ĐVT: Đơn hàng Thời gian (năm 2019) Danh mục sản phẩm Số lượng đơn hàng đơn lỗi Lỗi trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu
Lỗi trong quá trình xây
dựng kế hoạch sản
xuất
Lỗi trong quá trình điều độ sản xuất Tổng đơn hàng Số lượng đơn Số lượng đơn bị lỗi % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Tháng 9 Đồng phục 58 16 27.6 2 12.5 5 31.25 9 56.25 82 19 23. 17 Quà tặng 24 3 12.5 0 0 0 0 3 100 Tháng 10 Đồng phục 33 8 24.2 2 25 2 25 4 50 64 11 17. 19 Quà tặng 31 3 9.7 0 0 0 0 3 100 Tháng 11 Đồng phục 18 4 22.2 1 25 0 0 3 75 56 8 14. 29 Quà tặng 38 4 10.5 0 0 2 50 2 50
(Nguồn số liệu từ bộ phận sản xuất công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion )
Dự trên số liệu tơi tự tổng hợp và phân tích sau 3 tháng thực tập tại cơng ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion tỉ lệ lỗi đơn hàng của 3 tháng luôn đạt trên mức 10% cụ thể:
Vào tháng 9 nhân viên BPSX điều hành 82 đơn hàng trong đó có 19 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 23,17 %. Tháng 10 nhân viên BPSX điều hành 64 đơn hàng trong đó có 11 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 17,19 %. Tháng 11 nhân viên BPSX điều hành 56 đơn hàng trong đó có 8 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 14,29 % các lỗi tập trung chủ yếu: sai màu vải, vải ra màu, Sai size áo, in sai mẫu, in sai chất liệu, trễ tiến độ giao hàng cho khách hàng,…
Biểu đồ 2. 7 Tỉ lệ lỗi sản phẩm đồng phục từ tháng 9-tháng 11/2019
Qua biểu đồ trên ta thấy, rủi ro của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion phần lớn đến từ rủi ro trong q trình điều độ sản xuất, ln đạt giá trị trên 50% (lần lượt là 56,25%,50%, 75%) đây là rủi ro đặt trưng của doanh nghiệp sản xuất, nên không thể né tránh rủi ro này, vậy việc kiểm soát rủi ro này cần phải được chú trọng hơn nửa để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp
12,5 25 25 31,25 25 0 56,25 50 75 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11
Lỗi trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu Lỗi trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất Lỗi trong quá trình điều độ sản xuất
Biểu đồ 2. 8 Tỉ lệ lỗi sản phẩm quà tặng từ tháng 9-tháng 11/2019
Đối với những sản phẩm quà tặng của cơng ty có tỷ lệ đơn hàng lỗi thấp hơn sản phẩm đồng phục. những đơn hàng này công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion hợp tác với các nhà cung cấp uy tín trên thị trường nên rủi ro có phần giảm thiểu so với mảng đồng phục và rủi ro chủ yếu đến từ rủi ro trong quá trình lên kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất. 0 0 0 0 0 50 100 100 50 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11
Lỗi trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu Lỗi trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất Lỗi trong quá trình điều độ sản xuất
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA NHÂN VIÊN CƠNG TY TNHH THƯƠNG HIỆU VÀ ĐỒNG
PHỤC LION
Mơi trường kinh doanh ngày càng phát triển, số doanh nghiệp ngày càng gia tăng, theo Báo cáo của Tổng cục Thống kê về hoạt động của doanh nghiệp cho biết, trong 6 tháng đầu năm 2018, cả nước có 64.531 doanh nghiệp đăng ký thành lập mới, trung bình mỗi ngày có hơn 350 doanh nghiệp mới ra đời. Nhu cầu làm đồng phục theo đó cũng tăng đáng kể. Thị trường ngày càng được mở rộng, đây vừa là cơ hội cũng là thách thức lớn của doanh nghiệp, làm sao để giữ vững, tăng trưởng và đánh bại đối thủ cạnh tranh. Đòi hỏi Lion ngày càng phải đổi mới, sáng tạo, tạo sự khác biệt và đề ra các chiến lược phát triển, để công ty không những giữ vững thị phần trước các đối thủ cạnh tranh mà còn phát triển vững mạnh trên thị trường. Để đạt được điều đó cơng ty phải nghiên cứu, đề xuất các giải pháp hạn chế rủi ro nhất là rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng.
