Quản lý nhóm kiểm toán
Cách thức tiếp cận của Ernst & Young Việt Nam là tiếp cận theo khoản mục. Do vậy tránh việc chồng chéo, trùng lặp giữa các phần việc thì cần:
Thứ nhất, phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm kiểm toán cần có sự tổng hợp và chia sẻ công việc lẫn nhau. Cần phân công một thành viên chuyên kiểm soát các hồ sơ chứng từ cần cung cấp từ khách hàng để có thể tránh được sự không hài lòng của khách hàng do việc các chứng từ đã cung cấp được xin lại nhiều lần.
Thứ hai, luôn đảm bảo được số lượng tối thiểu tham gia nhóm kiểm toán là 3 thành viên, tùy theo quy mô, tính chất, mức độ nhu cầu của khách hàng mà bố trí nhân sự cho phù hợp.
Thứ ba, linh hoạt trao đổi nhân viên giữa các nhóm kiểm toán để có thể giữ được những nhân sự đã từng tham gia cuộc kiểm toán trước đây với khách hàng.
Củng cố và tăng cường đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên:
Nâng cao chất lượng và kiểm soát chất lượng không thể tách rời với việc củng cố và tăng cường đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên nhằm đảm bảo những tiêu chuẩn chuyên môn và đáp ứng được sự quan tâm ngày càng cao của công chúng, đạt dược sự tín nhiệm, chất lượng dịch vụ và sự tin cậy.
Xuất phát từ đặc điểm và tính chất của hoạt động kiểm toán, thông qua quy định của Công ty bằng việc đổi mới nội dung, phương pháp đào tạo, tổ chức hỗ trợ thi cấp chứng chỉ hành nghề kiểm toán viên, thiết lập và thực hiện đầy đủ các quy trình kỹ thuật áp dụng cho hợp đồng kiểm toán cụ thể.
Kiểm toán viên cũng phải tự trau dồi kiến thức, phấn đấu không ngừng để nâng cao năng lực và chất lượng công việc, luôn duy trì tính độc lập, tính thận trọng, bảo mật và thái độ hoài nghi nghề nghiệp. Đối với khách hàng phải vô tư, công bằng và phục vụ họ hết khả năng của mình thông qua sự quan tâm nghiệp vụ, hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng trong khả năng của mình.
Giao việc: Với mỗi cuộc kiểm toán, tùy vào từng đặc điểm khách hàng, phạm vi, tính chất, quy mô, phải giao việc cho phù hợp với từng năng lực của các thành viên. Các phần hành khó phải giao cho những kiểm toán viên đã được đào tạo và có đầy đủ kỹ năng và năng lực chuyên môn, đáp ứng được yêu cầu thực tế.
Trong môi trường kinh doanh phức tạp, tính năng đô ̣ng, yêu cầu về chuyên môn, các kiến thức về luâ ̣t pháp…là rất khác nhau, luôn thay đổi. Điều đó đòi hỏi kiểm toán viên phải có kinh nghiê ̣m về từng lĩnh vực cụ thể để có thể hiểu rõ về lĩnh vực kinh doanh và báo cáo tài chính của khách hàng
Hướng dẫn và giám sát: Công việc kiểm toán phải được chỉ đạo và soát xét ở tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Các kiểm toán viên cấp cao nhất phải thực hiện phân công công việc phù hợp không chuyển giao trách nhiệm đối với tòan bộ công việc kiểm toán. Do đó, kế hoạch và công viê ̣c kiểm toán phải được kiểm tra, soát xét đầy đủ và tất cả các công viê ̣c đều phải được soát xét qua nhiều cấp đô ̣
Tham khảo ý kiến tư vấn, chuyên gia: Để đảm bảo chất lượng với các công ty có lĩnh vực hoạt động đặc thù, phải tăng cường việc tham khảo ý kiến tư vấn của chuyên gia trong và ngoài nước. Các chuyên gia tư vấn phải có hiểu biết sâu sắc về chuyên ngành có liên quan, có cái nhìn khách quan, tổng quát và không bị ảnh hưởng từ phía khách hàng.
Duy trì và chấp nhâ ̣n khách hàng: Tuy đây là bước quan trọng trong giai đoạn lâ ̣p kế hoạch kiểm toán và có các bước kiểm soát cụ thể, tuy nhiên còn cần chú ý
rằng chất lượng kiểm toán còn được xác định bởi chất lượng khách hàng của doanh nghiê ̣p kiểm toán đó. Nếu bản thân khách hàng không đòi hỏi dịch vụ kiểm toán phải có chất lượng cao thì đô ̣ng cơ đổi mới chất lượng kiểm toán cao cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kiểm toán viên.
Kiểm tra: Thường xuyên kiểm tra tính hiệu lực, tính đầy đủ và tính hiệu quả của các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán như đánh giá tính độc lập của kiểm toán viên, đánh giá báo cáo tài chính có rủi ro cao…Sau khi phát hành báo cáo, bất cứ sai sót nào được phát hiện phải được trao đổi kịp thời và xử lý ở cấp cao nhất của Công ty. Các sai sót này phải được cập nhật và phổ biến thông qua việc đào tạo hàng năm.
