Công ty TNHH Điện tử TOWADA Việt Nam – được thành lập từ 9/12/2005, là công ty 100% vốn đầu tư của Nhật Bản, thuộc tập đoàn Towada và bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 6/2006. Với vốn đầu tư 17.5 triệu USD, doanh nghiệp đã xây dựng nhà máy và trang bị các máy móc thiết bị công nghệ cao để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Văn phòng đại diện: Tầng 6, Tòa nhà Hàn Việt, số 203 Minh Khai, Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Trụ sở nhà máy: Khu Công nghiệp Phúc Điền – Xã Cẩm Phúc, huyện Cẩm Giàng, tỉnh Hải Dương với tổng diện tích 40.000 m2 và diện tích nhà xưởng: 7.000 m2
Lĩnh vực sản xuất và kinh doanh: Chuyên sản xuất và lắp ráp các linh kiện điện tử và sản phẩm công nghệ cao như bảng mạch điện tử cho điện thoại không dây, bộ sạc pin, bộ chuyển nguồn, bộ chuyển kênh,…
Các khách hàng chính của công ty: Sony, Ricoh, Panasonic, …
Là một doanh nghiệp được thành lập tại Việt Nam chưa lâu nhưng doanh nghiệp luôn cố gắng hoàn thiện, cải tiến những chính sách để phù hợp với tình hình hiện tại.
Số lượng cán bộ công nhân viên: khoảng trên 1000 người
Quan điểm của người sáng lập: “ Bất kể sự thành công nào đều phải cần sự chăm chỉ và làm việc hết mình”.
Từ khi thành lập Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam đã đạt được chứng chỉ ISO về Hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001-2004) và Hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001-2008)
- Cơ cấu tổ chức: Phòng Hành Chính Nhân Sự Phòng Cắm Vỉ Tự Động Phòng Sản Xuất Phòng QC Phó Giám Đốc Phòng kỹ thuật Tổng Giám Đốc Phòng SCM 1 Phòng SCM 2 Phòng LOG Phòng IEO Phòng Kế toán Nhóm Hành Chính Nhóm Nhân Sự Nhóm Tuyển Dụng Nhóm cắm vỉ 1 Nhóm cắm vỉ 2 Nhóm sản xuất 1 Nhóm sản xuất 2 Nhóm sản xuất 3 Nhóm QC Nhóm IQC Kỹ thuật 1 Kỹ thuật 2 Kỹ thuật 3 Nhóm Quản Lý Kế Hoạch Sản Xuất Nhóm Xuất Nhập Khẩu Nhóm Mua Hàng Nhóm Tìm Kiếm Nguồn Hàng Nhóm Linh Kiện Nhóm Xuất Hàng Nhóm đào tạo Nhóm QMS Nhóm Kế Toán Nhóm Kế Toán Quản Trị
Hình 2.1 – Cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam
(Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân Sự)
Đối với cơ cấu tổ chức của Towada là một bộ máy gồm nhiều phòng ban khác nhau để hình thành và vận hành công ty hàng ngày. Điểm đặc biệt đối với
các công ty Nhật, các trưởng phòng thường do người Nhật đảm nhiệm, dưới trưởng phòng là các phó trưởng phòng người Việt để hỗ trợ trưởng phòng.
Trong các phòng ban, đứng đầu mỗi nhóm là một trưởng nhóm. Đối với các nhóm văn phòng thường gồm có 6 đến 7 thành viên trong nhóm như các nhóm thuộc phòng Kỹ thuật, Hành chính nhân sự, SCM 1, SCM 2, Kế toán, IEO. Do đặc thù là công ty chế xuất nên những phòng ban liên quan đến sản xuất, ngoài trưởng nhóm còn có các trưởng ca (ca ngày/ca đêm). Trưởng ca quản lý các trưởng line, phụ thuộc vào tùy loại hàng sản xuất mà số lượng công nhân mà trưởng line phải quản lý khác nhau thường khoảng từ 4 đến 20 công nhân.
Mỗi phòng ban đều có các nhóm khác nhau đi cùng đó là chức năng riêng biệt của mỗi nhóm nhưng lại liên hệ mật thiết đến hoạt động của các phòng ban khác. Mô hình quản trị theo chiều dọc và các phòng ban theo chức năng có ưu thế chuyên môn hóa nghiệp vụ, mỗi bộ phận tập trung được nguồn nhân lực để hoạt động và vận hành chuyên sâu. Mô hình này tuy rõ ràng được nhiệm vụ của từng phòng ban nhưng vẫn còn những hạn chế. Việc phối hợp và liên lạc giữa các phòng ban không liền mạch, rất khó bao quát được tổng thể do chức năng của từng phòng ban khác nhau. Các thành viên khi phối hợp giữa các phòng ban với nhau sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phát sinh vấn đề liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau.
