Mô hình nghiên cứu:
4.2.2.1. Nguyên tắc tuyển dụng tại công ty Theodore Alexender HCM
Quy trình tuyển dụng được thiết lập nhằm mục đích lựa chọn được các ứng viên phù hợp, quy trình tuyển dụng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tiêu chuẩn đạo đức, tài năng được đặt lên hàng đầu
Công bằng, chọn lọc, cân nhắc kỹ lưỡng, chọn đúng người đúng việc, không đại khái qua loa
Phù hợp với chiến lược phát triển và nhu cầu nhân sự của công ty trong từng giai đoạn. Tuân thủ đúng quy trình tuyển dụng
Nhu cầu tuyền dụng nhân sự của các bộ phận phải tuân thủ theo nhu cầu thực tế nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc thỏa mãn các yếu tố tác động đến việc hình thành bộ máy quản lý, đào tạo, nâng cấp của hệ thống quản trị nhân sự tại từng thời điểm.
Nhu cầu tuyền dụng nhân sự phải nằm trong tầm kiểm soát của bộ phận Tuyển dụng - Đào tạo - Phát triển (RTD), Phòng Nhân sự và được sự chấp thuận củaGiám đốc nhân sự.
Phòng Nhân sự (HRD) là bộ phận quản lý, kiểm soát, đánh giá và điều tiết toàn bộ hoạt động về quản lý con nguời, quá trình tuyển dụng, số lượng nhân viên. Xác định chính xác các nhu cầu cần thiết và hạn chế đến mức tối đa việc gia tăng nhân sự không phù hợp với yêu cầu của công việc.
Nhu cầu tuyển dụng phải được thể hiện cụ thể, hợp lý. Các trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến việc đề nghị tuyển dụng nhân sự; quản lý; huấn luyện và đào tạo đối với các nhân viên được tuyền dụng do mình phụ trách
4.2.2.2. Nguồn tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng tại Theodore Alexander bao gồm nội bộ và bên ngoài. Trong đó nguồn nội bộ bao gồm
Thuyên chuyển/thăng chức: các công nhân viên trong công ty đều có thể nộp đơn ứng tuyển vào vị trí khác hiện đang còn trống trong công ty.
Giới thiệu của nhân viên trong công ty:
Nguồn tuyển dụng nội bộ được công ty rất coi trọng bởi vì có nhiều lợi ích như là công ty đã biết được phần nào về tính cách, đao đức, năng lực của ứng viên ứng tuyển vào (đối với thuyên chuyển và thăng chức); đồng thời nguồn tuyển dụng nội bộ cũng góp phần tiết kiệm thời gian cho nhân viên tuyển dụng và giảm chi phí tuyển dụng.
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài tại công ty TA bao gồm:
Internet: Với tốc độ phát triển của khoa học thì internet là một nguồn tuyển dụng rất được ưa chuộng tại công ty. Các trang tìm kiếm hồ sơ của ứng viên
mà công ty TA thường sử dụng là:vietnamworks.com, timviecnhanh.vn, careerplaning.com.vn, 40hour.com,
Cựu nhân viên: Các nhân viên đã từng làm việc tại công ty cũng thường giới thiệu cho công ty những ứng viên sáng giá, điều này giúp tiết kiệm được thời gian tuyển dụng và chi phí cho công tác này.
Trung tâm giới thiệu việc làm: Thông qua trung tâm giới thiệu việc làm cũng giúp công ty tuyển được rất nhiều nhân viên.
Hội chợ việc làm: Hàng năm thì công ty cũng thường thông qua hội chợ việc làm để giới thiệu về công ty, và cũng thường thu được về nhiều hồ sơ ứng viên sáng giá cho công ty
4.2.2.3. Nội dung quy trình tuyển dụng
Bước (1) : Yêu cầu tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyền dụng thêm nhân viên, các Trưởng Bộ phận phải điền vào “Mẫu yêu cầu tuyển dụng (phụ lục 1),mẫu phân tích công việc đính kèm. Mẫu phân tích công việc chỉ áp dụng cho những vị trí văn phòng mới tuyển lần đầu.
