6. Bố cục của luận văn
1.2.2. Quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay, trên thế giới có nhiều cách hiểu về hệ thống KSNB. Có quan điểm cho rằng, hệ thống KSNB là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh được những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng.
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó,
KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.
- Định nghĩa về hệ thống KSNB theo INTOSAI:
Hướng dẫn chuẩn mực của hệ thống KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về hệ thống KSNB như sau: hệ thống KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức: Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức. Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật. Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ. Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời.
Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2004, trình bày về định nghĩa hệ thống KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức.
Đối với một tổ chức hành chính công thì theo Hướng dẫn về KSNB của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) sẽ thấy rõ được tầm quan trọng của tổ chức hệ thống KSNB như:
+ Tạo lập một cơ cấu kỷ cương trong toàn bộ quy trình hoạt động của đơn vị.
+ Giúp nhận biết, phân tích và lựa chọn được phương pháp tối ưu đối phó với các sự kiện bất lợi trong việc thực hiện mục tiêu.
+ Tạo lập được một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu hệ thống
KSNB.
+ Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên và định kỳ giữa các bộ phận với nhau hoặc cấp trên với cấp dưới giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai phạm do thiếu sót hoặc cố tình gây ra, động thời cũng giúp đánh giá và hoàn thiện hơn những bất cập cần bổ sung của HTKSNB…
Hệ thống KSNB giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát trong tổ chức theo hướng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát; đồng thời tạo lập một môi trường kiểm soát tốt đi đôi với một hệ thống thông tin hữu hiệu. Do đó, khái niệm và các chuẩn mực hệ thống KSNB cần được đưa vào chương trình đào tạo cán bộ quản lý các đơn vị khu vực công.
Khái niệm về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của INTOSAI 2013 cũng giống như hướng dẫn của INTOSAI năm 2004 tuy nhiên về mục tiêu của báo cáo theo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức.
Các vấn đề không thay đổi trong INTOSAI 2013 là: - Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Các tiêu chuẩn nền tảng được sử dụng để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Sử dụng sự xét đoán trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Xác định hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể thiếu của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị, tôn trọng pháp luật và các quy định có liên quan, thiết lập và báo cáo các thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời, bảo vệ nguồn lực không thất thoát, hư hỏng, sử
dụng sai mục đích.
- Xác định hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Từ các khái niệm trên, có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ có những đặc điểm sau:
- Là một quá trình, bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.
- Được thiết kế và vận hành bởi con người, con người vừa là chủ thể vừa là khách thể của quá trình kiểm soát, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành kiểm soát ở mọi bộ phận. Điều này có nghĩa là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu được lập ra sẽ là vô hiệu nếu như không có con người tổ chức vận hành.
- Cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Trong quá trình vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể được bộc lộ do những nguyên nhân chủ quan từ phía con người hoặc do nguyên nhân khách quan dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo được rằng chúng không bao giờ xảy ra. Thêm vào đó, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích có thể nhận được từ quá trình kiểm soát đó. Do vậy, người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.