Tăng cường kiểm tra chéo giữa các nước thành viên của Ernst & Young Toàn cầu: Tăng cường thêm kiểm tra soát xét với mỗi Giám đốc kiểm toán thêm 1 doanh nghiệp vừa và nhỏ thay vì chọn toàn các doanh nghiệp lớn và niêm yết để kiểm tra. Việc này đảm bảo tính việc tuân thủ các thủ tục quy định của Công ty luôn được đảm bảo ở mọi cuộc kiểm toán.
Lấy ý kiến thăm dò từ khách hàng: Mong muốn cung cấp dịch vụ có chất lượng cao cho khách hàng là điều quan trọng hàng đầu đối với các công ty kiểm toán độc lập hoạt động trong điều kiện kinh tế thị trường. Chính vì vậy, một công việc rất quan trọng cần được thực hiện sau khi kết thúc cuộc kiểm toán là phải thu thập các thông tin phản hồi từ phía khách hàng về mức độ hài lòng của họ đối với dịch vụ mà họ nhận được. Theo kinh nghiệm quốc tế, Bảng câu hỏi đánh giá sự hài lòng của khách hàng có thể chia thành bốn phần như sau:
Cách tiếp cận và phương pháp: Bao gồm hiểu biết của kiểm toán viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, sự đánh giá của khách hàng về cách tiếp cận của kiểm toán viên, việc kiểm soát thời gian trong quá trình kiểm toán…
Mối quan hệ trong công việc: Gồm tất cả các biểu hiện của các kiểm toán viên đối với khách hàng như khả năng giao tiếp, tính chuyên nghiệp, lịch sự, nhã nhặn và khả năng hợp tác…
Báo cáo: Đề cập tới sự đánh giá của khách hàng về các dịch vụ tăng thêm ngoài kiểm toán như chất lượng của thư quản lý.
Tổng hợp ý kiến của khách hàng: Là sự đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ cung cấp, về mức độ hài lòng mà họ đạt được và lợi ích mà họ thu được sau cuộc kiểm toán.
Bảng câu hỏi này nên xây dựng kết hợp cả câu hỏi đóng giúp công ty thu thập được những thông tin cơ sở và các câu hỏi mở để khách hàng trả lời theo ý kiến của mình.
Sau mỗi cuộc kiểm toán, Bảng câu hỏi này sẽ được gửi tới các đơn vị khách hàng. Sau khi hoàn thành các câu hỏi, khách hàng sẽ gửi lại câu trả lời cho phía công ty. Đó sẽ là một trong những tài liệu tốt để đánh giá chất lượng của cuộc kiểm toán.
Để hoạt động này có hiệu quả, công ty cần làm cho khách hàng hiểu được mức độ quan trọng của những phản hồi đó không chỉ cho phía công ty kiểm toán mà còn cho cả phía công ty khách hàng. Công ty cũng cần khuyến khích khách hàng có những phản hồi ngay với chủ nhiệm kiểm toán khi có những hiện tượng bất đồng giữa các kiểm toán viên với khách hàng để kịp thời có biện pháp giải quyết.
Các giải pháp khác: Chủ đô ̣ng mời mô ̣t cơ quan chuyên môn đô ̣c lâ ̣p kiểm tra, đánh giá chất lượng kiểm toán như: BTC (Vụ CĐKT&KT), VACPA, DNKT khác, DNKT nước ngoài trong tổ chức IFAC, CPA Australia, các chuyên gia trong lĩnh vực…Viê ̣c kiểm tra, đánh giá của mô ̣t cơ quan, tổ chức đô ̣c lâ ̣p bên ngoài Công ty sẽ khách quan hơn tự kiểm soát chất lượng dịch vụ kiểm toán, đồng thời qua đó, Công ty sẽ học hỏi được kinh nghiê ̣m thực tiễn quản lý hoạt đô ̣ng kiểm toán và kiểm soát chất lượng dịch vụ kiểm toán.
Ngoài ra, cần quy định bắt buô ̣c đối với kiểm toán viên phải tham dự các khóa bồi dưỡng, câ ̣p nhâ ̣t và nâng cao kiến thúc về kiểm soát chất lượng kiểm toán. Trong các chương trình đào tạo cần bổ sung, lồng ghép chương trình hô ̣i thảo chuyên đề về các vấn đề vướng mắc trong quá trình thực hiê ̣n kiểm toán để phân tích rõ những nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại và đề xuất các giải pháp khắc phục.
Thêm vào đó, công ty có thể thông qua các cuô ̣c họp, diễn đàn, các cuô ̣c thi kiểm toán viên…để góp phần nâng cao nhâ ̣n thức, hiểu biết của cán bô ̣, kiểm toán viên về kiểm soát chất lượng kiểm toán.