trình quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng; giám sát việc chấp hành nguyên tắc tài chính tại đơn vị, đảm bảo chứng từ gốc đầy đủ và hợp pháp. Chứng từ, báo cáo lưu trữ phải có đủ chữ ký, dấu, và lưu trữ theo đúng quy định.
-Lập báo cáo tài chính theo đúng quy định, thực hiện bác cáo quyết toán quý, năm. Cung cấp kịp thời các thông tin tài chính kế toán theo yêu cầu của phòng nghiệp vụ Hội sở.
-Cân đối nguồn vốn kịp thời, hiệp quả, đáp ứng hợp lý nhu cầu chi tiêu tại chi nhánh trên cơ sở kế hoạch thu nợ, phát vay, chi trả tiết kiệm, tồn quỹ và kế hoạch điều chuyển vốn. Thường xuyên thông tin cho Giám đốc chi nhánh về việc sử dụng nguồn vốn điều chuyển tại chi nhánh.
-Quản lý, giám sát tình hình công nợ của chi nhánh: theo dõi công nợ trên số tổng, giám sát kế hoạch thu và thực tế thu theo đơn vị/đợt vay và báo cáo kịp thời cho Giám đốc chi nhánh; phối hợp với Trưởng phòng tín dụng trong việc giám sát, đôn đốc thu hồi nợ quá hạn.
-Kiểm soát, hỗ trợ xử lý nợ quá hạn tại cơ sở theo sự phân công của Giám đốc chi nhánh; tham mưu/ đề xuất hướng xử lý; theo dõi số liệu tổng về tiến trình thu nợ quá hạn.
-Kiểm tra ghi chép sổ sách của cộng tác viên, cụm trưởng; đối chiếu số liệu với cộng tác viên, cụm trưởng, khách hàng.
-Giám sát việc sử dụng tài sản, chi phí của chi nhánh.
-Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, hợp đồng vay vốn, hợp đồng đối tác…an toàn, kịp thời và dễ truy xuất, sao lưu số liệu đúng quy định.
-Tham gia tổ chức công việc hàng ngày, tham gia chuẩn hoá quy trình công việc của chi nhánh.
-Huấn luyện, đào tạo nhân viên kế toán dự phòng, thủ quỷ theo yêu cầu của tổ chức.
-Thực hiện các công tác khác do Giám đốc chi nhánh phân công.
-Tham gia vào việc xây dựng điều chỉnh quy định, quy trình, hướng dẫn liên quan đến nghiệp vụ thủ quỹ.
-Chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, chứng từ của chi nhánh theo đúng quy định của Tổ chức tài chính vi mô CEP và quy định của pháp luật.
-Đảm bảo chứng từ kế toán được đóng dấu đã thu, đã chi và dấu mộc của chi nhánh đầy đủ, sắp xếp chứng từ thu chi của kế toán theo thứ tự sổ quỹ tiền mặt; lưu chứng từ kế toán theo quy định về lưu trữ chứng từ.
-Thực hiện đúng quy định về lưu trữ chứng từ, công văn (bản giấy và file điện tử); phát hành văn bản đi và đến kịp thời, cho số phát hành và lưu trữ đúng quy định.
-Tổ chức quản lý mộc dấu của chi nhánh theo đúng quy định của Tổ chức tài chính vi mô CEP và pháp luật.
-Tham gia vào việc xây dựng, điều chỉnh quy định, quy trình, hướng dẫn liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
-Quản lý tồn kho văn phòng phẩm, vật phẩm, tặng phẩm của tổ chức. -Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc chi nhánh.
❖Tổ trưởng tổ tín dụng:
-Phân tích đánh giá và đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ.
-Hướng dẫn, hỗ trợ nghiệp vụ tín dụng cho nhân viên tín dụng trong tổ, kiểm tra, giám sát tính tuân thủ quy trình, quy định, kỷ luật tín dụng của nhân viên tín dụng trong tổ.
-Quản lý, giám sát tình hình công nợ của tổ tín dụng.
-Trực tiếp phân công, hỗ trợ nhân viên tín dụng trong tổ thực hiện đối chiếu, xử lý nợ quá hạn, đôn đốc và nhắc nhở nhân viên tín dụng trong tổ xử lý nợ quá hạn, theo dõi và giám sát việc thực hiện thu hồi nợ quá hạn; theo dõi và giám sát thực hiện thu hồi nợ quá hạn trong tổ.
-Đối chiếu sổ thu tiền của nhân viên tín dụng tro tổ với MIS; nhắc nhở, hướng dẫn nhân viên tín dụng trong tổ cập nhật sổ sách kịp thời và đúng quy định.
-Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động của tổ cho Trưởng phòng tín dụng, Giám đốc chi nhánh.
❖ Nhân viên tín dụng:
-Thiết lập và duy trì mối quan hệ với chính quyền địa phương, khu phố/ấp, đơn vị công đoàn cơ sở để thực hiện các phương án phối hợp và trợ vốn hiệu quả.
-Đề xuất phương án lựa chọn cộng tác viên, cụm trưởng theo quy định.
-Tổ chức hướng dẫn, phổ biến đầy đủ kịp thời thông tin về hoạt động tín dụng tiết kiệm, chương trình phát triển cộng đồng đến cộng tác viên, cụm trưởng và khách hàng.
-Khảo sát hoàn cảnh kinh tế, xã hội của hộ gia đình khách hàng, tư vấn về sản phẩm vay, mức vay, thời hạn vay, phương thức hoàn trả phù hợp, vận động khách hàng tham gia và sử dụng tiết kiệm hiệu quả.
-Lập và thực hiện kế hoạch phát vay, thu nợ, chi trả tiết kiệm kịp thời. -Ghi chép sổ sách, nhập liệu và thu nộp tiền đúng quy định.
-Kiểm tra việc sử dụng vốn của khách hàng.
-Hướng dẫn và giám sát khách hàng, nhóm trưởng, cộng tác viên, cụm trưởng thực hiện việc thu nộp tiền, ghi chép, ký nhận bảo quản sổ sách đúng và đầy đủ theo quy định.
-Quản lý chặt chẽ tình hình công nợ thành viên; báo cáo cụ thể khách hàng nợ quá hạn cho tổ trưởng tín dụng, trưởng phòng tín dụng và Giám đốc chi nhánh.
-Có biện pháp phòng chống, ngăn ngừa nợ quá hạn. Khi quá hạn xảy ra, phải chủ động kiểm tra và tìm hiểu nguyên nhân; giải quyết/ đề xuất các phương án thu hồi phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của khách hàng.
-Mở rộng địa bàn, phát triển khách hàng mới đúng quy định.
-Phối hợp, thực hiện có chất lượng các chương trình phát triển cộng đồng và quản bá hình ảnh.
-Đối chiếu số liệu tín dụng với thành viên, nhóm trưởng theo quy định và khi có yêu cầu.