Điểm mạnh: Giám sát xuất kho sử dụng hệ thống quản lý kho để kiểm soát và
chuyển hàng tồn kho trong một hệ thống tập trung. Thông thường, người giám sát kho vật tư sẽ đi kiểm tra chi tiết nhưng nhờ sự hỗ trợ của kế toán nên tránh được một số rủi ro. Những lợi ích khác của việc thực hiện một hệ thống giám sát xuất kho bao gồm:
Số lượng hàng tồn kho chính xác, hàng sẽ ít trở lại, kế hoạch nhu cầu tốt hơn, dịch vụ khách hàng được cải thiện. phân công lao động hiệu quả.
Điểm yếu: Quy trình xuất kho là điều cần khắc phục và đưa ra giải pháp nhiều
nhất. Cụ thể: Giám sát không quá chú trọng đến vấn đề xuất kho. Trung bình một ngày công ty sẽ có 3-4 chuyến hàng hóa đến các công trình đang xây dựng. Quá trình này giám sát không quan sát kĩ mà chỉ dựa theo số lượng đính tính, ước lượng theo từng loại xe mà quy về khối lượng hàng hóa. Điều này sẽ dẫn đến sự sai lệch trong quá trình kiểm tra cũng như lượng hàng tồn kho.
2.8 Đánh giá ưu và nhược điểm trong công tác giám sát vật tư tại công ty TNHH Diệu Thu
Như ta đã biết, để đảm bảo tốt vật tư cho các công trình xây dựng cũng như đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và đúng quy chuẩn, kịp thời và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến quá trình hợp tác, tạo lòng tin của khách hàng, tránh những thất thoát không đáng có, ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh cũng như năng suất của công ty. Để tránh được những hạn chế trên công ty đã thực hiện được những điều sau đây:
- Về công tác xây dựng cũng như định mức được tiêu hao vật tư
Hiện nay công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng vật tư tương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm của công ty, hệ thống ngày càng được hoàn thiện hơn bằng nhiều phương pháp như tiến hành kiểm tra thực tế,tăng lợi nhuận cho công ty. Việc thực hiện công tác định mức đã được một số kết quả nhất định cũng như cân bằng được lượng hàng tồn trong công ty.
- Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng cho công trình.
Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng vật tư cho các công trình thi công, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả. Công ty chủ động tìm các nguồn cung ứng vật tư phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua sắm trong kỳ sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu chuẩn kĩ thuật của sản phẩm. Ccoong ty đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để quá trình cung ứng xuất kho được tiến hành loeen tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất.
- Về công tác tiếp nhận vật tư:
Công ty luôn đặt ra những nội quy, quy định cho việc nhập vật tư. Tất cả vật tư khi nhập kho đều phải qua khâu giám sát, kiểm tra về chất lượng, ghi chứng từ rõ ràng và có người kí xác nhận. Nếu có trường hợp vật tư nào không đúng quy cách, mẫu mã trong phiếu giao phải báo cáo cho cấp trên và trả lại nhà cung cấp. Khi giao nhận vật tư cũng phải có đầy đủ các chứng từ đảm bảo về chất lượng, số lượng đã qua xác nhận và cho phép.
2.8.2 Nhược điểm
- Công tác xây dựng định mức vật tư hiện nay có một số khó khăn nhất định. Phương pháp xây dựng định mức của công ty là phương pháp thống kê kinh nghiệm
chưa thực sự tiên tiến và hiện thực. Do vậy hạn mức vật tư thường phải tính vượt quá hạn mức thực tế gây lãng phí nguyên liệu.
- Khâu điều chỉnh kế hoạch cung ứng, dự trữ theo thực tế giám sát cũng công ty chưa kịp thời từ đó dẫn đến kế hoạch cung ứng vạt tư chưa ăn khớp làm cho hàng tồn kho cung ứng cuối kỳ loại thì dư thừa quá nhiều loại thì còn ít.
- Công tác đánh giá các nhà cung ứng chưa khách quan, chưa đưa ra được những thang điểm đánh giá đúng năng lực cung cấp vật tư. Một số nhà cung cấp là được chỉ định thầu, nên việc đặt hàng vật tư chủ yếu phụ thuộc vào nhà cung ứng dẫn đến bị động về nguồn hàng.
- Tình trạng tồn kho chưa vật tư hiện tại của công ty chưa thực sự tốt, các vật tư chưa được sắp xếp khoa học gây ra những khó khăn trong lúc xuất kho cũng như kiểm tra định kỳ không được chính xác và hiệu quả.