Dựa vào các yêu cầu trong Bảng phân tích công việc. Trưởng bộ phận sẽ xây dựng bảng mô tả công việc (phụ lục 2). Bảng mô tả công việc phải được chuyển đến phòng nhân sự ít nhất một ngày trước khi thực hiện các thủ tục nhận việc cho nhân viên.
Yêu cầu điền đầy đủ thông tin ở hai mẫu yêu cầu tuyển dụng và mẫu phân tích công việc và chuyển đến phòng nhân sự ít nhất 6 tuần trước khi đáp ứng nhu cầu nhân sự.
Bước (2) : Xem xét yêu cầu
Phòng nhân sự sẽ xem xét yêu cầu của bộ phận dựa vào kế hoạch dự trù nhu cầu nhân sự (nếu có). Các yêu cầu tuyển thêm nhân viên phải có sự phê duyệt theo trình tự như sau trước khi tiến hành các thủ tục khác.
Trong trường hợp các yêu cầu ngoài dự trù phải được trình bày rõ bằng văn bản.
Khi yêu cầu được chấp thuận, Phòng nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng cho vị trí trên. Trường hợp ngược lại, mẫu yêu cầu sẽ được gửi lại cho Bộ phận liên quan.
Bước (3) :Tuyển dụng nội bộ
Sau khi phê duyệt, phòng Nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng nội bộ thông qua đơn đề nghị bảo lãnh từ các Trưởng bộ phận, Phòng Nhân sự sẽ thông báo tuyển dụng trên Bảng thông báo Nhân sự. Tất cả các đơn đề nghị phải được nộp lên Phòng nhân sự trong vòng 1 tuần kể từ ngày ra thông báo. Nhân viên nội bộ nộp hồ sơ ứng tuyển điền vào mẫu “Đơn xin chuyển bộ phận”
Nếu có ứng viên nội bộ ứng tuyển thì chuyển sang bước 5: Thu thập hồ sơ ứng viên. Ngược lại sau thời hạn một tuần không có ứng viên nội bộ nào nộp hồ đơn thì Phòng nhân sự sẽ tìm trong nguồn hồ sơ lưu trữ để tìm ra ứng viên thích hợp hoặc đã từng được phỏng vấn trước đây. Sự lựa chọn từ nguồn ứng viên sẽ dựa trên số thứ tự của đơn xin việc và được xét lại theo một trật tự thích hợp.
Nếu không tìm được ứng viên nào trong nguồn hồ sơ lưu trữ, Phòng Nhân sự sẽ tiến hành quảng cáo sau khi nhận được phê duyệt của Giám đốc Điều hành Khối nhân sự.
Bước (4) : Tuyển dụng từ nguồn ứng viên bên ngoài
Nếu ứng viên nội bộ và hồ sơ lưu trữ ứng viên không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng, Phòng nhân sự sẽ tiến hành tìm kiếm ứng viên từ bên ngoài. Đầu tiên, nhân viên tuyển dụng liên hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm và tìm kiếm từ nguồn báo chí, các trang web về tuyển dụng. Nếu vẫn chưa tìm được ứng viên Phòng nhân sự tiến hành đăng quảng cáo tuyển dụng. Phòng nhân sự sẽ chuẩn bị mục quảng cáo (sau khi thảo luận với người yêu cầu) và chuyển lên Giám đốc Điều hành Khối nhân sự xin phê duyệt.
Chức vụ Cấp bậc Ðề nghị Thẩm quyền quyết ðịnh Tất cả các chức vụ Tất cả các cấp bậc SP/SM/MM Giám đốc điều hành Giám đốc Ðiều hành Khối nhân sự
Sau khi Giám đốc Khối nhân sự ký duyệt, Phòng nhân sự sẽ liên lạc với các tòa soạn báo để thông tin về kích cỡ cũng như vị trí đăng quảng cáo.
