( T r ớ c h t h ụ n g t ư L i ờ n t ị c h s ố 5 5 / 2 0 0 5 / T T L T - B N V - V P C P ) 1. Khổ giấy, kiểu trỡnh bày và định lề trang văn bản
a) Khổ giấy
Văn bản quy phạm phỏp luật và văn bản hành chớnh được trỡnh bày trờn giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Cỏc loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biờn nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển cú thể được trỡnh bày trờn giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trờn giấy mẫu in sẵn.
b) Kiểu trỡnh bày
Văn bản quy phạm phỏp luật và văn bản hành chớnh được trỡnh bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản cú cỏc bảng, biểu nhưng khụng được làm thành cỏc phụ lục riờng thỡ văn bản cú thể được trỡnh bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề trờn: cỏch mộp trờn từ 20-25 mm; Lề dưới: cỏch mộp dưới từ 20-25 mm; Lề trỏi: cỏch mộp trỏi từ 30-35 mm; Lề phải: cỏch mộp phải từ 15-20 mm. - Trang mặt sau: Lề trờn: cỏch mộp trờn từ 20-25 mm; Lề dưới: cỏch mộp dưới từ 20-25 mm; Lề trỏi: cỏch mộp trỏi từ 15-20 mm; Lề phải: cỏch mộp phải từ 30-35 mm.
2. Kỹ thuật trỡnh bày cỏc thành phần thể thức văn bản
Vị trớ trỡnh bày cỏc thành phần thể thức văn bản trờn một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trớ cỏc thành phần thể thức văn bản kốm theo Thụng tư này (Phụ lục II). Vị trớ trỡnh bày cỏc thành phần thể thức văn bản trờn một trang giấy khổ A5 được ỏp dụng tương tự theo Sơ đồ trờn.
Cỏc thành phần thể thức văn bản được trỡnh bày như sau: a) Quốc hiệu
Quốc hiệu được trỡnh bày tại ụ số 1.
Dũng chữ trờn: “Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam” được trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dũng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc” được trỡnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cỏi đầu của cỏc cụm từ được viết hoa, giữa cỏc cụm từ cú gạch ngang nhỏ; phớa dưới cú đường kẻ ngang, nột liền, cú độ dài bằng độ dài của dũng chữ.
b) Tờn cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tờn cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trỡnh bày tại ụ số 2.
Tờn cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trờn trực tiếp được trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tờn cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phớa dưới cú đường kẻ ngang, nột liền, cú độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dũng chữ và đặt cõn đối so với dũng chữ.
c) Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trỡnh bày tại ụ số 3.
Từ “số” được trỡnh bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” cú dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản cú dấu gạch chộo (/); giữa cỏc nhúm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản cú dấu gạch nối khụng cỏch chữ (-), vớ dụ: Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP.
d) Địa danh và ngày, thỏng, năm ban hành văn bản
Địa danh và ngày, thỏng, năm ban hành văn bản được trỡnh bày tại ụ số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiờng; sau địa danh cú dấu phẩy.
Vớ dụ: Hà Nội, ngày 05 thỏng 02 năm 2004 đ) Tờn loại và trớch yếu nội dung văn bản
Tờn loại và trớch yếu nội dung của cỏc loại văn bản cú ghi tờn loại được trỡnh bày tại ụ số 5a; tờn loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, bỏo cỏo, tờ trỡnh và cỏc loại văn bản khỏc) được đặt canh giữa (cõn đối ở giữa dũng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trớch yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tờn loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bờn dưới trớch yếu cú đường kẻ ngang, nột liền, cú độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dũng chữ và đặt cõn đối so với dũng chữ.
