1. Đại lý hĩng tàu (Shipping Agent):
a. Cỏc nghiệp vụ của đại lý hĩng tàu:
Cỏc đại lý hĩng tàu cú chức năng, nhiệm vụ gần giống nhau cho dự nú là đại lý hĩng tàu của Hapag- Lloyd hay đại lý cho hĩng tàu Lloyd- Trriestino hay bất cứ một hĩng tàu nào. Trỏch nhiệm của mỗi một đại lý hĩng tàu là:
- Làm đại lý vỏ container và cỏc cỏc dịch vụ liờn quan đến việc giao nhận container của hĩng tàu mỡnh xuất nhập khẩu qua Cảng Hải Phũng
- Thực hiện đầy đủ và đỳng mọi quy định của hĩng tàu. - Lập đầy đủ cỏc chứng từ cú liờn quan
- Giỏm sỏt mọi hoạt động dịch vụ của hĩng tàu trong khu vực
- Giỏm sỏt theo dừi mọi hoạt động của cảng, người vận tải nội địa nếu sử dụng dịch vụ của họ.
- Phỏt triển dịch vụ của hĩng tàu
Cụng việc cụ thể của mỗi đại lý hĩng tàu được chia thành nhiều chức năng: Người làm hàng nhập, người làm hàng xuất, quản lý container rỗng, thu cước phớ vận tải biển.
* Hàng nhập
- Thường xuyờn liờn hệ với cỏc hĩng tàu feeder (tàu chặng 2 đi từ cỏc cảng trong khu vực Singapore, Kaoshiung, Hongkong về Việt Nam) theo dừi tỡnh hỡnh hàng nhập về. Thụng bỏo hàng sắp về và phỏt hành lệnh giao hàng kịp
thời, đỳng lỳc và đủ theo vận đơn. Tập hợp đầy đủ cỏc bản vận đơn copy, bản lược khai cước của từng lụ hàng.
Mọi vướng mắc cú chỉnh sửa, thay đổi đều thụng bỏo cho hĩng tàu biết để phối hợp cựng giải quyết
- Đảm nhận và tổ chức vạn tải nội địa theo yờu cầu của mỗi đại lý Hĩng tàu mà mỡnh làm.
- Thu đủ phớ phạt lưu vỏ container rỳt hàng chậm theo quy định kể cả phớ lưu bĩi đầy, phớ mượn vỏ về kho riờng.
- Đối với container hàng nhập về trong tỡnh trạng hư hỏng, khụng tốt, seal bị đứt, phải kịp thời lập biờn bản với cảng, feeder trước khi giao hàng cho chủ hàng. Giao hàng biờn cặp chỡ.
- Hàng thỏng bỏo cỏo số lượng nhập về kho Hĩng tàu theo biều mẫu quy định của Hĩng.
* Hàng xuất
- Thường xuyờn liờn hệ với khỏch hàng
- Theo dừi tỡnh hỡnh tàu feeder để vào đăng ký hàng xuất
- Ký booking note với khỏch hàng trờn cơ sở giỏ cước đĩ được hĩng tàu chấp thuận hoặc hàng đĩ cú chỉ định hợp đồng với Hĩng tàu.
- Giao container rỗng và niờm chỡ cho khỏch hàng đúng trờn cơ sở booking hoặc hàng chỉ định cú hợp đồng vận chuyển với Hĩng tàu để trỏnh trường hợp giao nhầm vỏ.
- Bố trớ cỏn bộ hiện trường theo dừi tỡnh hỡnh đúng hàng và giao hàng lờn tàu.
- Khi đúng hàng lẻ phải kiểm đếm từng kiện hàng, mĩ hàng, số đo, kớch thước, số lượng, khối lượng cụ thể.
- Ngay sau khi tàu feeder rời cảng Hải Phũng, chuyển Shipment Advice cho hĩng tàu, gửi copy B/L đỳng và đủ cỏc chi tiết giao hàng, trờn mụi vận đơn ghi rừ ruoting party (hợp đồng) freight payer (người thanh toỏn). Giao vận đơn
chớnh cho khỏch hàng và chịu trỏch nhiệm về việc phỏt hành vận đơn đỳng theo quy định của hĩng tàu.
- Đẩy mạnh cụng tỏc Sales- Marketing tăng số lượng hàng xuất nhập khẩu qua cảng Hải Phũng theo gớa cứơc chỉ đạo của hĩng tàu với từng lụ hàng.
- Bỏo cỏo tỡnh hỡnh hàng xuất của hĩng tàu, bỏo cỏo thống kờ hàng thỏng theo biểu mẫu và quy định.
* Quản lý container rỗng
- Tiếp nhận và quản lý tốt tồn bộ container của hĩng tàu mà mỡnh làm đạI lý, nhập, xuất rỗng. Việc sử dụng container rỗng theo nguyờn tắc container nào nhập vào trước sẽ xuất đi trước (fist in- fist out). Việc sử dụng container theo đỳng quy định của hĩng tàu.
- Ký hợp đồng lưu kho bĩi, bảo quản container với sự chấp thuận của hĩng tàu.
- Hàng tuần thụng bỏo kịp thời số lượng và tỡnh trạng container hư hỏng. Lập đầy đủ biờn bản container hư hỏng với cỏc bờn cú liờn quan, thụng bỏo cho hĩng tàu biết để lờn kế hoạch để sửa chữa kịp thời, tồn bộ chi phớ sửa chữa thuộc bờn gõy ra chịu. Trường hợp container hư hỏng thuộc trỏch nhiệm của đại lý thỡ phải cú sự chấp thuận của hĩng tàu mới tiến hành sửa chữa.
