KHẲNG ĐỊNH LỜI TỪ CHỐ
NÓI KHÔNG VỚI NHỮNG ĐÒI HỎ
Dưới đây là một số từ hoặc cụm từ cụ thể mà bạn có thể sử dụng để nói Không với đòi hỏi của người khác theo cách xuất phát tự nhiên từ lời khẳng định, quyền hạn và sự tôn trọng của bạn. Hãy nhớ rằng giọng điệu và chủ ý sâu xa đi đôi với những lời nói của bạn sẽ tạo ra tác động mong muốn.
˝Không˝ hoặc ˝Không, cảm ơn˝
Từ đơn giản nhất để thiết lập một giới hạn là Không. Đối với những người né tránh sử dụng quyền hạn, có xu hướng dò xét và lẩn tránh, nên bắt đầu bằng từ Không để tạo ra sức nặng cho lời Từ chối. ˝Không. Mẹ muốn con ăn những đồ ăn có lợi cho con. Vì thế, con không thể ăn hết chỗ kem đó trước bữa tối˝, người mẹ nói với con. Lời Từ chối đó rất rõ ràng và dứt khoát.
Sự thẳng thắn có thể được bộc lộ lịch sự. Tôi đã xem một bộ phim thời sự về Mahatma Gandhi đến Anh để đàm phán hòa bình với người Anh. Khi các phóng viên phỏng vấn ông, ông trả lời rất giản dị: ˝Tôi nghĩ là không˝, và tiếp tục đi mà vẫn mỉm cười.
Gắn từ Cảm ơn vào từ Không thể hiện sự tôn trọng và sự quan tâm đến mối quan hệ. Từ
Không thể hiện sự bảo vệ và từ Cảm ơn thể hiện sự gắn kết. Chỉ cần một câu ˝Không, cảm ơn˝ đơn giản, mạnh mẽ là đủ. Nếu bạn phải tiếp xúc với những nhân viên chào hàng qua điện thoại mà họ lờ đi câu trả lời trước đó của bạn, bạn có thể nói: ˝Tôi nói Không. Cảm ơn! Xin chào˝.
˝Tôi có một kế hoạch˝
Một cách hiệu quả để thiết lập giới hạn là đặt nó vào một kế hoạch lớn hơn, trong đó lấy lời Từ chối làm cơ sở. Ví dụ, ˝Tôi có một kế hoạch là không bao giờ phục vụ trong ủy ban˝, hoặc ˝Tôi có một kế hoạch riêng là không bao giờ cho bạn bè vay tiền˝, hoặc ˝Tôi không bao giờ trả lời quảng cáo qua điện thoại˝.
Khi bạn nói bạn có một kế hoạch, bạn đang đưa ra tín hiệu rằng, lời Từ chối của bạn không phải xuất hiện ngay lúc đó mà đã được suy nghĩ rất nhiều. Nó là dấu hiệu của sự quyết tâm rằng bạn sẽ không thay đổi. Tuy nhiên, cụm từ này chỉ hiệu quả khi nó thật sự là kế hoạch mà bạn đã nghĩ thông suốt.
Thiết lập một giới hạn như là một kế hoạch cho phép người khác biết lời Từ chối của bạn không mang màu sắc cá nhân; nó độc lập với họ và thái độ của họ. Nó thể hiện sự tích cực. Bạn không nói Không với họ mà đang bạn tiếp tục nói Có với những nguyên tắc và giá trị mà bạn đã chọn lựa. Cách nói ˝Tôi có một kế hoạch˝ giúp khẳng định mối quan tâm của bạn, bảo vệ nó bằng quyền hạn và tạo lối thoát cho mối quan hệ bằng cách bình thường hóa lời Từ chối của bạn.