3.1. Giải pháp hạn chế rủi ro trong giao dịch và kí kết đơn hàng
Chị Lê Thị Mĩ Phượng- trưởng phòng kinh doanh đã trả lời: “Trong 100% khách hàng đã liên hệ, gặp gỡ, tư vấn chỉ có 54% khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ của Lion”, điều này đồng nghĩa với việc công ty đã mất 46% khách hàng cho đối thủ. Để tăng thị phần đòi hỏi công ty cần phải xây dựng đội ngũ nhân viên trình độ, giàu kinh nghiệm và có kiến thức chun mơn tốt, có khả năng giao tiếp với khách hàng và xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra. Nhân viên đảm nhiệm công việc này phải năng động, linh hoạt, sáng tạo, giàu kinh nghiệm thương thuyết, đàm phán và thảo luận với khách hàng.
Chị Nguyễn Kim Anh - phó giám đốc cho rằng: Thơng thường những khách hàng khó tính, thơng tin đơn hàng càng trở nên cụ thể và có độ chính xác cao, thành phẩm sau khi được sản xuất đáp ứng đúng với yêu cầu, làm tăng sự hài lịng của khách hàng, uy tín của cơng ty theo đó cũng được tăng lên. Rủi ro này có tính hai mặt trong giai đoạn đầu việc thuyết phục khách hàng hết sức khó khăn nhưng khơng vì thế mà doanh nghiệp né tránh rủi ro bởi khi thuyết phục được khách hàng giá trị lợi ích mà rủi ro này mang lại rất
cao. Cho dù gặp khách hàng khó tính hay dễ tính NVKD cũng phải chốt kỹ thơng tin để ngăn chặn rủi ro xảy ra.
Theo nhận định của anh Nguyễn Văn Thanh Bình - giám đốc cơng ty “Khách hàng chính của cơng ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion chủ yếu đến từ 20% khách hàng tổ chức thay vì 80% khách hàng cá nhân”. Mặc khác, đây là rủi ro có tần suất cao và mức độ nghiêm trọng cao, Lion nên tìm hiểu kĩ các đối tác tránh làm việc với những công ty ma, những cơng ty có vết nhơ trong thanh tốn, chủ động cắt đứt việc kí kết hợp đồng với một số đối tượng khách hàng có thơng tin khơng minh bạch ngay từ đầu, chốt thông tin đơn hàng trên email, tin nhắn zalo, faceboook,… làm căn cứ để xác định lỗi sai khi có tranh cãi sau này và giảm thiểu rủi ro cho công ty ở các bước tiếp theo. Tập trung nguồn lực cho những đơn hàng lớn, bên cạnh đó cũng quan tâm, chú ý chăm sóc những đơn hàng nhỏ, chính những đơn hàng nhỏ nếu chăm sóc tốt sẽ tạo ra đơn hàng lớn cho doanh nghiệp sau này.
Theo kết quả điều tra về rủi ro trong q trình giao dịch và kí kết đơn hàng đã được chị Nguyễn Kim Anh-phó giám đốc cơng ty đánh giá rằng rủi ro này có tần suất xảy ra thấp, nhưng có mức độ nghiêm trọng khá cao. Để hạn chế rủi ro này NVKD phải chốt thơng tin ít nhất hai lần với khách hàng, tránh việc mắc lỗi, như nghe sai, chốt sai trong quá trình giao tiếp với khách hàng. Phịng ngừa rủi ro sai thơng tin đơn hàng, và kiểm tra thông tin trên email trước khi gửi cho các bộ phận. Nhân viên bộ phận tổng hợp nên kiểm tra một lần nữa trước khi xuất mã đơn hàng.