Trớch yếu nội dung cụng văn được trỡnh bày tại ụ số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản được trỡnh bày tại ụ số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trỡnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dũng, chữ đầu dũng cú thể lựi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cỏch giữa cỏc đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cỏch giữa cỏc dũng hay cỏch dũng (line spacing) chọn tối thiểu từ cỏch dũng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lờn. Đối với những văn bản quy phạm phỏp luật và văn bản hành chớnh cú phần căn cứ phỏp lý để ban hành thỡ sau mỗi căn cứ phải xuống dũng, cuối dũng cú dấu chấm phẩy, riờng căn cứ cuối cựng kết thỳc bằng dấu phẩy.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thỡ trỡnh bày như sau:
- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được trỡnh bày trờn một dũng riờng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dựng chữ số La Mó. Tiờu đề (tờn) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trỡnh bày trờn một dũng riờng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dựng chữ số ả-rập. Tiờu đề của mục được trỡnh bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiờu đề của điều được trỡnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dựng chữ số ả-rập, sau số thứ tự cú dấu chấm;
- Khoản: số thứ tự cỏc khoản trong mỗi điều dựng chữ số ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: thứ tự cỏc điểm trong mỗi khoản dựng cỏc chữ cỏi tiếng Việt theo thứ tự abc, sau cú dấu đúng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phõn chia thành cỏc phần, mục từ lớn đến nhỏ thỡ trỡnh bày như sau:
- Phần (nếu cú): từ “phần” và số thứ tự của phần được trỡnh bày trờn một dũng riờng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dựng chữ số La Mó. Tiờu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: số thứ tự cỏc mục dựng chữ số La Mó, sau cú dấu chấm; tiờu đề của mục được trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: số thứ tự cỏc khoản trong mỗi mục dựng chữ số ả-rập, sau đú cú dấu chấm; số thứ tự và tiờu đề của khoản (nếu cú) được trỡnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm: thứ tự cỏc điểm trong mỗi khoản dựng cỏc chữ cỏi tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đú cú dấu đúng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
g) Chức vụ, họ tờn và chữ ký của người cú thẩm quyền
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trỡnh bày tại ụ số 7a; chức vụ khỏc của người ký được trỡnh bày tại ụ số 7b; cỏc chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tờn của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu cú) được trỡnh bày tại ụ số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người cú thẩm quyền được trỡnh bày tại ụ số 7c. h) Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan, tổ chức được trỡnh bày tại ụ số 8. i) Nơi nhận
Nơi nhận được trỡnh bày tại ụ số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ụ số 9a (chỉ ỏp dụng đối với cụng văn hành chớnh) được trỡnh bày như sau: - Từ “kớnh gửi” và tờn cỏc cơ quan, tổ chức hoặc cỏ nhõn nhận văn bản được trỡnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “kớnh gửi” cú dấu hai chấm; nếu cụng văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cỏ nhõn thỡ từ “kớnh gửi” và tờn cơ quan, tổ chức hoặc cỏ nhõn được trỡnh bày trờn cựng một dũng; trường hợp cụng văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cỏ nhõn trở lờn thỡ tờn mỗi cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn hoặc mỗi nhúm cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn được trỡnh bày trờn một dũng riờng, đầu dũng cú gạch ngang, cuối dũng cú dấu chấm phẩy, cuối dũng cuối cựng cú dấu chấm.
Phần nơi nhận tại ụ số 9b (ỏp dụng chung đối với cụng văn hành chớnh và cỏc loại văn bản khỏc) được trỡnh bày như sau:
- Từ “nơi nhận” được trỡnh bày trờn một dũng riờng, sau đú cú dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiờng, đậm;
- Phần liệt kờ cỏc cơ quan, tổ chức, đơn vị và cỏ nhõn nhận văn bản được trỡnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tờn mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cỏ nhõn hoặc mỗi nhúm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trỡnh bày trờn một dũng riờng, đầu dũng cú gạch ngang, cuối dũng cú dấu chấm phẩy; riờng dũng cuối cựng bao gồm chữ “lưu” sau đú cú dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tờn đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cựng là dấu chấm.
k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn bản cú nội dung bớ mật nhà nước được thực hiện theo quy định của phỏp luật về bảo vệ bớ mật nhà nước. Dấu độ mật được đúng vào ụ số 10a, dấu thu hồi được đúng vào ụ số 11.
Dấu độ khẩn được đúng vào ụ số 10b. Con dấu cỏc độ khẩn cú hỡnh chữ nhật, trờn đú, cỏc từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trỡnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cõn đối trong khung hỡnh chữ nhật viền đơn, cú kớch thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.
l) Cỏc thành phần thể thức khỏc
Cỏc thành phần thể thức khỏc được trỡnh bày như sau:
- Cỏc chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trỡnh bày tại ụ số 11; cỏc cụm từ “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trỡnh bày cõn đối trong một khung hỡnh chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trỡnh bày tại ụ số 12; từ “dự thảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần ...” được trỡnh bày trong một khung hỡnh chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Ký hiệu người đỏnh mỏy và số lượng bản phỏt hành được trỡnh bày tại ụ số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trờn mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax được trỡnh bày trờn trang đầu của văn bản, tại ụ số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nột liền kộo dài hết bề ngang của vựng trỡnh bày văn bản;
- Phụ lục văn bản: phụ lục kốm theo văn bản được trỡnh bày trờn cỏc trang giấy riờng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp cú từ hai phụ lục trở lờn) được trỡnh bày trờn một dũng
riờng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiờu đề (tờn) của phụ lục được trỡnh bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Số trang của văn bản được trỡnh bày tại chớnh giữa, trờn đầu trang giấy (phần header) hoặc tại gúc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
Mẫu chữ và chi tiết trỡnh bày cỏc thành phần thể thức văn bản được minh hoạ tại Phụ lục IV - Mẫu chữ và chi tiết trỡnh bày thể thức văn bản và thể thức bản sao kốm theo Thụng tư này (trong đú, sử dụng phụng chữ .VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in hoa).
Mẫu trỡnh bày một số loại văn bản quy phạm phỏp luật và văn bản hành chớnh được minh hoạ tại Phụ lục V - Mẫu trỡnh bày văn bản và bản sao văn bản kốm theo Thụng tư này (trong đú, sử dụng phụng chữ .VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in hoa).