Hãy xem ví dụ về một công ty dệt may liên tục bị khách hàng thúc giục giao hàng kịp thời. Trong rất nhiều năm, công ty đã giải quyết vấn đề này bằng sự thỏa hiệp. Khi một khách hàng nổi giận vì sự chậm trễ, công ty thường giải quyết bằng ˝sự leo thang˝ – giải quyết đơn đặt hàng đó và để cho những đơn khác nằm chờ. Cách giải quyết này làm cho hệ thống sản xuất hoạt động không bình thường, khiến cả hai bên đều không hài lòng. Cuối cùng, lãnh đạo công ty thuê một nhóm tư vấn để tìm giải pháp khắc phục, tạo ra một hệ thống sản xuất phù hợp hơn. Họ đưa ra một kế hoạch mới cho các khách hàng: không có sự leo thang và bất chấp sự phản đối từ phía khách hàng, họ vẫn kiên định với quyết định đó.
Kế hoạch không leo thang đã làm giảm đáng kể sự phức tạp của việc kiểm soát xưởng sản xuất và cho phép công ty quay vòng đơn đặt hàng trong hai tuần thay vì sáu tuần như trước. Bây giờ mặc dù vẫn có vài đơn hàng bị chậm trễ nhưng công ty không cần phải tiến hành ˝sự leo thang˝ – một kết quả tốt đẹp cho tất cả các bên.
˝Tôi có những kế hoạch khác˝ hoặc ˝Tôi có nhiệm vụ khác˝
Một cụm từ quen thuộc rất cụ thể được sử dụng để khẳng định mối quan tâm cũng như quyền hạn của bạn mà không phá hỏng mối quan hệ là ˝Tôi có những kế hoạch khác˝ hoặc ˝Tôi có nhiệm vụ khác vào lúc đó˝.
Đối với một lời mời bạn đến dự tiệc, bạn có thể nói: ˝Tôi xin lỗi. Tôi đã có kế hoạch vào tối hôm đó. Cảm ơn bạn!˝ Đối với người đồng nghiệp yêu cầu bạn đảm nhận một dự án gấp gáp, bạn có thể nói: ˝Tôi rất muốn giúp anh nhưng tôi có dự án phải hoàn thành trước khi tôi có thể làm việc khác˝. Đối với ông chủ thường yêu cầu bạn làm việc vào cuối tuần, bạn có thể nói: ˝Tôi xin lỗi. Cuối tuần này, tôi có việc gia đình quan trọng˝. Đối với người yêu cầu bạn thực hiện một nghĩa vụ công dân mới, bạn có thể nói: ˝Tôi cần tập trung vào cuộc sống/công việc/nhiệm vụ của tôi/gia đình tôi ngay bây giờ˝.
Một khách hàng của tôi đề nghị một thương vụ tốt với một khách hàng mới của anh. Câu trả lời anh nhận được là: ˝Vì chúng tôi có thỏa thuận với đối thủ cạnh tranh của ông nên tôi không thể cân nhắc lời đề nghị của ông vào lúc này˝. Khách hàng của tôi cảm thấy đây là một lời Từ chối thẳng thắn bởi
˝nó đã thể hiện được lý do rất thuyết phục bằng cách khẳng định rằng họ đã giữ thỏa thuận của họ˝. Họ cho anh biết rằng nếu làm ăn với họ lâu dài, anh sẽ nhận được được sự trung thành và sự cam kết giống như họ đã làm đối với đối thủ của anh.
˝Không phải bây giờ˝
Không dễ để Từ chối, đặc biệt nếu bạn có mối quan hệ quan trọng với người khác. Một cách để giảm nhẹ sức nặng của lời Từ chối đối với họ và giúp bạn cảm thấy dễ dàng hơn trong những trường hợp này là đưa ra lời Từ chối đúng lúc. Hãy sử dụng cụm từ ˝Không phải bây giờ˝.
khi nghe ˝Tôi xin lỗi nhưng chúng tôi không thể cung cấp giải pháp này ngay bây giờ˝ hơn là một lời Từ chối trống không. Tương tự, một nhân viên yêu cầu bạn tăng lương sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi nghe ˝Tôi xin lỗi nhưng với điều kiện tài chính như hiện tại thì rất khó để làm việc đó˝. Một nhân viên tôi quen biết khi nghe câu trả lời này cho rằng nó hoàn toàn thích hợp vì ˝Tôi cảm thấy được lắng nghe và có thể điều đó sẽ xảy ra trong tương lai˝.