Bước (5) : Thu thập hồ sơ ứng viên và kiểm tra sơ tuyển
Khi đã nhận được hồ sơ xin việc của ứng viên. Phòng nhân sự sẽ tiến hành sơ tuyển để chọn ra ứng viên phù hợp với bảng mô tả công việc nhận từ phía bộ phận yêu cầu. Những ứng viên nộp đơn mà không phù hợp sẽ được nhận được thông báo từ chối của công ty.
Vòng sơ tuyển bao gồm việc sàng lọc hồ sơ, cho ứng viên làm các bài kiểm tra và phỏng vấn. Yều cầu bắt buộc áp dụng các bài kiểm tra theo như bảng tham khảo sau. Sau mỗi 6 tháng một lần các bài kiểm tra sẽ được thay đổi và đươc sư phê duyệt của Giám đốc Điều hành Khối nhân sự.
Đối với một số vị trí đặc biệt cần thực hiện những kỹ năng khác, trưởng bộ phận phải cung cấp hoặc những bài kiểm tra này đính kèm với Mẫu yêu cầu tuyển dụng và nêu rõ nguyên nhân yêu cầu kiểm tra trên Mẫu yêu cầu tuyển dụng hay Bảng phân tích công việc, hay phối hợp chặt cùng với phòng nhân sự xây dựng bài kiểm tra.
Bước (6) :Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi hoàn tất thực hiện các bài kiểm tra, Phòng nhân sự sẽ tiến hành phỏng vấn sơ bộ các ứng viên. Vòng phỏng vấn này do Phòng nhân sự thưc hiện để đối chiếu những thông tin ứng viên ghi trên đơn xin việc, ngoài ra kiểm tra về kinh nghiệm làm việc, thái độ và các kỹ năng mềm. Sau vòng này Phòng nhân sự sẽ chọn ra khoảng hai ứng viên tốt nhất và phù hợp nhất để vào vòng sau. Quy trình được áp dụng cho tất cả các cấp bậc như sau:
EM SP SM MM PS’s CS’s TS’s
Bước (7) :Phỏng vấn sâu
Vòng phỏng vấn sâu sẽ do một hội đồng cùng tiến hành phỏng vấn. Hội đồng này thường gồm đại diện Phòng nhân sự và đại diện phòng ban cần tuyển nhân viên.
Trừ khi có sự chấp thuận của Giám đốc Điều hành Khối nhân sự, còn lại những người phỏng vấn luôn luôn cố định như sau:
Quy trình tuyển dụng công nhân lao động phổ thông sẽ được quyết định bởi Phòng nhân sự. Chỉ có Trưởng bộ phận/ Quản đốc được mời phỏng vấn cho những vị trí đòi hỏi kiểm tra kỹ năng như vẽ, mộc tay, chạm, mộc máy…
Phòng nhân sự sẽ sắp xếp trước với Hội đồng phỏng vấn ít nhất 2 ngày về ngày giờ thích hợp cho việc tiến hành phỏng vấn.
Lịch phỏng vấn lần cuối sẽ được gửi đến cho Hội đồng Phỏng vấn kèm theo bản sao đơn xin việc và hồ sơ của ứng viên trong vòng một ngày trước cuộc phỏng vấn.