Theo kết quả điều tra nhân viên cơng ty cịn khá trẻ, kinh nghiệm xử lý tình huống cịn hạn chế vì vậy cơng ty cần chú trọng trong vấn đề đào tạo các kỹ năng, kinh nghiệm giải quyết các sự cố, tổ chức các buổi cà phê hằng tuần để nhân viên gắn kết, chia sẻ kinh nghiệm.
3.2. Giải pháp hạn chế rủi ro trong xây dựng kế hoạch sản xuất
Rủi ro đến từ kế hoạch sản xuất phần lớn do sự liên kết giữa các bộ phận trong công ty, bộ phận kinh doanh, bộ phận thiết kế, BPSX, bộ phận tổng hợp,… cần có sự liên kết,
hợp tác chặc chẽ với nhau để đồng bộ thông tin, đảm bảo đơn hàng chính xác từ khâu đầu tiên cho đến khi giao thành phẩm cho khách hàng. Bộ phận quản lý đơn hàng phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát đơn hàng với xưởng sản xuất, bộ phận kinh doanh cũng cập nhật tình trạng đơn hàng thơng qua BPSX, lập báo cáo cuối ngày về tình trạng đơn hàng.
Bộ phân sản xuất xử lý thông tin chuyên nghiệp, sau khi nhận đơn hàng lập tức lên kế hoạch sản xuất, kiểm tra hàng hóa trong kho và tiến hành mua nguyên phụ liệu cần thiết bên cạnh đó khơng qn kiểm tra, kiểm sốt lộ trình của đơn hàng. BPSX cần xây dựng kế hoạch sản xuất cụ thể, rõ ràng, chi tiết cho từng đơn hàng nhằm đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.
Công ty cần tuyển dụng, bố trí thêm nhân viên dồi dào kinh nghiệm vào BPSX, đảm bảo chất lượng đối với từng mã hàng giúp công ty giao hàng đúng thời điểm, tránh tình trạng trễ đơn hàng dẫn đến phải bồi thường do chậm hợp đồng.
Theo kết quả điều tra có 15% nhân viên cho rằng cơng ty không thể đáp ứng yêu cầu sản xuất hợp đồng, tuy tần suất thấp nhưng mức độ nghiêm trọng khá lớn. Vì vậy, với những đơn hàng cơng ty khơng có khả năng đáp ứng yêu cầu, ví dụ như nguyên phụ liệu không thể nhập hay khách hàng yêu cầu thời gian nhận hàng ngắn,… NVKD nên thương thuyết với khách hàng và từ chối nhận hợp đồng, đây là phương pháp né tránh rủi ro, loại trừ những tổn thất thiệt hại có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo uy tín của cơng ty được đặt lên hàng đầu.
Để hạn chế những rủi ro như kế hoạch sản xuất bị sai sót, bị thay đổi đột ngột, bị trì trệ. Cần có sự đồng bộ thông tin giữa các bộ phận trong cơng ty, ngồi email doanh nghiệp nên tạo nhóm chat trên Facebook, Zalo để thông tin đến nhanh và đồng bộ hơn, ngồi ra việc lập kế hoạch khơng nên được lập bởi một người, mà tối thiểu hai nhân viên để có cái nhìn bao qt hơn. Cơng ty nên bố trị thêm nhân viên vào BPSX so với một nhân viên kế hoạch sản xuất và hai nhân viên theo dõi đơn hàng như bây giờ, khiến nhân viên lập kế hoạch sản xuất không thể giải quyết cơng việc một cách tốt nhất.
Ngồi việc ghi chép thông tin đơn hàng qua số tay, nhân viên BPSX nên quản lý đơn hàng qua phần mềm Excel, hoặc trang tính của Google Drive để việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là bảng do bộ phận thực tập sinh lập ra và được công ty ứng dụng vào tháng 10 năm 2019 để giúp BPSX quản lý đơn hàng tốt hơn.