Trình độ nguồn nhân lực:
Do bản chất là một công ty chế xuất nên nguồn nhân lực của công ty TNHH Điện tử Towada Việt Nam chủ yếu là lao động phổ thông nên phòng ban sản xuất chiếm đến 80% và đều có bằng tốt nghiệp. Còn lại đội ngũ nhân viên ở các phòng ban hỗ trợ sản xuất trình độ học vấn đều đạt trình độ đại học. Đây chỉ là nền tảng để từ đó đội ngũ công nhân viên có thể phát triển lên vị trí cao hơn, công ty luôn tạo điều kiện để trau dồi kinh nghiệm cũng như đào tạo kiến chức để nâng cao chuyên môn.
Kinh nghiệm, độ tuổi:
Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam là một công ty còn khá non trẻ, với thời gian thành lập đến nay được 14 năm. Công ty đã xây dựng được một bộ máy và đội ngũ nhân viên nòng cốt với tỷ lệ thời gian gắn bó được thống kê theo dữ liệu nhân sự: Các Trưởng phòng, phó phòng, trưởng nhóm làm việc tại công ty từ 8 đến 10 năm chiếm 70% trên tổng số lãnh đạo. Cho thấy bộ máy quản lý của công ty đều gắn bó với công ty lâu dài và hiểu được những vấn đề mà công ty đang mắc phải.
Ngoài sử dụng công nhân viên của công ty, Công Ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam còn liên kết với các trường đại học như Đại học Kinh doanh và Công nghê Hà Nội, Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên, Đại học Sao Đỏ, Đại học Công nghệ Vạn Xuân để sinh viên được thực tập trong môi trường làm việc ở công ty Nhật. Các sinh viên thực tập tại công ty với thời hạn 3 tháng và được phân ra các phòng ban để thực tập nhưng chủ yếu sẽ thực tập tại bộ phận sản xuất. Đối với các cán bộ công nhân viên, số lượng có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên chỉ nằm ở 71% so với tổng số công nhân viên của công ty. Do đặc điểm là một trong những công ty chế xuất trong khu công nghiệp, nên các công nhân viên có nhiều lựa chọn trong việc thay đổi môi trường cũng như địa điểm làm việc do đó số lượng công nhân viên luôn thay đổi. Từ đó có thể thấy được đội ngũ vận hành của doanh nghiệp nghiệp luôn biến động và không ổn định, cho thấy doanh nghiệp chưa có những chính sách để duy trì được sự gắn bó của công nhân viên với công ty.
Số CBCNV
14% 39%
15%
32%
Dưới 3 tháng Dưới 2 năm Từ 2 năm đến 5 năm Trên 10 năm
Hình 2.2 – Cơ cấu nhân lực theo thời gian công tác (Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân Sự)
2.2. Công tác quản lý nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam
2.2.1. Thực trạng hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam
Đối với các công ty sản xuất nói chung và với Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam nói riêng, việc hoạch định nguồn nhân lực là việc làm bắt buộc để nghiên cứu, xác định được nhu cầu nguồn nhân lực trong hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp có thể đón đầu được xu thế sản xuất hay những biến động từ bên trong công ty.
Để đảm bảo cho việc hoạch định nguồn nhân lực được hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu nguồn nhân lực hiện tại và tương lai, Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam thực hiện theo 5 bước sau:
Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Phân tích thực trạng nguồn nhân lực và đưa ra quyết định
Lập kế hoạch thực hiện
Đánh giá thực hiện kế hoạch
Hình 2.3 – Quy trình hoạch định nguồn nhân lực của Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam
(Nguồn: Nhóm Tuyển Dụng)
Việc Hoạch định nguồn nhân lực của Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam được tổ chức họp và diễn ra hàng tuần bao gồm các phòng ban liên quan đến sản xuất: Phòng sản xuất, Phòng cắm vỉ tự động, Phòng LOG, Phòng QC, Phòng SCM1, Phòng hành chính nhân sự và các trưởng phòng ban khác. Sau khi thống nhất các ý kiến đưa ra, Tổng giám đốc sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng.
-Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực:
Để đưa ra được dự đoán về nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai thường là từ tháng hiện tại đến tháng N+3, Công ty sẽ nhận được số lượng đặt hàng của khách hàng và cập nhật hàng tuần để theo dõi sự biến động. Kế hoạch đặt hàng trừ tháng hiện tại đều có thể thay đổi do nhu cầu của khách hàng.
Sau khi nhận kế hoạch từ khách hàng, nhóm kế hoạch sẽ tính toán được số người trung bình mỗi ngày, từ đó tính được số người trung bình cần theo tuần để hoàn thành kế hoạch xuất hàng cho khách hàng trong tương lai. Tương tự như
vậy, Bộ phận sản xuất cũng sẽ dựa vào kế hoạch được nhận để tính ra được số người cần để đảm bảo kế hoạch, nhưng điều khác biệt giữa tính toán nhân sự của nhóm kế hoạch với sản xuất đó là kế hoạch sẽ tính theo hiệu suất 100%, còn nhóm sản xuất sẽ tính toán với hiệu suất đạt được theo từng mặt hàng sản xuất.
Sử dụng công thức tính nhân sư:
Số người = (Sản lượng kế hoạch * Hiệu suất)/ST/Thời gian hoàn thành Sản lượng kế hoạch: chỉ tiêu cần phải đạt được để đảm bảo xuất hàng Hiệu suất: Mỗi mặt hàng đều có hiệu suất nhất định, theo lý thuyết nhân sự sẽ được tính với hiệu suất 100%, theo thực tế nhân sự sẽ được tính theo hiệu suất tương ứng với mỗi mặt hàng.
ST: Standard time, đây là thời gian tối thiểu để hoàn thành một sản phẩm với hiệu suất 100%. Việc đo ST được phòng kỹ thuật thực hiện đo bằng cách bấm giờ.
Thời gian hoàn thành: tùy thuộc vào kế hoạch sản xuất mà thời gian hoàn thành kế hoạch có thể thay đổi từ 8h đến 10.5h.
Hiện nay công ty đang áp dụng tính nhân sự theo thời gian sản xuất 8h cho các loại hàng.
Những bộ phận sản xuất và hỗ trợ sản xuất khác như LOG, QC sẽ dựa vào kế hoạch 3 tháng để tính toán nhân sự cần thiết để đảm bảo kế hoạch.
-Phân tích thực trạng nguồn nhân lực và đưa ra quyết định:
Bộ phân hành chính nhân sự sẽ thống kê tình hình dữ liệu nhân sự hiện tại của công ty: số lượng công nhân tại các bộ phận thuộc nhóm sản xuất, số lượng người nghỉ việc trong tuần. Dựa vào kế hoạch dự kiến 3 tháng và dữ liệu nhân sự, so sánh với thực trạng nguồn nhân lực tại doanh nghiệp sẽ có 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Số lượng nhân sự hiện tại nhỏ hơn mức nhân sự cần thiết để hoàn thành kế hoạch => Doanh nghiệp sẽ cần tăng thêm nguồn nhân lực để có thể đáp ứng được nhu cầu trong tương lai
Trường hợp 2: Số lượng nhân sự hiện tại bằng hoặc lớn hơn mức nhân sự cần thiết để hoàn thành kế hoạch => Doanh nghiệp sẽ cần điều chỉnh lại cơ cấu nguồn nhân lực để đảm bảo không có sự dư thừa nguồn nhân lực.
Sau khi họp giữa các lãnh đạo của từng phòng ban với tổng giám đốc, tổng giám đốc sẽ là người ra quyết định cuối cùng để phù hợp và hài hòa với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
-Lập kế hoạch thực hiện:
Sau khi nhận được quyết định từ tổng giám đốc, các phòng ban sẽ đưa ra các phương án đối ứng với quyết định vừa được nhận như lên kế hoạch tuyển dụng, sắp xếp lại nhân sự, cải tiến năng suất sản xuất, …
-Đánh giá thực hiện kế hoạch
Sau khi thực hiện kế hoạch đề ra, hàng tuần các bộ phận sẽ báo cáo tiến độ kế hoạch để tránh đi sai lệch giữa thực hiện và kế hoạch, các nguyên nhân dẫn đến sai lệch và đề ra các đối sách khắc phục tức thời. Các kế hoạch thường có mục tiêu ngắn hạn nên việc điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh, năng lực của doanh nghiệp
2.2.2 Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam
Nhân sự được ví như dòng máu chảy xuyên suốt công ty, là một yếu tố sống còn đối với mọi tổ chức. Công tác tuyển dụng luôn luôn được ưu tiên hàng đầu vì đó là bước đầu tiên của quá trình tổ chức lao động. Mỗi doanh nghiệp đều có một quy trình tuyển dụng nhân sự riêng phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp đó.
