Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai với chức năng chuyên môn là: Quản lý quỹ ngân sách và các quỹ Tài chính, quản lý ngân quỹ, thanh toán, huy động vốn, kế toán ngân sách và các hoạt động nghiệp vụ, thông kê phân tích. Để thực hiện được chức năng chuyên môn, Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai có những bộ phận hỗ trợ như: quản trị nội bộ,tổ chức thực hiện, hỗ trợ tác nghiệp, dịch vụ khách hàng được thể hiện tại Sơ đồ 3.3
GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC SI MA CAI
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Sơ đồ 3.3: Mô hình kiến trúc nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai
Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ Hỗ trợ và cung cấp
thông tin Quản lý khách hàng Dịch vụ khách hàng Tổ chức thực hiện XD chuẩn mực, quy chế và quy trình Kiện toàn tổ chức
Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
Hỗ trợ tuyên truyền
Kiểm tra, kiểm soát
Quản trị nội bộ Quản lý mua sắm Quản lý tài chính và kế toán nội bộ Quản lý tài sản Quảnlý tổ chức và cán bộ Quản trị vận hành IT
Thống kê báo cáo
Chức năng chuyên môn
Quản lý quỹ NS và các quỹ Tài chính
Thanh toán
Quản lý ngân quỹ Huy động vốn
Kế toán ngân sách và các hoạt động nghiệp vụ
Thống kê phân
tích
Hỗ trợ tác nghiệp
Quản lý văn bản Công tác hậu cần
Trao đổi thông tin Hợp tác, phối hợp
Sơ đồ 3.4: Quy trình KSC thường xuyên
Quy trình KSC thường xuyên tại KBNN Si Ma Cai được thực hiện thống nhất như sau:
- Chuyên viên KSC tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ giấy và kiểm soát số dư tài khoản trên hệ thống TABMIS.
- Chuyên viên KSC trình hồ sơ, chứng từ giấy lên Phụ trách KSC. - Phụ trách KSC kiểm tra hồ sơ, ký chứng từ giấy, trình Giám đốc đơn vị Kho bạc Nhà nước.
- Giám đốc đơn vị Kho bạc Nhà nước ký duyệt chứng từ giấy.
- Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho KTV.
- KTV thực hiện kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và trình KTT phê duyệt.
- KTT kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và phê duyệt bút toán trên hệ thống.
- KTV áp thanh toán theo quy định hiện hành.
- Cuối ngày, KTV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và bàn giao chứng từ cho chuyên viên KSC.
Thời hạn xử lý hồ sơ: Thời hạn giải quyết hồ sơ tính từ thời điểm Kho bạc Nhà nước nhận đủ hồ sơ, chứng từ của khách hàng đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng, được quy định cụ thể như sau:
- Đối với các khoản tạm ứng và thanh toán trực tiếp: thời hạn xử lý tối đa 02 ngày làm việc.
- Đối với các khoản thanh toán tạm ứng: thời hạn xử lý tối đa là 03 ngày làm việc".
Từ khi thực hiện chuyển đổi mô hình KSC thường xuyên (tháng 10/2017 đến nay) từ tổ Kế toán Nhà nước sang tổ KSC kiểm soát, có nhiều hạn chế bất cập, như trách nhiệm giữa 02 phòng không rõ ràng, quy trình lòng vòng, thủ tục hành chính tăng thêm, kế toán viên không chủ động.
Các đơn vị, khách hàng chỉ gửi hồ sơ đề nghị thanh toán đến một công chức làm nhiệm vụ KSC của Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản (bao gồm cả hồ sơ chi đầu tư và chi thường xuyên) theo đúng quy định “một cửa, một giao dịch viên”; đồng thời, được Kho bạc Nhà nước hướng dẫn một lần đầy đủ, kịp thời về hồ sơ thủ tục, thời gian xử lý hồ sơ và nhận lại kết quả từ chính công chức KSC khi nộp hồ sơ. Chính vì vậy, Đề án triển khai tại Si Ma Cai đã nhận được sự đồng tình, ủng hộ của đông đảo khách hàng giao dịch. Tuy thực hiện Đề án khá thuận lợi và thành công nhưng trong quá trình thực hiện
- Các phần công việc trên quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối bị phân khúc, không tách bạch dẫn đến trách nhiệm không rõ ràng, đối với chi thường xuyên, quy trình KSC có 04 công chức tham gia quy trình gồm: Cán bộ KSC, Kế toán viên, Kế toán trưởng và Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước huyện). Nhiệm vụ của Kế toán viên là hạch toán kế toán nhưng lại không lưu chứng từ gốc, mà chỉ lưu liệt kê chứng từ nên khó khăn trong việc kiểm tra chứng từ gốc khi cần thiết. Bên cạnh đó, do số người tham gia hệ thống TABMIS của Cán bộ KSC và kế toán viên cùng vào một thời điểm nên vào một số thời điểm, nhất là cuối năm hệ thống TABMIS bị quá tải, ảnh hưởng đến thời gian thực hiện và chất lượng công việc.