Khi ứng viên đến phỏng vấn, Phòng nhân sự phải đảm bảo Mẫu đơn xin việc đã được điền đầy đủ chi tiết và Hội đồng phỏng vấn phải được thông báo khi ứng viên có mặt. Đơn xin việc phải được điền đầy đủ bởi ứng viên như sau:
MẪU ĐƠN XIN VIỆC DÀNH CHO KHỐI CÔNG NHÂN
MẪU ĐƠN XIN VIỆC DÀNH CHO KHỔI VĂN PHÒNG (Phụ lục 3)
Cấp bậc Thành viên hội đồng phỏng vấn
Phó chủ tịch/ Ban Giám đốc/ Chuyên gia
Trưởng phòng điều hành cấp cao/ Giám đốc Điều hành Khối nhân sự
Quản lý cấp cao/ Quản lý cấp trung
Giám đốc bộ phận/ Giám đốc điều hành Phó Chủ tịch/ Giám đốc Điều hành Khối nhân sự
PS/CS/TS (Cấp quản lý)
Trưởng bộ phận (SP/SM)
Giám đốc điều hành Khối nhân sự Người được ủy quyền
PS1, PS2, TS1, CS1, CS2 (Nhân viên văn phòng và kỹ thuật viên)
Trưởng bộ phận (SP/SM) và Giám đốc Điều hành Khối nhân sư hay người được ủy quyền
Mỗi thành viên trong Hội đồng Phỏng vấn sẽ được phát một Bảng đánh giá Phỏng vấn. Sau khi phỏng vấn, Phòng nhân sự sẽ yêu cầu thành viên trong Hội đồng phỏng vấn nộp lại Bảng đánh giá Phỏng vấn với đầy đủ chi tiết ứng viên nào được chọn.
Bảng đánh giá phỏng vấn sẽ được áp dụng như sau: BẢNG ĐÁNH GIÁ PHỎNG
VẤN
DÀNH CHO KHỐI CÔNG NHÂN BẢNG ĐÁNH GIÁ PHỎNG
VẤN
DÀNH CHO KHỔI VĂN PHÒNG (Phụ lục 4)
Sau khi nhận được báo cáo đánh giá phỏng vấn. Phòng Nhân sự sẽ chuẩn bị cho việc phê duyệt như sau:
Cấp bậc Thẩm quyền phê duyệt
Phó chủ tịch Trưởng phòng điều hành cấp cao/ Chủ tịch
EM/SP CEO/Giám đốc điều hành khối nhân sự
SM/MM Phó Chủ tịch Khối Nhân sự
Giám đốc bộ phận (EM/SP)
PC/CS/TS Giám đốc điều hành Khối Nhân sự và Trưởng bộ phận (EM/SP/SM)
PS1, PS2, TS1, TS2, TS3, CS1, CS2
Giám đốc điều hành khối nhân sự và trưởng bộ phận (SP/SM)
Khối công nhân
Kết thúc quá trình, Hội đồng phỏng vấn họp và ra quyết định tuyển dụng. Thông thường, trưởng bộ phận cần tuyển nhân viên sẽ ra quyết định ứng viên nào được chọn, Phòng Nhân sự có vai trò cố vấn, hỗ trợ.
Bước (8) : Hẹn nhận việc
Đối với các vị trí đặc biệt, Phòng Nhân sự sẽ phải tìm kiếm thêm thông tin tham chiếu của ứng viên được tuyển thông thường thông qua công ty, người quản lý cũ hay người quen. Sau đó, Phòng Nhân sự sẽ thông báo trúng tuyển cho ứng viên và mời làm việc tại công ty. Nếu ứng viên đồng ý sẽ được khám sức khỏe.
Sau khi nhận được sự phê duyệt của Giám đốc Điều hành Khối Nhân sự, Bộ phận Tuyển dụng Đào tạo và Phát triển sẽ tiến hành sắp xếp những thủ tục cần thiết cho nhân viên nhận việc.
Thư mời nhận việc sẽ được phát cho các ứng viên đã được chọn vào ngày nhận việc. Tuy nhiên trong một vài trường hợp Thư thỏa thuận (phụ lục 5) sẽ được phát trước cho nhân viên tùy theo nhu cầu. Thư thỏa thuận sẽ được áp dụng cho mọi trường hợp.
Tùy theo nhu cầu sản xuất và sự thỏa thuận với trưởng bộ phận, Giám đốc Tuyển dụng Đào tạo và Phát triển sẽ quyết định ngày nhận việc. Sự sắp xếp này phải đảm bảo tất cả nhân viên mới đều cùng được tham gia lớp định hướng trước khi bắt đầu làm việc cũng như giúp cho Phòng Lương quản lý một cách dễ dàng.
