chính (bằng văn bản) đối với các trường hợp: tồn quỹ ngân sách các cấp không đáp ứng đủ nhu cầu chi hoặc các khoản chi vượt nguồn cho phép, không đúng chế độ quy định hoặc đơn vị không chấp hành chế độ báo cáo.
Cán bộ công chức Kho bạc Nhà nước không tuân thủ thời gian quy định về kiểm soát
chi hoặc cố tình gây phiền hà đối với đơn vị sử dụng NSNN thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.
1.2.5 Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước nước
Kho bạc Nhà nước chỉ thực hiện việc chi trả, thanh toán các khoản chi NSNN khi có đủ các điều kiện sau:
Đã có trong dự toán chi NSNN được giao, trừ các trường hợp sau: Tạm cấp kinh phí.
Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán NSNN được giao và từ nguồn dự phòng NSNN để khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn, địch hoạn…Các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt, nhưng không thể trì hoãn được.
Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán được giao.
Chi ứng trước dự toán ngân sách nhà nước năm sau.
Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền quyết định chi. Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán.
Kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN là việc KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát
các khoản chi NSNN phù hợp với các chế độ, chính sách, định mức chi tiêu do Nhà nước quy định theo những nguyên tắc, điều kiện, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi của NSNN.
Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước bao gồm các nội dung chính như
sau:
Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân.
Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn.
Kiểm soát chi mua đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa, mua sắm tài sản cố định, sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng nhỏ.
Kiểm soát các khoản chi thường xuyên khác.
Tất cả các khoản chi NSNN phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình chi trả, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định và đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
Mọi khoản chi NSNN được hạch toán bằng đồng Việt Nam theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục NSNN. Các khoản chi NSNN bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động được quy đổi và hạch toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Việc thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người được hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hóa dịch vụ, trường hợp chưa thực hiện được việc thanh toán trực tiếp, KBNN thực hiện thanh toán qua đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước.
Trong quá trình kiểm soát, thanh toán, quyết toán chi NSNN, các khoản chi sai phải thu hồi giảm chi hoặc nộp ngân sách. Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Kho bạc Nhà nước thực hiện việc thu hồi cho NSNN theo đúng chế độ quy định.
Nội dung kiểm soát các khoản chi thường xuyên cụ thể cho từng nội dung chi như sau:
Tất cả các nội dung kiểm soát các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước được thực hiện theo:
Bộ Tài chính (2012), Thông tư 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 02/10/2012 quy định chế độ kiểm soát, thanh toán khoản chi Ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước, NXB Tài chính, Hà Nội. [6]
Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ tài chính sửu đổi bổ sung một số điều của Thông tư 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 02/10/2012 quy định chế độ kiểm soát, thanh toán khoản chi Ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước, NXB Tài chính, Hà Nội. [7]
Các văn bản hướng dẫn về chế độ kiểm soát chi thường xuyên khác.
1.2.5.1 Kiểm soát chi đối với khoản chi thanh toán cá nhân
Kiểm soát các khoản thanh toán cá nhângồm:
Chi tiền lương, phụ cấp lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức, chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính, thanh toán cho cá nhân thuê ngoài và các khoản
thanh toán khác cho cá nhân.
Hồ sơ kiểm soát chi:
Giấy rút dự toán NSNN: Kèm theo bảng kê thanh toán ghi chi tiết từng nội dung chi, số tiền, số hóa đơn, ngày tháng...
Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí, danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ
sung, thay đổi, điều chỉnh).
Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện theo:
Chính phủ (2006), Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế, và kinh phí quản lý tài
chính đối với cơ quan hành chính, NXB Tài chính, Hà Nội. [10]
Chính phủ (2005), Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế, và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan Nhà nước, NXB Tài chính, Hà Nội. [11]
Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: Danh sách theo từng lần thanh toán.
Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: Hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu
có)
Quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi:
Hình 1.1 Quy trình kiểm soát chi NSNN qua KBNN Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
(Nguồn Internet)
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, Kiểm tra và xử lý
Khi có nhu cầu thanh toán, các đơn vị sử dụng NSNN gửi Tổ Kế toán nhà nước các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan theo chế độ quy định.
Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
Về hình thức hồ sơ: Các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ.
Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát.
Xử lý hồ sơ:
Trường hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo quy định, KTV tiếp nhận và làm thủ tục chi trả, thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách.
Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung KTV trả lại cho đơn vị sử dụng ngân sách và yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Thời gian giải quyết trong 01 ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ đơn giản và 02
ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ phức tạp.
Bước 2: Kiểm soát chi
KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, đối chiếu với dự toán NSNN được duyệt, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, KTV thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho KTT (hoặc người được uỷ quyền) theo quy định.
Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN theo quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượngthụ hưởng, mục đích theo dự toán được duyệt, hồ
sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung), KTV lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi cho đơn vị sử dụng ngân sách.
Thời gian giải quyết trong 01 ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ đơn giản và 02
ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ phức tạp.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, ký duyệt
KTV trình KTT (hoặc người được uỷ quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng hay thanh toán kinh phí sử dụng NSNN.