- Cõn đối lượng vỏ cotainer để đỏp ứng nhu cầu, phải thụng bỏo kế hoạch cung cấp vỏ cho hĩng tàu trước 2 tuần. Điều động vỏ container đi cỏc cảng khỏc khi cần thiết.
- Bỏo cỏo đỳng, đủ tỡnh hỡnh diễn biến container hàng ngày và cỏc chế độ khỏc cho hĩng tàu theo quy định.
* Thu cước phớ vận tải đường biển, đường bộ và cỏc chi phớ khỏc
- Chịu trỏch nhiệm thu đỳng, thu đủ tất cả cỏc cước phớ đường biển, đường bộ và tất cả cỏc chi phớ khỏc liờn quan theo đỳng quy định và yờu cầu của hĩng tàu.
- Chịu trỏch nhiệm về cỏc thiệt hại và rủi ro do việc thu thiếu, khụng đủ, khụng đỳng tất cả cỏc cước phớ đường biển, đường bộ và tất cả cỏc chi phớ khỏc cú liờn quan từ khỏch hàng trờn cơ sở cước trả trước hoặc trả sau. Thực hiện nghiờm tỳc biểu giỏ của hĩng tàu.
- Cỏc chi phớ phỏt sinh trong qua trỡnh thực hiện nhiệm vụ của hĩng tàu phải cú xỏc nhận trước của hĩng tàu mới được thực hiện.
- Thay mặt hĩng tàu thanh toỏn chi phớ lưu kho bĩi container, cỏc chi phớ vận tải nội địa và cỏc chi phớ cỏc cú liờn quan đến dịch vụ mà mỡnh làm đại lý theo yờu cầu của khỏch hàng.
b. Tỡnh hỡnh hoạt động của cỏc đại lý hĩng tàu:
Bảng 2: Doanh thu từ hợp đồng uỷ thỏc đại lý hĩng tàu năm 2002
Số hợp đồng kớ Tuyến Gớa Hoa Số cont vận kết Feeder cước hồng chuyển
(USD) đại lý Doanh Hĩng tàu Thực Khụng Cú Khụng thu (USD) hiện thực hiện hàng cú hàng Singapore 480 2% 308 60 2956 Hapag- 285 27 Hongkong 350 2% 220 30 1540 lloyd Busan 750 2% 255 15 3825 Lloyd Busan 750 2.5% 550 0 10312.5 triestino 196 18 Hongkong 350 2.5% 250 15 2187 Hĩng khỏc Bangkok 520 2% 187 5 2431 189 19 Hongkong 350 2% 500 12 4375 Tổng 670 64 2270 145 27627
Bảng 3: Xỏc định hao phớ lao động chi dịch vụ đại lý hĩng tàu
Hàng giao Khấu hao Tiền lương Pương tiện Ci phớ khỏc Thuế doanh
nhõn nhà, kho bĩi thu
(usd)
Hapag-lloyd 4107 6658 1280 2000 5026 Lloyd triestino 3521 5887 740 1395 3937 Hĩng khỏc 2572 3629 460 1128 3360 Tổng 10200 16174 2480 4523 12323
Nguồn: Báo cáo tài chính năm2002
Qua những số liệu ở bảng 2 và bảng 3 cho thấy kết quả đạt đợc của năm 2002 đã tăng đáng kể so với kết quả của năm 2001. Cĩ đợc kết quả trên là nhờ các yếu tố sau:
+ Về khách quan, sản lợng hàng hố xuất nhập khẩu thơng quan qua cảng Hải Phịng năm 2002 cũng tăng so với năm 2001 là 13% đặc biệt là sản lợng hàng container xuất nhập khảu thơng quan qua cảng container Chùa Vẽ. Sở dĩ sản lợng tăng cũng nằm trong nhận định chung về tình hình hàng hố xuất nhập khẩu của khu vực Miền Bắc nĩi chung và sự phát triển kinh tế của khu vực tam giác Hải Phịng- Hà Nội- Quảng Ninh.
+ Yếu tố chủ quan cũng khơng kém phần quan trọng trên cơ sở định hớng đúng của cơng ty trong hoạt động đại lý Hãng tàu đã tăng c- ờng cán bộ, cơ sở vật chất trang thiết bị và mở rộng tìm kiếm nguồn hàng trong và ngồi nớc đặc bịêt là các hợp đồng vận tải mua FOB và bán CIF với số lợng hàng hố lớn nh: hàng nơng sản, giày dép may mặc.
2. Đại lý giao nhận (Freight Fowarder):
Vinatrans HP hiện đang làm đại lý giao nhận cho một số những hãng giao nhận lớn trên thế giới nh Kuehne & Nagel, Panalpina, M&M…. Đại lý giao nhận là ngời trung gian giữa ngời cĩ hàng (hàng xuất nhập khẩu) với ngời vận tải. Đại lý giao nhận tổ chức thu gom hàng hố (đối vĩi hàng xuất khẩu) hoặc phân phối chia lẻ hàng hố thu gom từ nớc ngồi gửi đến (đối với hàng nhập) sau đĩ lo liệu cho việc vận tải. Đối với khách hàng thì đại lý giao
nhận đĩng vai trị là ngời chuyên chở nhng đối với hãng tàu thì đại giao nhận đĩng via trị là khách hàng.
a. Quy trình tổ chức giao nhận:
Hoạt động giao nhận hàng hố phải dựa trên những nguyên tắc sau: