2.9.1 Thành công
Công ty TNHH Diệu Thu là công ty chuyên sản xuất, kinh doanh các mặt hàng đất đá, VLXD, khai khoáng… không chỉ phục vụ cho ngành công nghiệp trong địa phương mà còn mở rộng khắp cả nước. Để đạt được những thành tựu như hiện nay thì công tác quản trị là vô cùng quan trọng, đặc biệt là công tác quản lý kho vật tư. Để đạt được thành công đó, các nhà quản trị của công ty đã phải suy nghĩ, tính toán rất nhiều để đưa ra mức dự trữ tồn kho hợp lý nhất, tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, thành phẩm để phục vụ nhu cầu thị trường, cũng như tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ra nhiều chi phí, tổn thất không đáng có cho công ty.
Hơn nữa, công ty có đội ngũ nhân viên quản lý kho có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm, năng động, nhiệt tình trong công việc, giúp cho việc quản lý kho vật tư dễ dàng, hiệu quả, khoa học.
Dù đội ngũ nhân viên quản lý giỏi đến đâu mà hệ thống kho vật tư lưu trữ của công ty không đạt tiêu chuẩn thì công tác quản trị kho vật tư cũng không thể đạt hiệu quả cao. Vì vậy, công ty đã thiết lập, xây dựng cơ sở vật chất hệ thống kho an toàn, đạt tiêu chuẩn để việc dự trữ thuận tiện, hiệu quả. Hơn nữa, công ty còn đầu tư hệ thống máy vi tính, trang thiết bị hiện đại để việc quản lý kho vật tư của nhân viên quản lý giám sát kho tốt hơn, hạn chế những tổn thất không đáng có .
Không chỉ vậy, công ty còn thường xuyên thành lập ban giám sát để kiểm tra hàng hóa tồn kho, giúp phát hiện, phân chia, loại bỏ những hàng hóa hết hạn sử dụng, không đạt tiêu chuẩn, không đủ chất lượng, đồng thời có kế hoạch chi tiết để sản xuất kinh doanh những sản phẩm còn lại, tránh những tổn thất đáng tiếc có thể xảy ra.Song đó, công ty cũng đưa ra các quy định nghiêm ngặt trong việc quản lý giám sát khovật tư để việc dự trữ, bảo quản đạt hiệu quả cao nhất. Cụ thể:
- Sắp xếp hàng hóa khoa học, phải đúng nơi quy định, thuận tiện cho việc kiểm tra, vận chuyển.
- Phân loại hàng hóa, thường xuyên chọn lọc, loại bỏ các sản phẩm, hàng hóa kém chất lượng.
- Thường xuyên kiểm tra kho hàng, tránh ẩm thấp làm chất lượng hàng hóa suy giảm.
- Thường xuyên vệ sinh kho hàng, sắp xếp gọn gàng.
- Tuân thủ luật phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn cho kho hàng.
2.9.2 Hạn chế
Dù đạt được những thành công như trên nhưng công ty vẫn chưa hoàn toàn khắc phục được những hạn chế đang tồn tại, làm cho công tác quản trị giám sát kho vật vẫn chưa thực sự hiệu quả như:
Trong quy trình quản trị kho thì công tác dự báo nhu cầu thị trường, thu thập, phân tích thông tin là yếu tố rất quan trọng, tác động trực tiếp tới việc ra quyết định tồn kho của công ty. Tuy nhiên, công tác dự báo của công ty chưa thực sự hiệu quả, vẫn còn thụ động theo guồng quay của nền kinh tế. Điển hình như năm 2020, do không nắm bắt được xu thế nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói nên lượng sản phẩm, hàng hóa dự trữ của công ty quá lớn hơn nữa, trong công tác quản trị kho không thể tránh khỏi những sơ suất không đáng có. Trong khâu sắp xếp, bốc dỡ hàng, do sơ suất nên có những xe vật tư sau bán trước, hàng nhập trước lại bị lưu kho, gây tổn thất khi hết hạn sử dụng, chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu, không thể bán cho người tiêu dùng. Hay do sơ suất trong khâu quản lý bảo quản mà một số kiện hàng bị hỏng vì thời tiết.
