mua bán hàng hóa quốc tế trên địa bàn tỉnh Hưng Yên
3.2.1 Khảo sát thị trường và tìm hiểu các thông tin cần thiết trước khi giao kết hợp đồng
Khảo sát thị trường và tìm hiểu các thông tin cần thiết trước khi giao kết hợp đồng là một bước quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế. Như đã phân tích ở Chương 2, các thương nhân Hưng Yên vẫn còn chưa coi trọng và đầu tư cho công tác khảo sát thị trường và tìm hiểu thông tin trước khi ký hợp đồng. Hiện nay quá trình toàn cầu hóa diễn ra ngày càng nhanh, nhu cầu mở rộng sản xuất, mua bán, kinh doanh hàng hóa ngày càng lớn. Thương nhân các nước càng có nhiều nhu cầu trong việc mở rộng bạn hàng, tìm kiếm những sản phẩm phù hợp. Trong bối cảnh dòng chảy thương mại càng mạnh như thế, đòi hỏi các thương nhân cần phải tích cực khảo sát thị thường, cẩn trọng thu thập các thông tin về đối tác về sản phẩm. Bởi vì, không phải tất cả các thương nhân tham gia hoạt động đều có nhu cầu hợp pháp, nhiều thương nhân được thành lập ảo để lừa đảo chiếm đoạt tiền của khách hàng. Vì thế công tác khảo sát thị trường và tìm hiểu thông tin giúp các thương nhân hạn chế được rủi ro, gia tăng cơ hội kinh doanh trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế.
Đối với hoạt động xuất khẩu, khảo sát thị trường là việc thương nhân tiến hành tìm hiểu về nhu cầu thị hiếu của thị trường, những sản phẩm, chiến lược kinh doanh bán hàng của các đối thủ cạnh tranh; các quy định về hành lang pháp lý đối với thị trường xuất khẩu mới.
Đối với hoạt động nhập khẩu, khảo sát thị trường là việc thương nhân tiến hành tìm hiểu các nguồn cung cấp sản phẩm mình đang có nhu cầu, chất lượng, giá cả, điều kiện vận chuyển, bảo hành của các hàng hóa; các quy định về pháp lý đối với việc nhập khẩu sản phẩm.
Việc đẩy mạnh nghiên cứu và khảo sát thị trường sẽ giúp doanh nghiệp tại Hưng Yên nói riêng và các doanh nghiệp nói chung có thể tìm kiếm được những cơ hội kinh doanh mới trên thị trường, thu thập được các thông tin cần thiết, từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng, hoạch định chiến lược sản xuất và kinh doanh phù hợp.
Như người viết đã đề cập ở Chương 1, hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro về quan hệ pháp lý. Do vậy, trước khi giao kết hợp đồng, thương nhân cần tìm hiểu rõ thông tin pháp lý của đối tác: Trụ sở, địa chỉ kinh doanh, thương nhân đó có được thành lập hợp pháp không, có cơ sở nhà máy sản xuất không, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây, đặc biệt là xác định tư cách pháp lý của người sẽ ký hợp đồng. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, chỉ đại diện của pháp luật của công ty hoặc người được ủy quyền là đại diện pháp luật của công ty mới đủ tư cách pháp để tham gia giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Liên quan đến vấn đề ủy quyền, các thương nhân Hưng Yên cần chú ý đến giá trị của văn bản ủy quyền (nội dung, thời gian, phạm vi ủy quyền).
Do vậy trong trường hợp phát hiện người sẽ ký hợp đồng không phải là đại diện pháp luật hoặc nội dung ký hợp đồng không thuộc phạm vi được ủy quyền thì thương nhân cần thông báo cho đối tác về việc yêu cầu thay đổi chủ thể trực tiếp ký kết hợp đồng.
3.2.2 Nâng cao kỹ năng đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
Quá trình đàm phán hợp đồng MBHHQT quyết định đến nội dung của từng điều khoản, do đó quyết định đến nghĩa vụ thực hiện hợp đồng trong tương lai. Văn hóa kinh doanh của các nước phương Tây đặc biệt coi trọng việc đàm phán hợp đồng. Tuy nhiên, một số thương nhân ở Hưng Yên chưa thực sự chú trọng đến công tác này. Theo
khảo sát có 2 trên 22 thương nhân thường sử dụng hợp đồng của đối tác nước ngoài mà không qua quá trình thảo luận, đàm phán. Vì thế, các thương nhân cần đặc biệt quan tâm đến quá trình đàm phán, đặc biệt là sử dụng các kỹ thuật đàm phán để việc thảo luận các điều khoản đạt được kết quả như mong muốn, qua đó cũng củng cố vị thế của thương nhân.
Trong đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, các thương nhân nên áp dụng kỹ thuật đàm phán nguyên tắc: Người đàm phán tiếp cận vấn đề một cách mềm mỏng, nhẹ nhàng thuyết phục đối phương, có thể nhượng bộ nhưng không để mất những mục tiêu quan trọng. Hay nói cách khác, kỹ thuật đàm phán nguyên tắc có tính đến lợi ích của đối tác song vẫn bảo vệ những lợi ích quan trọng của mình. Kỹ thuật này khắc phục sự cứng rắn trong kỹ thuật đàm phán cứng khi có xem xét đến lợi ích của đối phương và khắc phục sự mềm yếu trong kỹ thuật đàm phán mềm khi có nhượng bộ đối phương nhưng vẫn giữ được mục tiêu cơ bản của mình. Người đàm phán kiểu nguyên tắc luôn sử dụng nhiều phương án đàm phán, kết hợp giữa việc áp dụng kỹ thuật đàm phán cứng và đàm phán mềm.
Ngoài ra người trực tiếp đàm phán cần áp dụng các kỹ năng cơ bản như:
− Kỹ năng truyền đạt thông tin: Nguyên tắc trong việc truyền đạt thông tin là đơn giản, dễ hiểu và có mục đích. Kỹ năng truyền đạt thông tin thường liên quan đến kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng lắng nghe, quan sát hành vi cử chỉ thái độ, kỹ năng im lặng, kỹ năng trình bày và kỹ năng trả lời câu hỏi.
Câu hỏi có hai loại là câu hỏi đóng và câu hỏi mở. Việc đặt câu hỏi nào phụ thuộc vào thông tin người đàm phán đang tìm kiếm. Việc đặt câu hỏi phải bảo đảm nguyên tắc đơn giản, rõ ràng. Lắng nghe là một cách để truyền đạt thông tin hiệu quả. Nếu chúng ta biết lắng nghe tốt, khả năng nhận thông tin và truyền thông tin giữa chúng ta với đối tác sẽ thuận tiện hơn. Kỹ năng quan sát giúp người đàm phán nắm bắt được tâm lý, thái độ của đối tác từ đó có thể điều chỉnh chiến lược đàm phán cho phù hợp. Kỹ năng im lặng giúp các nhà đàm phán tạo ra những khoảng lặng cần thiết để xác nhận
thông tin hoặc để đối tác phải bộc lộ thái độ của họ. Kỹ năng trình bày giúp người đàm phán truyền đạt đúng thông tin và đúng hướng. Để việc trình bày đạt được hiệu quả, người phán phải có sự chuẩn bị đầy đủ về tài liệu, thông tin, dẫn chứng.
− Kỹ năng lập luận, vô hiệu hóa ý kiến của đối tác: Người đàm phán sử dụng kỹ năng này để phân tích, luận giải, bảo vệ cho quan điểm mục tiêu của mình, đồng thời vô hiệu hóa những ý kiến trái ngược của đối tác. Việc vô hiệu hóa ý kiến của đối tác là vô hiệu hóa nội dung, chứ không phải vô hiệu quá cá nhân người đàm phán của đối phương. Quá trình vô hiệu hóa cần được thực hiện trên nguyên tắc chân thành, cởi mở, tôn trọng, lắng nghe quan điểm của đối tác, từ từ phân tích, chứng minh ý kiến của đôi tác là chưa hợp lý. Khi tham gia đàm phán, cần lựa chọn cán bộ có năng lực, kinh nghiệm, có hiểu biết về văn hóa, pháp luật của đối tác và có ngoại ngữ tốt. Việc liên kết giữa các thành viên trong đoàn đàm phán là vô cùng quan trọng vì thành công của đoàn đàm phán cần sự phối hợp của tất cả thành viên.
3.2.3 Soạn thảo hợp đồng chặt chẽ, cụ thể, bảo đảm quyền lợi ích của cả hai bên
Khi soạn thảo các điều khoản trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, các bên cần chú ý một số nội dung sau:
* Điều khoản tên hàng
Tên hàng là điều khoản quan trọng, là đối tượng mua bán trao đổi của hợp đồng MBHHQT. Vì thế, cần quy định tên hàng một cách chính xác, rõ ràng. Một số cách để quy định tên hàng, đó là:
− Ghi tên thương mại của hàng hóa
− Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất − Ghi tên hàng kèm theo tên nhà sản xuất
− Ghi tên hàng kèm theo quy cách chính của nó − Ghi tên hàng kèm theo công dụng của nó
Các bên cần quy định rõ đơn vị tính của số lượng, khối lượng, phương pháp quy định số lượng, phương pháp xác định khối lượng, các giấy tờ chứng minh.
− Các bên cần quan tâm đến việc quy định đơn vị tính. Hiện nay, có hai hệ thống đo lường quốc tế: Hệ thống đo lường mét hệ và hệ thống đo lường Anh-Mỹ
− Phương pháp quy định số lượng: Có thể quy định chính xác, cụ thể số lượng như 100 MT gạo, hoặc quy định có dung sai, chênh lệch như 100 MT +/- 5%.
− Phương pháp xác định khối lượng: Bên bán và bên mua có thể sử dụng các phương pháp khối lượng cả bì, khối lượng tịnh, khối lượng thương mại, khối lượng lý thuyết.
* Điều khoản chất lượng
Đây là điều khoản quan trọng, quy định chất lượng, quy cách, kích thước, tính năng, công dụng của sản phẩm. Có các phương pháp quy định chất lượng:
− Dựa vào mẫu hàng: Mẫu hàng là một đơn vị hàng hóa lấy ra từ lô hàng giao dịch, đại diện cho lô hàng về mặt phầm chất. Khi quy định chất lượng dựa vào mẫu hàng cần quy định rõ: hàng có phẩm chất như mẫu đã thỏa thuận, hàng có phẩm chất tương tự như mẫu hoặc hàng có phẩm chất giống hệt mẫu.
− Dựa vào tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn là một tài liệu do một cơ quan có thẩm quyền ban hành, trong đó có quy định về đánh giá phẩm chất hàng hóa. Thực tế có nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau vì thế khi ký hợp đồng cần phải quy định rõ: tên tiêu chuẩn thứ hạng, số, ngày tháng năm và tên cơ quan ban hành tiêu chuẩn. Ví dụ TCVN 7830:2015 ngày 09 tháng 11 năm 2015 của Bộ Khoa học và Công nghệ.
− Dựa vào tài liệu kỹ thuật: Thông thường tiêu chí này áp dụng cho giao dịch mua bán máy móc thiết bị. Trong hợp đồng hai bên phải làm rõ các thông số kĩ thuật, loại tài liệu, quyền của các bên đối với tài liệu kỹ thuật.
− Các quy định liên quan đến địa điểm kiểm tra, người kiểm tra, giấy tờ chứng minh. Địa điểm kiểm tra có thể là cơ sở xuất hàng, tại địa điểm giao nhận hàng hoặc tại nơi sử dụng hàng hóa. Người kiểm tra phẩm chất thường do người sản xuất thực hiện
theo luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa quốc gia; công ty tổ chức giám định thực hiện theo sự ủy thác; hoặc do người mua hàng kiểm tra. Về giấy chứng nhận phầm chất có hai loại: Giấy chứng nhận phẩm chất có tính chất sơ bộ và giấy chứng nhận phẩm chất có giá trị cuối cùng. Nên quy định về việc mời cơ
quan giám định độc lập, chuyên nghiệp, có tính quốc tế.
* Điều khoản giá cả
Các bên cần phải quy định rõ đồng tiền tính giá, phương pháp tính giá. Giá cả trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể được thể hiện bằng đồng tiền của nước xuất khẩu, nhập khẩu hoặc nước thứ ba. Phương pháp tính giá có thể là giá cố định, giá linh hoạt hoặc giá di động.
* Điều khoản giao hàng, vận tải
Nội dung điều khoản giao hàng là sự xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng. Các bên cần quy định rõ những nội dung này.
− Điều khoản giao hàng thường gắn liền với việc chuyển giao rủi ro hàng hóa và chi phí vận chuyển. Các thương nhân cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về
Incoterm để có thể đàm phán và lựa chọn được điều kiện cơ sở giao hàng phù hợp. Ví dụ: điều khoản FOB áp dụng cho hàng hóa vận chuyển đường biển hoặc thủy nội địa, người bán hoàn thành nghĩa vụ sau khi đã giao hàng lên tàu. Thời điểm chuyển giao rủi ro và chi phí là thời điểm hàng đã được giao lên tàu.
* Điều khoản thanh toán
Đây là điều khoản mà người mua và người bán dành nhiều sự quan tâm, bởi nó liên quan đến lợi ích mật thiết của các bên. Trong điều khoản thanh toán cần có các nội dung: đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, chứng từ thanh toán. Đây là điều khoản quan trọng, do vậy các bên cần quy định thật rõ ràng, cụ thể những nội dung này.
Bảo hành là sự bảo đảm của người bán về chất lượng của sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định. Liên quan đến bảo hành các bên cần chú ý đến phạm vi bảo hành, thời hạn bảo hành và trách nhiệm của các bên.
* Điều khoản miễn trách
Bất khả kháng miễn trách là các trường hợp xảy ra sau khi ký hợp đồng không lường trước được, không khắc phục được. Liên quan đến điều khoản miễn trách, các bên cần chú ý cách quy định một trường hợp được xem là bất khả kháng; trách nhiệm của các bên khi gặp phải các trường hợp miễn trách.
Thông thường, bất khả kháng được thể hiện dưới dạng liệt kê: bão, động đất, cháy, nổ, đình công... hoặc có thể quy định dưới dạng xem xét các điều kiện:
− Phải là trường hợp xảy ra sau khi ký hợp đồng − Bất ngờ, không lường trước được
− Không khắc phục được
Hoặc hai bên có thể kết hợp phương pháp liệt kê và phương pháp xác định theo điều kiện.
* Điều khoản luật áp dụng và giải quyết tranh chấp
Đối với hợp đồng MBHHQT, điều khảo này vô cùng quan trọng, vậy nên thương nhân Việt Nam nên đàm phán lựa chọn luật áp dụng là pháp luật Việt Nam.
Khi soạn thảo về cơ quan giải quyết tranh chấp cần quy định rõ cơ quan giải quyết là Trọng tài nào cụ thể hoặc Toà án.
Trên đây là một số nội dung cần chú ý trong các điều khoản quan trọng. Khi tiến hành soạn thảo và giao kết hợp đồng MBHHQT các bên cần quy định cụ thể, rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên.
3.2.4 Đào tạo nguồn nhân lực pháp chế chuyên về giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
Để tham mưu, tư vấn, phân tích cho lãnh đạo công ty trong việc giao kết và thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, cần thiết thành lập một bộ phận, hoặc
phòng pháp chế chuyên nghiên cứu sâu các quy định của pháp luật quốc gia và pháp luật quốc tế liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế
Bộ phận hoặc phòng pháp chế thương nhân sẽ là cơ quan thường trực cùng với các phòng ban chuyên môn tham gia giải quyết các tranh chấp thương mại phát sinh (nếu có) thông quan hình thức thương lượng, hòa giải. Trong trường hợp hai bên không thể tự giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng hòa giải, buộc phải đưa ra cơ quan tài phán như trọng tài và tòa án thì phòng pháp chế sẽ là đơn vị chuyên môn thu thập, phân tích các chứng cứ nội dung liên quan.
Bộ phận pháp chế phải được đào tạo bài bản chuyên sâu về luật đặc biệt là về luật thương mại quốc tế, pháp luật dân sự và thương mại tại Việt Nam. Nắm rõ các quy định về tập quan thương mại như Incoterms, các phương thức thanh toán như điện chuyển tiền, thư tín dụng L/C...
Trong mỗi thương nhân, việc hiểu biết và vận đúng pháp luật đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và các hoạt động thương mại quốc tế nói riêng. Các thương nhân có riêng một bộ phận pháp chế có trình độ cao, chuyên đi sâu nghiên cứu các quy định luật pháp trong nước và quố tế, bộ phận này sẽ tư vấn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo thương nhân, từ đó thương nhân tự tin và an tâm hơn khi tham gia ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và tổ chức hoạt