*Nguồn tuyển dụng bên trong công ty:
Đối với các công ty Nhật bản nói chung và Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam nói riêng họ luôn tâm niệm rằng tất cả công nhân viên đều làm được mọi vị trí. Có nghĩa là công ty luôn ưu tiên tuyển dụng bằng cách sử dụng nguồn nhân lực có sẵn. Như vậy giúp nâng cao kỹ năng của cán bộ công nhân viên hơn, tạo điều kiện thăng tiến từ cấp thấp nhất. Các nhà quản trị của công ty luôn theo dõi kết quả làm việc của nhân viên qua việc đánh giá hàng năm nên việc luân chuyển rất khách quan và dễ dàng. Ban lãnh đạo của công ty đặc biệt quan tâm tới tài năng và kết quả làm việc của nhân viên nên kể cả người
trẻ tuổi cũng có thể được tiến cử nếu đủ khả năng.Việc luân chuyển vị trí luôn được lên kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. Nguồn tuyển dụng bên trong luôn có ích khi tìm gấp một vị trí nào đó đột ngột nghỉ mà không có thời gian, công ty có thể dễ dàng tuyển dụng trong nội bộ như tự tiến cử hoặc được các phó phòng đề bạt.
Việc tuyển dụng từ nội bộ công ty luôn tiết kiệm được 1 khoản chi phí cho công tác tuyển dụng cũng như giúp nhân viên có thêm kỹ năng nghề nghiệp, đa năng hơn và cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn trong tương lai ở tổ chức.
*Nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty:
Khi nguồn cầu nhân lực quá lớn và nguồn nhân lực bên trong không thể đáp ứng được hết số lượng công việc, công ty sẽ quyết định tuyển dụng từ nguồn bên ngoài. Công ty luôn ưu tiên các cán bộ công nhân viên của công ty giới thiệu người thân, người quen đến ứng tuyển. Công ty thường sử dụng phương pháp này để tuyển dụng do tiết kiệm được chi phí, thời gian, khả năng hòa nhập với môi trường làm việc mới nhanh hơn qua người thân. Đây được coi như một hình thức quảng bá cho công ty thông qua các cán bộ công nhân viên của công ty.
Bên cạnh đó khi có nhu cầu tuyển dụng, công ty sẽ công bố trên các trang tuyển dụng việc làm: Vietnamwork.com, vieclam24h.com.vn,.. thông báo trên trang mạng xã hội Facebook, trang web của công ty hay phát tờ rơi.
Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam cũng cử một số đại diện của công ty và nhóm tuyển dụng đến các trường đại học để tuyển dụng nhân viên từ khi còn trên ghế nhà trường. Đây là nguồn nhân lực còn non trẻ nhưng với nền tảng có sẵn, tương lai sẽ trở thành nguồn nhân lực chất lượng cao cho công ty.
Để đảm bảo cho việc tuyển dụng được người có đủ phẩm chất cấn thiết cho công việc cũng như thực hiện một cách khoa học và tránh lãng phí nguồn chi phí sử dụng khi tuyển dụng mà không đem lại kết quả như mong muốn, Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam thực hiện tuyển dụng nhân sự theo những
bước sau:
Định danh công việc Thông báo tuyển Tiếp nhận và xử
cần tuyển dụng dụng lý hồ sơ
Thông báo kết Phỏng vấn trực
tiếp, hướng dẫn quả tuyển dụng
Bắt đầu làm việc phương thức
và khám sức
thông báo kết khỏe
quả
Hình 2.4: Quy trình tuyển dụng của Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam
(Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân Sự)
- Định danh công việc cần tuyển dụng:
Việc định danh công việc phụ thuộc vào nhu cầu nhân lực của công ty: người nghỉ việc, cần tăng nhân sự để đảm bảo kế hoạch sản xuất. Như đã đề cập ở phần hoạch định nguồn nhân lực, Công ty TNHH Điện Tử Towada Việt Nam luôn phân tích tình hình nhân sự hàng tuần nên sẽ phụ thuộc vào kết quả mà tiến hành