KTT (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng hay thanh toán sẽ ký (trên giấy, trên máy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho KTV để trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền)
Thời gian giải quyết trong 01 ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ đơn giản và 02
ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ phức tạp.
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký
Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét. Nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho KTV. Trường hợp Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng hay thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho KTV, Kế toán viên KBNN lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi cho đơn vị sử dụng ngân sách .
Thời gian giải quyết trong 01 ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ đơn giản và 02
ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ phức tạp.
Bước 5:Thực hiện thanh toán
Trường hợpthanh toán bằng chuyển khoản, KTV thực hiện tách hồ sơ, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho TTV:
Đối với thanh toán song phương điện tử LNH: KTV nhận lệnh thanh toán được giao diện từ chương trình TABMIS đã được chuyển hoá các chứng từ giấy sang chứng từ điện tử lệnh TTSPĐT chuyển cho TTV hoàn thiện LTT trình giám đốc (hoặc người
được uỷ quyền) ký duyệt trên giấy (đối với LTT) sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho
KTT (hoặc người ủy quyền) phê duyệt các LTT trên chương trình TTSPĐT. Đối với lệnh thanh toán, thanh toán viên TTSPĐT nhận LTT đã được chuyển hóa sang chứng từ điện tử chuyển KTT hoàn thiện các yếu tố trình giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký duyệt trên giấy và trên chương trình TTSPĐT.
Đối với thanh toán qua TGNH: thanh toán viên lập bảng kê thanh toán (theo mẫu quy định của NHTM), trình KTT (hoặc người được uỷ quyền) ký kiểm soát bảng kê, trình
Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký bảng kê giao cho KTV đi giao nhận chứng từ với NHNN.
Đối với trường hợp thanh toán điện tử trong hệ thống Kho bạc: Căn cứ chứng từ được lãnh đạo phê duyệt do KTV chuyển sang, TTV kiểm tra lại thông tin trên hệ thống
thanh toán, chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho KTT (hoặc người được uỷ quyền). KTT (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát, ký chứng từ điện tử. Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.
Đối với trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, KTV đóng dấu kế toán lên các liên chứng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Chứng từ được giải quyết trong 01 ngày làm việc đối với khoản chi có hồ sơ đơn giản. 02 ngày làm việcđối với khoản chi có hồ sơ phức tạp.
Chi tiền mặt tại quỹ:
Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày tháng trên chứng từ, họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đốichiếu thông tin trên giấy CMND,số tiền bằng số và số tiền bằng chữ)
Lập bảng kê chitiền, nhập sổ quỹ trên máy, chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi, thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và liên chứng từ chi, sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho
Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán viên theo đường nội bộ. Thời gian giải quyết trong ngày làm việc.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng và lưu hồ sơ, chứng từ
KTV tiến hành lưu hồ sơ, chứng từ theo quy định,bao gồm: Liên chứng từ kế toán lưu theo quy định, dự toán chi NSNN, danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí,quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền,
hợp đồng, thanh lý hợp đồng, bảng kê chứng từ thanh toán. Tất cả các hồ sơ lưu qua KBNN phải là bản gốc hoặc bản chính.
KTV trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng khi thực hiện xong thủ tục thanh toán: Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm chứng từ báo nợ cho khách hàng, các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
Đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ trả báo nợ trực tiếp cho thủ quỹ nhận tiền của đơn vị giao dịchvới KBNN.
Lưu ý: Đối với các chứng từ khách hàng chuyển đến bộ phận kế toán hết giờ giao dịch TTSPĐT, LKB theo quy địnhcủa NHNN và KBNN thì được tổkế toán xử lý vào ngày làm việc kế tiếp.
1.2.5.2 Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
Bao gồm: Chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi mua vật tư văn phòng, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc, chi hội nghị, công tác phí...
Hồ sơ kiểm soát chigồm:
Chi thanh toán dịch vụ công cộng, thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ
thanh toán.
Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng): Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên
Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm
thu (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); Quyết định phê duyệt kế quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu(đối với những khoản chi có hợp đồng).
Chi đoàn ra, đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi không có hợp đồng), Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu(đối với những khoản chi có hợp đồng)
Quy trình kiểm soát chi:
Như quy trình kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân
1.2.5.3 Kiểm soát chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa tài sản
cố định và xây dựng nhỏ
Bao gồm: Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định (vô hình hoặc hữu hình) như bằng sáng chế, phần mềm máy tính, ô tô, tàu thuyền, máy tính, máy phô
tô, máy tính trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng…có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, các khoản chi xây dựng nhỏ như: Trụ sở, văn phòng, đường điện, cấp thoát nước…
Hồ sơ chứng từ bao gồm:
Chi mua sắm tài sản: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng). Để cải cách thủ tục hành chính, tăng trách nhiệm của Thủ trưởng đơnvị và tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng
ngân sách nhà nước, Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng giảm thiểu hồ sơ thanh toán đối