Cụm từ ˝Không phải bây giờ˝ sẽ mở ra một cơ hội mới. Vì thế, nếu bạn chắc chắn rằng nhân viên sẽ
không bao giờ được tăng lương, khách hàng sẽ không có giải pháp công nghệ hay con bạn không có xe môtô, tốt nhất hãy để cho họ biết điều đó. ˝Không phải bây giờ˝ chỉ dùng trong những trường hợp mà yêu cầu của người khác có thể được đáp ứng trong tương lai gần.
Nếu họ hỏi bạn: ˝Nếu không phải bây giờ thì là khi nào?˝ và bạn không biết rõ, bạn có thể nói: ˝Tôi không thể nói ngay bây giờ. Chúng ta sẽ phải đợi˝, hoặc ˝Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể nói trước điều gì˝.
Nếu họ khăng khăng muốn có câu trả lời và bạn không muốn phải đưa ra một quyết định không chắc chắn, bạn có thể đáp lại: ˝Nếu bạn cần một câu trả lời ngay bây giờ, câu trả lời là Không˝. Họ có thể thấy mình đã lãng phí thời gian để chờ đợi quyết định đã có cân nhắc.
˝Không phải bây giờ˝ là một cụm từ hữu ích, đặc biệt khi bạn còn do dự. Sẽ tốt hơn khi nói ˝Không phải bây giờ˝ và thay đổi câu trả lời sau đó hơn là Đồng thuận và lại thay đổi câu trả lời của mình.
˝Tôi thà Từ chối còn hơn là làm một công việc chán ngắt˝
Một hiệu trưởng mà tôi quen thường sử dụng quy tắc ngón tay cái khi được yêu cầu đảm nhận trách nhiệm mới: ˝Tôi có thể có một công việc tốt chứ?˝, ông tự hỏi mình. ˝Liệu tôi có thời gian để làm việc đó và liệu tôi có đủ khả năng không?˝ Nếu câu trả lời là Không, ông sẽ thẳng thắn Từ chối họ. Lời Từ chối của ông thật sự là lời khẳng định cho những tiêu chuẩn về hiệu quả và chất lượng.
Khi bạn Từ chối một công việc chán ngắt, bạn đang không chỉ khẳng định mối quan tâm của riêng mình mà còn quan tâm đến mối quan hệ. Bạn sẽ cảm thấy khó khăn hơn và mối quan hệ của bạn cũng vậy nếu bạn Đồng thuận và sau đó làm công việc hóa ra lại không thoải mái chút nào.
Một khách hàng quan trọng hỏi một công ty điện tử về một sản phẩm thiết kế theo yêu cầu với ngày giao hàng đúng hạn. Phó Giám đốc bán hàng của công ty rất muốn Đồng thuận nhưng ông và đồng sự của mình nhận thấy dây chuyền sản xuất đã quá tải và không thể đáp ứng hoàn toàn những yêu cầu của khách hàng về thời hạn giao hàng. Vì thế họ đã Từ chối khách hàng. ˝Rất khó để Từ chối vào thời điểm đó nhưng nó là lời Từ chối hợp lý nhất. Và khách hàng cũng hoàn toàn cảm kích và coi trọng sự trung thành của chúng tôi với họ˝, vị phó giám đốc đã kể lại sau này.
Đôi khi người khác yêu cầu bạn làm một vài điều đơn giản bởi vì họ cảm thấy không an tâm về khả năng của mình. Trong trường hợp này, bạn có thể nói: ˝Bạn sẽ làm được một công việc tốt hơn! Tôi tin ở bạn˝. Hãy khuyến khích họ khi bạn Từ chối.
Tóm lại, hãy biết khả năng của bạn, hãy vô tư công nhận họ và dành thời gian cho những việc mà bạn có thể làm tốt. Cả bạn và họ sẽ trở nên tốt hơn.