Trong trường hợp nhân viên tự ý bỏ việc trong vòng 6 ngày kể từ ngày nhận việc, bộ phận Tuyển dụng, Đào tạo và Phát triển sẽ tiến hành thay thế nhân viên mà không cần Mẫu yêu cầu nhân sự.
4.2.2.4. Quá trình hội nhập nhân viên mới
Giai đoạn chuẩn bị trước khi nhân viên đến nhận việc:
Trưởng đơn vị có trách nhiệm thông báo trong toàn đơn vị về thời điểm công nhân viên mới đến nhận việc và công việc của công nhân viên đó. Ngoài việc yêu cầu toàn thể công nhân viên trong đơn vị hoan nghênh và giúp đỡ công nhân viên mới, trưởng đơn vị còn có trách nhiệm chỉ định một người đồng nghiệp với nhân viên mới làm nhiệm vụ hướng dẫn trong suốt tuần lễ đầu tiên.
Giai đoạn huấn luyện:
Trách nhiệm của bộ phận nhân sự:
Hướng dẫn hội nhập đối với nhân viên mới nội dung hướng dẫn:
- Hoàn chỉnh các thủ tục giấy tờ cần thiết
- Sơ đồ tổ chức công ty và giải thích các mối quan hệ trong sơ đồ
- Nội quy lao động công ty
- Chính sách và thủ tục về HĐLĐ, thủ tục thử việc và đánh giá thử việc.
- Các chính sách và thủ tục nhân sự
- Chính sách/ quy định về khoản lương/ phân phối tiền lương của công ty, chế độ lương bổng, khen thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi.
- Quy định về đi công tác
- Quy đinh về sử dụng văn phòng phẩm
- Quy định về An toàn lao động, Bảo hộ lao động, Vệ sinh lao động.
Trách nhiệm của trưởng đơn vị
Tuần lễ đầu tiên hội nhập:
Để giảm bớt lo âu của nhân viên mới trong ngày làm việc đầu tiên. Trưởng đơn vị có trách nhiệm tạo ra môi trường làm việc thân thiện. Những việc trưởng đơn vị có trách nhiệm thực hiện trong ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới bao gồm:
- Nói lời chào mừng và thảo luận với họ về kế hoạch ngày làm việc đầu tiên.
- Đưa nhân viên mới đến nơi làm việc của họ
- Đưa nhân viên mới đi tham quan toàn công ty và các nơi làm việc liên quan đồng thời giới thiệu họ với các nhân viên khác.
- Giao bảng mô tả công việc cho nhân viên mới và giải thích cho họ các công việc được ghi trong bàng mô tả công việc.
- Xây dựng phương án đào tạo, hỗ trợ cần thiết.
- Tạo mối quan hệ phối hợp giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
- Giới thiệu nhân viên mới với người bạn đồng nghiệp chịu trách nhiệm hướng dẫn trong tuần lễ đầu tiên.
Giai đoạn huấn luyện chuyên môn:
Giai đoạn này bắt đầu từ tuần lễ thứ 2 cho đến khi kết thúc tiến trình hội nhập môi trường làm việc. Các công việc được tiến hành trong giai đoạn này bao gồm:
- Trưởng đơn vị giao chương trình thử việc và hướng dẫn phương pháp thực hiện các công việc trong chương trình thử việc.
- Trưởng đơn vị giải thích chi tiết về công việc dựa vào bảng mô tả công việc, hướng dẫn cách thức thực hiện bao gồm cả các mối quan hệ với công việc, đồng nghiệp khác và chỉ rõ mục tiêu mà đơn vị kỳ vọng ở nhân sự mới.
- Trong thời gian thử việc, trưởng đơn vị có trách nhiệm gặp gỡ nhân viên mới