Nguyên nhân
-Nguyên nhân chủ quan:
Một trong những nguyên nhân dẫn đến công tác quản trị giám sát kho vật tư của công ty chưa thực sự hiệu quả là vì công ty không sử dụng bất kỳ mô hình quản giám sát kho vật tư nào, mà chỉ dựa vào kết quả kinh doanh thực tế của các năm gần nhất để đưa ra lượng hàng dự trữ tồn kho nên sản lượng, giá trị tồn kho các loại mặt hàng của công ty vẫn chưa thực sự hợp lý.
Kho vật tư dự trữ quá nhiều làm phát sinh nhiều loại chi phí không cần thiết, làm giảm doanh thu, lợi nhuận của công ty.
Một số trường hợp dẫn đến những tổn thất không đáng có cho công ty lại xảy ra ở khâu quản lý của nhân viên quản lý kho làm thất thoát do mất trộm hoặc. không bảo quản kỹ lưỡng dẫn đến tình trạng rét rỉ, bể và hao hụt.
Những biến động của thị trường cũng có tác động không nhỏ tới công tác quản trị kho vật tư.Sự biến động không ngừng của thị trường, tỉ lệ lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng thường xuyên biến đổi, gây nhiều khó khăn cho công tác dự báo.
Không chỉ vậy, trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì sức ép cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, không chỉ với các doanh nghiệp trong nước, mà còn cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài vốn đã mạnh về khoa học kỹ thuật và tài chính, nên công tác quản trị kho càng phải được chú trọng để tăng doanh thu, lợi nhuận, uy tín cho công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2, đề tài đã trình bày, phân tích được thực trạng của công ty cũng như công tác giám sát vật tư tại công ty TNHH Diệu Thu. Từ đó thấy được những ưu nhược điểm cũng như thành công và mặt hạn chế của công ty. Giữ gìn những điểm tốt và đưa ra những giải pháp khắc phục. Đây sẽ là cơ sở tiền đề để nhằm đưa ra giải pháp trình bày ở chương 3.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIÁM SÁT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH DIỆU THU.
3.1 Lý do đề xuất giải pháp.
Trong chương 2 ta thấy công tác giám sát vật tư của kho chưa tốt ở một số điều. Chưa phân loại rõ vai trò của từng loại vật tư, đánh giá tầm quan trọng của từng loại, nên chưa có chủ động trong tài chính về thu mua các loại vật tư. Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% - 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được. Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”.Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong giám sát vật tư.
3.2 Cơ sở đề xuất giải pháp
Hiện nay, trên địa bàn tỉnh nói chung và huyện Quế Sơn nói riêng đang xây dựng các công trình như dự án nâng cấp cửa khẩu La Lay, các công trình thủy điện, các công trình cơ sở hạ tầng, do đó nhu cầu nguyên vật liệu xây dựng là rất lớn. Trong khi đó, trên địa bàn huyện Quế Sơn chưa có đơn vị nào được cấp có thẩm quyền cấp phép khai thác đá, đất xây dựng với quy mô lớn như công ty Diệu Thu.
Qua kết quả thăm dò, chất lượng đảm bảo làm vật liệu xây dựng thông thường. Hiện nay, các dự án lớn trên địa bàn huyện và cả tỉnh đang đi vào giai đoạn thi công nên việc tiêu thụ sản phẩm dễ dàng.
Dựa trên cơ sở lý luận về quy trình giám sát đã được đề cập ở chương 1, căn cứ vào thực trạng giám sát đã được phân tích ở chương 2 và những định hướng phát triển, mục tiêu cụ thể của Công ty TNHH Diệu Thu giai đoạn 2022-2024, em xin đưa ra một số giải pháp mang tính khả thi nhằm chấn chỉnh, khắc phục những hạn
chế còn tồn đọng và nâng cao hiệu quả trong việc giám sát.
3.3 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình giám sát vật tư tại công tyTNHH Diệu Thu. TNHH Diệu Thu.
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện về công tác giám sát dự trữ vật tư theo phương pháp phân loại vật tư ABC .
3.3.1.1 Nội dung thực hiện.
Để giám sát tồn kho hiệu quả người ta phải phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm theo mực độ quan trọng của chúng trong dự trữ, bảo quản. Phương pháp được sử dụng để phân loại là phương pháp A-B-C. Phương pháp này được phát triển dựa trên một nguyên lý do một nhà kinh tế học Italia vào thế kỷ 19 là Pareto tìm ra. Hay phân loại 20/80 ( 20% tổng số loại sản phẩm chiếm tới 80% tổng giá trị tiêu thụ). Trong tình hình hình hiện tại em xin đề xuất phân loại theo giá trị vật tư tồn kho.
Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của từng loại hàng tồn kho nhân với chi phí tồn kho đơn vị. Tiêu chuẩn để xếp các loại tồn kho đó là:
Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 70 - 80% tổng giá trị tồn kho, nhưng về số lượng chỉ chiếm 15 - 20% tổng số hàng tồn kho.
Nhóm B: Gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 25 - 30% tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm từ 30 - 35% tổng số hàng tồn kho.
Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm 5 -10% tổng giá trị tồn kho. Tuy nhiên về số lượng chúng lại chiếm khoảng 50 – 55% tổng số hàng tồn kho.
Bảng 3.1 Phân loại vật tư tồn kho tính đến tháng 3/2020
STT Loại vật tư Số lượng tồn kho (tấn) Phân loại
1 Sắt, Thép, Đinh 3 A 2 Xi măng 5 A 3 Ống nhựa 8 B 4 Cát, sạn 7 C 5 Gạch 3 A 6 Sỏi, đá 5 C
Công tác phân loại vật tư theo giá trị tồn kho sẽ giúp cho công ty đánh giá được chính xác mức độ tồn kho của từng loại vật tư, từ đó xác định chu kỳ và cách thức kiểm kê từng loại.
3.3.3.3 Đề xuất nâng cao hiệu quả cho hoạt động mua bán vật tư.
Ngoài việc xác định được nhà cung cấp vật tư phù hợp cho mình thì công ty nên sử dụng một số giải pháp làm tăng hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng như sau:
- Phương pháp tác động đến nguồn hàng: Phương pháp này là cách mà Công ty có những tác động đến nhà cung cấp đã lựa chọn để tạo uy tín và kích thích sự đáp ứng tốt nhất của nhà cung cấp cho mình như:
Ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp có uy tín
Trả trước một phần tiền hàng cho nhà cung cấp
Có chính sách đặc biệt tạo quan hệ tốt với các đơn vị cung cấp như tăng hoặc giảm giá vật tư của mình một lượng nhất định.
3.3.4 Đề xuất giải pháp hoàn thiện định mức tiêu hao vật tư
3.3.4.1 Căn cứ giải pháp
Trong các công ty, công tác định mức nói chung và định mức tiêu dùng vật tư nói riêng là một nội dung quan trọng trong công tác giám sát. Có thể nói rằng muốn nâng cao chất lượng giám sát công ty thì phải coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Cũng có thể nói rằng, định mức là cơ sở của các mặt giám sát trong công ty.
Định mức tiêu dùng vật tư là căn bé trực tiếp để tổ chức cấp phát vật liệu kịp thời, kịp thời cho các công trình, bộ phận sản xuất và làm việc, đảm bảo cho quá trình thi công của các công trình mà công ty cung ứng vật tư.
3.3.4.2 Mục tiêu của giải pháp.
Việc xây dựng định mức tiêu hao vật tư là định mức tiêu hao sát với thực tế, tạo điều kiện cho công ty lập kế hoạch giám sát, kiểm tra được lượng tồn kho ứ đọng trong công ty, thúc đẩy hoạt động tìm kiếm khách hàng để cung ứng sản phẩm.
Hoàn thiện mức tiêu dùng vật tư được áp dụng theo phương pháp phân tích trong công ty xây dựng định mức là một phương pháp phân tích khoa học, có đầy đủ căn cứ khoa học kĩ thuật và được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức têu hao vật tư.
3.3.5 Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giám sát.
3.3.5.1 Nâng cao hiệu quả đối công tác giám sát.
- Hoàn thiện quy chế, quy trình: Tuân thủ các quy định tại Quy chế công tác quản lý giám sát vật tư của công ty và các quy định bổ sung, ban hành các quy trình thủ tục ký hợp đồng mua, bán, quản lý vật tư, quy định chế độ kiểm tra, đánh giá công tác quản lý mua bán, quản lý sử dụng vật tư.
- Hoàn thiện hệ thống định mức sử dụng vật tư, định mức tồn kho. Giám sát cần phải thường xuyên cập nhật để xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức vật tư áp dụng cho phù hợp với điều kiện sản xuất tại đơn vị. Cần phân công cụ thể trách nhiệm các bộ phận kỹ thuật, nghiệp vụ trong việc theo dõi, quản lý và điều chỉnh kịp thời các định mức sử dụng vật tư trong các kỳ xây dựng kế hoạch năm và trong các trường hợp cần thiết khi có sự biến động giá giới hạn quy định cần điều chỉnh. Xây dựng định mức tồn kho cho từng loại vật tư phù hợp với điều kiện sản xuất của đơn vị mình, phê duyệt phương án mua và chịu trách nhiệm về hiệu quả; đưa định mức tồn kho vật tư làm chỉ tiêu đánh giá hoàn thành kế hoạch.
- Hoàn thiện hệ thống kho tàng và công tác quản lý vật tư, xây dựng cơ chế phối hợp kinh doanh, sử dụng vật tư trong công ty, công tác quản lý vật tư phế liệu cũng là những giải pháp quan trọng trong công tác vật tư.
- Quản lý giám sát của công ty cần tổ chức tốt việc tiếp nhận vật tư và bố trí sắp xếp một các hợp lý, thuận tiện trong quá trình vận chuyển để tránh tình trạng hao hụt và hư hỏng.
3.3.5.2 Đối với công ty
Công ty có thể xây dựng một hệ thống kho hợp lý hơn, chất lượng hơn để đảm bảo việc giám sát được trở nên thuận lợi hơn khi mà có thể bảo quản được vật liệu xây dựng tốt hơn, tránh các tác động từ bên ngoài ảnh hưởng đến chất lượng vật tư. Công ty cần tăng cường giám sát quản lý vật tư tại khâu xuất nhập kho và bảo quản. Tiếp nhận vật tư tuy không phải là công tác trực tiếp ảnh hưởng tới tiến độ của công ty nhưng nó ảnh hưởng đến chất lượng cũng như số lượng sản phấm. Vì vậy việc giám sát chặt chẽ khâu này cũng là một giải pháp quan trọng để giúp doanh thu doanh nghiệp tăng. Để hoàn thiện công tác tiếp nhận nguyên vật liệu thì ngoài
việc thực hiện đúng theo quy trình và sơ đồ đã được để ra thì công ty nên mua sắm thêm thiết bị để kiểm tra, đánh giá chất lượng vật tư.
Trước khi nhập kho việc kiểm tra sẽ giúp giảm bớt được công việc mở sổ cái chính ở kho trở nên đơn giản và tránh được tình trọng vòng vo kho kế toán nhập kho. Công ty nên hoàn thiện hơn trong việc phân loại vật tư có tính khoa học để