- Việc luân chuyển chứng từ, bàn giao chứng từ đi, đến trong nội bộ giữa cán bộ KSC và Kế toán viên mất rất nhiều thời gian (quy trình phải thực hiện qua các bước: chuyên viên KSC, kế toán viên, Kế toán trưởng, Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước huyện; do đó tăng thêm khối lượng công việc do số lượng chứng từ chi thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn (chiếm khoảng 95%) so với số lượng chứng từ chi ngân sách (trước khi thực hiện Đề án thống nhất đầu mối KSC chỉ thực hiện luân chuyển chứng từ, bàn giao chứng từ giữa 2 bộ phận đối với chứng từ chi đầu tư chiếm khoảng 5%). Đặc biệt vào những tháng cao điểm (tháng 12 và tháng 01 năm sau), lượng chứng từ tăng nhiều nên việc bàn giao chứng từ càng mất nhiều thời gian, tiềm ẩn nguy cơ thất lạc chứng từ và có thể gây rủi ro trong quy trình nghiệp vụ khi khối lượng công việc tăng nhiều, cán bộ KSC không có đủ thời gian để kiểm soát các khoản chi được chặt chẽ theo quy định.
- Kế toán viên không chủ động được công việc, việc xử lý công việc của Kế toán viên phụ thuộc vào thời gian chuyên viên kiểm soát chi giao chứng từ cho nên cũng ảnh hưởng đến thời gian thực hiện và chất lượng công tác kế toán thanh toán.
- Tất cả hồ sơ, chứng từ chi đầu tư và chi thường xuyên sau khi cán bộ KSC thực hiện kiểm tra, kiểm soát đều tập trung trình Kế toán trưởng kiểm soát theo quy định. Điều này gây áp lực rất lớn cho Kế toán trưởng khi KSC thường xuyên nhất là vào thời điểm cao điểm, số lượng hồ sơ chứng từ nhiều làm cho khối lượng công việc của Kế toán trưởng KSC tăng lên, nhiều khi quá tải, dễ gây ra rủi ro trong quá trình kiểm soát thanh toán.
3.3.4. Thực trạng công tác KSC thường xuyên NSNN qua Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai
Giai đoạn 2016 - 2018, chi NSNN trên địa bàn huyện Si Ma Cai được kiểm soát là 1.957 tỷ đồng, Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai đã KSC 1.924 tỷ đồng, chiếm tỷ lệ 98,32% so với tổng chi NSNN. Chi thường xuyên NSNN là 1.515 tỷ đồng, Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai KSC là 1.495 tỷ đồng, chiếm tỷ lệ 98,67%; cơ quan Tài chính KSC là 33 tỷ đồng, chiếm tỷ lệ 1,68% (Bảng 2.3). Theo quy định hiện hành, cơ quan Tài chính KSC thường xuyên các khoản chi cho hoạt động của Đảng (có tính bảo mật), chi đặc biệt về an ninh, quốc phòng và một số khoản chi cho đơn vị không có quan hệ thường xuyên với ngân sách.
Bảng 3.5: KSC NSNN trên địa bàn huyện Si Ma Cai
Đơn vị tính: tỷ đồng KSC NSNN KSC THƯỜNG XUYÊN Năm Tổng số Kho bạc kiểm soát Tỷ trọng (%) Tổng số Kho bạc kiểm soát Tỷ trọng (%) Tài chính kiểm soát 2016 552 542 98,19 425 420 98,82 5 2017 615 602 97,89 471 464 98,52 7 2018 790 780 98,73 619 611 98,70 8 Tổng 1.957 1.924 94,5 1.515 1.495 91,2 20
Nguồn: Báo cáo quyết toán chi NSNN của KBNN Si Ma Cai giai đoạn 2016-2018
3.3.4.1. KSC thường xuyên theo nhóm mục chi
Bảng 3.6: KSC thường xuyên theo nhóm mục chi cá nhân và hàng hóa dịch vụ
Đơn vị tính: Tỷ đồng
STT Nội dung MLNS Năm
2016 2017 2018
I Chi thanh toán cá nhân 330,45 371,56 423,91
1 Tiền lương 6000 124,15 138,72 154,29 2 Tiền công 6050 12,52 15,59 18,82 3 Phụ cấp lương 6100 103,55 118,25 135.02 4 Học bổng học sinh, sinh viên 6150 2,15 2,71 3,18 5 Tiền thưởng 6200 2,15 2,96 3,52 6 Phúc lợi tập thể 6250 1,78 2,16 2,67 7 Các khoản đóng góp 6300 57,88 59,15 67,34 8 CB không chuyên trách xã,thôn,bản 6350 15,18 16,18 19,52 9 Thanh toán khác cho cá nhân 6400 13,24 15,84 19,55
(Trong đó: Chi thu nhập tăng thêm) 6404 4,15 5.45 5,62
II Chi về hàng hóa dịch vụ 89,55 92,44 187,09
1 Thanh toán dịch vụ công cộng 6500 10,14 10,85 12.73 2 Vật tư văn phòng 6550 7,16 8,09 9,67 3 Thông tin,tuyên truyền, liên lạc 6600 2,28 2,50 2,84 4 Hội nghị 6650 6,26 6,66 7,.82 5 Công tác phi 6700 4,15 4,74 5,81 6 Chi phí thuê mướn 6750 3,12 3,28 3,82 7 Chi đoàn ra 6800 3,21 3,63 5,08 8 Chi đoàn vào 6850 0,08 0,12 0,25 9 Chi sửa chữa 6900 16,80 20,15 83,31 10 Chi nghiệp vụ chuyên môn 7000 36,35 32,42 55,76
Nguồn: Báo cáo quyết toán chi NSNN giai đoạn 2016-2018 Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai
Qua Bảng 3.6, ta thấy chi thanh toán cho cá nhân chiếm tỷ trọng lớn so với tổng chi NSNN, lớn hơn chi về hàng hóa dịch vụ, chi thanh toán cho cá nhân dao động từ 69,23% ( năm 2018) đến 79,1% ( năm 2017) tổng số chi thường xuyên, chi hàng hóa dịch vụ dao động từ 20,2% đến 30%; kiểm soát về chi thanh toán cho cá nhân (lương, phụ cấp, các khoản đóng góp...) thường mất nhiều thời gian, tính toán bảng lương của đơn vị, đối chiếu theo tiêu chuẩn định mức, chế độ, đòi hỏi cán bộ KSC thường xuyên cập nhật văn bản, chế độ, tránh tình trạng rủi ro trong KSC qua Kho bạc Nhà nước.
3.3.4.2. KSC thường xuyên theo tính chất các khoản chi
Bảng 3.7 Cơ cấu chi thường xuyên NSNN trên địa bàn huyện Si Ma Cai Nội dung Tiêu chí Đơn vị
tính
NĂM
2016 2017 2018
Tổng số Tuyệt đối Tỷ đồng 420 464 611
Tương đối % 100 100 100
Quốc phòng Tuyệt đối Tỷ đồng 7,60 9,04 13,07 Tương đối % 1,81 1,95 2,14 An ninh, và trật
tự an toàn xã hội
Tuyệt đối Tỷ đồng 40,36 47,97 61,22 Tương đối % 9,61 10,34 10,02 Giáo dục, đào tạo
và dạy nghề Tuyệt đối Tỷ đồng 142,67 164,25 212,38 Tương đối % 33,97 35,40 34,76 Khoa học và công nghệ Tuyệt đối Tỷ đồng 1,05 1,06 1,40 Tương đối % 0,25 0,23 0,23 Y tế, dân số và gia đình Tuyệt đối Tỷ đồng 46,20 46,40 61,10 Tương đối % 11 10 10
Văn hóa thông tin Tuyệt đối Tỷ đồng 5,20 4,82 6,29 Tương đối % 1,24 1,04 1,03
Nội dung Tiêu chí Đơn vị tính NĂM 2016 2017 2018 Phát thanh, truyền hình, thông tấn Tuyệt đối Tỷ đồng 3,78 4,03 4,88 Tương đối % 0,90 0,87 0,80
Thể dục thể thao Tuyệt đối Tỷ đồng 0,756 0,835 1,83 Tương đối % 0,18 0,18 0,30 Bảo vệ môi trường Tuyệt đối Tỷ đồng 3,82 4,31 7,39 Tương đối % 0,91 0,93 1,21 Các hoạt động kinh tế Tuyệt đối Tỷ đồng 24,61 28,02 38,18 Tương đối % 5,86 6,04 6,25 Hoạt động của các cơ quan QLNN, Đảng, đoàn thể Tuyệt đối Tỷ đồng 102,90 113,68 154,70 Tương đối % 24,50 24,50 25,32
Đảm bảo xã hội Tuyệt đối Tỷ đồng 27,17 33,12 44,29 Tương đối % 6,47 7,14 7,25 Chi khác theo quy
định của pháp luật
Tuyệt đối Tỷ đồng 13,48 8,30 5,74 Tương đối % 3,21 1,79 0,94
Nguồn: Báo cáo quyết toán chi NSNN năm 2016-2018 của Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai
Theo số liệu chi thường xuyên NSNN ở giai đoạn 2016-2017, cho thấy tốc độ tăng chi NSNN trên địa bàn hàng năm có xu hướng tăng dần qua các năm, chi cho quốc phòng tăng từ 1,81% đến 2,14%, Chi sự nghiệp y tế chiếm tỷ trọng 11% năm 2016 xuống 10% năm 2018 điều đó chứng tỏ ngành Y tế ngày càng tự chủ nguồn kinh phí từ nguồn thu sự nghiệp, giảm chi từ dự toán NSNN, chi hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước chiếm tỷ trọng 24,5% năm 2016 tăng 25,32% năm 2018, chi khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo qua các năm ổn định hầu như không biến đổi, chi khác ngân sách năm 2016
chiếm tỷ trọng 3,21% giảm xuống còn 0,94% năm 2018 trong tổng chi thường xuyên NSNN (Bảng 3.7).
3.3.4.3. Kiểm soát hồ sơ KSC thường xuyên
Giai đoạn 2016 - 2018, Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai đã thực hiện tiếp nhận hồ sơ KSC thường xuyên NSNN theo quy trình “một cửa, một giao dịch viên”, để đơn giản thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian giao dịch từ năm 2016 thực hiện Công văn số 743/Kho bạc Nhà nước-THPC ngày 02/3/2016 của Kho bạc Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong hệ thống Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai đã thay đổi quy trình giao nhận chứng từ theo phiếu giao nhận bằng việc giao nhận qua sổ giao nhận hồ sơ KSC giữa cán bộ KSC của Kho bạc giữ tài khoản đơn vị với cán bộ giao dịch của đơn vị.
Tổng số hồ sơ tiếp nhận, kiểm soát giai đoạn 2016 - 2018 là 124.908 hồ sơ, hơn 98% hồ sơ tiếp nhận giải quyết đúng hạn. Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai chưa nhận được kiến nghị nào về thủ tục hành chính. Đơn vị đã tiếp nhận và xử lý thủ tục hành chính đúng thẩm quyền, một số ít hồ sơ do phải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền nên bị quá hạn khi giải quyết thanh toán. Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai thực hiện công khai bộ thủ tục hành chính tại phòng giao dịch thuận lợi cho khách hàng tra cứu tại trụ sở cơ quan. Bên cạnh đó phải thường xuyên chủ động rà soát bộ thủ tục hành chính để kịp thời cập nhật sửa đổi bổ sung đáp ứng nhu cầu tra cứu tìm hiểu của khách hàng. Số liệu theo Bảng 3.8 dưới đây.
Bảng 3.8: Kết quả giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực KSC thường xuyên Đơn vị tính: Hồ sơ Năm Tổng số hồ sơ
Kết quả giải quyết
Số hồ sơ đã giải quyết Số hồ sơ đang giải quyết
Tổng số Trả đúng hạn Trả quá hạn Tổng số Chưa đến hạn Quá hạn 2016 36.120 36.120 36.112 8 0 0 0 2017 40.265 40.265 40.256 9 0 0 0 2018 48.523 48.523 48.519 4 0 0 0 Tổng 124.908 124.908 124.887 21 0 0 0
Nguồn: Báo cáo tổng hợp năm 2016-2018 của Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai
Thực tế cán bộ KSC của Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai đã xây dựng mối quan hệ công tác tốt với các đơn vị sử dụng ngân sách, tạo được sự đồng thuận trong phương pháp và cách thức thực hiện nhiệm vụ. Đối với các khoản chi thường xuyên, cán bộ kế toán giao dịch của đơn vị thực hiện thủ tục giao nhận chứng từ theo quy trình chung, đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa, những khoản chi phức tạp, cán bộ kế toán đơn vị và cán bộ KSC của Kho bạc có sự trao đổi nghiệp vụ, những khó khăn, vướng mắc về thủ tục để phối hợp thực hiện tốt nhiệm vụ.
Cuối tháng, cuối quý và thời điểm tháng 12 và tháng 01 năm sau, khi khối lượng hồ sơ kiểm soát tăng, Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai đã bố trí cán bộ làm thêm giờ buổi tối các ngày đi làm, làm thêm vào ngày nghỉ để giải quyết kịp thời hồ sơ tại Kho bạc, đảm bảo thời gian thanh toán theo quy định. Áp lực về công việc tăng, xong với tinh thần trách nhiệm cao, cán bộ KSC của Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
3.3.4.4. Kết quả kiểm tra nội bộ và lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Kho bạc Nhà nước
Thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao, giai đoạn 2016 - 2018, Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai đã tổ chức các cuộc tự kiểm tra thường xuyên, đột xuất theo chuyên đề phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Kho bạc Nhà nước Si Ma Cai cũng như sự chỉ đạo của Kho bạc Nhà nước tỉnh Lào Cai. Giai đoạn 2016 - 2018, số cuộc tự kiểm tra chuyên đề Kế toán Nhà nước là 11